童 吉

(浙江師范大學國資處,浙江金華 321004)

0 引 言

隨著國家對教育投入的不斷增加及高校規(guī)模的不斷擴大,高校采購經(jīng)費日益增長,采購活動的內(nèi)容和范圍不斷擴展.同時,各級政府部門對采購工作的控制明顯加強,政府采購、國庫集中支付等相關的政策逐步出臺,學校內(nèi)控制度逐步完善,采購工作涉及的各級管理部門范圍越來越廣,采購工作復雜性和使用需求的高效性矛盾日益突出.現(xiàn)代計算機技術、網(wǎng)絡技術、數(shù)據(jù)庫技術的飛速發(fā)展,為構建集中采購信息管理系統(tǒng)提供良好的技術基礎.采購系統(tǒng)是一個面向多級、多部門、多用戶的信息平臺,系統(tǒng)訪問控制要求嚴格,既要實現(xiàn)職責分離,防止權限的濫用,又要實現(xiàn)權限最小化原則.

浙江師范大學采購管理系統(tǒng)是在對高校采購的管理手段、工作習慣和流程等方面深入了解剖析、綜合提煉的基礎上,結合獨特的軟件設計理念而開發(fā)的一款使用于高校采購的管理軟件,期望能提高采購管理的規(guī)范化程度,降低數(shù)據(jù)處理時間,提高工作效率,改善管理水平.

1 工作流技術

工作流 (workflow=work+flow)起源于生產(chǎn)組織和辦公自動化領域,是針對日常工作中具有固定程序的常規(guī)活動而提出的一個概念.工作流管理聯(lián)盟給出的工作流定義[1]是:工作流是指整個或部分經(jīng)營過程在計算機支持下的全自動或半自動化.通常,把凡是由計算機軟件系統(tǒng) (工作流管理系統(tǒng))控制其執(zhí)行的過程都稱為工作流.工作流技術通過將工作活動分解成定義良好的任務、角色、規(guī)則和過程來進行執(zhí)行和監(jiān)控,達到提高生產(chǎn)組織水平和工作效率的目的,進而為企業(yè)更好地實現(xiàn)經(jīng)營目標提供先進的手段,使企業(yè)具有更強的競爭力.

圖 1 工作流參考模型

圖 1為工作流管理系統(tǒng) (Workflow Management System Wf MS)[2]提出的一個工作流參考模型,約定了工作流系統(tǒng)的體系結構、應用接口及特性,其主要目的是為了實現(xiàn)工作流技術的標準化和開放性,并給出了 5類接口.

2 采購信息管理系統(tǒng)的實現(xiàn)

2.1 系統(tǒng)需求分析

采購信息管理系統(tǒng)的基本需求是:通過該系統(tǒng),各個職能用戶能夠隨時隨地了解所提交采購計劃所處的狀態(tài)及相關操作人員,實現(xiàn)采購計劃進程的透明化.另外,各職能用戶通過該系統(tǒng)可以提交采購計劃申請和所需材料類別,查看審批狀態(tài)及結果,及時與相關人員聯(lián)系、溝通,以提高辦事效率.

各職能用戶申請采購計劃,提交相應計劃清單后,該采購計劃自動進入審批環(huán)節(jié),按照預先設定的工作流程和條件,送至相關部門和辦事人員進行在線審批處理;之后,進入項目立項環(huán)節(jié),根據(jù)采購計劃的采購金額不同分別進入自購環(huán)節(jié)或集中采購環(huán)節(jié);其后,采購計劃先后進入建立合同進行采購、合同驗收、合同建賬與合同核算等環(huán)節(jié),至此完成采購計劃的采購.通過此系統(tǒng),相關領導可以在網(wǎng)上查詢或了解部門辦事的實際進度、統(tǒng)計數(shù)據(jù)和各部門的工作情況,從而大大提高辦事效率.

