林松清，劉小然

(《巖石力學(xué)與巖土工程學(xué)報(bào)》英文版期刊社，湖北武漢430071)

科技期刊排版員的工作職責(zé)與思考

林松清，劉小然

(《巖石力學(xué)與巖土工程學(xué)報(bào)》英文版期刊社，湖北武漢430071)

對(duì)排版員的工作職責(zé)、工作量以及和編輯部其他成員相互協(xié)作、養(yǎng)成良好習(xí)慣等方面進(jìn)行闡述和分析，同時(shí)對(duì)《巖石力學(xué)與工程學(xué)報(bào)》2009－2010年排版工作量進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。統(tǒng)計(jì)結(jié)果表明，作為編輯部的重要組成部分，排版員工作量大、要求高、任務(wù)繁重，且工作性質(zhì)單一、枯燥，因此編輯部要充分重視、理解。分析結(jié)果還表明，排版員存有焦慮、疲憊和消沉的趨勢(shì)，心理壓力也較大。編輯部在實(shí)行人性化管理時(shí)，應(yīng)適當(dāng)提高其待遇，并合理安排工作量。

科技期刊;排版員;工作職責(zé)

一、排版員的工作職責(zé)

關(guān)于排版員在科技期刊中的作用和性質(zhì)的相關(guān)研究有一些報(bào)道[1－5]，林潔[6]的研究結(jié)果比較有代表性，他認(rèn)為排版員應(yīng)該具有“熟練的技術(shù)”和“較高的文化知識(shí)，較寬的知識(shí)面”。筆者認(rèn)為，科技期刊排版員除了上述要求外，還應(yīng)具有一定的數(shù)理基礎(chǔ)，但不一定要求具有很強(qiáng)的專業(yè)背景。排版員在工作中應(yīng)做到細(xì)致、認(rèn)真、準(zhǔn)確，確實(shí)領(lǐng)會(huì)編輯部對(duì)版式的要求，保證排版格式美觀、大方?？v觀《巖石力學(xué)與工程學(xué)報(bào)》(以下簡(jiǎn)稱《學(xué)報(bào)》)2004－2010年的排版情況，筆者分析后認(rèn)為排版員的工作職責(zé)主要有以下幾條:1)有責(zé)任心、創(chuàng)造力和吃苦耐勞的精神，能按照國(guó)家有關(guān)科技期刊規(guī)范(規(guī)程)以及編輯部制定的版式要求進(jìn)行認(rèn)真排版;完成責(zé)任編輯交給的排版任務(wù)，協(xié)助責(zé)任編輯嚴(yán)把編排質(zhì)量關(guān)。2)使用編輯部提供的排版軟件，對(duì)責(zé)任編輯按規(guī)范要求編輯加工后的稿件進(jìn)行認(rèn)真排版，實(shí)時(shí)反饋修改意見。3)按照編輯部制定的版式要求對(duì)已錄用稿件進(jìn)行重新排版，避免文字、圖、表和公式的漏排、錯(cuò)排，要確保忠實(shí)于原文。4)按照編輯部正常出版要求，實(shí)時(shí)掌握排版進(jìn)度，保質(zhì)保量如期完成排版工作。5)完成編輯部交給的其他排版工作。

上述工作職責(zé)表明，排版員的排版工作是按照編輯規(guī)范或編輯部工作條例對(duì)論文原稿進(jìn)行排版并反復(fù)修改，直到滿足出版要求為止。這就要求排版員能在工作中尋求到心理平衡點(diǎn)，合理安排好工作和業(yè)余時(shí)間，保持良好、健康的心態(tài)，否則極易產(chǎn)生焦躁不安的情緒，致使工作效率低下，甚至出現(xiàn)心情抑郁。至于英文稿件的排版工作，除了上述要求外，排版員還要較好的英語基礎(chǔ)，比如《學(xué)報(bào)》英文版就要求排版員具有六級(jí)英語水平和理工科專業(yè)背景。

二、排版員與責(zé)任編輯的關(guān)系

有句話說得好:排版員是責(zé)任編輯的手。沒有優(yōu)秀的排版員，責(zé)任編輯的良好編輯風(fēng)格和編輯部的獨(dú)樹一幟的刊風(fēng)也就很難保障。排版員和責(zé)任編輯關(guān)系很密切，工作上保持著經(jīng)常性的聯(lián)系、溝通。兩者之間的工作主要涉及到付排、校對(duì)、改樣和互校等諸多環(huán)節(jié)[7]，還要熟悉和識(shí)別每位責(zé)任編輯的書寫習(xí)慣。

