馬立芝

（安新供電有限責(zé)任公司，保定 071600）

淺議信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電力營銷信息系統(tǒng)內(nèi)部控制

馬立芝

（安新供電有限責(zé)任公司，保定 071600）

0 引言

隨著供電企業(yè)各項生產(chǎn)營銷系統(tǒng)的建立與使用,各類信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制是否健全、風(fēng)險是否得到有效控制已成為大家關(guān)注的重要課題。

近年來供電企業(yè)營銷管理上線運行的重要信息系統(tǒng)有計量管理系統(tǒng)、抄表系統(tǒng)、電費回收系統(tǒng)、95598呼叫系統(tǒng)等。這些信息系統(tǒng)的建立與運用能解決人工難以及時處理大量信息數(shù)據(jù)、難以及時進行復(fù)雜運算分析的難題,利用信息系統(tǒng)可以將人工處理的程序、模型預(yù)先設(shè)計好,幫助企業(yè)高效率地管理營運過程,幫助企業(yè)及時獲取并提煉重要的信息。但這些系統(tǒng)是否安全、是否符合內(nèi)控要求,信息數(shù)據(jù)是否完整準(zhǔn)確,卻是企業(yè)一直忽視的問題。因此,加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電力營銷內(nèi)部控制是非常必要的,通過內(nèi)部控制可以獲悉系統(tǒng)的安全風(fēng)險,堵塞系統(tǒng)漏洞,切實發(fā)揮信息系統(tǒng)在企業(yè)發(fā)展決策方面的支撐作用。

1 電力營銷信息系統(tǒng)及內(nèi)部控制概述

電力營銷信息系統(tǒng)是企業(yè)整體內(nèi)部控制的有機組成部分,是企業(yè)經(jīng)營成果的體現(xiàn)。營銷系統(tǒng)是現(xiàn)代企業(yè)重要職能部門,其職能是反映企業(yè)一定時點業(yè)務(wù)狀況和一定時期經(jīng)營成果的體現(xiàn),并保證企業(yè)各項營銷業(yè)務(wù)信息準(zhǔn)確、及時。營銷系統(tǒng)提供的營銷數(shù)據(jù)信息是企業(yè)高層管理人員把握企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險的主要途徑,沒有營銷系統(tǒng)提供的信息,企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險控制將無從下手。因此,營銷信息系統(tǒng)是企業(yè)整體內(nèi)部控制必不可缺的組成部分。

2 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下營銷信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的改變

2.1 歷史核算監(jiān)督控制轉(zhuǎn)化為適時內(nèi)部營銷控制

電力營銷活動將電能產(chǎn)品作為生活必需品提供給全社會,解決電能的生產(chǎn)與消費之間存在的各種矛盾。企業(yè)也把對電量電費的核算做為焦點,進行監(jiān)督控制。新形勢下,電力營銷信息系統(tǒng)內(nèi)部控制應(yīng)當(dāng)關(guān)注觀念革新,即要把企業(yè)的核算過程監(jiān)控作為切入點,建立和完善核算制度,以企業(yè)最終經(jīng)營成果作為內(nèi)部控制的依據(jù)。新的營銷信息系統(tǒng)內(nèi)部控制觀念中最關(guān)鍵的是要規(guī)避傳統(tǒng)經(jīng)濟模式下企業(yè)核算制度的缺陷,真正建立客觀真實地反映企業(yè)在新經(jīng)濟模式下的核算指標(biāo)體系。在傳統(tǒng)經(jīng)濟模式下多為單純的抄收數(shù)據(jù),而對影響核算指標(biāo)的業(yè)擴、計量等相關(guān)數(shù)據(jù)反映的很不充分;但在新經(jīng)濟模式下,影響電力企業(yè)經(jīng)營績效的不只是抄核收,還要嚴(yán)格控制計量信息的準(zhǔn)確率和業(yè)務(wù)流程的及時傳遞。

