【摘要】應(yīng)收及暫付款的賬務(wù)處理涉及到各類(lèi)輔助編碼的應(yīng)用，統(tǒng)一規(guī)范的輔助編碼的設(shè)置及應(yīng)用可以極大提高工作效率和準(zhǔn)確程度。以安陽(yáng)師范學(xué)院使用的財(cái)務(wù)軟件為例，探討輔助編碼在應(yīng)收及暫付款賬務(wù)處理中的設(shè)置，以及在賬務(wù)查詢(xún)、支付、核銷(xiāo)過(guò)程中的實(shí)際應(yīng)用。
　　【關(guān)鍵詞】輔助編碼；應(yīng)收及暫付款；賬務(wù)處理
　　
　　財(cái)務(wù)軟件中代碼一般分為科目編碼和輔助編碼?？颇烤幋a在會(huì)計(jì)制度中做出了明確的規(guī)定，而輔助編碼則根據(jù)單位自身的核算要求進(jìn)行具體設(shè)置。應(yīng)收及暫付款的賬務(wù)處理涉及到各類(lèi)輔助編碼的應(yīng)用，應(yīng)收及暫付款的輔助編碼通常包括往來(lái)號(hào)、姓名碼、項(xiàng)目號(hào)等。在實(shí)際工作中，統(tǒng)一規(guī)范的各類(lèi)輔助編碼的設(shè)置及應(yīng)用可以極大提高工作效率和準(zhǔn)確程度。本文以安陽(yáng)師范學(xué)院在用的財(cái)務(wù)軟件為例，探討輔助編碼在應(yīng)收及暫付款賬務(wù)處理中的設(shè)置和應(yīng)用。
　　
　　一、輔助編碼的設(shè)置
　?。ㄒ唬┹o助編碼中往來(lái)號(hào)的設(shè)置
　　在應(yīng)收及暫付款賬務(wù)處理中，每一個(gè)往來(lái)號(hào)代表一筆獨(dú)立的往來(lái)業(yè)務(wù)，比如：預(yù)付安化工程款、李明借款等，為了便于分類(lèi)查詢(xún)管理，可以用阿拉伯?dāng)?shù)字來(lái)設(shè)置往來(lái)號(hào)。往來(lái)號(hào)最長(zhǎng)有8個(gè)字段，每個(gè)字段表示不同的屬性。例如：往來(lái)號(hào)10016035，1-2字段表示該筆暫付款發(fā)生的年份，3-4字段表示該筆暫付款發(fā)生的月份，5字段表示錄入該筆暫付款人員的分機(jī)號(hào)碼，6-8字段表示該筆暫付款在記賬憑證中的順序號(hào)碼。如果需要查詢(xún)一筆業(yè)務(wù)，看到往來(lái)號(hào)就可以清楚地了解到該筆暫付款發(fā)生的時(shí)間、錄入人員、憑證號(hào)碼等信息，便于進(jìn)一步查詢(xún)，非常方便。
　?。ǘ┹o助編碼中姓名碼部門(mén)碼的設(shè)置
　　在應(yīng)收及暫付款賬務(wù)處理中，每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的支付都要有經(jīng)辦部門(mén)、經(jīng)辦人來(lái)執(zhí)行。部門(mén)碼的設(shè)置是經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)所屬的業(yè)務(wù)部門(mén)名稱(chēng)，例如：實(shí)驗(yàn)設(shè)備處、后勤管理處等。姓名碼就是經(jīng)辦人的姓名，最長(zhǎng)有4個(gè)字段，同時(shí)也是每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)在賬務(wù)處理中的直接反映。
　　
　　二、輔助編碼在應(yīng)收及暫付款賬務(wù)處理中的應(yīng)用
　　每一筆應(yīng)收及暫付款在第一次支付時(shí)，首先在記賬憑證中錄入日期、憑證號(hào)及會(huì)計(jì)摘要，再錄入科目代碼、借貸方金額，下一步財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)將提示錄入該筆暫付款的往來(lái)號(hào)以及姓名碼，再下一步錄入部門(mén)碼，這樣一張記賬憑證錄入完成，如表1所示。
