王 亮，徐 明

(徐州師范大學信息傳播學院，江蘇 徐州 221009)

大型學術(shù)會議注冊系統(tǒng)解決方案探析

王 亮，徐 明

(徐州師范大學信息傳播學院，江蘇 徐州 221009)

在分析大型學術(shù)會議工作流程的基礎上，開發(fā)了會議注冊系統(tǒng)，并經(jīng)實際使用效果較好。為完善其功能，又提出會議管理系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)模塊功能及技術(shù)解決方案。

大型學術(shù)會議;會議注冊;會議管理系統(tǒng)

隨著教育改革不斷深化，對教育改革與發(fā)展的反思也在不斷進行，各種學術(shù)會議、發(fā)展研討會如期而至。據(jù)中國學術(shù)會議在線網(wǎng)的最新數(shù)據(jù)統(tǒng)計(截止日期2010年10月22日)，中國高校學術(shù)會議發(fā)布排名前50的高校共計舉行了1 937場學術(shù)會議，其中國際會議1 244場，國內(nèi)會議693場［1］。可想而知，如果再加上教育主管部門、各大出版社等舉辦的各種研討會，全國每年舉辦的學術(shù)會議數(shù)量是驚人的。這些學術(shù)會議往往與會人員眾多，邀請的嘉賓遍布各地，會議的籌備工作會提前很久就開展起來了，如果是國際性會議所涉及的工作會更多。如此繁忙的會議，如果采用傳統(tǒng)人工簽到管理辦法，那么對于會議主辦(承辦)方來說，這將是一項繁重而瑣碎的工作。

但就目前國內(nèi)的情況來看，對于參會人員在200人以上的中大型會議，報名簽到還多采取傳統(tǒng)的人工作業(yè)方式。即通過E-mail發(fā)送會議邀請函，專人在跟進的過程中進行電話確認邀請人是否參會，會議召開前的1-2天接受現(xiàn)場人工簽到。會議的主辦或承辦方將大部分的人力、物力和財力都投入到會議現(xiàn)場的技術(shù)支持上了，會議報告廳愈來愈豪華、功能愈來愈先進。但鮮有對會議的前期組織及會議注冊簽到工作投入更多的關注，目前僅有少數(shù)會議開始采用網(wǎng)絡注冊報名服務，如中國學術(shù)會議在線網(wǎng)及中國光學學會提供會議注冊和在線會議服務［2］。然而，國外早已有相關的技術(shù)服務支持了，如2010年歐洲心臟超聲會議提供的在線報名注冊及會議服務的技術(shù)支持［3］。

2009年8月18日至19日，第八屆教育技術(shù)國際論壇(ETIF 2009)暨院長、系主任聯(lián)席會議在徐州師范大學信息傳播學院隆重召開。會議邀請美國、日本、英國及國內(nèi)著名專家學者做大會報告，參會人員達500多人。如此重大的國際會議是信息傳播學院有史以來所承辦的最大一次學術(shù)會議。由于與會人員眾多，會議簽到工作愈發(fā)顯得重要。所以，該次會議(ETIF 2009)服務工作領導小組對于會議的簽到管理工作提出了更高要求?；趯Ω咝?、更優(yōu)質(zhì)服務理念的追求，催生了該文所要闡述的會議注冊簽到系統(tǒng)，同時也為會議管理系統(tǒng)解決方案的提出埋下了伏筆。

1 會議注冊系統(tǒng)的設計

在ETIF 2009會議召開前2個月，與會人員信息采集工作已如火如荼地開展起來。通過寄發(fā)邀請函采集與會人員相關信息，統(tǒng)計數(shù)據(jù)顯示該次與會人數(shù)預計將達500人左右。如何順利、有序地組織好與會人員現(xiàn)場簽到工作是面臨的第一個難題。

