【摘 要】 信息時代的到來，傳統(tǒng)審計遠(yuǎn)不能適應(yīng)科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，有必要按數(shù)字化的思路重新設(shè)計并建立新的框架，以順應(yīng)時代，提高審計工作效率。
　　【關(guān)鍵詞】 審計作業(yè)； 數(shù)字化； 設(shè)計與應(yīng)用
　　
　　在審計工作中，針對特定目的，要開展專項審計工作，俗稱開展審計項目。在審計項目中，按照現(xiàn)行審計工作標(biāo)準(zhǔn)，要將審計工作內(nèi)容進(jìn)行記錄，形成審計工作記錄。審計工作記錄，除了證明審計師按照執(zhí)業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，對某事項所做的審計工作外，還能夠滿足不同審計師根據(jù)同一審計記錄得出相同結(jié)論的要求，它也是審計證據(jù)的歸納，審計工作記錄是所有審計結(jié)論的基礎(chǔ)。在通常的審計項目中，為了證明審計工作記錄的充分性，審計師會取得各項必要的審計證據(jù)作為審計工作記錄的附件，審計工作記錄的附件，形式多種多樣，格式不一，使用最多、最常見的審計證據(jù)格式為各類文件、報表、憑證的復(fù)印件。這些復(fù)印件通常為紙質(zhì)，因而復(fù)印紙的消耗，是審計項目中一項較大的支出，采用紙質(zhì)復(fù)印件作為審計證據(jù)的載體還會產(chǎn)生不便管理的弊端。目前計算機(jī)技術(shù)突飛猛進(jìn)，現(xiàn)代社會早已進(jìn)入信息時代，以紙質(zhì)為載體的審計證據(jù)獲得方式，不能夠充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)點，其他管理軟件形成的數(shù)字化結(jié)果反而還要轉(zhuǎn)化為紙介質(zhì)，以滿足審計工作的要求；而一些音像格式的審計證據(jù)，難以被傳統(tǒng)審計方式所接受；同時，由于采用紙介質(zhì)為審計證據(jù)的載體，必將帶來大量的復(fù)印、整理、裝訂、歸檔等工作，影響了審計工作效率的提高。針對上述傳統(tǒng)審計工作缺點，探索審計作業(yè)數(shù)字化工作，充分利用計算機(jī)技術(shù)，將審計工作帶入信息化時代，提高審計工作效率，將是必然趨勢。
　　
　　一、審計作業(yè)數(shù)字化的設(shè)計思路
　　
　　審計作業(yè)數(shù)字化，是采用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)對審計項目中的各類審計證據(jù)及文檔進(jìn)行數(shù)字化，并按照一定的要求和程序，分類儲存和保管，按照各電子文檔的相互關(guān)聯(lián)關(guān)系，進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合和鏈接，以達(dá)到提高審計工作效率，節(jié)約審計成本的目的。
　?。ㄒ唬┙⒁?guī)范的操作標(biāo)準(zhǔn)和流程，使審計作業(yè)數(shù)字化工作有序開展
　　在審計作業(yè)數(shù)字化工作中，要制定規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和流程，用來指導(dǎo)此項工作。規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)和流程約束了數(shù)字化行為和方式，使得審計作業(yè)數(shù)字化工作能夠在統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)、統(tǒng)一的要求下進(jìn)行，并有序開展。
　　（二）滿足現(xiàn)有審計作業(yè)管理的要求，做到審計作業(yè)管理工作不散不亂