值得一提的是，《學(xué)報(bào)》排版員有時(shí)還能督促新來不久的責(zé)任編輯如期完成當(dāng)期的雜志編輯加工工作，及時(shí)拿出清樣校對(duì)稿送審。此時(shí)可以說責(zé)任編輯在一定程度上是在排版員的督促和幫助下完成編輯工作的。排版員工作上應(yīng)該耐心細(xì)致，全力配合責(zé)任編輯，保證每道工序保質(zhì)保量如期完成。工作中遇到困難時(shí)，排版員應(yīng)及時(shí)和責(zé)任編輯溝通，共同解決，共同保證編排質(zhì)量，切忌擅自作主。

三、排版員的工作量

《學(xué)報(bào)》有兩名專職排版員，每年出版刊物的頁數(shù)約為4 100頁(含增刊)，按每期216頁計(jì)算，全年約出版19期雜志。按照《學(xué)報(bào)》要求，1名排版員每年必須完成9－10期的排版任務(wù)以及其他一些事務(wù)，如部分審稿意見的輸入等。由于《學(xué)報(bào)》是工程科技類學(xué)術(shù)期刊，很多論文有大量的圖、表和公式。但一般來說，作者原文所提供的圖、表和公式達(dá)不到編輯部出版質(zhì)量和版式要求，因此需要排版員對(duì)每一個(gè)圖、表重新處理、編排。筆者多次發(fā)現(xiàn)作者返回清樣校對(duì)稿時(shí)，時(shí)常更換、撤銷原先已經(jīng)編排好的圖、表或公式，致使排版工作量大增。

為真實(shí)地反映排版員的工作量，筆者統(tǒng)計(jì)了《學(xué)報(bào)》2009－2010年所刊載所有論文的圖、表、公式和參考文獻(xiàn)(見表1)。統(tǒng)計(jì)結(jié)果表明，2009－2010年平均每期含有圖件244.79個(gè)，表64.99個(gè)，公式216.18個(gè)，文獻(xiàn)488.31個(gè)，字?jǐn)?shù)約42萬。據(jù)筆者對(duì)另外一期刊2010年所刊載的一期論文調(diào)查情況來看，該刊當(dāng)期全部論文圖件不足10個(gè)，表格更少。與之相比，《學(xué)報(bào)》排版員的工作量大，任務(wù)繁重。按照每人排版2 050頁(折合9.5期)，每人每年工作日250天計(jì)算(或每月20.83天計(jì)算)，每人每天需要排版8.2頁。目前編輯部稿件加工中有編輯、發(fā)清樣稿、審讀、檢查以及互校等諸多環(huán)節(jié)。經(jīng)過多年的對(duì)比分析后，筆者認(rèn)為排版難度系數(shù)可分別按照 1.0，0.5，0.3，0.2 和 0.1 來計(jì)算，全部累加系數(shù)則為 2.0，所以排版員每人每天需要處理稿件16.4頁。由此可知，排版員對(duì)圖、表和公式處理的工作量的確繁重，常常需要加班才能完成。若遇到論文版式的重大調(diào)整或撤換稿件的情況，無形中又會(huì)增加排版員的工作量。

四、排版員應(yīng)養(yǎng)成良好工作習(xí)慣

排版員應(yīng)養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣。凡是第一次修改的錯(cuò)誤或是第一次出現(xiàn)的不熟悉專業(yè)術(shù)語，應(yīng)該認(rèn)真做好筆記，長(zhǎng)年累積，對(duì)今后的排版工作大有裨益。另外，業(yè)界對(duì)排版技巧和容易混淆的問題已有較多研究[2，4，7，8]，筆者僅就培養(yǎng)良好習(xí)慣的問題提出以下建議。

表1 2名排版員2009和2010年的排版工作量(不含討論稿)

1.電子版文檔的建立與存取的習(xí)慣 責(zé)任編輯把電子版文檔交給排版員時(shí)，排版員首先應(yīng)該建立一個(gè)子目錄，文件名宜以當(dāng)年當(dāng)期的名字來命名。此時(shí)，要注意建立“原稿”的子目錄，并妥善保存(建議不要把目錄建立在“桌面”或C盤)。在正式編排之前，排版員還應(yīng)該建立一個(gè)“編排”的子目錄，并把全部原稿拷入此目錄，在此目錄內(nèi)進(jìn)行排版。排版過程中若出現(xiàn)差錯(cuò)，可以及時(shí)查詢?cè)?，方便?duì)照。及時(shí)將初排稿交付給責(zé)任編輯。在責(zé)任編輯對(duì)初排稿件編校的基礎(chǔ)上再次編排，并給作者發(fā)送相應(yīng)的清樣校對(duì)稿。作者清樣校對(duì)稿返回后，排版員應(yīng)該建立一個(gè)子目錄“清樣校對(duì)稿”，并把相應(yīng)的電子版文件保存好。以此類推。到最后一稿“核紅”時(shí)，建立“最終”子目錄。盡管每個(gè)編輯部的稿件處理方式和流程不盡相同，但排版員對(duì)電子文檔的建立與存取，都應(yīng)養(yǎng)成良好習(xí)慣，并形成一套行之有效的處理方法，以防止因電腦故障、停電等因素造成數(shù)據(jù)丟失。