傳統(tǒng)的會議簽到一般采用人工登記注冊的模式，具體流程為與會人員報到、核對信息、繳納會費、領取會務用品等。會議主辦方會提前定制好相關注冊表格，按部就班地逐項記錄與會人員的相關信息并辦理好與會議相關的各項事務。這種采用人工登記注冊的方式會受到很多因素的影響，如與會人員信息眾多，工作人員自身的疲憊等，其效率十分低下，且極易出現(xiàn)差錯。

基于上述問題的考慮，可以將會議簽到工作流程加以改進，分解為與會人員信息采集、信息導入、信息核對、食宿安排及會后考察、確認費用及繳費、領取餐券及會務用品和預定返程車(機)票等七大實施步驟。依據(jù)會議簽到工作的流程化、分步實施的思想，我們采用ASP.NET+SQL Server技術(shù)開發(fā)了基于Web的會議簽到管理系統(tǒng)(如圖1所示)，來替代傳統(tǒng)的人工簽到。以Web技術(shù)為基礎，利用Internet/Intranet設計和開發(fā)的管理系統(tǒng)可以支持多種軟、硬件平臺，能利用已有的軟、硬件資源，提高信息管理的效率，有助于實現(xiàn)辦公自動化［4-5］。

圖1 會議注冊系統(tǒng)結(jié)構(gòu)圖

圖2 批量導入與會人員信息示意圖

會議簽到系統(tǒng)高效工作要依賴于前期的信息采集和信息導入。在前期采集預參會人員信息時，按照預先設計的信息采集規(guī)則，保留與會人員詳細信息，并使用Excel記錄下來。之所以這樣考慮是為了在會議簽到開始之前將統(tǒng)計的數(shù)據(jù)批量導入會議簽到管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中(如圖2所示)。該次ETIF 2009與會人員的信息采集工作，設計保留的信息是與會人員的姓名、單位、性別、職稱、聯(lián)系電話、電子郵件、預計到達時間、是否訂返程票等。這些信息也是數(shù)據(jù)庫表設計時所必須包含的關鍵字段，同時現(xiàn)場簽到時還要向數(shù)據(jù)庫中寫入下榻賓館房間等信息字段，以備會議期間信息檢索(迅速找到某一參會人)和通訊錄生成使用。

會議簽到查詢支持精確和模糊兩種方式，方便信息檢索。在與會人員現(xiàn)場簽到時，可以通過姓名或單位快速查詢已導入到數(shù)據(jù)庫中的相關信息(如圖3所示)，進行信息核對，核實信息后打印系統(tǒng)生成的與會人員簽到流程單(如圖4所示)，與會人檢驗信息無誤后，按流程順序完成注冊工作，實時更新數(shù)據(jù)信息。

圖3 與會人員信息檢索示意圖

圖4 會議注冊流程表截屏

如果前期數(shù)據(jù)采集沒有該與會人員的相關信息，在現(xiàn)場簽到時，系統(tǒng)可以打印空簽到流程表單(如圖5所示)，來賓現(xiàn)場填寫相關信息，由工作人員錄入系統(tǒng)即可。

圖5 會議注冊流程空表截屏

在簽到工作進行中，系統(tǒng)實時顯示預注冊總?cè)藬?shù)和已注冊人數(shù)，提供信息的精確查詢，會議簽到系統(tǒng)隨時可以生成與會人員聯(lián)系通訊錄，方便大家在會議期間相互交流學習。

該次ETIF2009雖然采用了會議簽到系統(tǒng)，使得會議的簽到工作取得了不錯的成績，在現(xiàn)場注冊臨近結(jié)束時，迅速生成與會人員通訊錄。該通訊錄內(nèi)容詳實到包含了與會嘉賓下榻的賓館房間號。這也是歷屆ETIF會議中通訊錄生成最快一次，在會議還沒正式開幕前就以發(fā)放到與會嘉賓手中，極大地方便了與會嘉賓的交流和溝通。同時，會議注冊系統(tǒng)也受到了前來參會的高教出版社的青睞，并于2009年10月23-25日被應用到第五屆大學計算機課程報告論壇的現(xiàn)場注冊工作中。

