檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動中全面應用現(xiàn)代信息技術(shù)，對檔案信息資源進行處置、管理和為社會提供服務，加速實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進程。換句話說，檔案信息化是指檔案管理模式從以檔案實體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這也將是一個長期的發(fā)展過程。本文擬就檔案信息化建設發(fā)展趨勢及相關(guān)問題進行探討。
　　
　　一、檔案信息化建設發(fā)展趨勢
　　
　　經(jīng)濟市場化和社會信息化，要求檔案工作應用現(xiàn)代信息技術(shù)手段，對檔案信息資源實行現(xiàn)代化科學管理，為社會提供快捷高效的開放利用服務，完成以檔案數(shù)字化、傳輸網(wǎng)絡化、管理智能化為基本特征的檔案信息化建設，是檔案工作的新任務。國家“十一五”信息化建設從國家政策層面上明確了信息資源及其開發(fā)利用工作的戰(zhàn)略地位。檔案信息化發(fā)展的趨勢當體現(xiàn)在如下幾個層次。
　　檔案信息化工作協(xié)同化。檔案信息化是多學科的交叉應用，需要各領域?qū)I(yè)人員協(xié)同工作。尤其隨著計算機技術(shù)的飛速發(fā)展和網(wǎng)絡化平臺的廣泛應用及檔案業(yè)務的多元化，其操作性的復雜程度和專業(yè)化程度也隨之提高。建立完善的協(xié)同化工作流程和監(jiān)管機制，合理、充分地利用網(wǎng)絡協(xié)同工作，必將成為檔案信息化建設與發(fā)展的主流工作模式。
　　檔案信息化應用系統(tǒng)標準化。目前，我國檔案館及檔案館內(nèi)部在檔案信息化的整合與共用方面受到體制、人力等因素的限制，難以發(fā)揮信息化系統(tǒng)的最佳功效。全國大部分地區(qū)檔案信息化建設，基本處于簡單的檔案目錄信息發(fā)布系統(tǒng)平臺的建設和檔案信息的計算機化管理的初級應用階段。孤立封閉的系統(tǒng)架構(gòu)，致使檔案信息系統(tǒng)不能集成，檔案信息資源不能共享，檔案信息格式無法統(tǒng)一；檔案信息在不同的系統(tǒng)中重復存在。因此在檔案信息化應用系統(tǒng)上應該采取標準化措施，建立網(wǎng)絡化、標準化、集成化的檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案信息資源的互動與共享，實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理業(yè)務的持續(xù)健康發(fā)展。
　　檔案信息化應用平臺化。檔案信息化不僅是國家信息化戰(zhàn)略化工作實施的基礎，也是社會化的資源儲備工作。檔案信息化工作正在逐步向從咨詢、研發(fā)、培訓、運行維護、數(shù)據(jù)備份等系統(tǒng)化工作邁進，這需要檔案信息化步入平臺化建設。改變圍繞單個實體檔案館建設的思維模式，開展標準化、無縫隙接入的平臺化的共建與共享運行服務模式。這樣才能有效探索和推動數(shù)字檔案館的建設與發(fā)展。
　　
　　二、問題及對策
　　
　　人才戰(zhàn)略。檔案信息化建設需要計算機知識和檔案知識的復合型人才，而檔案工作的自身特點及其他原因，造成人員流動頻繁。因此加強檔案信息化建設人員的技能培訓，加強新理念、新方法的學習十分重要。應定期對其有計劃、有目標的進行培訓。同時加強人才引進，創(chuàng)造良好的工作環(huán)境留住人才，逐步打造知識豐富、技術(shù)過硬的人才梯隊。
　　信息安全。檔案信息化建設會逐漸步入信息檢索的開放性和傳輸?shù)木W(wǎng)絡化，這對信息化建設的安全性提出了新的挑戰(zhàn)。因此對檔案信息的開放性采取逐步開放，按權(quán)限訪問的措施，加強密級管理。對檔案信息資源做好備份、加密、身份驗證，內(nèi)外網(wǎng)分離等措施，制定嚴格的操作規(guī)程和管理制度，對工作人員加強管理，做好監(jiān)督工作。
　　檔案信息化建設的協(xié)同化、標準化、平臺化是其發(fā)展趨勢，可以為公眾需求提供高效、準確、完備的信息服務。加強人才貯備和信息安全工作是檔案信息化建設持續(xù)發(fā)展和安全性的重要保證。檔案信息化建設模式是新時期檔案管理工作的的迫切需求，也是實現(xiàn)國家信息資源戰(zhàn)略整合的重要組成部分，值得深入探討。