　　審計作業(yè)數(shù)字化工作，僅僅是對審計工作中審計信息載體進(jìn)行了數(shù)字化，它并不改變現(xiàn)有的各項有關(guān)審計檔案管理規(guī)定的主要內(nèi)容和管理要求，變更的僅僅是針對審計檔案數(shù)字化的形成、儲存和保管等部分，而此類規(guī)定，在計算機(jī)管理和其他已應(yīng)用成熟的各類管理軟件中均有較為詳細(xì)的相關(guān)規(guī)定，可以借鑒。在此項工作中要充分考慮“雙軌制”運行，在試運行穩(wěn)定后，才可全面轉(zhuǎn)向?qū)徲嬜鳂I(yè)數(shù)字化。
　?。ㄈ┳⒅貙嵭?，不流于形式，重在實用
　　審計作業(yè)數(shù)字化工作要以實用為主，不能流于形式。審計作業(yè)數(shù)字化要達(dá)到的目的是盡最大可能減少紙質(zhì)載體，并將審計工作中形成的各類電子文檔進(jìn)行有機(jī)的結(jié)合，提高審計工作效率。圍繞這一目標(biāo)開展的審計作業(yè)數(shù)字化工作，要充分考慮相關(guān)性、有用性和完整性。取得的各類數(shù)字文檔按照其相同的屬性分類歸集；各類數(shù)字文檔要有其特定的價值，能夠形成完整的證據(jù)鏈，以證明所要表述的審計事項。
　　
　　二、審計作業(yè)數(shù)字化的構(gòu)建框架
　　
　?。ㄒ唬┛蚣芑疽?br/>　　審計作業(yè)數(shù)字化工作是在充分利用現(xiàn)代計算機(jī)技術(shù)的基礎(chǔ)上，在審計項目實施過程中對各類審計文檔進(jìn)行數(shù)字化，按照數(shù)字化作業(yè)的相關(guān)性分類歸集儲存，并進(jìn)行有機(jī)的鏈接。整個審計項目結(jié)合審計組的構(gòu)成體系，建立審計項目樹狀結(jié)構(gòu)體系。在審計項目樹狀結(jié)構(gòu)體系中，結(jié)構(gòu)體系一旦建立，就不能隨意改動。因此，在建立審計項目框架體系時，要對其進(jìn)行深入分析，一次建立完畢。
　　建立審計項目框架的基本要求是：根據(jù)項目所要實現(xiàn)的目標(biāo)，結(jié)合審計小組的分工，按照審計項目分工結(jié)構(gòu)，滿足審計作業(yè)數(shù)字化的要求，建立項目框架體系。項目框架體系應(yīng)在審前調(diào)查工作的基礎(chǔ)上完成。
　　在審計作業(yè)數(shù)字化工作中，采用“.DOC”格式作為文本文件載體，“.JPG”、“.TIF”格式作為圖片文件載體，“.MP3”格式作為音頻文件載體，“.MPG”格式作為影像文件載體。
　?。ǘ╉椖靠蚣芙Y(jié)構(gòu)的建立
　　1.根文件夾的建立
　　在項目的最頂層建立項目文件夾。項目文件夾的命名在符合計算機(jī)命名要求的基礎(chǔ)上，按照項目內(nèi)容的簡稱，采用漢字命名，以直觀地反映項目的內(nèi)容。項目各類文檔的命名均應(yīng)采用此類方法。
　　項目文件夾是整個項目的“根”文件夾，項目的全部內(nèi)容均包含在此根文件夾下。在項目文件夾下，建立以項目簡稱為文件名的目錄文本文件，如“xxxx項目目錄.DOC”文本文件，該文件作為該項目超文本鏈接的起始文件。在根目錄下的每一層、每一個文件夾下，均要建立類似目錄文件，用于鏈接下級文件。
　　2.共享文件夾的建立
　　在項目文件夾下，建立“共享文件夾”，用于存放審計項目共享文檔?！肮蚕砦募A”下建立“審計方案”文件夾，用于審計方案的下發(fā)；建立“管理制度”文件夾，用于存放審計項目所需的相關(guān)管理制度，以備審計組成員使用；建立“格式模板”文件夾，存放審計項目所需的審計工作記錄、審計工作底稿等標(biāo)準(zhǔn)模板，如有必要，還可以建立其他有關(guān)文件夾，存放審計項目需共享的其它文檔。
　　3.小組文件夾的建立
　　項目文件夾建立好后，在項目文件夾下面，根據(jù)審計組構(gòu)成，按照審計小組漢字簡稱建立分審計小組文件夾，用來歸集各小組審計資料。在審計小組文件夾下，按照審計小組成員名單，建立審計成員文件夾，用于歸集審計小組成員各項審計資料。
　　上述審計項目樹狀結(jié)構(gòu)體系應(yīng)由審計項目組在審計作業(yè)現(xiàn)場實施前，指定專人負(fù)責(zé)建立并下發(fā)到每一個審計組成員手中。審計組成員在收到審計項目樹狀結(jié)構(gòu)體系后，不得對該體系結(jié)構(gòu)進(jìn)行修改。
