廣東萬和新電氣股份有限公司 李越

S公司委外加工案例研究

廣東萬和新電氣股份有限公司 李越

本文通過對S公司委外加工現(xiàn)狀進行分析,并針對其存在的問題,提出相應(yīng)的改進措施和實施方案,為家電行業(yè)的委外加工的實施管理提供了有益的參考。

家電行業(yè) 委外加工 現(xiàn)狀 方案與措施

隨著全球的經(jīng)營生產(chǎn)戰(zhàn)略目標(biāo)、生產(chǎn)模式的變化，委外加工已經(jīng)成為企業(yè)發(fā)展、適應(yīng)經(jīng)營環(huán)境的重要前提。單純依靠自己的技術(shù)水平,一味自給自足，無異于閉門造車，不但工藝和質(zhì)量滿足不了消費者的需求，產(chǎn)能也同樣縮減，訂單需求量大的時候，產(chǎn)能跟不上。要解決這一難題，使企業(yè)更加強大，需要合理的進行委外加工的管理也控制，讓這一戰(zhàn)略目標(biāo)實現(xiàn)利益最大化，產(chǎn)能最大化，風(fēng)險最小化。

S公司是順德一家家電生產(chǎn)企業(yè),眾所周知,家電行業(yè)正在向“專業(yè)化、集團化”方向發(fā)展，為適應(yīng)這一戰(zhàn)略目標(biāo)，S公司在發(fā)揮自身專業(yè)、技術(shù)優(yōu)勢的同時，經(jīng)過綜合評估和多方面的分析，將一些成本高，技術(shù)難度不大的零部件和一些作業(yè)工序委托外單位加工,如將部分板材或板材配件發(fā)外加工,發(fā)外開料、分條、噴涂、拋光等。

一、S公司委外加工的現(xiàn)狀

1、委外加工出入庫流程有待改善

S公司是集團化企業(yè)，下面有很多的子公司，有的材料是從公司總部發(fā)給外協(xié)廠商的，但是由于生產(chǎn)的需要，在加工完成后，卻發(fā)送到了其他子公司，該轉(zhuǎn)化過程沒有辦理相關(guān)手續(xù)，沒有單據(jù)交財務(wù)部門核銷做賬，造成了該材料的長期掛賬。在公司制定的《委外加工業(yè)務(wù)管理規(guī)定》里，也沒有看到有關(guān)這方面的詳細(xì)要求。此類業(yè)務(wù)的結(jié)果會造成委外物料的庫存賬齡增加，和公司資產(chǎn)的虛增。

2、對加工期間及剩余物資返還期限的執(zhí)行不到位

S公司《委外加工業(yè)務(wù)管理規(guī)定》要求了加工業(yè)務(wù)要有加工期間及期后剩余返還期限。但是有的材料發(fā)出后，加工、返回并不及時，有的可以說是長期滯留在外。由于沒有充分的利用，有的材料可能會發(fā)生質(zhì)變、有的材料可能會隨著市場變化而被淘汰，這些跌價因素都會給公司帶來損失。據(jù)了解，財務(wù)對委外加工物料是沒有計提減值準(zhǔn)備的，但是這已經(jīng)是公司潛在的資產(chǎn)減值了。

3、委外庫存數(shù)量出現(xiàn)負(fù)數(shù)

S公司對個別外協(xié)廠有大量的負(fù)數(shù)結(jié)余，給財務(wù)結(jié)算工作會帶來不確定性。更重要的是外協(xié)加工商實際庫存數(shù)量是多少，S公司就無法核定了。如果對方有庫存但因為S公司的賬面是負(fù)數(shù)，而不返還給S公司，那就是S公司的損失了。

二、S公司委外加工流程與控制

為加強委外業(yè)務(wù)核算管理，規(guī)范外協(xié)核算流程，理順業(yè)務(wù)關(guān)系,S公司需制定一個合理的委外加工流程控制外協(xié)業(yè)務(wù)風(fēng)險，保證公司資產(chǎn)安全。

