石河子大學(xué)經(jīng)濟貿(mào)易學(xué)院 王偉國 李金甜

記賬憑證自動生成機理研究
——基于事項憑證業(yè)務(wù)活動的記錄

石河子大學(xué)經(jīng)濟貿(mào)易學(xué)院 王偉國 李金甜

一、基于事項憑證的會計流程分析

與傳統(tǒng)賬務(wù)流程相比，基于事項憑證的會計流程具體如圖1所示，主要從兩個方面進行了改進：一是在原始憑證到記賬憑證中引入了事項憑證；二是除通過事項憑證生成記賬憑證外，還有其他模型。

基于事項憑證的會計流程特點包括：一是該流程以事項憑證為核心，更加符合現(xiàn)代數(shù)據(jù)處理的理念；二是基于事項憑證的賬務(wù)流程，事項憑證類別的設(shè)置是一項重要的工作，各類別的事項憑證中定義了經(jīng)濟活動要采集的事項和經(jīng)濟活動的業(yè)務(wù)規(guī)則，這樣就保證了經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生到完成始終在事項憑證中記錄，事項憑證成為傳統(tǒng)賬務(wù)處理的基礎(chǔ)和其他決策模型的基礎(chǔ)；三是通過事項憑證對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的原始數(shù)據(jù)進行完整的記錄和反映，經(jīng)濟業(yè)務(wù)的發(fā)起部門選擇事項憑證類別填寫業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，涉及的其他部門按照業(yè)務(wù)規(guī)則在同一張事項憑證中填寫各自業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，從而使某經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動能夠通過事項憑證得到全面的記錄和反映；四是有利于實現(xiàn)事項憑證到記賬憑證的自動生成設(shè)計，在事項憑證類別設(shè)計中，可以建立事項憑證類別與記賬憑證模板的對應(yīng)關(guān)系，事項憑證產(chǎn)生后通過記賬憑證模板自動生成記賬憑證；五是有利于簡化現(xiàn)行系統(tǒng)中科目設(shè)置的復(fù)雜程度，改變在總賬中增加輔助核算的機制，簡化傳統(tǒng)賬務(wù)處理過程；六是傳統(tǒng)的記賬憑證到報表的處理過程進一步簡化。以事項憑證的存儲為核心，減少人為環(huán)節(jié)，為后續(xù)的處理過程的自動化實現(xiàn)提供支持。

二、人工編制記賬憑證的過程分析

傳統(tǒng)會計流程中記賬憑證的生成過程是會計人員對經(jīng)濟業(yè)務(wù)確認與計量的過程，會計人員依據(jù)專業(yè)知識和經(jīng)濟業(yè)務(wù)原始憑證經(jīng)過職業(yè)判斷、確認企業(yè)會計要素增減變化，并記錄形成記賬憑證，也就是根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)完成對記賬憑證各項賦值。如圖2所示，會計人員根據(jù)經(jīng)濟業(yè)務(wù)編制記賬憑證的過程可以概括如下：

一是會計人員采集經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的原始信息，不能進行貨幣計量的交給其他系統(tǒng)處理，能夠進行貨幣計量的獲得原始憑證；二是會計人員根據(jù)原始憑證，依照會計準(zhǔn)則的規(guī)定和企業(yè)會計科目會計分錄；三是會計人員填制記賬憑證中的其他信息。四是生成記賬憑證。

這是一個抽象簡化的會計人員編制記賬憑證過程圖，它實際上是一個復(fù)雜的處理過程。就收集經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的特征信息而言，每個企業(yè)的業(yè)務(wù)繁多，不同業(yè)務(wù)收集不同特征信息，會計人員在處理業(yè)務(wù)時已經(jīng)對經(jīng)濟業(yè)務(wù)進行了分類，經(jīng)濟業(yè)務(wù)應(yīng)分為哪些類別才有利于會計確認與計量等許多問題在會計人員收集業(yè)務(wù)前建立了知識庫。有了經(jīng)濟業(yè)務(wù)的類別，會計人員是如何按類別進一步確認與計量；每一項具體的業(yè)務(wù)中，有哪些條件決定了處理方法和數(shù)據(jù)的選取，在一項業(yè)務(wù)處理完成后會計人員如何積累經(jīng)驗，這些問題，由人的智能來實現(xiàn)時，可以不深入了解，但是計算機完成必須深入分析。

