周然華孟慶嘉 徐英輝 中國寰球工程公司 北京 100029

工程公司采購催檢服務(wù)外包和管理

周然華*孟慶嘉 徐英輝 中國寰球工程公司 北京 100029

采購作為EPC總承包中的核心環(huán)節(jié)，不僅影響項目的交付周期和工程質(zhì)量，也影響工程公司的成本和盈利。將非核心的催交和檢驗業(yè)務(wù)分包，不僅可以降低采購管理的復(fù)雜程度和難度，減少人工管理成本，更可以集中精力于核心業(yè)務(wù)，更好地為EPC總承包服務(wù)。建立有效的采購?fù)獍芾眢w系，積極培育外部催交資源和擴大催檢服務(wù)外包是實現(xiàn)有效采購?fù)獍芾淼年P(guān)鍵。

催交檢驗外包管理

采購是EPC總承包中的核心業(yè)務(wù)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，不僅影響設(shè)備材料的交付周期和工程質(zhì)量，同時也影響工程公司的成本結(jié)構(gòu)和盈利水平。采購過程主要包括供應(yīng)商選擇、采買、合同管理、催交、檢驗、物流、倉儲、單證、供應(yīng)商后評價等多項活動，其中催交和檢驗活動的人工時一般占到整個采購活動的50%以上。將采購工作中的催交和檢驗業(yè)務(wù)分包，不僅可以降低成本，靈活應(yīng)對內(nèi)外環(huán)境的影響，更可以集中精力于核心業(yè)務(wù)，具有非?，F(xiàn)實的意義。

本文分析催交檢驗服務(wù)外包的必要性、可行性和市場資源狀況，同時深入探討有效實施催交和檢驗服務(wù)外包管理。

1 催檢服務(wù)外包的必要性

根據(jù)采購管理的特點，其訂單量常常在短期達到高峰，由于訂單量龐大，訂單分布在全國各地，且多個項目交替進行，實際的催交和檢驗業(yè)務(wù)工作量遠遠超出了工程公司自有催交和檢驗人員的負荷能力，這給工程公司的人力資源管理帶來極大的壓力。

催交和檢驗都是專業(yè)化很強的工作，尤其是非標設(shè)備以及專利技術(shù)的成套設(shè)備，需要專業(yè)人員承擔(dān)。如果僅依靠工程公司自身的催檢力量來完成，在當公司業(yè)務(wù)量大的時候，必須招聘足夠數(shù)量的催交和檢驗專業(yè)人員;平時還需要進行日常管理、培訓(xùn)和貫標等活動。為非核心活動進行長期維護，無論從技術(shù)還是經(jīng)濟成本上都不劃算，尤其是有些公司還缺少這方面的專業(yè)資源和管理經(jīng)驗。

采購的核心業(yè)務(wù)是供應(yīng)商資源管理和采買管理。因此，在工程公司任務(wù)繁重、人力緊張的情況下，有必要將相對重要但非核心的催交和檢驗工作剝離出來，實施適度的外包。

2 外包資源的分析和管理存在的問題

國內(nèi)提供催交檢驗服務(wù)的市場資源主要是隨市場化進程紛紛出現(xiàn)的設(shè)備監(jiān)理公司，國外各質(zhì)量檢驗機構(gòu)的在華分支和各省市的鍋爐檢驗所等，它們都擁有較強的檢驗經(jīng)驗和檢驗員隊伍，其資質(zhì)和能力的調(diào)查結(jié)果見表1。

從表1可以看出，目前承擔(dān)設(shè)備監(jiān)造檢驗任務(wù)的主要是境內(nèi)監(jiān)理公司和國外檢驗機構(gòu)在華的分支機構(gòu)，而國家質(zhì)監(jiān)局下轄的檢驗機構(gòu)盡管分布很廣，但一般不承擔(dān)工程公司委托的催交和檢驗任務(wù)。