　　4.審計成員文件夾的管理
　　在審計項目中，大量的審計工作都是由審計成員圍繞所承擔(dān)的任務(wù)開展的一系列工作。這些任務(wù)可能不止一項，審計成員要根據(jù)任務(wù)的特定目的，分別建立文件夾，用來歸集相應(yīng)任務(wù)的審計資料。
　　在審計成員文件夾下，審計成員根據(jù)實際工作內(nèi)容，按照一事一記錄的原則，分別建立有關(guān)的文件夾，歸集相關(guān)的審計工作資料。
　　審計組為完成審計任務(wù)，根據(jù)任務(wù)的特定目的確定審計組所要開展的各項工作，分配審計組成員承擔(dān)不同的任務(wù)，確定審計組成員在項目中的相應(yīng)角色，由此建立起一種隸屬關(guān)系。審計項目樹狀結(jié)構(gòu)體系，就是參照此關(guān)系建立起來的。在審計項目樹狀結(jié)構(gòu)體系中，各文件夾所處位置相對固定，不能任意調(diào)整。
　　
　　三、審計作業(yè)的有機(jī)鏈接
　　
　?。ㄒ唬徲嬜鳂I(yè)鏈接的要求
　　對審計檔案進(jìn)行有機(jī)的鏈接，可以有效地提高審計工作效率，這也是審計檔案數(shù)字化的主要目的。通過審計檔案有機(jī)鏈接，將各項審計結(jié)論的相關(guān)證據(jù)有機(jī)地結(jié)合在一起，提高了審計報告的可理解性和審計證據(jù)的直觀性，使審計報告閱讀者更便于對審計報告的理解，同時對審計工作記錄和底稿的復(fù)核工作更加方便快捷，提高了審計工作質(zhì)量和效率。
　　審計檔案的連接，要求采取以自上而下的原則。即：從項目目錄、審計報告、工作底稿、審計記錄、記錄附件依次鏈接，形成一個完整的鏈接體系。
　?。ǘ徲嫏n案的鏈接方式
　　審計檔案各電子文檔的鏈接，采用“超文本方式”進(jìn)行鏈接，鏈接地址采用相對地址。如果采用絕對地址進(jìn)行鏈接，在審計組將各審計成員數(shù)字檔案匯總后，原有鏈接將會失效，達(dá)不到數(shù)據(jù)共享、提高效率的目的。同時，對目錄結(jié)構(gòu)進(jìn)行變換，包括結(jié)構(gòu)及名稱的改變，也將使原有鏈接失效，這也就是結(jié)構(gòu)目錄體系建立后，不能隨意修改的原因。
　　
　　各審計成員將審計紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，要按照審計資料原有的證據(jù)屬性，分門別類，保存在特定的文件夾下，編寫相應(yīng)的工作記錄并將數(shù)字化審計資料逐一進(jìn)行超文本鏈接。在實際的工作中，可能有部分審計資料頁數(shù)較多，形成的數(shù)字化電子文檔數(shù)量較大，如果全部鏈接在審計工作記錄上會形成較大的篇幅，這時應(yīng)采用過渡文檔進(jìn)行鏈接。即：建立過渡文檔；將數(shù)量較多的電子文檔先鏈接到過渡文檔；然后將過渡文檔鏈接到審計工作記錄。從實際效果來看，審計工作記錄直接鏈接的電子文檔不應(yīng)超過五個，超過五個以上的鏈接應(yīng)采用過渡文檔進(jìn)行鏈接。
　　采用超文本方式對審計檔案進(jìn)行鏈接，可有效提高審計工作的記錄復(fù)核工作工作效率，保證審計工作質(zhì)量，同時使審計證據(jù)能夠在審計結(jié)論（報告）中直觀地反映，這也是審計作業(yè)數(shù)字化的主要目的。
　　
　　四、審計資料數(shù)字化的要求
　　
　　審計資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化，除了要滿足審計工作的要求外，還要根據(jù)數(shù)字化工作的特點，對各類數(shù)字化審計資料轉(zhuǎn)化過程進(jìn)行明確的規(guī)定。需要進(jìn)行數(shù)字化的審計資料通常為：紙質(zhì)資料進(jìn)行數(shù)碼照相或掃描、各類管理軟件直接形成電子化審計證據(jù)、錄音或錄像資料等等。
