曾慶彪

隨著電力改革和發(fā)展的進一步深化，在新的形勢下，當前辦公室的地位和作用日顯重要，辦公室工作任務也日益加重，要求越來越高，已決不是僅限于收文件、開會，接客人、派車等瑣碎事務性的工作了。

當前辦公室存在的主要問題

一、辦公管理相關制度配套比較齊全，但大多在實際操作中不能有效的執(zhí)行和落實。

二、辦公自動化系統(tǒng)使用效率沒有得到有效發(fā)揮，存在辦公流轉(zhuǎn)速度慢，審核走形式的問題。

三、辦公管理事務和活動在細節(jié)上抓的不夠，服務也不夠到位；存在部門之間互相推諉扯皮、統(tǒng)籌協(xié)調(diào)性不夠等問題。

四、部門人員職數(shù)配置不足，業(yè)務素質(zhì)參差不齊，工作忙閑不均，缺乏具備文字功底，有一定組織協(xié)調(diào)能力，熟悉水力發(fā)電生產(chǎn)和管理知識，熱愛辦公室工作的人員。

解決措施和建議

一、要進一步增強責任感，提高辦公效率。做好辦公室工作，必須認清形勢，把握大局，增強責任感、緊迫感、使命感，提高工作的自覺性和主動性。責任感是建立在日常工作時的嚴謹、認真、細致的工作作風基礎上。增強責任感，就要解放思想、轉(zhuǎn)變觀念、敢于創(chuàng)新，對日常工作不要循規(guī)蹈矩，要敢于打破舊框框，面對新問題、新情況，勇于思考探索。增強責任感，就要有進一步提高辦公室的工作效率和服務水平的意識，要做到急事急辦，特事特辦，提高辦事效率，運用靈活多變的手段使辦公室工作富有成效。這就要求我們：一要爭取主動。辦公室所處的地位和它的職能作用決定了其所有工作只能是服從性的。但是服從性并不等于被動性，很多工作可以提前預測，主動開展。只要堅決摒棄被動服務的觀念，增強超前意識，放開手腳，凡事提前考慮，早作準備，各項工作一定會由難到不難，由被動變主動，開創(chuàng)出新局面。二要提早預見。工作中，不僅要及早發(fā)現(xiàn)已經(jīng)出現(xiàn)的問題，而且要善于發(fā)現(xiàn)苗頭性的甚至潛伏著的問題；不僅要看到事物的表象，而且要善于揭示事物的本質(zhì)；不僅要把握事物的現(xiàn)狀，而且要比較準確地預測到它的發(fā)展趨勢。因此只有搞好調(diào)查研究，及時獲取和掌握豐富的材料，才能為領導決策提供具有前瞻性的預案。三要敢于創(chuàng)新。只有不斷創(chuàng)新，才能更好地繼承和發(fā)揚傳統(tǒng)，才能使辦公室工作永遠保持活力，才能不斷總結(jié)新經(jīng)驗，開創(chuàng)新局面。當今的辦公室的工作要充分利用電腦、互聯(lián)網(wǎng)、辦公自動化軟件等電子工具和手段提高辦事效率，實現(xiàn)無紙化辦公。當然，在增強工作創(chuàng)造性的同時，辦公室也要注意辦事到位而不越位，幫忙而不添亂，真正成為領導的參謀助手。

二、要進一步轉(zhuǎn)變作風，改進工作方法。辦公室工作千頭萬緒，每一項工作都與全局有著密切聯(lián)系，要做好辦公室工作要腳踏實地，真抓實干，力戒浮夸。在工作任務較重較多時要冷靜思考，一一落實，要講實話，向領導報實情，不能報喜不報憂，投其所好。另外要注意辦公室工作要以事業(yè)為重，不能摻雜個人感情，憑個人意志辦事，要滿腔熱忱對待工作，真心誠摯對待同志，為他人多辦事，辦好事。杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的歪風，要堂堂正正做人，清清白白處事，踏踏實實干事。同時要進一步建立健全嚴格規(guī)范的工作制度和辦事程序，尤其是修訂完善公司辦文、辦會、辦電、辦活動等規(guī)章制度，重點明確職責分工、業(yè)務流程和實施細則，形成一個管理系統(tǒng)性、規(guī)范性和業(yè)務指導性的辦公管理體系，這是做好辦公室工作的基礎和保證；其次，要進一步完善辦公自動化系統(tǒng)，明晰管理流程和具體要求，重點在縮短流程節(jié)點、提高流轉(zhuǎn)效率上改進軟件模塊設置，屏蔽管理短板，降低人為操控因素，實現(xiàn)計算機全程操控閉環(huán)管理；從而使辦公室納入制度化、規(guī)范化、科學化的管理軌道，提高辦公室的整體工作效率。