多數(shù)設(shè)備監(jiān)理公司希望擴大業(yè)務(wù)范圍，除了駐廠設(shè)備監(jiān)造，相當多的設(shè)備監(jiān)理公司也嘗試承擔(dān)一些單純的出廠檢驗任務(wù)，但是對于工程公司的檢驗業(yè)務(wù)來說，仍然不能滿足檢驗分包的需要。

相對于檢驗資源，催交服務(wù)資源更少，很多設(shè)備監(jiān)理公司已經(jīng)開始嘗試開展設(shè)備材料的催交工作，但尚不成熟，很難形成有效和足夠的資源來滿足工程公司項目管理需要的催交。而且，設(shè)備監(jiān)理服務(wù)市場尚在發(fā)展之中，其法規(guī)等尚待改進，服務(wù)范圍也受到限制。

很多工程公司都認識到催交檢驗服務(wù)外包的必要性，也將很多催交和檢驗任務(wù)分包給監(jiān)理公司和檢驗機構(gòu)，但目前催交和檢驗外包的效果并不盡人意。一方面不少服務(wù)商將催檢人員派到現(xiàn)場后疏于管理，把管理的職能交給工程公司，給工程公司增加不少管理難度;另一方面很多工程公司沒有形成成熟有效的外包管理體系，缺乏對催檢外包的有效管理，以包代管現(xiàn)象嚴重。

表1 部分催交和檢驗機構(gòu)資質(zhì)及能力調(diào)查結(jié)果表

3 外包管理的系統(tǒng)方法探討

針對存在的問題，工程公司不僅需要想方設(shè)法擴大分包，還需要在培育合格的外包資源和強化分包管理，形成有效的外包管理體系，實現(xiàn)對催檢服務(wù)外包的有效管理上下功夫。

3.1 培育催交服務(wù)資源

催交服務(wù)的外部資源相對有限，需要加強外部資源的培育工作，以使這項瑣碎耗時但又重要的工作有合適的組織機構(gòu)來承擔(dān)。

可先向一些小型設(shè)計所、項目管理公司和人員富余的檢驗機構(gòu)等聘用項目催交員，通過項目培訓(xùn)、鍛煉、使用，逐步培訓(xùn)出一批具備項目管理理念的合格催交員，然后通過這些組織機構(gòu)的再培訓(xùn)，逐步擴大合格催交員的隊伍。

3.1.1 樹立理念和明確職責(zé)

項目催交是指在采購訂單執(zhí)行期間(訂單簽訂到交付合格的產(chǎn)品)，通過定期和不定期地核查供應(yīng)商的設(shè)計、工藝準備、采購、制造、檢驗、包裝等過程狀態(tài)，及時地收集和處理信息，督促供應(yīng)商按時提交符合規(guī)定的供應(yīng)商文件和最終產(chǎn)品，從而實現(xiàn)滿足項目要求及時交付合格產(chǎn)品的目的。

催交工作的核心在于防患于未然，要及時發(fā)現(xiàn)供貨進度方面潛在或已出現(xiàn)的問題，及時報警，督促供應(yīng)商采取必要的補救和控制措施，防止進度拖延和費用超支。一旦出現(xiàn)供貨進度拖延，應(yīng)立即通過協(xié)調(diào)和控制措施，將可能引起的后果控制在對項目進度影響最小的程度。

催交員是合同運行過程中的問題發(fā)現(xiàn)者和問題解決促進人，其任務(wù)是跟蹤合同進程，及時發(fā)現(xiàn)或預(yù)見合同運行過程中的問題，采取措施，排除障礙，推動合同滿足目標。其主要工作職責(zé)有:

(1)對催交協(xié)調(diào)員/項目采購經(jīng)理負責(zé)，接受任務(wù)后應(yīng)立即與供應(yīng)商建立聯(lián)系。

(2)負責(zé)制訂采購合同的催交計劃并跟蹤采購合同執(zhí)行。

(3)催交供應(yīng)商圖紙和文件，跟蹤圖紙和文件的評閱，并在確認后及時返送。

(4)向供應(yīng)商傳遞項目相關(guān)的信息或決定。

(5)協(xié)調(diào)處理與供應(yīng)商供貨進度相關(guān)的問題。

(6)驗證實際制造狀態(tài)，對供應(yīng)商即將發(fā)生或已發(fā)生的延遲，及時向催交協(xié)調(diào)員匯報，并按照項目的要求，督促供應(yīng)商采取必要的措施。