2.2 營銷信息流作為重要的營銷信息系統(tǒng)內(nèi)部控制內(nèi)容

營銷信息為企業(yè)內(nèi)部控制機制提供了直接的輸入變量,它的每一個環(huán)節(jié)都是一個控制的過程。傳統(tǒng)的內(nèi)部營銷內(nèi)容針對不同職能建立了獨立的子系統(tǒng),有業(yè)擴報裝控制、計量管理控制、核算控制。面對新經(jīng)濟環(huán)境,作為重要信息集成系統(tǒng)的營銷信息系統(tǒng)有著獨一無二的重要地位,為了適應(yīng)信息社會特有的管理組織模式,營銷內(nèi)部控制應(yīng)打破各職能部門的界限,以營銷信息為核心來設(shè)計整合模式,融合各子系統(tǒng)的信息孤島,最后形成以營銷信息控制系統(tǒng)為核心的企業(yè)級內(nèi)部控制系統(tǒng)。

2.3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對營銷信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制架構(gòu)

1)營銷內(nèi)部控制方式有所改變。

工業(yè)經(jīng)濟時代,營銷內(nèi)部控制方式是高層控制低層,一層控制一層。而在新經(jīng)濟時代,由于網(wǎng)絡(luò)可以及時傳遞各種信息,而許多知識和重要信息主要分散在企業(yè)的基層。因此,企業(yè)內(nèi)部由最基層建立起的營銷控制小組,將是實行自我控制最佳的控制方式。

2)營銷內(nèi)部控制的范圍有所擴展。

傳統(tǒng)工業(yè)經(jīng)濟時代的營銷內(nèi)部控制側(cè)重于內(nèi)部管理。隨著電子信息技術(shù)的發(fā)展,營銷業(yè)務(wù)可以和客戶或其他行業(yè)進行資源共享。過去的過界現(xiàn)象逐漸消失,營銷內(nèi)部控制的范圍不再局限于內(nèi)部,完全可以通過互聯(lián)網(wǎng)進入其它合作伙伴的信息系統(tǒng),實現(xiàn)內(nèi)部控制的宏觀化和一體化。

3)營銷內(nèi)部控制程序由順序化向并行化發(fā)展。

在新經(jīng)濟時代,由于網(wǎng)絡(luò)和普遍采用的視窗工作方式,這樣內(nèi)部控制可以由順序化向并行化發(fā)展。通過這種方式可以使?fàn)I銷業(yè)擴、計量、核算、抄表、收費人員并肩工作,共同控制營銷各節(jié)點。

4)營銷內(nèi)部控制關(guān)系由命令與控制向集中與協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)變。

在工業(yè)經(jīng)濟時代,企業(yè)內(nèi)部等級非常明顯,工作先按過程分解,然后通過命令和控制再將其進行連接,指令往往來自企業(yè)上層。在新經(jīng)濟時代,企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)可以很方便地使內(nèi)部人員之間及與外部人員之間平等,動態(tài)地進行協(xié)作和溝通。企業(yè)中每一個人都是網(wǎng)絡(luò)中的知識貢獻者,都可以成為企業(yè)控制網(wǎng)絡(luò)上的決策點或節(jié)點,都可以盡可能地做出自己最大的貢獻。

3 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下營銷信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重建

3.1 重新調(diào)整內(nèi)部控制中的內(nèi)在關(guān)系

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)突破了信息傳遞和信息處理的瓶頸,管理的幅度增大,層次減少,金字塔型的組織結(jié)構(gòu)逐漸趨于扁平,隱藏在這一表征后面的實質(zhì)是從根本上對組織的人員和職能之間的關(guān)系的重新界定。網(wǎng)絡(luò)使得內(nèi)、外部人員平等地進行動態(tài)協(xié)調(diào)和溝通,企業(yè)中的每一個人都可以成為網(wǎng)絡(luò)上控制的一個決策點或節(jié)點,內(nèi)部控制由命令與控制向集中與協(xié)調(diào)轉(zhuǎn)變。它需要營銷信息系統(tǒng)能為網(wǎng)絡(luò)結(jié)點上的企業(yè)信息使用人員平等提供他們所需的營銷信息,通過建立“層次順序”流暢的“意見溝通”管理,有效的“協(xié)調(diào)”與“合作”體系,提供良好的規(guī)劃、執(zhí)行、控制和監(jiān)督活動的框架,使企業(yè)員工能及時掌握企業(yè)的營運狀況,實時進行業(yè)務(wù)過程控制和經(jīng)營決策工作。

