【內(nèi)容摘要】隨著計算機技術(shù)的廣泛運用，國內(nèi)企業(yè)在日常經(jīng)營管理期間開始逐步實現(xiàn)辦公自動化操作模式，這對于提高企業(yè)經(jīng)營管理效率有著重要的作用。電子文件是辦公自動化的常用工具，方便了企業(yè)在信息自動化處理過程中的文件存儲。但從電子文件運用的情況分析，辦公自動化系統(tǒng)自身還存在許多缺陷，要想提升電子文件的使用效率則應(yīng)對辦公自動化系統(tǒng)優(yōu)化改進。針對這一點，本文主要分析了基于角色訪問控制的OA系統(tǒng)設(shè)計。

【關(guān)鍵詞】電子文件；角色訪問；OA系統(tǒng)；設(shè)計

辦公自動化（OA）是目前企業(yè)經(jīng)營中普遍推廣的應(yīng)用系統(tǒng)，其可以從多個方面對企業(yè)實施綜合性的運營管理。電子文件是辦公自動化的常用工具，OA電子文件管理缺陷暴露了應(yīng)用系統(tǒng)自身的不足，基于角色訪問控制的OA系統(tǒng)設(shè)計可以顯著改善電子文件使用的便捷性。

一、辦公自動化中的電子文件管理

OA系統(tǒng)采用先進的辦公設(shè)備和計算機、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行日常工作信息的收集，并對信息進行整理、加工等過程，將信息規(guī)范的存儲起來以便使用，如圖一。最近幾年來，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅速發(fā)展給OA系統(tǒng)提供了更為廣闊的應(yīng)用空間。在計算機技術(shù)的推動下，我國企業(yè)的規(guī)劃管理開始偏向于電子文件管理。

圖一辦公自動化下的管理系統(tǒng)

經(jīng)過最近幾年的推廣運用，企業(yè)開始意識到電子文件的便捷性、安全性、可靠性，文檔管理人員只需在電腦上操作則可自動生成表格。然而，在企業(yè)規(guī)劃管理升級的過程中，電子文件也逐漸暴露了其不足的特點。

二、電子文件管理面臨的問題

自新型的文件形式推廣運用后，企業(yè)對OA電子文件的運用更為普及，也給企業(yè)內(nèi)部日常管理工作創(chuàng)造了有利的條件。而為了讓OA電子文件發(fā)揮更好的作用，規(guī)劃管理人員必須要深入分析這種電子文件使用存在的問題，及時改進調(diào)整后讓電子文檔發(fā)揮出更大的功能作用。電子文件管理的兼容性問題是OA系統(tǒng)的弊端表現(xiàn)，這種不兼容表現(xiàn)在：硬件設(shè)備上，企業(yè)采用的計算機及其外圍設(shè)備難以滿足OA系統(tǒng)運行的要求，如：信息處理速度、主機運行速率等，這些都阻礙了OA系統(tǒng)的正常運行。電子檔案中心、與電子文件中心、數(shù)字檔案館未能建立“三位一體”的邏輯關(guān)系，圖二，這些都阻礙了電子文件管理的有序性。

圖二電子文件的“三位一體”關(guān)系

三、基于角色訪問控制的OA系統(tǒng)設(shè)計

基于角色訪問控制的OA系統(tǒng)設(shè)計，其本質(zhì)上是對企業(yè)及用戶采取的一種安全控制模式，對計算機操作權(quán)限進行了新的劃分。早期計算機應(yīng)用系統(tǒng)直接將操作權(quán)限授予用戶，這種權(quán)限分配操作比較復(fù)雜，且權(quán)限變更次數(shù)頻繁?；诮巧L問控制的OA系統(tǒng)設(shè)計是在用戶集合與權(quán)限集合之間創(chuàng)建某個角色集合，讓每種角色有對應(yīng)一組的權(quán)限，只需對用戶進行角色定位即可授予權(quán)限，這種模式下的權(quán)限變更次數(shù)很少，權(quán)限劃分后更加穩(wěn)定，如圖三?；诮巧L問控制的OA系統(tǒng)設(shè)計內(nèi)容包括：

圖三 OA系統(tǒng)設(shè)計內(nèi)容

1、權(quán)限方面。辦公自動化應(yīng)用系統(tǒng)的權(quán)限設(shè)計是核心部分，這關(guān)系著用戶在操控系統(tǒng)過程中被授予的權(quán)力大小?；诮巧L問控制的OA系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)對用戶權(quán)限具體劃分，按照實際操控的狀況對用戶“角色定位”，從而保證了用戶操控系統(tǒng)時保持較高的效率。

2、信息方面。企業(yè)實現(xiàn)辦公自動化必須要對各種電子信息合理運用，這樣才能讓內(nèi)部運轉(zhuǎn)變得更加順利?；诮巧L問控制的OA系統(tǒng)設(shè)計要對信息存儲模塊及時更新，信息模塊的設(shè)計應(yīng)包括：員工信息、產(chǎn)品信息、項目信息、客戶信息等，以更好地對用戶進行角色定位。

3、安全方面。隨著網(wǎng)絡(luò)開放性的不斷增強，歸檔信息也更容易受到攻擊和破壞；信息系統(tǒng)容易受到某個硬件或軟件的問題而導(dǎo)致歸檔信息的丟失或是損壞。系統(tǒng)在設(shè)計階段要充分考慮信息安全防御系統(tǒng)的設(shè)計，防止用戶在使用數(shù)據(jù)時發(fā)生信息外露，給企業(yè)造成了不必要的經(jīng)濟損失。

結(jié)論

總而言之，OA系統(tǒng)在企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營管理中是必不可少的，為了讓OA系統(tǒng)的應(yīng)用功能得到全面升級，用戶要及時對系統(tǒng)實施更新調(diào)整。基于角色訪問控制的OA系統(tǒng)設(shè)計，不僅解決了電子文件的使用問題，也讓系統(tǒng)運行的效率明顯提升，加快了企業(yè)現(xiàn)代化經(jīng)營管理的實現(xiàn)流程。

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作者簡介：

陸曉明（出生年月1982年10月）、男、漢族、籍貫江蘇蘇州、學(xué)士學(xué)位、研究方向計算機技術(shù)

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