張印 李學(xué)廣

摘要：面對(duì)檔案需求的動(dòng)態(tài)變化和館藏檔案平均利用率不高與檔案數(shù)字化加工慢和檔案數(shù)量大的矛盾，本文就檔案數(shù)字化提出了現(xiàn)用現(xiàn)掃、以用定掃、常用先掃的方法，供同行參考。

關(guān)鍵詞：檔案數(shù)字化 利用 掃描

在我國(guó)，各級(jí)綜合檔案館都要面對(duì)檔案需求的動(dòng)態(tài)變化和館藏檔案平均利用率不超過(guò)10%的現(xiàn)實(shí)，針對(duì)檔案數(shù)字化加工慢和檔案數(shù)量大的矛盾，充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，采取便捷的方法完全可以緩解矛盾,最大限度地提供數(shù)字化檔案及打印件，滿足利用者方便快捷的需求, 現(xiàn)用現(xiàn)掃、以用定掃、常用先掃方法簡(jiǎn)單，操作方便，值得借鑒。

一、現(xiàn)用現(xiàn)掃

現(xiàn)用現(xiàn)掃就是對(duì)沒(méi)來(lái)得及數(shù)字化檔案的單件需求，對(duì)利用率極低沒(méi)數(shù)字化檔案的偶爾需求，在庫(kù)區(qū)現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行掃描，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)迅速給利用者提供數(shù)字化檔案打印件。

各級(jí)綜合檔案館館藏都存在著一定數(shù)量的利用人多但不重復(fù)用的檔案，多數(shù)為涉及人名的檔案。為此，許多檔案館都根據(jù)需求陸續(xù)建立了多個(gè)專(zhuān)題的人名目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。但是,因人名檔案基數(shù)大，利用人數(shù)多但平均利用率并不是很高，加之檔案數(shù)字化的加工能力也不可能一下子全部完成掃描任務(wù)。所以，現(xiàn)用現(xiàn)掃應(yīng)運(yùn)而生，其具體做法是檔案利用接待人員在專(zhuān)題目錄數(shù)據(jù)庫(kù)（或文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)）檢索后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)將所需檔號(hào)通知檔案庫(kù)管員，庫(kù)管員調(diào)出檔案原件在庫(kù)區(qū)辦公室直接掃描，利用網(wǎng)絡(luò)打印機(jī)直接將所需檔案掃描打印件在檔案利用接待處打印機(jī)上打印輸出。這種方式已成為許多檔案館解決大部分檔案單件偶爾利用的長(zhǎng)期策略。采取這種方式的好處和需具備的條件是：

（一）現(xiàn)用現(xiàn)掃是保證檔案實(shí)體利用安全的最有效方法。由于是庫(kù)管人員在庫(kù)區(qū)掃描檔案，消除了檔案實(shí)體離開(kāi)庫(kù)區(qū)的風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，只有庫(kù)管人員接觸檔案實(shí)體，是在可控的范圍內(nèi)對(duì)整卷檔案內(nèi)容安全和原件實(shí)體的保護(hù)。

（二）現(xiàn)用現(xiàn)掃是提高檔案接待工作效率的最有效措施。保管檔案與掃描檔案同為一人，自然取消了傳統(tǒng)的檔案利用接待人員與庫(kù)管人員之間逐卷、逐件、逐頁(yè)交接檔案的手續(xù)，節(jié)省了檔案出入庫(kù)兩次盤(pán)點(diǎn)檔案時(shí)間，工作效率提高數(shù)十倍，更有益的是減輕了檔案交接人員檔案安全方面的思想壓力。

（三）現(xiàn)用現(xiàn)掃是加快檔案數(shù)字化步伐的重要途徑。“多掃描少?gòu)?fù)印”是當(dāng)今提供利用檔案的新理念。以現(xiàn)用現(xiàn)掃替代調(diào)檔復(fù)印，然后將掃描圖片轉(zhuǎn)入檔案管理系統(tǒng)，即滿足了用戶當(dāng)前的需求又?jǐn)U充了檔案數(shù)字化的內(nèi)容，以后利用再不調(diào)檔，一舉兩得，事半功倍。

（四）進(jìn)行現(xiàn)用現(xiàn)掃的革新，必須進(jìn)行檔案館接待利用工作流程的重組，根據(jù)本館檔案利用的工作量來(lái)合理配置庫(kù)管人員，補(bǔ)充完善相關(guān)工作制度。

（五）現(xiàn)用現(xiàn)掃必須在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行，否則調(diào)檔通知發(fā)送復(fù)雜和網(wǎng)絡(luò)打印無(wú)法實(shí)現(xiàn)。

（六）開(kāi)展現(xiàn)用現(xiàn)掃工作，必須在文件級(jí)或?qū)ｎ}目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建成以后，保證檢索速度而不使利用者等待更多的時(shí)間。

二、以用定掃

以用定掃就是根據(jù)某些部門(mén)對(duì)尚未數(shù)字化檔案的小批量利用需求，堅(jiān)持利用優(yōu)先的原則，想利用者之所想，急利用者之所急，暫停其他的檔案數(shù)字化加工任務(wù)或臨時(shí)組織力量，以最快的速度突擊掃描加工，在較短的時(shí)間內(nèi)完成所需檔案數(shù)字化任務(wù)。特別是對(duì)提前移交進(jìn)館單位內(nèi)部的批量需求，為了規(guī)避檔案出館利用的風(fēng)險(xiǎn)，解決提供利用與保證安全的矛盾，采取以用定掃的方法最佳。以用定掃后提供檔案利用的方式有：

（一）可以提供數(shù)字化檔案的打印件。數(shù)字化檔案進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)之后，可以通過(guò)打印的方式提供數(shù)字化檔案打印件。

（二）提供整套的數(shù)字化檔案復(fù)制品。如果是本單位移交到檔案館的檔案,可以提供整套的數(shù)字化檔案復(fù)制品(光盤(pán))。如果移交單位有檔案管理系統(tǒng),可以導(dǎo)入單位的檔案管理系統(tǒng)長(zhǎng)期使用。

三、常用先掃

通過(guò)對(duì)檔案利用需求的細(xì)化分析，確定優(yōu)先數(shù)字化檔案的范圍，有計(jì)劃地對(duì)利用頻繁的進(jìn)行檔案數(shù)字化，掃描后上網(wǎng)待用，這是各級(jí)檔案館檔案數(shù)字化的常規(guī)做法。常用先掃便于檔案館檔案數(shù)字化的常規(guī)作業(yè)，特別是外包加工采取這種方法更適合。

現(xiàn)用現(xiàn)掃、以用定掃、常用先掃是檔案數(shù)字化實(shí)踐中總結(jié)出來(lái)的好方法，這三種方法配套使用是最大限度地發(fā)揮計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備作用，避免已數(shù)字化檔案暫時(shí)用不上,急用檔案還沒(méi)數(shù)字化的最好方法,具備條件的檔案館在檔案數(shù)字化加工過(guò)程中不妨一試，好處無(wú)窮。也有檔案館從安全角度出發(fā),現(xiàn)在利用館藏檔案全部實(shí)行現(xiàn)用現(xiàn)掃，堅(jiān)持檔案原件不出庫(kù)區(qū)的方法,即保證了檔案原件的絕對(duì)安全,又加快了檔案數(shù)字化的步伐，事半功倍。

作者單位：吉林省鎮(zhèn)賚縣檔案館 長(zhǎng)春市檔案館