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        充分利用檔案信息資源 更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

        2011-12-20 03:49:24周瑩
        城市建設(shè)理論研究 2011年23期
        關(guān)鍵詞:利用資源經(jīng)濟(jì)

        周瑩

        主題詞:檔案資源 利用 服務(wù)經(jīng)濟(jì)

        摘要:信息時(shí)代,檔案資源在為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)、政府決策提供科學(xué)依據(jù)已越來越被人們所認(rèn)識(shí)到,作為檔案工作者要更新觀念,順應(yīng)社會(huì)發(fā)展,做好檔案管理工作,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)

        信息時(shí)代,檔案作為社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)的真實(shí)記錄,是一種寶貴的信息資源。在現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)建設(shè)飛速發(fā)展,檔案工作應(yīng)適時(shí)調(diào)整方向,適應(yīng)經(jīng)濟(jì)體制變革的要求,主動(dòng)參與到經(jīng)濟(jì)建設(shè)中去,不斷改進(jìn)工作的方式,開闊工作視野,調(diào)整工作內(nèi)容,充分利用檔案信息資源,通過信息系統(tǒng)加工和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的傳輸,使檔案資源合理配置與有效的開發(fā)利用,實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享。更好地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。

        一、更新觀念,牢固樹立為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的思想

        一是要把“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。檔案管理者不能僅僅局限于對(duì)檔案資料的整理和保管,而是要側(cè)重于對(duì)檔案信息資源的發(fā)掘,要有積極的信息轉(zhuǎn)化意識(shí)和檔案使用的效率意識(shí),我們應(yīng)當(dāng)意識(shí)到,收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。從中提取有價(jià)值的信息并通過現(xiàn)代化信息手段和渠道,使其為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)。逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。

        二是要深入挖掘、突出重點(diǎn),提供決策依據(jù)。必須在充實(shí)館藏內(nèi)容,提高館藏質(zhì)量的基礎(chǔ)上,有目的、有重點(diǎn)、有計(jì)劃地采集用戶所需要的檔案資源,并對(duì)檔案文獻(xiàn)資源不斷地進(jìn)行優(yōu)化、組織、集成,使其系統(tǒng)化、規(guī)范化、有序化,及時(shí)、準(zhǔn)確、高效地為用戶提供服務(wù)。要通過對(duì)檔案資料的整理和深入分析,找出與經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展方向相對(duì)應(yīng)的規(guī)律性,為提供決策做依據(jù),使檔案資源真正成為促進(jìn)經(jīng)濟(jì)和社會(huì)事業(yè)發(fā)展的參數(shù)。

        三是要轉(zhuǎn)變作風(fēng)變被動(dòng)為主動(dòng)。要改變傳統(tǒng)的“等客上門,你查我找”的被動(dòng)服務(wù)方式,積極走向社會(huì)了解市場(chǎng)需求,主動(dòng)提供服務(wù)。在工作中,要加強(qiáng)和提高檔案服務(wù)的主動(dòng)性、針對(duì)性和及時(shí)性;要重視和加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的研究,不僅研究當(dāng)前的利用者,還要研究潛在的利用者,不僅研究利用者當(dāng)前的需要,還要研究利用者潛在的需求,以便最大限度消除利用者利用檔案的障礙,以利用者的需求和潛在需求來加強(qiáng)檔案的創(chuàng)新服務(wù)。

        加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作,為開發(fā)利用檔案信息資源創(chuàng)

        造前提條件

        檔案的基礎(chǔ)工作包括收集、整理、鑒定、保管,編研、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié).收集是檔案工作的前提,整理、分類、鑒定、保管是實(shí)質(zhì)性工作.檢索是利用的拐杖與向?qū)?,編研是利用的手段和方式.檔案基礎(chǔ)工作是開發(fā)利用檔案信息的前提和必要條件,基礎(chǔ)工作做不好,開發(fā)利用工作也很難取得成效,過去由于在檔案基礎(chǔ)工作方面存在著館藏檔案不合理、檢索工具單一、編研工作薄弱等問題,在很大程度上影響了檔案信息資源的開發(fā)利用。因而,要更好地開發(fā)利用檔案資源,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù),就必須做好檔案的基礎(chǔ)工作,特別要在以下幾個(gè)環(huán)節(jié)上加大工作力度。

        一要加大收集力度。把國家和社會(huì)具有保存價(jià)值的檔案資料接收入館,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,為檔案的收集、整理工作奠定基礎(chǔ)。明確接收檔案的范圍、內(nèi)容、標(biāo)準(zhǔn)及要求,及時(shí)修訂和完善各種檔案的整理細(xì)則、保管期限等,以確保館藏檔案更加豐富、具有特色。同時(shí),要擴(kuò)大檔案征集范圍,主動(dòng)向社會(huì)征集有價(jià)值的檔案。要圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè),注重科技資料、新經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域檔案資料的收集,做到齊全完整,改善館藏資料結(jié)構(gòu),豐富館藏量。達(dá)到為利用者提供完整服務(wù)的目的。

        二要加強(qiáng)檔案現(xiàn)代化管理,提高科學(xué)管理水平。實(shí)現(xiàn)檔案資源信息化、檔案保護(hù)現(xiàn)代化、檔案管理手段現(xiàn)代化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化。在資料的形成過程中,要同有關(guān)部門密切協(xié)作,嚴(yán)把材料制作質(zhì)量關(guān),做到資料的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化,在資料的保管上要采取相應(yīng)的保護(hù)措施,確保其安全完整,不丟失、不損壞,并及時(shí)做好檔案的鑒定和解密工作,按要求適時(shí)開放。