　?。ㄒ唬┪募囊?br/>　　文件命名分為兩種情況，一種是審計工作中編制的電子文檔，其中包括審計工作記錄、審計工作底稿等；另一種是數(shù)字化審計資料形成的電子文檔。這兩種情況由于形成方式不同，命名方式也不同。其中對審計工作中編制的電子文檔命名要求是簡明、直觀。即：根據(jù)文檔的內(nèi)容取漢字名，漢字名能夠簡單、直觀反映文檔內(nèi)容；對于數(shù)字化審計資料形成的電子文檔應(yīng)以數(shù)字化設(shè)備自然排序的形式形成自然文件名，以減少審計人員對數(shù)字化電子文檔重新命名的工作量。由于此類電子文檔保存在特定的文件夾下，雖然可能重名，但在匯總歸集時，并不會覆蓋。
　　（二）數(shù)字化內(nèi)容的要求
　　審計資料數(shù)字化過程中，要滿足重點突出，完整且不繁瑣的要求。如在對審計資料進(jìn)行數(shù)碼照相時，要有適度的光線，且相機(jī)鏡頭垂直于審計資料，同時相機(jī)取景框內(nèi)審計資料要留有少許的邊緣，所照圖片要清晰，并且是圖片的主要內(nèi)容；當(dāng)背景含有不是所需內(nèi)容時，用白紙遮蓋不需要的內(nèi)容；圖片字節(jié)在滿足清晰的要求下，盡量減小等。
　?。ㄈ?shù)字化工作方法
　　審計資料數(shù)字化要掌握適當(dāng)?shù)亩?，在進(jìn)行了一定的電子文檔轉(zhuǎn)化工作后，應(yīng)及時地將所轉(zhuǎn)化的電子文檔進(jìn)行整理鏈接，并在鏈接過程中進(jìn)行測試，以防止很多電子文檔由于沒有及時整理，帶來查詢整理等重復(fù)勞動。一般的經(jīng)驗是，單個審計記錄電子文檔附件較少的，2—3個記錄應(yīng)及時整理；單個審計記錄電子文檔附件較多的，應(yīng)一個記錄整理一次。每次整理后，及時清除數(shù)碼相機(jī)中的舊圖片。
　　
　　五、審計數(shù)字化檔案的匯總
　　
　　匯總采取自下而上、逐級上報的方式進(jìn)行。在匯總過程中，各個匯總環(huán)節(jié)要保持目錄結(jié)構(gòu)的固定，原有結(jié)構(gòu)（包括文件夾名）不變，確保鏈接的正確性。在匯總過程中各個匯總環(huán)節(jié)要做好匯總記錄，用于記錄已審核無誤的審計工作記錄、底稿和記錄附件，確保審計檔案的唯一性。
　　匯總是一項十分重要的工作，其關(guān)鍵環(huán)節(jié)是審計小組長的復(fù)核。審計組成員進(jìn)行審計工作后，形成審計工作記錄和審計工作底稿，記錄（包括附件）和底稿要上報到審計小組并進(jìn)行復(fù)核，復(fù)核通過的記錄和底稿要上報審計組并進(jìn)行復(fù)核。在此過程當(dāng)中，審計小組長作為第一次復(fù)核，可能多次要求審計人員補充審計資料、修改審計工作記錄和底稿，相對工作量較大。為確保審計工作記錄和底稿的正確，審計小組長復(fù)核是最為關(guān)鍵的一環(huán)。
　　審計匯總記錄，用于記錄審計工作記錄和底稿的復(fù)核過程，哪些審計工作記錄和底稿通過了復(fù)核、哪些審計工作記錄和底稿要求繼續(xù)完善，均在匯總記錄中進(jìn)行登記記錄。在項目實施過程中，匯總是要多次進(jìn)行，對匯總過程進(jìn)行登記記錄，能夠確保審計檔案的唯一性。審計匯總記錄要在審計組和審計小組分別進(jìn)行，匯總記錄中要注明匯總的第次和時間。
　　
　　六、審計數(shù)字化檔案的歸檔封裝
　　
　　隨著審計項目的結(jié)束，項目審計作業(yè)數(shù)字化工作也隨之告一段落。這時需要對已審核完畢的審計數(shù)字化檔案進(jìn)行歸檔封裝工作。所謂封裝就是指按照數(shù)字化檔案管理的要求，對將要移交的審計數(shù)字化檔案，按照檔案管理規(guī)定的要求進(jìn)行打包處理。在對審計數(shù)字化檔案進(jìn)行歸檔封裝時要注意：所需封裝的審計數(shù)字化檔案，需在已進(jìn)行審核的基礎(chǔ)上進(jìn)行，未審核完畢不要進(jìn)行封裝；封裝時要對項目整體進(jìn)行封裝，不能只對項目的部分內(nèi)容進(jìn)行封裝；封裝后如需對封裝內(nèi)容進(jìn)行修改，要先解封，修改完畢后再對項目整體進(jìn)行封裝。
