段新宇

（赤峰學院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

如何使用Excel制作表格并自動進行計算

段新宇

（赤峰學院 人事處，內(nèi)蒙古 赤峰 024000）

本文以學生成績單為例介紹了使用Excel制作表格的方法及如何運用Excel中的公式對表中的數(shù)據(jù)進行自動計算.

Excel；表格；公式

1 序言

隨著企事業(yè)單位管理水平的不斷提高，各行各業(yè)都有自己專用的表格來記錄數(shù)據(jù)，Excel制作的電子表格不但美觀，同時還可以使用內(nèi)置的公式及函數(shù)實現(xiàn)數(shù)據(jù)的自動計算，既準確又快捷.因而它已經(jīng)成為各單位制作電子表格的首選軟件.

2 表格制作

例：學生成績表如表1所示.

表1 學生成績表（部分）

其制作過程如下：

（1）打開 Excel窗口

Excel啟動后，即打開Excel應用程序工作窗口，如圖1所示.

圖1 Excel應用程序窗口

（2）調(diào)整表格的各行、列的寬度

當表格中各行、列的寬度不一致時，可通過菜單方式或用鼠標拖動方式進行調(diào)整.

①菜單方式

單擊要改變行高的那一行或要改變列寬的那一列中的任一單元格，選擇【格式】菜單中的【行】子菜單中的【行高】或【列】子菜單中的【列寬】項，在打開的對話框中輸入數(shù)值.

②鼠標方式

將鼠標移到要改變行高的那一行的行號的邊緣或要改變列寬的那一列的列號邊緣，當鼠標變成形狀后，按住左鍵拖動鼠標進行調(diào)整.

（3）標題輸入

如果表有標題，則選中表的第1行所有的單元格，然后單擊【格式】工具欄上的【合并及居中】按鈕，將它們合并成一個單元格并使其中的數(shù)據(jù)以居中對齊的方式顯示，然后在其中輸入表的標題.表中行標題輸入時，只要雙擊相應的單元格，使光標變成I字形，即可進行輸入.當標題長度過長時，可選擇【格式】菜單中的【單元格】，屏幕出現(xiàn)“單元格格式”對話框，單擊其中的“對齊”選項卡的標簽，選擇“自動換行”復選框，再單擊“確定”按鈕，即可實現(xiàn)自動回行.如果想要在單元格中另起一行輸入數(shù)據(jù)（如表1中的第二列），則按Alt+Enter鍵.

（4）數(shù)據(jù)輸入

選擇要輸入數(shù)據(jù)的單元格，輸入相應的數(shù)據(jù).在表1中，只要輸入學號、姓名、平時成績、卷面成績這四列數(shù)據(jù)即可.

由于成績表要求按學生學號順序排列，則學號列可使用自動填充方式，實現(xiàn)方法有兩種：

①利用填充柄進行填充

在A2和A3兩個單元格內(nèi)輸入前兩個學生的學號，選中A2：A3單元格區(qū)域，移到光標至選中區(qū)域右下角，當出現(xiàn)“+”形狀填充柄時，按住鼠標左鍵向下拖動即可.

②利用對話框進行填充

在A2單元格內(nèi)輸入第一個學生的學號，單擊【編輯】菜單中的【序列】子菜單中的“序列”，在序列對話框中進行填充設置，如圖2所示.

圖2 序列對話框及設置情況

數(shù)據(jù)輸入結(jié)束后，效果如圖3所示.

圖3 輸入數(shù)據(jù)后的效果

（5）設置表格邊框

由于表1中的第二列行標題中有一斜線，為此邊框設置可分兩步進行：

①選中B1單元格，單擊【格式】菜單中的【單元格】，屏幕出現(xiàn)“單元格格式”對話框，單擊其中的“邊框”選項卡的標簽，如圖4所示.單擊，然后再單擊“確定”按鈕.

②選中整個表格區(qū)域，再次進入“單元格格式”對話框，單擊其中的“邊框”選項卡的標簽，單擊外邊框和內(nèi)部兩個按鈕，然后再單擊“確定”按鈕.

圖4 單元格格式對話框

3 數(shù)據(jù)的自動計算

在表1中，卷面成績*80%列的值是卷面成績列的值乘以0.8，而總成績等于平時成績加上卷面成績*80%，要實現(xiàn)這兩列值的自動計算，其步驟如下：

①選定F2單元格，在數(shù)據(jù)編輯區(qū)輸入公式：“=E2*0.8”，單擊工作表任意位置或按Enter鍵或單擊左邊的√按鈕，結(jié)果顯示在F2單元格內(nèi).

②用鼠標拖動F2單元格的自動填充柄至該列的末尾，放開鼠標，計算結(jié)果顯示在拖動的區(qū)域內(nèi).

③選定G2單元格，在數(shù)據(jù)編輯區(qū)輸入公式：“=D2+F2”，使結(jié)果顯示在G2單元格內(nèi)，再用鼠標拖動G2單元格的自動填充柄.效果如圖5所示.

圖5 學生成績表（部分）效果圖

〔1〕方美琪.全國計算機等級考試一級教程.高等教育出版社.

〔2〕教育部考試中心.全國計算機等級考試一級MS Office教程.南開大學出版社.

TP391.13

A

1673-260X（2011）10-0046-02