(7)按時填寫催交報告及相關(guān)文件，至少送達催交協(xié)調(diào)員。

(8)需要進行工廠檢驗時，如見證點和停檢點，負責(zé)向催交協(xié)調(diào)員發(fā)出《檢驗通知》。

(9)跟蹤到貨狀態(tài)、催交竣工文件，負責(zé)合同關(guān)閉。

3.1.2 培育催交組織，掌握工作流程和方法

(1)建立催交計劃是催交工作的一個重要的里程碑，表明催交工作進入正常軌道:①確認了合同的執(zhí)行人;②合同執(zhí)行人已經(jīng)掌握合同的要求;③合同執(zhí)行人針對合同的特點，規(guī)定了必要的催交活動，包括開工會、預(yù)檢會、催交訪問、檢驗、運輸?shù)确矫娴陌才?④催交計劃的制定對后續(xù)的催交工作具有指導(dǎo)意義，使催交工作的執(zhí)行和考核有了明確的依據(jù)。

(2)催交員一旦接到任務(wù)單，應(yīng)立即著手了解供應(yīng)商的組織情況，明確溝通渠道，建立聯(lián)絡(luò)關(guān)系，確保在合同執(zhí)行過程中始終保持有效溝通，避免無效聯(lián)絡(luò)。這件事如果在開始沒有做好，那么催交員有必要在開工會上或第一次催交訪問時確認。

(3)催交員應(yīng)為每個合同/訂單建立檔案，在檔案中應(yīng)當有催交筆記和提示單。催交筆記是催交員每次與供應(yīng)商聯(lián)系的記錄，所有在筆記中提及的證據(jù)資料都應(yīng)是檔案的組成部分，比如合同文件、生產(chǎn)計劃及其更新、供應(yīng)商提交和批準的文件提交計劃表、提交已批復(fù)的圖紙和設(shè)計文件、提交和批復(fù)的過程控制文件、檢驗通知、檢驗報告、不一致項處理報告或記錄、裝箱單、竣工文件等。如果條件不允許存檔紙質(zhì)文件，那么應(yīng)有電子版的存檔件，即使沒有電子版的存檔件，也應(yīng)說明文件的去處，以備查閱。

催交工作流程見圖1。

(4)建立雙向責(zé)任機制與互動的催交體系:①應(yīng)將工程公司的需要傳達給供應(yīng)商，讓供應(yīng)商明白項目的具體情況、項目位置、目前進展，所供的貨物是哪個部分，該部分可能在什么時候安裝，設(shè)備的不及時安裝可能對項目造成怎樣的影響，讓供應(yīng)商成為整個項目催交團隊的一員，他們就會主動地關(guān)注項目設(shè)備的進展，為項目進展出謀劃策;②告訴供應(yīng)商按時交貨的好處，不能按時交貨的不良后果(可能給雙方造成的損失，而不是買方單方面的損失，尤其是對其信譽的影響)等，讓供應(yīng)商切實感受到壓力。

當把選擇的權(quán)力交給對方，對方的選擇常常會讓我們滿意。因此整個訂單執(zhí)行過程中，把項目的需要傳達給供應(yīng)商，并主動了解供應(yīng)商的進展、存在問題和制約因素，替供應(yīng)商出謀劃策，幫助他們解決問題，建立良好的合作關(guān)系和互動機制，才能使催交工作落到實處，取得實際進展。

3.2 外部檢驗資源的維護和提升

相對催交資源，外部檢驗資源相對豐富，關(guān)鍵是應(yīng)當培育具備項目管理理念，能按照工程公司要求做好全過程檢驗的外部資源，充分利用設(shè)備監(jiān)理公司、境內(nèi)特檢機構(gòu)、境外檢驗機構(gòu)在華分支等諸多資源。