雖然該系統(tǒng)的應用取得了較好的效果，但問題依然存在:①系統(tǒng)對與會人員的信息采集依然是通過人工作業(yè)，如打電話、發(fā)郵件等來展開的。盡管會議簽到系統(tǒng)支持批量導入所采集的信息，但是仍沒有實現(xiàn)真正意義上的自動化簽到工作;②沒有實現(xiàn)對與會人員提供會議主辦(承辦)地的天氣、出行和風土人情等情況的介紹;③系統(tǒng)不支持短信群發(fā)功能，不方便實時發(fā)布會議相關信息;④前期的會議籌備工作還停留在原始形態(tài);⑤簽到現(xiàn)場的信息識別檢索終端沒有實現(xiàn)智能化。

鑒于以上問題沒有很好的解決，在對ETIF 2009會議簽到流程分析基礎上，提出一種集會議籌備系統(tǒng)、會議網(wǎng)絡報名系統(tǒng)、會議簽到系統(tǒng)及會議信息服務系統(tǒng)的四位一體的會議管理系統(tǒng)平臺解決方案。

2 會議管理系統(tǒng)平臺解決方案

大型學術(shù)會議的舉辦牽涉到方方面面的準備工作。這些會議的特點是:與會人員多、邀請的專家學者多、會議議題多、會議時間較長等［6］。預參會人員一般期望盡早了解會議議題、議程相關安排，并做好自己會議期間的日程安排。會議期間是來自全國各地甚至世界各地的學者專家及同行們結(jié)識交流的好機會，與會人員往往希望能夠抓住這些時機［7］。

能否滿足上述預參會人員的期望與要求，則是對會議主辦(承辦)方提出了更大挑戰(zhàn)。但因大型學術(shù)會議所牽涉到的各項準備工作實在太多，在人力、物力有限的前提下，不可能做得面面俱到。再以ETIF 2009為例，盡管前期準備工作做得很充分，但是還存在一些遺憾。因此，需要一個會議管理系統(tǒng)平臺來綜合管理會議相關組織工作，提供盡可能完善的會議服務。

2.1 會議需求分析

那么會議管理系統(tǒng)究竟要完成哪些工作才能盡可能完善會議服務工作呢?我們認為，會議管理系統(tǒng)須滿足如下的功能需求:

·系統(tǒng)幫助制定會議的詳細工作計劃;

·系統(tǒng)自動彈出工作提醒;

·發(fā)布會議舉辦通知及相關信息;

·預參會人員可通過網(wǎng)絡報名，生成網(wǎng)報編號;

·通過系統(tǒng)平臺繳納會費(可選);

·通過系統(tǒng)平臺預訂回程票(可選);

·通過系統(tǒng)平臺迅速查詢會議主辦(承辦)地的天氣和交通出行情況;

·通過系統(tǒng)平臺查詢會議主辦(承辦)地的地域文化、風土人情等(文化、旅游產(chǎn)業(yè)推介，可與會議舉辦方的地方旅游局合作打造);

·支持OCR信息檢索;

·支持觸摸屏信息檢索;

·通過網(wǎng)報編號現(xiàn)場簽到，系統(tǒng)自動打印生成簽到單;

·簽到單采取流程化設計，能夠分步更新數(shù)據(jù)庫信息;

·自動生成打印代表證(模板化設計);

·系統(tǒng)詳細記錄與會代表相關信息，在會議前可迅速生成參會人員通訊聯(lián)系簿(分為專家通訊錄和普通與會人員通訊錄兩種)，方便代表們相互交流學習;

·可以隨時查詢與會代表;

·支持會議議題信息的詳細查詢;

·支持短信群發(fā)功能，方便發(fā)布會議實時通知;

·支持查詢會議主辦地的天氣、乘車路線和購物場所;