2.排版、修改后再認(rèn)真校對(duì)的習(xí)慣 據(jù)筆者粗略統(tǒng)計(jì)，《學(xué)報(bào)》每年排版員發(fā)現(xiàn)并糾正責(zé)任編輯的錯(cuò)誤達(dá)1%左右，排版員漏排和錯(cuò)排也有0.5%左右。建議排版員在論文修改、排版完成后再校對(duì)一次，檢查是否有改錯(cuò)或遺漏的地方。尤其是臨近出膠片前，這一工序顯得異常重要。

3.不擅自修改英文內(nèi)容的習(xí)慣 在論文排版，尤其是編排英文標(biāo)題、英文摘要和英文參考文獻(xiàn)時(shí)，排版員不能自行采用Word里面的自糾錯(cuò)功能對(duì)單詞進(jìn)行校對(duì)，遇到有疑問，及時(shí)和責(zé)任編輯編輯共同確認(rèn)。否則容易造成排查困難，甚至無法恢復(fù)正確的原文。

五、幾個(gè)值得思考的問題

1.招聘排版員 排版員不宜經(jīng)常更換。以《學(xué)報(bào)》為例，2008年有1名排版員調(diào)出編輯部，后來雖及時(shí)招聘1名排版員，但新聘排版員在適應(yīng)編輯部版式要求上存有一定困難，在長(zhǎng)達(dá)半年的時(shí)間內(nèi)很難適應(yīng)排版工作，出現(xiàn)一些圖、表錯(cuò)位的質(zhì)量問題，版式也不盡如人意，給編輯部造成較大的壓力。因此，建議各編輯部在一般情況下不輕易更換排版員，特殊情況下應(yīng)提前半年培訓(xùn)新的排版員，以免造成工作被動(dòng)。

2.排版員培訓(xùn)機(jī)制 筆者認(rèn)為應(yīng)及時(shí)對(duì)新招聘的排版員進(jìn)行相關(guān)培訓(xùn)，使之盡快熟悉并掌握有關(guān)排版業(yè)務(wù)。如《學(xué)報(bào)》英文版2010年對(duì)新聘排版員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，并實(shí)施持證上崗。鼓勵(lì)并支持其參加出版專業(yè)職業(yè)資格考試或一些相關(guān)的學(xué)術(shù)會(huì)議，了解本領(lǐng)域的學(xué)術(shù)動(dòng)態(tài)。

3.激勵(lì)和獎(jiǎng)懲機(jī)制 排版員的工作基本上每年都重復(fù)著編輯部的編排－修改－再編排－再修改的工作模式，時(shí)間一長(zhǎng)，難免會(huì)產(chǎn)生工作惰性的問題，因此編輯部要建立相應(yīng)的激勵(lì)和獎(jiǎng)懲措施?！秾W(xué)報(bào)》針對(duì)此作出一些有益的探索，如排版員發(fā)現(xiàn)責(zé)任編輯出現(xiàn)的編輯錯(cuò)誤可獲得相應(yīng)的獎(jiǎng)勵(lì)，一級(jí)錯(cuò)誤(如大標(biāo)題、頁眉、關(guān)鍵項(xiàng)遺漏、數(shù)據(jù)編排錯(cuò)誤等)一處20元，二級(jí)錯(cuò)誤(錯(cuò)別字，標(biāo)點(diǎn)符號(hào)等)一處10元。對(duì)于排版員出現(xiàn)的排版錯(cuò)誤，編輯部也應(yīng)采取相應(yīng)的處罰措施。但本著以獎(jiǎng)勵(lì)和鼓勵(lì)為主的指導(dǎo)精神，因而實(shí)際上只對(duì)排版員進(jìn)行警示。

《學(xué)報(bào)》編輯部也曾規(guī)定，責(zé)任編輯、校對(duì)人員和排版員的責(zé)任把關(guān)程度分為85%，10%和5%。上述職責(zé)比例的量化指標(biāo)是否合理，還有待于進(jìn)一步論證。