1、委外加工的管理部門與工作流程

1)S公司委外加工的管理部門

財務(wù)管理部負(fù)責(zé)委外加工件的成本分析，負(fù)責(zé)外協(xié)賬務(wù)核對和審核，監(jiān)控委外物料的定額、任務(wù)，包括收發(fā)料情況，委外負(fù)庫存的原因分析與跟進。

研發(fā)工程技術(shù)負(fù)責(zé)本項目部的外協(xié)材料消耗定額的制定以及BOM信息的維護,并對其準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。

供應(yīng)鏈OEM管理部負(fù)責(zé)外協(xié)單位的外協(xié)加工協(xié)議和外協(xié)材料消耗定額合同簽訂及不合格物料的處理。

制造管理部工程技術(shù)中心負(fù)責(zé)制造管理部外協(xié)材料消耗定額的制定及外協(xié)材料消耗定額合同簽訂。

采購員負(fù)責(zé)下達外協(xié)訂單任務(wù)、訂單關(guān)閉及供方協(xié)調(diào)。

2)外協(xié)廠在本部倉庫領(lǐng)用委外加工材料的業(yè)務(wù)操作流程

（1）采購業(yè)務(wù)員根據(jù)生產(chǎn)，下達委托加工任務(wù)訂單。外協(xié)廠憑S公司采購業(yè)務(wù)員下達的 ‘委外加工通知單’在供應(yīng)商協(xié)作平臺系統(tǒng)生成‘委外請領(lǐng)單’。

（2）外協(xié)廠將‘委外請領(lǐng)單’遞交S公司采購業(yè)務(wù)員審核簽名，到倉庫領(lǐng)料；倉管員發(fā)料后，在領(lǐng)料單上填上實發(fā)數(shù)量，簽名并蓋倉庫章‘委外材料收發(fā)專用章’，外協(xié)廠經(jīng)辦人簽收確認(rèn)簽名后到財務(wù)材料核算處蓋‘財務(wù)專用章’出廠放行，白色物管聯(lián)交到材料核算員處。

（3）倉庫賬務(wù)員收到倉庫已發(fā)貨的‘委外請領(lǐng)單’，根據(jù)單據(jù)實發(fā)數(shù)量在ERP系統(tǒng)進行賬務(wù)處理。

（4）倉庫嚴(yán)格按外協(xié)工單的需求限額發(fā)料,外協(xié)廠不得超額領(lǐng)料。

（5）外協(xié)廠委外工單需超領(lǐng)部份，必須經(jīng)采購業(yè)務(wù)部門主管審批方可領(lǐng)料。未經(jīng)審批而需領(lǐng)料的，經(jīng)外協(xié)廠申請，業(yè)務(wù)員審核后，財務(wù)管理中心材料核算員根據(jù)財務(wù)部規(guī)定的轉(zhuǎn)讓業(yè)務(wù)定價原則在采購價的基礎(chǔ)上加成一定比例轉(zhuǎn)賣給外協(xié)廠。

3)委托加工產(chǎn)品的入庫流程

（1）外協(xié)廠根據(jù)生產(chǎn)訂單在供應(yīng)商平臺系統(tǒng)統(tǒng)一打印“送貨單”，把委托加工好的產(chǎn)品送至指定倉庫，倉管員核實送貨單上送貨單位、物料編碼、物料型號、數(shù)量等信息是否與實物一致，確認(rèn)無誤后在送貨單上簽名并蓋倉庫‘材料收發(fā)專用章’，倉管員把一式兩聯(lián)的送貨單交給賬務(wù)員。

（2）賬務(wù)員根據(jù)送貨單系統(tǒng)進行接收，檢驗合格后辦理交貨完工入庫。

（3）賬務(wù)員收集好送貨單，在每天早上把前一天的業(yè)務(wù)單據(jù)送到各核算員處。

2、對外協(xié)廠商進行績效評估、對外協(xié)不良、積壓物資控制管理及外協(xié)盤點管理

1)對外協(xié)廠商進行績效評估

通過外協(xié)成本評價匯總，通過五大方面，財務(wù)管理，定額管理，盤點管理，任務(wù)管理，定價管理，綜合評估外協(xié)廠商的質(zhì)量、送貨及時度、任務(wù)完成情況、價格合理性、請款申請對帳工作積極性和退料情況等各方面因素。如下圖為五方面權(quán)重比例和注意事項。