·可依據(jù)會議實際需求設置網(wǎng)站前臺界面(視圖模板化);

·支持數(shù)據(jù)的備份、恢復和跨平臺遷移;

·系統(tǒng)具有高可擴展性，能根據(jù)會議的具體要求進行相關定制。

2.2 系統(tǒng)功能模塊

此時，會議管理系統(tǒng)平臺的結(jié)構(gòu)便可以很清晰了(如圖6所示)。下面就會議管理系統(tǒng)平臺的4個系統(tǒng)模塊來分別剖析它們的功能。

2.2.1 會議籌備系統(tǒng)模塊 會議籌備模塊主要是完成會議前期的組織籌備工作，可分為相關文檔管理、工作計劃安排和工作提醒三個部分。

會議的前期準備工作需要很多的準備材料，如邀請函(網(wǎng)絡電子版)制作、會議主題宣傳口號擬定等等。在系統(tǒng)設計之初就對會議的籌備工作進行分類整理以劃分出相關步驟，這樣可以將復雜問題盡量簡單化，這也是相關文檔管理所對應的工作。工作計劃安排和工作提醒作為輔助插件載入，更有效支持會議籌備工作。

圖6 會議管理系統(tǒng)平臺結(jié)構(gòu)圖

2.2.2 會議網(wǎng)絡報名系統(tǒng)模塊 傳統(tǒng)的會議報名工作主要是通過會議主辦(承辦)方寄發(fā)邀請函，預參會人員回寄邀請函，或者是通過電話、E-mail等方式向會議主辦(承辦)方確認參加會議，這樣就算完成了會議報名工作［8］。這種傳統(tǒng)的做法不但耗時費力、極易出現(xiàn)差錯，而且對于后期現(xiàn)場簽到工作的不利影響不可忽視。

采用會議網(wǎng)絡報名系統(tǒng)模塊可以很好地解決上述難題。在該系統(tǒng)模塊上，會議主辦方通過網(wǎng)絡發(fā)布相關報名信息，同時提供電子版參會邀請函下載打印(用于參會人單位報銷憑證)，預參會人員只需登陸該模塊進行網(wǎng)上注冊并獲取網(wǎng)絡報名編號，在現(xiàn)場簽到時提供此網(wǎng)報編號即可。會議網(wǎng)絡報名系統(tǒng)與會議注冊簽到系統(tǒng)密切關聯(lián)，二者數(shù)據(jù)源實為同一數(shù)據(jù)庫表。出于人性化設計考慮，在網(wǎng)上報名時不適宜要填寫過多的信息，僅需提供姓名、單位、電話等幾個必填字段供報名者填寫并完成注冊，生成網(wǎng)報編號并打印憑證即可，會議現(xiàn)場注冊簽到時再完善報名者相關信息。同時預參會人員可以選擇通過網(wǎng)上銀行進行在線支付會務費或者是到現(xiàn)場簽到時繳納，目前各大銀行都提供網(wǎng)上銀行業(yè)務，只需和相關銀行辦理好簽約手續(xù)就可以安全方便地使用集成的網(wǎng)銀業(yè)務了?；蛘呖梢允褂玫谌诫娮又Ц斗丈烫峁┑娜街Ц斗?，如支付寶、Paypal等［9］。

2.2.3 會議注冊簽到系統(tǒng)模塊 在會議簽到現(xiàn)場，預參會人員只需在觸摸屏或OCR等終端設備上輸入網(wǎng)報編號，系統(tǒng)就會自動檢索查詢相關報名信息，核實后打印簽到單。參會人員根據(jù)簽到流程表單完成簽到工作，系統(tǒng)實時更新數(shù)據(jù)庫以記錄參會人員的相關信息。如果預參會人員沒有進行網(wǎng)絡報名且直接到達現(xiàn)場進行報名簽到，可由系統(tǒng)自動生成打印空簽到單，與會人員填寫相關信息核實無誤后，由工作人員將該參會人員信息錄入系統(tǒng)，按流程完成注冊簽到工作。