3.2 建立健全的營銷組織結(jié)構(gòu)

按照公司要求對營銷組織機構(gòu)進行適當(dāng)?shù)恼{(diào)整,以適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的要求,營銷管理分為客戶檔案管理、業(yè)擴報裝管理、計量管理、電量電費管理、抄表管理等。組織結(jié)構(gòu)的設(shè)置必須適合企業(yè)的實際規(guī)模,符合企業(yè)總體經(jīng)營目標(biāo),并且按精簡、合理的原則對組織機構(gòu)的設(shè)置,并進行成本效益分析。

3.3 建立新型的風(fēng)險控制體系

為了規(guī)避風(fēng)險,企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動需要相應(yīng)的內(nèi)部控制制度創(chuàng)新作保證。因此借助于網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù),利用信息資源,及時的將業(yè)擴、計量、核算各節(jié)點信息進行收集和整理,通過計算機的多模型模擬,進行篩選、匯總、分析。及時調(diào)控經(jīng)營風(fēng)險,完善運營決策,是一個越來越被重視的領(lǐng)域。建立營銷信息的內(nèi)部控制,不能不考慮其賴以生存的環(huán)境及企業(yè)內(nèi)外部各種風(fēng)險因素。在信息高速發(fā)展的網(wǎng)絡(luò)時代,信息的傳遞、處理和反饋的速度都大大加快了,由此導(dǎo)致企業(yè)會常常同時改變業(yè)務(wù)和信息過程。在這個改變過程中,不能再盲目地采用傳統(tǒng)的控制政策和程序,而必須重新評價它,以適應(yīng)新業(yè)務(wù)發(fā)展的需要。

3.4 營銷信息系統(tǒng)的開發(fā)與建設(shè)

為了規(guī)范縣供電企業(yè)營銷管理信息系統(tǒng)的業(yè)務(wù)和流程,實現(xiàn)系統(tǒng)建設(shè)的規(guī)范性、實用性、先進性等基本功能,按照省市電力公司企業(yè)營銷管理信息系統(tǒng)的開發(fā)、建設(shè)要求,安新供電公司于2008年12月開始籌備搭建營銷系統(tǒng)一體化平臺。實現(xiàn)了營銷管理信息系統(tǒng)從業(yè)擴報裝、電能計量、客戶檔案到電費核算的完整的流程化的閉環(huán)管理,對于電費核算也實現(xiàn)了抄核收完全分離。

1)程序設(shè)計必須健全數(shù)據(jù)核對環(huán)節(jié)

營銷信息系統(tǒng)能提高企業(yè)管理效率,提升企業(yè)服務(wù)水平,提高企業(yè)競爭應(yīng)變能力,但這一切是建立在信息系統(tǒng)能提供完整、真實、準(zhǔn)確數(shù)據(jù)基礎(chǔ)上的。如果數(shù)據(jù)經(jīng)過信息系統(tǒng)的一系列加工處理,其中發(fā)生了部分溢出、丟失或變異,那么信息系統(tǒng)會輸出錯誤的數(shù)據(jù),經(jīng)營管理者依靠錯誤的數(shù)據(jù)肯定不會得出正確的結(jié)論。因此信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)完整準(zhǔn)確是首先要保證的。如何保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確呢,一般情況下采用在重要數(shù)據(jù)輸入前和處理輸出后進行總量比對、結(jié)構(gòu)比對、邏輯驗證等方法驗證數(shù)據(jù)是否完整準(zhǔn)確。

2)系統(tǒng)建設(shè)必須考慮數(shù)據(jù)安全存放

一般情況下數(shù)據(jù)是否安全主要考慮兩個方面,一是數(shù)據(jù)庫是否安全,能否防止非法訪問,如果發(fā)生有非法訪問,或是發(fā)生惡意修改、篡改數(shù)據(jù)情況的,系統(tǒng)是否會留下記錄,能否及時告警。另外一方面是數(shù)據(jù)存放介質(zhì)是否可靠,有無備份,重要數(shù)據(jù)是否異地存放,防止自然災(zāi)害對數(shù)據(jù)安全的危害。