　　三、輔助編碼在應(yīng)收及暫付款查詢(xún)中的應(yīng)用
　　在應(yīng)收及暫付款的支付、付款金額統(tǒng)計(jì)、暫付款的清理等環(huán)節(jié)，需要對(duì)已支付的款項(xiàng)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和查詢(xún)，運(yùn)用輔助編碼可以有效地提高工作效率和精準(zhǔn)度。每一筆應(yīng)收及暫付款都有往來(lái)號(hào)，查詢(xún)不同的業(yè)務(wù)，運(yùn)用不同的關(guān)鍵輔助編碼，解決查詢(xún)的內(nèi)容。以李明的借款情況查詢(xún)?yōu)槔?，一是同人同款?xiàng)業(yè)務(wù)的查詢(xún)，以往來(lái)號(hào)為查詢(xún)關(guān)鍵字。因?yàn)橐还P暫付款只有一個(gè)編號(hào)，如果此筆借款尚未結(jié)清，查詢(xún)的借方金額為已借款金額，貸方金額為已還款金額，借方余額為尚欠未還借款金額。如果借貸方金額相等則表示還清借款。二是同人不同款項(xiàng)業(yè)務(wù)的查詢(xún)，可以分步進(jìn)行。例如李明借有多筆款項(xiàng)，要想查找其中的一筆，以姓名碼為查詢(xún)關(guān)鍵字。鍵入姓名碼——李明，關(guān)于李明的暫付款統(tǒng)統(tǒng)顯示出來(lái)，再以往來(lái)號(hào)查詢(xún)其中要找的暫付款的支付及結(jié)算明細(xì)情況。根據(jù)上述兩步的結(jié)果可以很快地看到該項(xiàng)目所有的支付、還款情況。
　　
　　四、輔助編碼在應(yīng)收及暫付款支付、核銷(xiāo)中的應(yīng)用
　　往來(lái)號(hào)、姓名碼、部門(mén)碼不僅便于查詢(xún)，更為方便往來(lái)業(yè)務(wù)的支付和核銷(xiāo)而設(shè)置。由于需要支付或核銷(xiāo)的每筆往來(lái)業(yè)務(wù)均可歸于一個(gè)特定的往來(lái)號(hào)，并且核對(duì)姓名碼以及部門(mén)碼，以確保口徑一致，可以有效提高工作準(zhǔn)確度和效率。
　　
　　五、輔助編碼設(shè)置應(yīng)注意的問(wèn)題
　　1.設(shè)置往來(lái)號(hào)的目的是為了方便核算和查詢(xún)。它的設(shè)置一定要遵循統(tǒng)一的原則，往來(lái)號(hào)要用阿拉伯?dāng)?shù)字表示，簡(jiǎn)單、明確，便于錄入。
　　2.往來(lái)號(hào)要根據(jù)自身管理的需要，按照一定的編列順序和既定的含義、格式編寫(xiě)，顯示一定的意義，便于查詢(xún)和統(tǒng)計(jì)。
　　3.涉及同一筆業(yè)務(wù)的支出要以既定的往來(lái)號(hào)反映，不能隨意擴(kuò)展，即同筆業(yè)務(wù)往來(lái)號(hào)唯一并前后一致，以提高統(tǒng)計(jì)查詢(xún)的準(zhǔn)確度。
　　4.支付或結(jié)算應(yīng)收及暫付款時(shí)，輔助編碼如往來(lái)號(hào)、姓名碼要保持一致，不得隨意修改或錄入。不然該筆業(yè)務(wù)本該結(jié)清，由于任一輔助編碼不符都會(huì)出現(xiàn)掛賬情況，在統(tǒng)計(jì)時(shí)反復(fù)出現(xiàn)，從而影響統(tǒng)計(jì)信息的可靠性。
　　
　　【參考文獻(xiàn)】
　?。?］ 李軍.淺談往來(lái)賬款管理［J］.財(cái)會(huì)通訊（綜合版），2008（5）.
　?。?］ 靳頡.淺析行政事業(yè)單位往來(lái)賬款的有效管理及回收［J］.財(cái)會(huì)研究，2008（18）.