劉瑾一 于健 閻俊斌

【摘要】隨著工程逐步精細(xì)化、專業(yè)化和規(guī)范化，內(nèi)業(yè)資料收集整理顯得尤為重要，如何發(fā)揮技術(shù)資料在工程建設(shè)與管理中的作用，使之滿足工程管理規(guī)范化要求，結(jié)合當(dāng)前工程建設(shè)與管理中內(nèi)業(yè)資料存在問(wèn)題，著重簡(jiǎn)述如何規(guī)范、細(xì)致、快捷地做好內(nèi)業(yè)資料收集整理工作。

【關(guān)鍵詞】工程內(nèi)業(yè)資料管理看法

隨著工程建設(shè)步伐加快，加強(qiáng)工程管理和維修養(yǎng)護(hù)成為值得深入思考的問(wèn)題，但是工程管理項(xiàng)目多，內(nèi)容雜，內(nèi)業(yè)資料及時(shí)收集與整理成為工程管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。本文通過(guò)如何加強(qiáng)工程內(nèi)業(yè)資料管理，探索工程建設(shè)與管理精細(xì)化、專業(yè)化、規(guī)范化。

一、工程內(nèi)業(yè)資料的形成。

工程內(nèi)業(yè)資料是主管單位和承擔(dān)工程建設(shè)的業(yè)務(wù)單位。在工程建設(shè)與管理以及工程維修養(yǎng)護(hù)過(guò)程中形成的各種文字、數(shù)據(jù)、圖表、聲像、電子文件等形式的一套較為全面、規(guī)范的原始記錄，而這些資料的形成過(guò)程中主要涉及到水利工程建設(shè)與管理中計(jì)劃實(shí)施方案的編制、項(xiàng)目審批、設(shè)計(jì)、合同簽訂、施工、月度（專項(xiàng)、年度）驗(yàn)收、運(yùn)行等程序，真實(shí)地反映了工程項(xiàng)目試試的實(shí)際，作為管理單位應(yīng)根據(jù)工程的實(shí)施情況及時(shí)進(jìn)行收集、歸納和整理，并與工程建設(shè)與管理的進(jìn)度相一致。

二、工程內(nèi)業(yè)資料的重要性

1、內(nèi)業(yè)資料可以有效地對(duì)工程建設(shè)與管理過(guò)程進(jìn)行實(shí)時(shí)跟蹤。拿一個(gè)單項(xiàng)工程來(lái)說(shuō)，可行性報(bào)告和招投標(biāo)文件表示工程實(shí)施的嚴(yán)謹(jǐn)性和規(guī)范化，開工申請(qǐng)資料表示工程已經(jīng)開始，單元工程質(zhì)量評(píng)定反映工程質(zhì)量與進(jìn)度，照片資料真實(shí)反映整個(gè)施工過(guò)程中的所有工序，分部工程驗(yàn)收簽證標(biāo)志著階段或單項(xiàng)工程的完工，竣工驗(yàn)收資料表明工程的順利完成，工程施工的每一步都牽涉到內(nèi)業(yè)資料的產(chǎn)生，及時(shí)收集才能有效地了解工程的進(jìn)展情況。

2、內(nèi)業(yè)資料可以有效地反饋工程監(jiān)督建設(shè)與管理工作。每一個(gè)施工工序都能從內(nèi)業(yè)資料上反映它的時(shí)間、數(shù)量、人員、規(guī)格等特性，能明顯地看出工程是否含有缺陷，如工程建設(shè)是否缺少許可、不符進(jìn)度、數(shù)量誤差等，都可以從中看出。就拿隱蔽工程驗(yàn)收單來(lái)說(shuō)，要有施工單位提供隱蔽驗(yàn)收的項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、數(shù)量，然后匯同建設(shè)單位和監(jiān)理單位進(jìn)行收養(yǎng)檢查，檢查情況和結(jié)果記錄在工程驗(yàn)收單上，施工單位據(jù)此可以對(duì)自己施工質(zhì)量狀況和尚未注意的問(wèn)題進(jìn)行糾正，對(duì)于項(xiàng)目負(fù)責(zé)人來(lái)說(shuō)，可以較為清楚地知道問(wèn)題所在，對(duì)項(xiàng)目建設(shè)與管理做到了如指掌。

3、內(nèi)業(yè)資料反映工程管理單位對(duì)工程的管理水平。隨著工程管理科學(xué)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求的不斷深入，對(duì)內(nèi)業(yè)技術(shù)資料管理的要求越來(lái)越高，內(nèi)業(yè)資料收集與整理質(zhì)量的好壞、標(biāo)準(zhǔn)高低。不僅僅只作為工程管理的基礎(chǔ)性資料，也成為工程管理考核的重要內(nèi)容，在一定程度上體現(xiàn)出一個(gè)單位工程管理水平的高低。

三、內(nèi)業(yè)資料管理現(xiàn)存問(wèn)題

1、不注重選拔人才。內(nèi)業(yè)工作既是一項(xiàng)繁瑣的、細(xì)致的工作，又是一項(xiàng)嚴(yán)肅的、認(rèn)真的工作，沒(méi)有較強(qiáng)的事業(yè)心和責(zé)任感，沒(méi)有吃苦耐勞的精神的人是不能承擔(dān)這一工作的。內(nèi)業(yè)人員素質(zhì)的好壞，直接關(guān)系到內(nèi)業(yè)工作的好壞，影響到整個(gè)工程項(xiàng)目管理工作。因此，選拔培養(yǎng)思想文化素質(zhì)高、熱愛本職工作的人從事內(nèi)業(yè)工作是搞好內(nèi)業(yè)工作的基本前提。