三、要進一步加強學習，提高自身素質(zhì)。辦公室工作涉及面廣，如不注意加強學習和不斷更新認識就無法勝任工作，無法執(zhí)行領導一切決策和公司工作秩序。平常即要注意加強學習還要研究政策法規(guī)，加強調(diào)查研究。因此要進一步做好辦公室工作，一要具備一定的政治理論水平。在辦公室崗位工作，必須要一定的政治理論水平，才能適應辦公室工作的需要。因此，平時注重學習，理解掌握有關國家的大政方針政策，保持清醒的政治頭腦，才能夠在工作中始終把握正確的政治方向，保持較高的政治敏銳性。二要具備一定的文字綜合能力。辦公室工作人員除自身要具有一定的文化基礎，要熟悉業(yè)務知識，包括電力生產(chǎn)、技術管理知識、行政、財務、人事、法律等管理知識，還要有較好的文字功底和語言表達能力以及工作方法，如果不具備這一點，那么不論起草文件還是開會發(fā)言、答復問題等方面都是糊里糊涂，抓不住要害，提不出問題，只能是和“稀泥”。三要有一定的組織協(xié)調(diào)能力和管理經(jīng)驗。辦公室工作不單是要對辦公室崗位本身熟悉，而且要對本公司、本部門整個工作有所了解。只有對公司相關工作的全面熟悉和了解，才能打下綜合管理能力的基礎。除加強學習外，還要注重自身的形象。辦公室要有一個好的精神面貌，待人接物文明禮貌，談吐自然和諧，對突發(fā)事件要根據(jù)領導意圖做好工作，處理好問題。遇事要“三思而行”，辦事要果斷，不要拖泥帶水，延誤工作，給公司工作帶來不良后果和影響。做好辦公室工作做到“三勤”。一是“腿勤”，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力氣，把工作做實做細；二是“腦勤”，勤學善思，注重研究問題，解決工作中的難點問題，為領導多出點子，多獻計策。三是“嘴勤”，多向領導匯報情況，多向科室和有關部門通報情況，加強溝通，密切協(xié)作。

四、要進一步轉(zhuǎn)變觀念，增強服務意識。一是實現(xiàn)角色的轉(zhuǎn)變，既要當指揮員，又要當戰(zhàn)斗員，團結(jié)全體員工，在思想上同心，目標上同向，行動上同步，事業(yè)上同干，扭住一條繩，發(fā)揮整體優(yōu)勢，創(chuàng)造一個良好的工作氛圍。 二是實現(xiàn)思維方式的轉(zhuǎn)變，從原來的“領導交辦，辦就辦好”的思維方式向“怎樣去辦、怎樣辦好”的方式轉(zhuǎn)變。圍繞公司中心工作，做好工作計劃，做到有安排、有檢查，保證工作有條不紊，落到實處。辦公室的工作，無論是文稿起草、信息調(diào)研、督查催辦等要務工作，還是檔案管理、文書處理、會議安排、機要保密、后勤服務等內(nèi)務、事務工作，都是圍繞“服務”這一中心運轉(zhuǎn)的。為領導服務、為公司服務、為部門和員工以及為外單位、群眾服務是辦公室最基本的職能。因此，必須把服務于公司的中心工作和服務于領導、部門和員工作為工作的出發(fā)點和落腳點，把“參與要務”、“管理事務”、“做好內(nèi)務”、“搞好服務”四大職能統(tǒng)籌兼顧，合理安排，做到調(diào)研圍繞中心轉(zhuǎn)，協(xié)調(diào)圍繞領導轉(zhuǎn)，服務圍繞大家轉(zhuǎn)，信息圍繞決策轉(zhuǎn)。從而使工作目標更明確，重點更突出。

五、要進一步加大重視，提升工作合力。辦公室是公司的信息中心、服務中心、參謀中心、運轉(zhuǎn)中心和指揮中心。具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務、把關、督辦等六大職能，這就要求辦公室工作人員具有較高的政治敏銳性、較準確的預見性，工作具有超前性和豐富經(jīng)驗。不論是辦文、辦事、辦會，還是管理、服務、協(xié)調(diào)，任何一個環(huán)節(jié)出了問題，都會產(chǎn)生很大的影響，甚至給整個公司工作帶來被動或造成損失，也就是說，辦公室工作開展得如何，直接制約和影響著全公司各項工作的開展和各項任務的完成。因此，要加大對辦公室工作的重視和支持力度，不但從政治上關心他們，給他們提供盡可能多的學習提高機會，盡可能地改善他們的工作環(huán)境和條件；而且從工作上支持他們，配齊專業(yè)人員隊伍，配備先進辦公設備；從生活上關心他們，理解他們，肯定會使辦公室不僅能夠穩(wěn)定住隊伍，而且還會有很大的吸引力，達到其充分調(diào)動他們努力工作的積極性。

（作者單位：福建水口發(fā)電集團公司）