　　對審計數(shù)字化檔案進(jìn)行封裝，是為了滿足審計檔案管理的要求而進(jìn)行的一項工作。同時也為儲存、攜帶、轉(zhuǎn)移提供方便。通常審計組在現(xiàn)場完成審計項目的基礎(chǔ)工作，而后期整理完善仍有大量的案頭工作，審計組在撤出被審單位時，要對審計數(shù)字化檔案進(jìn)行封裝以便于管理。
　　
　　七、審計作業(yè)數(shù)字化的風(fēng)險控制
　　
　　在審計作業(yè)數(shù)字化工作中，要注意風(fēng)險防范工作。風(fēng)險主要來自兩個方面，一是數(shù)字化工作的風(fēng)險；二是數(shù)字化檔案管理風(fēng)險。
　?。ㄒ唬?shù)字化工作風(fēng)險控制
　　在傳統(tǒng)的審計工作中，審計證據(jù)取得要由被審單位簽字蓋章，證明審計證據(jù)的出處。審計檔案數(shù)字化后，削弱了審計證據(jù)的證明力，特別是各類管理軟件輸出的結(jié)果，如會計報表等，按照審計作業(yè)數(shù)字化的要求，不必輸出紙質(zhì)文檔，直接采用數(shù)字化電子文檔，這樣保證被審單位提供的電子文檔不被修改十分重要。因而在審計作業(yè)數(shù)字化過程中，堅持電子文檔由被審單位提供，保證被審單位所提供的電子文檔不被進(jìn)行任何形式的修改，審計記錄交由被審單位簽字時提供完整附件是十分重要的。在內(nèi)部審計工作中，審計結(jié)論被作為法律證據(jù)的情況很少發(fā)生，但是在審計作業(yè)數(shù)字化工作中，仍要保持其警覺，因而關(guān)鍵審計證據(jù)的取得，仍然要有充分的證明能力。在審計作業(yè)數(shù)字化工作中，不能為了數(shù)字化而數(shù)字化，要從實際工作需要出發(fā)，關(guān)鍵審計證據(jù)仍要取得有力的證明。
　　（二）數(shù)字化檔案管理風(fēng)險控制
　　計算機(jī)的普及，方便了管理工作，但同時也帶來了較大的風(fēng)險。在審計作業(yè)數(shù)字化過程中要注意對審計檔案的管理工作，以防止誤操作造成審計檔案的丟失。同時還要注意及時刪除舊的和無用的電子文檔，以防止審計電子檔案多個同名不同內(nèi)容文檔，無所選擇。為此需要審計組指定專人負(fù)責(zé)，做好備份工作，同時做好電子文檔更新記錄，以確保審計數(shù)字化檔案的唯一正確性。
　　
　　八、審計作業(yè)數(shù)字化的具體應(yīng)用
　　
　　陽泉供電分公司審計處從2009年開始嘗試審計作業(yè)數(shù)字化工作，目前已對多個項目進(jìn)行了審計作業(yè)數(shù)字化工作，取得了良好的效果。在開展審計作業(yè)數(shù)字化工作中，為了更加有效地開展此項工作，要遵循以下幾項原則：
　　一是開展審計作業(yè)數(shù)字化工作，需要多方面的支持。包括公司領(lǐng)導(dǎo)、上級業(yè)務(wù)主管部門、檔案管理部門等。這其中包括政策支持、業(yè)務(wù)支持、資金支持、技術(shù)支持等，沒有有關(guān)方面的支持，審計作業(yè)數(shù)字化工作難以實現(xiàn)。
　　二是開展審計作業(yè)數(shù)字化工作，需要制定較為詳細(xì)的實施規(guī)范，用于對審計作業(yè)數(shù)字化工作進(jìn)行指導(dǎo)。在實施規(guī)范中，按照標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)的要求，對審計作業(yè)數(shù)字化工作的關(guān)鍵內(nèi)容、具體細(xì)節(jié)等加以明確，使審計作業(yè)數(shù)字化工作在規(guī)范指導(dǎo)下有序進(jìn)行。
　　三是開展審計作業(yè)數(shù)字化工作，對管理單位有一定的要求，需要在建立健全檔案管理的基礎(chǔ)上開展。如果沒有健全的檔案管理基礎(chǔ)工作，審計檔案取得的審計證據(jù)就難以確保其正確性。
　　總之，開展審計作業(yè)數(shù)字化工作，將有效提高審計工作效率，增強(qiáng)審計報告的可閱讀性，節(jié)約審計成本。雖然審計作業(yè)數(shù)字化工作也存在一定的缺陷，但只要在具體的工作中多加注意，努力避免，審計作業(yè)數(shù)字化工作必將會把我們帶入審計工作信息化時代。●