        三要完善檢索系統(tǒng)。檔案檢索工具在檔案管理中具有橋梁作用、交流作用和管理作用,各種檢索工具,是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。檔案檢索系統(tǒng)是記錄、報(bào)道和查找檔案的工具。利用者借助檢索工具便可以較為迅速準(zhǔn)確地獲取所需檔案。使用它才可以打開檔案信息寶庫之門,滿足特定的需求。我們要緊緊圍繞經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心,根據(jù)不同需要,編制不同的檢索工具,力求檢索工具多樣化,保證從不同角度檢索,不斷提高查全率、查準(zhǔn)率和和快速查閱率,以適應(yīng)利用工作的需要。

        四要加大編研工作力度。檔案編研工作是將館內(nèi)靜態(tài)的檔案資源轉(zhuǎn)化為動(dòng)態(tài)的、可供利用的信息資源的加工制作過程。檔案編研的選題只有貼近政府的工作中心,貼近人民群眾,才能有效地為經(jīng)濟(jì)建設(shè)、社會(huì)發(fā)展服務(wù),讓檔案編研成果滿足社會(huì)各界及人民群眾的需要,是檔案編研工作的出發(fā)點(diǎn)和歸縮。因此在編研題材上,要根據(jù)經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)各方面的需求,力爭豐富多樣。特別是對(duì)經(jīng)濟(jì)領(lǐng)域、科技領(lǐng)域的檔案資料,要深入研究,多編輯一些綜合性或?qū)n}性的史料匯集,從而使分散的檔案資料系統(tǒng)化、條理化,提高為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的層次。

        三、及時(shí)了解社會(huì)需求,做好檔案利用信息預(yù)測(cè)

        隨著經(jīng)濟(jì)建設(shè)的飛速發(fā)展,人民群眾的民主意識(shí)和法制意識(shí)逐步增強(qiáng),人們對(duì)檔案信息的利用需求不斷發(fā)生變化,,這就要求檔案工作者必須走向社會(huì)深入實(shí)際,加強(qiáng)調(diào)查研究,及時(shí)掌握人們對(duì)檔案信息的利用需求,并根據(jù)形勢(shì)的發(fā)展,對(duì)未來社會(huì)的檔案信息需求做出預(yù)測(cè),這是做好檔案開發(fā)利用的超前性工作,通過預(yù)測(cè),詳細(xì)了解和掌握每個(gè)時(shí)期的中心任務(wù)及社會(huì)各行各業(yè)對(duì)檔案信息的需求,通過分析研究,區(qū)分主次,掌握輕重緩急,有計(jì)劃、有針對(duì)性地安排好檔案資源的開發(fā)利用工作。

        要做好檔案信息的需求預(yù)測(cè)工作,首先要求檔案工作者必須樹立主動(dòng)服務(wù)思想,變守門待客為上門服務(wù),主動(dòng)征求信息需求者的意見,了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向。其次要求檔案工作者必須樹立深入實(shí)際的工作作風(fēng),積極深入經(jīng)濟(jì)建設(shè)第一線,準(zhǔn)確把握經(jīng)濟(jì)發(fā)展的趨勢(shì),并通過對(duì)這種趨勢(shì)的研究分析,了解經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向。再次,要求檔案工作者根據(jù)社會(huì)對(duì)檔案信息的需求動(dòng)向,有的放矢的收集整理和編研各方面的檔案資料,為經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供全方位的服務(wù)。

        依據(jù)信息反饋,提高檔案信息資源開發(fā)利用水平

        檔案利用效果的信息反饋,是了解和掌握檔案社會(huì)價(jià)值的客觀依據(jù),也是做好檔案信息利用與開發(fā)的重要前提。收集、整理檔案利用效果信息,是檔案信息資源為經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的重要組成部分,檔案信息資源的開發(fā)利用效果如何,檔案部門所提供的信息滿足需求者的程度高低,檔案部門對(duì)經(jīng)濟(jì)建設(shè)提供服務(wù)的好壞,利用者對(duì)檔案部門有何意見和要求等,這些都是檔案信息資源的開發(fā)利用所必須了解和掌握的,也是檔案部門及時(shí)了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求,分析掌握檔案信息利用動(dòng)態(tài),不斷改進(jìn)與加強(qiáng)檔案信息服務(wù)工作及時(shí)了解社會(huì)對(duì)檔案信息的需求。檔案人員要不斷拓寬知識(shí)領(lǐng)域,學(xué)習(xí)哲學(xué)、經(jīng)濟(jì)、法律、歷史和現(xiàn)代科技等相關(guān)知識(shí)及反映當(dāng)代世界政治、經(jīng)濟(jì)、文化新發(fā)展的各種新知識(shí)、新技能,同時(shí)要學(xué)會(huì)運(yùn)用現(xiàn)代化工具和手段進(jìn)行檔案管理,提高工作效率和經(jīng)濟(jì)效益。通過信息反饋使檔案部門了解在檔案信息資源的利用上,哪些方面是做得好的或比較好的,哪些方面還做得不夠,從而有針對(duì)性的改進(jìn)工作,提高水平和服務(wù)質(zhì)量,同時(shí),通過信息反饋,進(jìn)一步了解利用者的利用和新的要求,進(jìn)一步掌握檔案信息需求的變化和發(fā)展趨勢(shì),以便更好地收集、整理和研究新的檔案資料,為利用者儲(chǔ)備更準(zhǔn)確、更系統(tǒng)、更科學(xué)的信息資源。同時(shí)還要加大對(duì)利用者的宣傳教育力度,提高利用者做好檔案利用效果信息反饋工作的自覺性,積極配合檔案部門做好這一工作,讓檔案信息資源的開發(fā)利用取得最大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

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