2、沒(méi)有擺正內(nèi)業(yè)與外業(yè)的關(guān)系，造成工作不協(xié)調(diào)。有些從事內(nèi)業(yè)工作的人認(rèn)為內(nèi)業(yè)工作枯燥乏味，整天瞎忙，工作沒(méi)有深度，不被他人理解，比搞外業(yè)吃虧，因此工作積極性不高、缺乏工作緊迫感與責(zé)任心。有些從事外業(yè)工作的人認(rèn)為內(nèi)業(yè)工作是內(nèi)業(yè)人員自己的事，與己無(wú)關(guān)，對(duì)內(nèi)業(yè)工作不關(guān)心、不支持、不配合，甚至本應(yīng)由自己承擔(dān)的事也推給內(nèi)業(yè)人員，造成互相推諉、工作不協(xié)調(diào)。因此，加強(qiáng)對(duì)內(nèi)業(yè)工作領(lǐng)導(dǎo)、明確內(nèi)業(yè)工作職責(zé)，擺正內(nèi)業(yè)與外業(yè)的位置，多方支持、理解內(nèi)業(yè)工作，為內(nèi)業(yè)工作創(chuàng)造良好的條件，是搞好內(nèi)業(yè)工作的重要條件。

3、內(nèi)業(yè)工作條件較差，設(shè)備落后，工作效率不高。管理信息若不能及時(shí)傳遞到內(nèi)業(yè)人員手中，必然影響整個(gè)工程項(xiàng)目管理工作的運(yùn)作。目前，在工程項(xiàng)目管理工作中，大部分外業(yè)人員施工時(shí)基本上與內(nèi)業(yè)人員失去了聯(lián)系，待到外業(yè)工作完成，再帶回來(lái)交給內(nèi)業(yè)人員處理。基層的報(bào)表、材料等還是靠郵件傳送，很難做到及時(shí)、準(zhǔn)確。內(nèi)頁(yè)處理扔停留在手工計(jì)算和手工操作階段，造成信息傳遞不暢、工作效率底下的局面。這與現(xiàn)代科技、信息發(fā)展的現(xiàn)狀極不相符，運(yùn)用現(xiàn)代科技與信息手段處理內(nèi)業(yè)工作勢(shì)在必行。

四、搞好工程檔案管理工作的幾點(diǎn)建議

1、建立健全檔案管理領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制。各單位的檔案管理工作，要建成一把手參與，分管領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，有人員、有經(jīng)費(fèi)、有設(shè)施完善的保密環(huán)境。對(duì)專門從事檔案管理的人員，不但要在政治上、工作上給予支持，還要在生活上、待遇上給予傾斜和照顧。

2、建立健全檔案管理制度。檔案制度是工程項(xiàng)目順利開展的重要保障，必須建立健全檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，如《立卷歸檔制度》、《檔案保管制度》、《檔案利用制度》、《檔案保密制度》、《檔案人員崗位責(zé)任制》等，大型工程建設(shè)要建立檔案室，落實(shí)檔案專職人員，負(fù)責(zé)集中統(tǒng)一管理工程建設(shè)的全部檔案資料。

3、提高檔案工作人員的綜合素質(zhì)。上級(jí)有關(guān)部門應(yīng)加強(qiáng)檔案管理工作人員的專業(yè)培訓(xùn)；檔案管理工作人員要不斷更新觀念，加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，拓寬知識(shí)面，不僅要掌握檔案業(yè)務(wù)知識(shí)，更要加強(qiáng)對(duì)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，還要認(rèn)真貫徹《中華人民共和國(guó)檔案法》，樹立法制觀念，在工作中要做到“三懂”即懂業(yè)務(wù)、懂法津、懂有關(guān)規(guī)章制度，不斷提高自身的綜合素質(zhì)，切實(shí)擔(dān)負(fù)起檔案的管理職責(zé)。

4、強(qiáng)化全系統(tǒng)檔案意識(shí)。工程檔案的分散性，決定了單靠檔案工作人員的工作，很難完整、系統(tǒng)地搞好檔案工作。有必要在本系統(tǒng)乃至全社會(huì)深入宣傳《檔案法》等有關(guān)規(guī)定，普及檔案工作知識(shí)，在檔案系統(tǒng)內(nèi)乃至全社會(huì)形成一種強(qiáng)烈的檔案宣傳氛圍，增強(qiáng)全民檔案意識(shí)，讓有關(guān)單位主動(dòng)上交歷史積累資料等重要文獻(xiàn)，集中統(tǒng)一歸檔，逐步使檔案管理工作步入規(guī)范化、法制化軌道。

5、切實(shí)做好工程檔案的開發(fā)。檔案的生命在于利用，在于更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)，工程檔案資料為工程項(xiàng)目開展提供了極其寶貴的一手資料，一經(jīng)開發(fā)，就可轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，產(chǎn)生巨大地經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。因此，只有把它作為一種“能源材料”開發(fā)利用，才能體現(xiàn)它的潛力和價(jià)值。

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