圖1 催交工作流程圖

項目檢驗就是按照訂單、技術(shù)附件、設(shè)計圖紙和項目檢驗程序的要求，對項目所采購的設(shè)備材料進行全過程控制，保證設(shè)備和材料的質(zhì)量達到設(shè)計要求的動態(tài)管理過程。檢驗工作的目的就是要保證供應(yīng)商能夠按照合同要求，提交符合規(guī)定的設(shè)備、材料以及包括圖紙、文件資料等其它非材料性的需求。

做好檢驗資源的管理關(guān)鍵是轉(zhuǎn)變檢驗資源的理念，由“你報我檢”被動檢驗轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃涌刂坪瓦^程管理;由主要關(guān)注安全性能轉(zhuǎn)變?yōu)榘踩阅芎桶惭b使用性能并重;同時還要求檢驗公司掌握過程方法，按照主動控制、預(yù)防為主;重點監(jiān)督、出廠見證;質(zhì)量優(yōu)先、過程控制的原則做好檢驗工作。

3.3 建立催交和檢驗分包管理體系

為了有效地控制催交和檢驗服務(wù)質(zhì)量，不能將催檢服務(wù)作為簡單的外包進行管理，而應(yīng)將催交和檢驗外包納入到整個項目采購管理體系之中。

3.3.1建立催檢服務(wù)商考察、篩選和評價制度

把催檢服務(wù)商的資源管理納入工程公司的供應(yīng)商管理之中，做好合格催檢服務(wù)商的準入、測評和后評價。在關(guān)注催檢服務(wù)商檢驗員資質(zhì)、能力的同時，關(guān)注其項目執(zhí)行能力和服務(wù)理念。

工程公司一般擁有較成熟的供應(yīng)商資源篩選、評價制度。其中供應(yīng)商考察和后評價是基礎(chǔ)管理工作的重要組成部分。

考察分為招標前和定標前的考察。對于實力雄厚的工程公司，可以采用招標前的考察制度，即資格預(yù)審，以便在后續(xù)的招標過程中有效地控制采購成本和服務(wù)商不符合的風(fēng)險。如果工程公司實力不足，可以采用定標前的考察，即資格后審，對可能中標的一個或兩個備選服務(wù)商進行考察，只有考察后評定為符合的服務(wù)商才能考慮中標。

考察應(yīng)至少包括對服務(wù)商的質(zhì)量體系、組織形式、人員配置、人員資質(zhì)和水平、服務(wù)意識、催檢服務(wù)計劃及執(zhí)行能力、技術(shù)支持、設(shè)備和設(shè)施及過程記錄的完備性等內(nèi)容。

服務(wù)商的后評價主要針對合同服務(wù)內(nèi)容，并不負責(zé)服務(wù)商的其它服務(wù)內(nèi)容。內(nèi)容應(yīng)包括但不限于以下方面:

(1)服務(wù)意識:一旦訂單下達，廠商要能迅速識別客戶的要求，包括客戶未明示但為規(guī)定用途所必須的要求，并將這些要求轉(zhuǎn)化到催檢計劃和實際中。

(2)與客戶的溝通能力:廠商能就催檢計劃、問題處理和客戶提出的要求等迅速反應(yīng)，并進行有效溝通。

(3)質(zhì)量體系:在合同執(zhí)行過程中，能證明其質(zhì)量體系符合ISO 9000的要求。

(4)計劃能力:服務(wù)商所做計劃的實現(xiàn)度和原因等。

(5)記錄及文件的可追溯性:包括監(jiān)理日志的過程記錄應(yīng)保存完整，可以追溯。

(6)過程的控制能力:廠商的設(shè)備、人員和程序應(yīng)與質(zhì)量體系要求相一致，并能有效地監(jiān)測工藝和產(chǎn)品質(zhì)量。

(7)不符合項的控制:保證不符合項能被識別、記錄、快速傳遞、控制和處理。

3.3.2 建立催檢人員的考評制度和辦法

(1)通過服務(wù)商的項目經(jīng)理進行系統(tǒng)管理，并不是要忽視服務(wù)商催檢人員的個體素質(zhì)的考評，工程公司的催檢協(xié)調(diào)員應(yīng)不定期地抽查或巡檢，隨時監(jiān)督并糾正催交員、檢驗員的不當行為。