三、事項憑證自動生成記賬憑證的機制分析

實現(xiàn)計算機自動生成記賬憑證也就是計算機自動完成對一張空白的記賬憑證的各個數(shù)據(jù)項賦值。傳統(tǒng)方式下會計人員根據(jù)原始憑證，結(jié)合學(xué)習(xí)的專業(yè)知識、經(jīng)驗，完成對記賬憑證各數(shù)據(jù)項的賦值。當(dāng)經(jīng)濟業(yè)務(wù)發(fā)生后，計算機獲得經(jīng)濟業(yè)務(wù)事項信息后，能夠自動處理，生成記賬憑證。傳統(tǒng)方式下，通過原始憑證獲得的經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動信息，原始憑證獲得的經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息交給計算機處理表現(xiàn)出復(fù)雜性和信息的不全面性。為了更好的表示經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息，可以引入事項憑證，通過事項憑證對經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動進行記錄、處理后，將事項憑證表示的經(jīng)濟業(yè)務(wù)信息交給計算機處理，這樣就能夠大大簡化處理過程。記賬憑證中的數(shù)據(jù)項能否通過根據(jù)事項憑證和規(guī)則庫自動生成，傳統(tǒng)的記賬憑證包括憑證類別、編號、制證日期、附件張數(shù)、摘要、科目代碼、科目名稱、借方金額、貸方金額、制證人、審核人、記賬人、主管簽名等數(shù)據(jù)項。數(shù)據(jù)項中分為憑證數(shù)據(jù)項和分錄數(shù)據(jù)項。憑證數(shù)據(jù)項包括憑證類別、編號、制證日期、附件張數(shù)、制證人、審核人、記賬人、主管簽名，憑證數(shù)據(jù)項的目的是保證記賬憑證真實、可靠、可審核、有序而設(shè)置的。分錄數(shù)據(jù)項包括摘要、科目代碼、科目名稱、借方金額、貸方金額，目的是記錄經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的類別和貨幣計量的價值信息。這樣看來，記賬憑證的核心是分錄數(shù)據(jù)項。以下對記賬憑證中每一個數(shù)據(jù)項的生成進行分析。

憑證類別可以根據(jù)事項憑證設(shè)置生成；編號由系統(tǒng)生成記賬憑證時自動編號；制證日期通過制證時的系統(tǒng)日期生成；附件張數(shù)改為對應(yīng)事項憑證的編號；摘要通過事項憑證中業(yè)務(wù)說明生成；科目代碼和科目名稱，不同企業(yè)在科目應(yīng)用上存在差異，但一級科目是統(tǒng)一的，通過末級科目生成記賬憑證，難度大，為此，規(guī)定記賬憑證中僅體現(xiàn)一級科目，明細事項（科目）由事項憑證體現(xiàn)，在事項憑證和記賬憑證中建立一對多的對應(yīng)關(guān)系，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)總和分的邏輯；借方金額、貸方金額通過事項憑證中數(shù)據(jù)項建立計算公式生成。這樣記賬憑證的各數(shù)據(jù)項都能夠通過事項憑證生成。如果事項憑證與記賬憑證建立的是一對多的關(guān)系，可以考慮為每個事項憑證建立一個記賬憑證模板來生成記賬憑證。

四、銷售——收款業(yè)務(wù)活動例析

一是銷售——收款業(yè)務(wù)描述。銷售業(yè)務(wù)包含正常銷售和銷售退貨。正常銷售業(yè)務(wù)可從銷售報價單開始，也可從銷售訂單開始，本文從銷售訂單開始，客戶根據(jù)報價單提出購買商品，經(jīng)購銷雙方確認形成銷售訂單，經(jīng)銷售主管確認提交開票人員開出銷售發(fā)票。有的企業(yè)是現(xiàn)發(fā)貨再開票，有的是開票與發(fā)貨同時進行，有的是先開票后發(fā)貨。這里采用先開票后發(fā)貨。銷售發(fā)票經(jīng)確認后，一聯(lián)交給客戶，作為提貨憑據(jù)，另一聯(lián)交倉庫管理員出庫處理，第三聯(lián)交由財務(wù)部門進行賬務(wù)處理；管理員收到銷售部門開出的銷售發(fā)票后，填寫出庫單，經(jīng)倉庫主管確認后可進行出庫處理。出庫單一聯(lián)交財務(wù)部門進行核算，另一聯(lián)用來登記庫存臺賬，第三聯(lián)可作為填寫發(fā)運單的依據(jù)。財務(wù)人員進行銷售收款處理，確認銷售收入和成本，涉及往來賬的進行核銷。銷售退貨業(yè)務(wù)，現(xiàn)有客戶填寫退貨通知單，交銷售部門確認，填寫退貨發(fā)票，確認后交倉庫管理員填寫紅字銷售出庫單進行入庫處理。財務(wù)部門退款，填寫紅字收款單進行付款，已進行核算處理的，做紅字沖銷。