傳統(tǒng)的采購系統(tǒng)一般用靜態(tài)流程管理,僅根據(jù)用戶的特定需求專門開發(fā)采購流程,只代表用戶某段時間的需求.當用戶的流程發(fā)生改變或者需要增加新的流程時,就需要重新開發(fā).使用工作流模型可以實現(xiàn)對流程的動態(tài)管理,并提供了若干工作流程模板,實現(xiàn)了流程的可定制化,將業(yè)務過程邏輯和信息支撐系統(tǒng)分離開,極大改善和加強了網(wǎng)上采購系統(tǒng)的靈活性和擴展性.

2.2 系統(tǒng)實現(xiàn)

采購信息管理系統(tǒng)的設計是針對高校采購實際情況而建立的,需要將有關信息輸入到計算機中,存儲到指定數(shù)據(jù)庫內(nèi),并能根據(jù)需要隨時從數(shù)據(jù)庫中調(diào)出被查詢的相關信息.為方便各個部門相應角色用戶使用,采用基于工作流的技術,對整個系統(tǒng)進行了相應的功能分解,以確定系統(tǒng)的結構;通過系統(tǒng)的功能分析,將系統(tǒng)分為以下 9個功能模塊.圖 2是根據(jù)系統(tǒng)功能和工作流技術設計的系統(tǒng)功能流程圖.

圖 2 系統(tǒng)功能流程圖

1)提交采購計劃模塊.提交采購計劃模塊適用于各個相關職能部門,各職能部門根據(jù)自身的實際需求、所擁有資金情況,填寫采購計劃、相應的計劃清單及附帶計劃清單的詳細規(guī)格說明,在資金允許的前提下提交采購計劃至相應的采購計劃審批部門.

2)采購計劃審批模塊.相應的采購審批部門獲取需審批的采購計劃,查看采購計劃清單,若采購計劃清單不符合要求,則審批不通過,采購計劃返回到提交部門重新申請;若符合要求,則進入項目立項環(huán)節(jié).

3)采購計劃立項模塊.設備物資管理科與實驗室管理科具有采購計劃立項的權限.對于審批通過的采購計劃則進入相應的立項部門.查看采購計劃清單,若采購計劃清單不符合要求,則立項不通過,采購計劃返回到提交部門重新申請;若符合要求,對該采購計劃進行立項,編寫項目編號及項目名稱,若采購計劃總金額不高于 3萬元,則返回至提交部門進行自購;若高于 3萬元,則進入采購辦審核環(huán)節(jié).

4)采購計劃審核模塊.采購辦具有采購計劃審核權限,對已立項的各個項目,采購辦主任對其進行最后的審核操作,若不符合相關規(guī)定,則直接返回到采購計劃申請部門重新申請;若符合規(guī)定,完成該采購計劃的審核,進入待建采購任務書環(huán)節(jié).

5)采購任務書模塊.采購辦具有建立采購任務書的權限.對已審核的采購計劃,根據(jù)條件選擇相應的采購計劃清單,建立采購任務處理單,設定任務書編號及任務書名稱.建立任務書之后,若還有后續(xù)相似的采購計劃清單,而該任務書還未下發(fā),可以繼續(xù)為該任務書添加計劃清單,并進行相應的修改,之后若采購任務書無誤則直接分發(fā)給采購中心主任.

6)采購任務處理單模塊.采購中心主任具有建立任務處理單的權限.接收到采購任務書之后,根據(jù)采購方式及采購類型選取采購計劃清單組建采購任務處理單,設定任務處理單編號及任務單名稱.若一定的采購計劃清單按照當前形勢無法進行采購也可直接退回修改.任務處理單未分配給采購人員采購之前,若還有類似的采購計劃清單,可以直接加入該任務處理單并對其進行相應的修改,之后將任務處理單分配給采購人員進行集體采購.

7)合同模塊.采購中心人員接收到采購任務處理單,根據(jù)實際采購情況選擇采購計劃清單組建采購合同,與供應商進行協(xié)商采購,確定采購價格、交付各種費用、限定質(zhì)保時間等一系列事情.采購完畢之后提交合同進行驗收.