(2)工程公司的催檢協(xié)調(diào)員應(yīng)出席包括預(yù)檢驗會議、原材料檢驗、質(zhì)量問題處理和出廠檢驗等重要的會議和催交檢驗活動。

(3)工程公司的催檢協(xié)調(diào)員應(yīng)定期或不定期地檢查催交員、檢驗員的工作日志，審核計劃內(nèi)容的完成情況，審視和評定催交員和檢驗員的職業(yè)道德、工作態(tài)度以及溝通、技術(shù)業(yè)務(wù)和學(xué)習(xí)等方面的能力。

3.3.3 注重系統(tǒng)管理，采用過程控制方法

項目催交和檢驗應(yīng)遵循“預(yù)防為主，重在過程，主動控制，動態(tài)管理”的原則，有計劃性、針對性和預(yù)見性地開展設(shè)備和材料催交和檢驗工作。對于關(guān)鍵設(shè)備和材料，除優(yōu)選設(shè)備/材料供貨商外，還要進行過程管理和駐廠監(jiān)造，這是保證采購產(chǎn)品質(zhì)量的主要手段。

首先，應(yīng)進行項目催檢策劃，做好項目催交和檢驗計劃，把催交和檢驗資源籌劃與催交檢驗分級、采買計劃和供應(yīng)商分布等緊密聯(lián)系起來。

其次，應(yīng)導(dǎo)入工程公司的項目管理的理念、先進的質(zhì)量管理手段和技術(shù)方法，主動幫助和指導(dǎo)服務(wù)商制定標準的項目采購要求和作業(yè)文件，并在合同簽訂后統(tǒng)一培訓(xùn)催交員和檢驗員，使服務(wù)商在短時間內(nèi)提升質(zhì)量管理水平和技術(shù)水平，增強質(zhì)量保證能力。同時還需要督促檢驗服務(wù)商建立項目管理體系，采購商可通過其項目經(jīng)理進行系統(tǒng)管理而不是個體控制。

最后，要注重過程方法，分階段做好催檢工作。

(1)在合同中應(yīng)明確付款條件，應(yīng)將制造過程的關(guān)鍵環(huán)節(jié)如設(shè)計圖紙、主材到貨、FAT、設(shè)備交貨、竣工圖和交工資料交付等作為付款控制里程碑，以便及時掌控制造進展。

(2)召開標前會、開工會、預(yù)檢驗會和技術(shù)交底會，使制造廠充分理解項目和訂單的要求，做好供應(yīng)商的圖紙、計算書、采購技術(shù)條件、分供方清單、原材料質(zhì)證書、ITP、制造方案等關(guān)鍵文件的審核把關(guān)工作和預(yù)防工作。對于代理商或庫存商簽約的合同，務(wù)必使合同的技術(shù)要求轉(zhuǎn)達到制造廠的設(shè)計、制造和檢驗的關(guān)鍵人員。

(3)關(guān)注訂單執(zhí)行前期的工作，做好設(shè)計階段、工藝文件編制和材料采購階段的催檢工作，尤其要重視前期圖紙設(shè)計和生產(chǎn)準備階段的催交工作，及時督促制造廠完成并盡早提交計算書、施工圖、訂貨技術(shù)條件，并督促設(shè)計人員及時審核并返回設(shè)計意見，盡快完成圖紙設(shè)計、工藝編制和主材訂貨工作。