二是銷售——收款業(yè)務(wù)事項憑證類別設(shè)計。銷售業(yè)務(wù)處理過程涉及銷售訂單、發(fā)票、出庫單、收款單等單據(jù)，涉及銷售部、倉儲部、財務(wù)部等部門，經(jīng)過分析可知，可將銷售業(yè)務(wù)用以下事項憑證類別表示整個業(yè)務(wù)：①確認銷售訂單事項憑證：這個憑證涉及銷售部門的人員和客戶之間的關(guān)系，憑證內(nèi)容主要來自銷售訂單數(shù)據(jù)。②開票——出庫——結(jié)算事項憑證：這個憑證涉及銷售部、倉儲部、財務(wù)部三個部門，發(fā)票數(shù)據(jù)項目主要數(shù)據(jù)來自訂單確認事項憑證，出庫數(shù)據(jù)項目主要來自發(fā)票，財務(wù)部門確認以上的事項，準(zhǔn)備生成記賬憑證的相關(guān)數(shù)據(jù)。③確認退貨單事項憑證：該憑證涉及銷售部門的人員和客戶之間的關(guān)系，憑證內(nèi)容主要來自客戶退貨通知單數(shù)據(jù)。④退貨票——紅字出庫——紅字收款事項憑證：這個憑證設(shè)計銷售部、倉儲部、財務(wù)部三個部門，退貨發(fā)票數(shù)據(jù)項目主要數(shù)據(jù)來自“退貨單確認”事項憑證，紅字出庫數(shù)據(jù)項目主要來自紅字發(fā)票，財務(wù)部門確認以上的事項進行退款處理，準(zhǔn)備生成記賬憑證相關(guān)數(shù)據(jù)。⑤收款單確認事項憑證：這個憑證在出納收到貨款時填制，應(yīng)找到對應(yīng)的業(yè)務(wù)事項憑證，如果是預(yù)收款對應(yīng)訂單確認事項憑證，如果是現(xiàn)收款或應(yīng)收款對應(yīng)開票——出庫——結(jié)算事項憑證。著重分析“開票—出庫—收款”事項憑證生成記賬憑證的機制。如表1所示。

表1 事項憑證 編號:001 大類：銷售/收款 類別:開票-出庫-收款 摘要:*********

如表1所示，“開票—出庫—收款”事項憑證由三部分構(gòu)成：開發(fā)票確認銷售；產(chǎn)成品出庫成本核算；銀行到賬或沖減應(yīng)收、預(yù)收。付款方式分為先交錢后提貨、交錢就提貨、先提貨后交錢三種，不同的付款方式會計業(yè)務(wù)處理不同。

（1）先交錢后付款（預(yù)收方式）的會計處理。

訂單確立后形成預(yù)收賬款：

借：銀行存款 A1

貸：預(yù)收賬款 A1

開出銷售發(fā)票形成銷售收入：

借：應(yīng)收賬款 B1

貸：銷售收入 B1

出庫進行成本結(jié)算：

借：銷售成本 C1

貸：產(chǎn)成品 C1

銀行進賬結(jié)算貨款：

借：銀行存款 E1

預(yù)收賬款 F1

貸：應(yīng)收賬款 F1+E1

需要確認：業(yè)務(wù)分錄正確性；各分錄中的貨幣值的生成。

（2）交錢時提貨的會計處理。

開出銷售發(fā)票、銀行進賬：

借：銀行存款 A2

貸：銷售收入 A2

出庫結(jié)算成本：

借：銷售成本 B2

貸：產(chǎn)成品 B2

（3）先提貨后交錢（應(yīng)付方式）的會計處理

開出銷售發(fā)票：

借：應(yīng)收賬款 A3

貸：銷售收入 A3

出庫結(jié)算庫存成本：

借：庫存成本 B3

貸：產(chǎn)成品 B3

收到貨款：

借：銀行存款 C3

貸：應(yīng)收賬款 C3

三是根據(jù)事項憑證中的數(shù)據(jù)計算各項值的公式。

A1=W1 B1=Q1*P1 C1=Q2*P2 E1=W2 F1=W1

A2=Q1*P1=W1 B2=Q2*P2

A3=Q1*P1 B3=Q2*P2 C3=W1+W2+…+Wn

四是其他說明。通過分析“開票—出庫—收款”事項憑證對應(yīng)的多張記賬憑證是能夠通過程序自動生成的，前提是通過事項憑證建立完整的業(yè)務(wù)邏輯，并對能夠進行貨幣計量的事項憑證設(shè)置其對應(yīng)的記賬憑證。另外，記賬憑證只能使用通用的總賬科目，而明細分類賬、日記賬如何通過記賬憑證與事項憑證的關(guān)系反映仍需深入研究。

［1］張永雄：《基于事項法的會計信息系統(tǒng)構(gòu)建研究》，《會計研究》2005年第10期。

［2］王偉國：《基于事項會計理論的會計流程探討》，《中國管理信息化》2009年第3期。

（編輯 代 娟）