8)采購計劃自購模塊.采購計劃申請部門提交的采購計劃總金額低于 3萬的由該部門進行自購,采購完畢之后確認采購價格等事情,形成相關文檔提交給相應部門進行驗收.

9)合同驗收、合同建賬與財務核算模塊.采購計劃采購完畢之后,以此被相關部門進行驗收、建賬與財務核算,并將自動進入歸檔數(shù)據(jù)庫.具有相應授權的部門工作人員能夠方便、靈活地查詢歷史項目,按各種方式查詢、排序、篩選.

10)采購管理信息系統(tǒng)通過后臺管理可以方便地設置各個職能部門所具有的權限、人員信息等功能.通過該系統(tǒng),各職能部門相關人員都可以上網(wǎng)瀏覽或查閱采購信息,了解采購計劃所處狀態(tài)、操作人員等信息,其中采購單位和人員,商品名稱、數(shù)量、價格、供貨商等內(nèi)容一目了然,方便管理部門的監(jiān)控和審查,進而有效地提高了工作效率.

3 系統(tǒng)開發(fā)

在全面比較分析現(xiàn)有程序開發(fā)語言和數(shù)據(jù)庫接口技術優(yōu)缺點的基礎上,引入工作流技術.在系統(tǒng)的開發(fā)中采用 B/S開發(fā)模式,使用 3層架構:表示層 (U I)使用 ASP.NET和 JavaScript技術;業(yè)務邏輯層 (BLL)選擇 C#高級程序語言實現(xiàn)具體邏輯,通過依賴注入、面向接口編程降低業(yè)務組件之間的耦合度,增強系統(tǒng)擴展性;數(shù)據(jù)訪問層

(DAL)借助 SunSonic實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫訪問性能優(yōu)化和與數(shù)據(jù)庫交互的常用操作 (CRUD),還將數(shù)據(jù)表與對象進行關聯(lián),脫離數(shù)據(jù)表而直接針對對象來與數(shù)據(jù)庫交互,不再需要用字符串去描述表中字段,不再需要組裝 Sql語句.

在高校采購系統(tǒng)的設計中,系統(tǒng)安全性是一個非常關鍵的問題.本系統(tǒng)采用基于角色的權限控制系統(tǒng)的安全.常用的角色權限機制有 2種:RBAC(Role Based Access Control)和ACL(Access ControlList).本系統(tǒng)采用了 RBAC理論[3].RBAC的核心是用戶只和角色關聯(lián),而角色代表了權限,角色可以擁有各種各樣的權限,并可繼承權限.

系統(tǒng)界面簡潔美觀,屏幕提示均采用中文,即便是對于非計算機專業(yè)的工程技術人員或管理人員,只需根據(jù)中文提示便可在較短的時間內(nèi)熟練掌握和應用.該系統(tǒng)開發(fā)后進行了調(diào)試,運行結果表明該系統(tǒng)運行穩(wěn)定、方便快捷,為改進采購活動的工作模式,提高高校采購效率,具有實用價值和借鑒意義.

4 結 語

網(wǎng)上采購信息管理系統(tǒng)是電子政務體系的核心內(nèi)容,對采購流程的動態(tài)支持則是網(wǎng)上采購信息管理系統(tǒng)的必然趨勢和要求.基于 ASP.NET先進平臺技術和工作流模型架構的網(wǎng)上采購系統(tǒng)能夠充分實現(xiàn)業(yè)務流程邏輯和系統(tǒng)支撐軟件的分離,較好地實現(xiàn)流程的動態(tài)管理和靈活擴展.

[1]范玉順,吳澄.工作流管理技術研究與產(chǎn)品現(xiàn)狀及發(fā)展優(yōu)勢[J].計算機集成制造系統(tǒng) CI MS,2000,6(1):1-7.

[2]范玉順,羅海濱,林慧蘋,等.工作流管理技術基礎[M].北京:清華大學出版社,2001:77-78.

[3]李細雨,韓建民,于娟,等.基于粒邏輯的擴展 RBAC模型[J].浙江師范大學學報:自然科學版,2009,32(3):302-307.