2.2.4 會議信息服務模塊 會議信息服務模塊主要是為會議提供輔助服務工作，如向與會人員提供會議主辦(承辦)地的地域文化、風土人情、乘車出行、天氣狀況等信息。同時系統(tǒng)支持對會議詳細議題、會議召開地點、與會人員的相關信息等進行檢索，并可以自動生成通訊錄。該模塊并且具備短信群發(fā)功能，可以隨時發(fā)布會議相關通知等。

會議注冊簽到模塊與會議網(wǎng)絡報名及會議信息服務模塊共享數(shù)據(jù)，當然這些數(shù)據(jù)都是圍繞與會議密切相關的與會人員信息以及會議議題信息等，而作為輔助功能的實現(xiàn)則要借助外部數(shù)據(jù)庫，比如天氣的實時查詢可借助專門的天氣查詢網(wǎng)站的數(shù)據(jù)。而對于會議籌備模塊可作為單獨文件系統(tǒng)來處理。該文所討論的會議管理系統(tǒng)僅是服務于會議的外圍組織工作(如會議籌備、報名、簽到、會議議題信息查詢等)，對于會議本身的支持并沒有涉及到多少。然而支持一場大型的學術(shù)會議不僅需要上述服務于外圍組織工作的會議管理系統(tǒng)，還要有會議現(xiàn)場的視頻攝錄系統(tǒng)(視頻會議系統(tǒng)中的一部分)、會議表決系統(tǒng)、會議論文評議系統(tǒng)等等。視頻會議系統(tǒng)作為現(xiàn)代會議的亮點，有很多關鍵技術(shù)，而會議管理系統(tǒng)只是一個很重要的方面［10］。

［1］中國學術(shù)會議在線.高校會議發(fā)布排行［DB/OL］.http://www.meeting.edu.cn/，2010-10-22

［2］中國光學學會.會議參會在線注冊報名［DB/OL］.http://www.cncos.org/daohang.asp，2010-10-18

［3］European Society of Cardiology.Register for Imaging Campus Eurocho 2010［EB/OL］.http://www.escardio.org/congresses/euroecho2010/registration-hotels/Pages/imaging-campus-registration.aspx

［4］張震越.Web Service簡介［EB/OL］.http://www.cnblogs.com/zhangzheny/archive/2007/06/16/785734.html，2007-06-16

［5］倪軍.淺談 Web的會議管理系統(tǒng)［J］.才智，2008，10(2):163-164

［6］戴光全.國際會議市場細分及其特點［J］.中國會展，2003，(12):44-45

［7］倫納德.成功的會議管理:從策劃到評估［M］.劉祥亞，譯.機械工業(yè)出版社，2003:38-42

［8］360doc個人圖書館.如何做好會議準備工作［EB/OL］.http://www.360doc.com/content/11/0123/01/5572536_88420765.shtml，2010-12-03

［9］梁遠華.網(wǎng)站產(chǎn)品電子支付［EB/OL］.http://www.cnblogs.com/Leung/archive/2009/11/02/1594724.html，2009-11-02

［10］王箭，張福炎.視頻會議系統(tǒng)綜述［J］.計算機科學，1998，25(1):67-71

Solutions of the registration system for large-scale academic conferences

Wang Liang，Xu Ming
(School of Information Communication，Xuzhou Normal University，Xuzhou 221009，China)

Based on the analysis of work flow of large-scale conferences，we have developed a conference registration system and tested its good results.This paper proposes the structural modules of the conference management system and technical solutions so as to perfect its functions.

large-scale academic conference;conference registration;conference management system

G434

A

1004-5287(2011)02-0178-04

2010-10-29

王亮(1983-)，男，江蘇徐州人，碩士研究生在讀，主要研究方向:數(shù)字媒體技術(shù)與藝術(shù)。