4.排版員與編輯部其他成員融洽合作問題

對(duì)新來的排版員，業(yè)務(wù)熟練的排版員有責(zé)任與耐心對(duì)其進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)。新來的排版員應(yīng)虛心向有經(jīng)驗(yàn)的排版員學(xué)習(xí)，向責(zé)任編輯請(qǐng)教，認(rèn)真學(xué)習(xí)和積累排版知識(shí)與技巧。

5.排版員的合理待遇問題 大多編輯部排版員實(shí)行聘用制，計(jì)件工資制，但也有部分編輯部的排版員是單位正式在崗職工，此部分排版員待遇不在本文的討論范圍內(nèi)?！秾W(xué)報(bào)》排版員排版一頁的計(jì)酬標(biāo)準(zhǔn)12元。按每位排版員每年完成2 050頁的排版任務(wù)量來計(jì)算，扣除保險(xiǎn)后，實(shí)際收入折合月薪約1 700元，雖然超過2010年武漢城市最低工資標(biāo)準(zhǔn)(900元/月)，但每月房租和交通費(fèi)兩項(xiàng)約為450元，占工資26.5%，余下不多。筆者也對(duì)其他相關(guān)編輯部排版員薪水進(jìn)行調(diào)查，發(fā)現(xiàn)大多排版員在武漢市的月薪為800－1 500元，普遍不高，建議編輯部適當(dāng)提高工資標(biāo)準(zhǔn)，以改善其生活質(zhì)量和生活水平，真正構(gòu)建和諧的、有效率的團(tuán)隊(duì)。如《學(xué)報(bào)》英文版根據(jù)排版員的工作情況，每2年加一次工資，5年后視其崗位或職稱晉升情況再議。

6.合理工作量與減負(fù)問題 實(shí)際工作中，編輯部在排版工作量分配上要注意合理性、科學(xué)性和可行性，并盡量把業(yè)務(wù)精煉的責(zé)任編輯和新來的排版員進(jìn)行交叉搭配，以便責(zé)任編輯更好地指導(dǎo)其排版工作?？萍计诳呢?zé)任編輯工作量很大[9]，需要減負(fù)，但作為排版員來說，一樣需要減負(fù)，需要關(guān)懷。

上述研究與思考不甚成熟，希望廣大同仁批評(píng)指正!

致謝 本文撰寫過程中得到《巖石力學(xué)與工程學(xué)報(bào)》編輯部排版員陳金輝和劉玉英同志的支持，在此深表謝意!

[1]邵亞榮.談如何做好科技期刊的錄入排版工作[J].現(xiàn)代情報(bào)，1998，(4):23－24.

[2]李時(shí)群，張瑛，韓萍，等.關(guān)于提高農(nóng)業(yè)科技期刊排版質(zhì)量的思考[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2006，18(7):131－133.

[3]李永紅.提高印刷質(zhì)量，從排版做起[J].福建輕紡，2007，(6)，26－29.

[4]譚雪靜，張培新.科技期刊微機(jī)排版員的素質(zhì)要求[J].中國(guó)科技期刊研究，1999，10(增):115－116.

[5]何青，李俊輝.提高軍事科技期刊排版質(zhì)量的策略分析[J].科技創(chuàng)業(yè)月刊，2009，22(9):79－80.

[6]林潔.科技期刊排版的實(shí)踐與體會(huì)[J].華北工學(xué)院學(xué)報(bào)(社科版)，2003，19(2):101－102.

[7]陳國(guó)劍.計(jì)算機(jī)排版技術(shù)條件下的編校問題[J].編輯學(xué)報(bào)，2004，16(1):44－45.

[8]景紅薇.學(xué)術(shù)期刊微機(jī)排版的技巧[J].現(xiàn)代情報(bào)，1998，(2):9－10.

[9]林松清.我做責(zé)任編輯的體驗(yàn)及呼吁[J].編輯學(xué)報(bào)，2011，23(4):370－371.

G237.5

A

1003-8078(2011)03-0136-03

2011-05-07 doi10.3969/j.issn.1003－8078.2011.03.49

林松清，男，江西金溪人，副編審，主要從事期刊編輯、英文質(zhì)量校對(duì)及期刊研究等方面的工作。

國(guó)家自然科學(xué)基金重點(diǎn)學(xué)術(shù)期刊專項(xiàng)基金資助項(xiàng)目(51024805);中國(guó)科協(xié)科技精品期刊資助示范項(xiàng)目(B類)(科協(xié)學(xué)函[2010]212號(hào))。

(李鑫)