3)系統(tǒng)開發(fā)要考慮涉密策略

信息系統(tǒng)必須建立用戶身份的驗證機制,對信息系統(tǒng)的訪問必須使用用戶名和密碼,而且每個用戶帳號被授予唯一的用戶。同時要制定嚴(yán)謹(jǐn)?shù)拿艽a政策,并根據(jù)密碼政策在系統(tǒng)固化相應(yīng)的設(shè)置,以避免用戶使用安全級別低的密碼。公司密碼政策具體包括:用戶密碼長度不得低于8位,密碼編碼規(guī)則采用數(shù)字+字母(或其它符號)的方式,并定期更換,防止口令被盜;系統(tǒng)與其他的接口程序之間均采用中間表訪問方式,重新建立帳號按需分配權(quán)限,超級管理員帳號由公司統(tǒng)一人員專門保管。

4 系統(tǒng)運維要嚴(yán)格遵守內(nèi)控規(guī)定

4.1 用戶賬號變更嚴(yán)格履行審批手續(xù)

對營銷信息系統(tǒng)的用戶創(chuàng)建和授權(quán)必須通過信息系統(tǒng)主管部門負(fù)責(zé)人審批后,方可由系統(tǒng)管理員在系統(tǒng)中創(chuàng)建用戶帳號,以避免未經(jīng)授權(quán)帳號及權(quán)限的創(chuàng)建或修改。在員工工作調(diào)動或離職等工作職能發(fā)生變化時,由人力資源部或用戶所在部門及時正式書面通知系統(tǒng)維護部門,由系統(tǒng)管理員更新或刪除其相應(yīng)的訪問權(quán)限。

4.2 重要操作要嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核、審批制度

對營銷信息系統(tǒng)的重要操作如涉及數(shù)據(jù)增加、修改、變更等要堅持復(fù)核、審批制度,即一人操作、一人復(fù)核再加上主管審批,防止誤操作。在大家都熟悉的核算系統(tǒng)中電量電費必須要經(jīng)過復(fù)核才能入帳,這也是遵循內(nèi)控規(guī)定的重要體現(xiàn)。以業(yè)擴報裝管理系統(tǒng)為列,業(yè)擴報裝必須設(shè)置專人審批流程,專人負(fù)責(zé)審批過程?？头芾砣藛T接受客戶申請后,將信息錄入操作系統(tǒng)并提交,經(jīng)勘查、設(shè)計、施工、驗收、審核歸檔等各環(huán)節(jié)需要層層把關(guān),逐級審批,最后轉(zhuǎn)入用電抄核收工作流程。

4.3 系統(tǒng)操作要有完善的記錄

一般信息系統(tǒng)本身會具有記錄的功能,將維護人員的維護操作全部記錄下來,生成專門的維護日志,供主管定期審閱。但對于在程序開發(fā)時未提供完善的記錄功能的個別信息系統(tǒng),在操作過程中就必須要求系統(tǒng)操作人員作好手工記錄,記錄的內(nèi)容包括操作員姓名、操作指令、依據(jù)、時間、結(jié)果等信息。

[1]河北省縣級供電企業(yè)營銷管理信息系統(tǒng)功能規(guī)范.

[2]安新縣供電公司農(nóng)電管理系統(tǒng)概要設(shè)計報告.

[3]保定供電公司農(nóng)電工作部關(guān)于安新供電公司應(yīng)用的生產(chǎn)營銷管理系統(tǒng)的調(diào)研分析報告.

[4]胡方. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的內(nèi)部控制[J]. 經(jīng)濟管理, 2002.

Brief discussion on Internal control of electric power marketing information system under information network environment

MA Li-zhi

如何保證營銷信息系統(tǒng)處理流程規(guī)范，系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全完整準(zhǔn)確，內(nèi)控制度落到實處，本文從電力營銷內(nèi)部控制及信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下營銷信息系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)、運行維護等幾個方面論述了加強網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下電力營銷內(nèi)控制度建設(shè)防范安全風(fēng)險是非常必要的。

信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境；信息系統(tǒng)；電力營銷內(nèi)部控制

馬立芝(1972－),女,河北安新人,助理工程師,研究方向為電力營銷系統(tǒng)規(guī)劃設(shè)計與研究。

TP315

A

1009-0134(2011)1(上)-0193-03

10.3969/j.issn.1009-0134.2011.1(上).61

2010-11-19