(4)做好過程檢驗，重點關(guān)注設(shè)計文件審核、主材到貨驗收、關(guān)鍵制造環(huán)節(jié)的催檢管理，根據(jù)訂單催檢計劃的安排，周期性地訪問制造工廠。通過與供貨商密切溝通，了解詳細進程，發(fā)現(xiàn)可能存在的延遲，并及時采取糾正措施，以保證項目的順利進行。應(yīng)重點關(guān)注如圖紙?zhí)峤?、主材訂貨和到貨、開始制造、部件完成、整體組裝、工廠試驗、設(shè)備商檢、包裝出廠等重要的節(jié)點和里程碑;當存在可能的或已經(jīng)發(fā)生的延遲時，尤其是達不到里程碑進度的要求時，催交工程師應(yīng)該及時分析原因，幫助制造廠盡快落實和解決，并有責(zé)任根據(jù)實際情況提出提高合同催交等級、駐廠催交等建議。對于影響項目整體進展的長周期和關(guān)鍵設(shè)備材料等，必要時需要項目部和公司高層進行協(xié)調(diào)。同時做好過程檢驗工作，內(nèi)容包括檢查主要原材料的材質(zhì)證明文件，審查制造工廠各崗位操作人員的相關(guān)資質(zhì)(如焊工，NDE人員持證上崗)，審核制造廠相關(guān)制造、檢驗工藝文件(如WPS，PQR，熱處理工藝，NDE程序，壓力實驗工藝等)，見證關(guān)鍵制造工序、檢驗控制點，進行必要的獨立檢查與檢測(如NDE、尺寸、精度檢測)。

(5)特別要注重出廠前的檢驗工作，設(shè)備、材料制造完工后，做好油漆、包裝、標識、外觀、數(shù)量和隨貨報驗文件的逐項檢查。嚴格實行檢驗放行制度，努力實現(xiàn)對供方產(chǎn)品100%質(zhì)量驗證，保證設(shè)備和材料出廠的質(zhì)量。

4 結(jié)語

(1)強調(diào)提高生產(chǎn)率和核心競爭力，關(guān)注產(chǎn)業(yè)/專業(yè)配合與協(xié)調(diào)，降低成本、縮減規(guī)模的理念，使企業(yè)更加專注于業(yè)務(wù)的核心部分，不斷剝離非核心業(yè)務(wù)，乃至核心業(yè)務(wù)的非核心部分。外購/外包或分包成為這種管理最常用手段，在未來，催檢服務(wù)分包有很大的發(fā)展空間。工程公司把有限的人力轉(zhuǎn)移到提高催交及檢驗的管理能力上，從執(zhí)行催檢業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)到選擇和管理催交及檢驗外部資源，制定催交、檢驗及協(xié)調(diào)程序，不但可以提高工作效率，更能提升核心競爭力。要做好催檢外包管理，就要建立完善的管理流程，抓住工作要點，真正實現(xiàn)催檢外包對提高整體采購效率的貢獻。

(2)工程公司擁有較完善的項目采購執(zhí)行程序和項目作業(yè)文件，通過項目的催交和檢驗協(xié)調(diào)員的管理，把這些系統(tǒng)的管理要求轉(zhuǎn)接到對外部服務(wù)商的管理上，將推動工程公司成本結(jié)構(gòu)的變革以及催檢服務(wù)外包業(yè)務(wù)的發(fā)展，具有深遠的意義。

1 Michiel R.Leenders(加)，Harold E．Fearon(美)著，張杰，張群譯．采購與供應(yīng)鏈管理［M］．北京:機械工業(yè)出版社，2001．

2 周云．采購成本控制與供應(yīng)商管理［M］．北京:機械工業(yè)出版社，2009．

As a core link for EPC general contract，procurement has an impact on not only the delivery and quality for the project，but also the cost and profit for the engineering company．Subcontract the expediting and inspection of non-core，can not only reduce the complexity，difficulty and，but also concentrate on the core businesses to serve the EPC general contract better．To establish the effective procurement outsourcing management system，actively cultivate outside expediting resources and expand the outsourcing of expediting are the key to realize the effective procurement outsourcing management．

Outsourcing and Management of Expediting and Inspection for Engineering Company

Zhou Ranhua，et al
(China Huanqiu Contracting＆Engineering Corp.，Beijing 100029)

expeditinginspectionoutsourcing management

*周然華:高級工程師。1993年畢業(yè)于北京化工大學(xué)腐蝕與防護專業(yè)。長期從事于工程采購管理工作。聯(lián)系電話:(010)58676966，E－mail:zhouranhua@hqcec.com。

2011－04－21)