外協(xié)成本評價匯總

2)對外協(xié)不良、積壓物資控制管理

（1）送達供應(yīng)的委外材料，外協(xié)廠發(fā)現(xiàn)廢物料及批量不合格品，采購業(yè)務(wù)員必須監(jiān)督外協(xié)廠每周至少一次清退給供應(yīng)商，月底所有的廢物物料及不合格品，必須全部清退完畢。

（2）外協(xié)廠嚴(yán)格按S公司計劃需求生產(chǎn)，對超計劃生產(chǎn)造成無需求而積壓的產(chǎn)品及物料，一律按轉(zhuǎn)賣處理，在采購價的基礎(chǔ)上加成一定比例定價一次性轉(zhuǎn)賣給外協(xié)廠。

（3）由于訂單取消且無生產(chǎn)需求造成外協(xié)庫存積壓一個月以上的物料，跟單員及采購員應(yīng)及時進行處理清退給物料供應(yīng)商。

3)外協(xié)盤點管理及外協(xié)盤點

（1）財務(wù)管理部出具“外協(xié)盤點通知”，采購業(yè)務(wù)員通知外協(xié)廠做好盤點準(zhǔn)備工作，定期和不定期組織相關(guān)人員對外協(xié)廠盤存情況進行盤點，保證公司資產(chǎn)安全，減少不良物料的發(fā)生。

（2）對各外協(xié)廠的盤點，相關(guān)業(yè)務(wù)員需參加，配合盤點工作順利推進。

（3）外協(xié)核算員對外協(xié)廠的外協(xié)結(jié)存材料盤點后，對盤點盈虧情況進行分析，屬定額偏差導(dǎo)致盈虧的，報相關(guān)部門審批進行調(diào)賬，并提請工程技術(shù)進行工藝定額修訂；屬外協(xié)廠管理不善造成虧損的，根據(jù)財務(wù)部規(guī)定的轉(zhuǎn)讓業(yè)務(wù)定價原則在采購價的基礎(chǔ)上加上一定比例定價轉(zhuǎn)讓給外協(xié)廠。

3、S公司負(fù)庫存原因分析與改善對策

1)負(fù)庫存原因分析

塑料件、板材當(dāng)天配送,帳務(wù)處理不及時；讓步使用流程:不規(guī)范；缺料異常未專人 跟進；信息傳達不到位:工單更改BOM表,但實物與BOM發(fā)放不一致；待處理倉和成品倉物料已退，成品已中轉(zhuǎn)供應(yīng)商,但帳務(wù)未處理；委外工單:本廠與外協(xié)廠來料混料，入庫打錯送貨單。

2)負(fù)庫存改善對策

要求供應(yīng)商當(dāng)天入庫物料,當(dāng)天帳務(wù)處理；各部門嚴(yán)格按讓步使用流程進行處理；意見車間派專人跟進,及時報送缺料信息；物料員每天需按領(lǐng)料單發(fā)料,對出現(xiàn)的異常反饋相關(guān)人員,及時通知BOM管理員更改BOM；待處理倉和成品倉必需先開不合格品處理單或成品入庫通知單,才做退貨或成品中轉(zhuǎn)流程；要求采購將外協(xié)廠的物料直接轉(zhuǎn)賣給供應(yīng)商,避免外協(xié)領(lǐng)料或入庫工單；當(dāng)天報送負(fù)庫存,對相關(guān)部門進行考核。

三、總結(jié)

規(guī)范化的流程，嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)和監(jiān)控系統(tǒng)，緊密的供需求關(guān)系鏈，一直是S公司發(fā)展的戰(zhàn)略目標(biāo)與前進的動力。委外加工作為其發(fā)展的必不可少的一部分，可以有效地降低成本、增強競爭優(yōu)勢，提高質(zhì)量、效益和市場占有率,不斷革新，使S公司不斷發(fā)展壯大,在家電行業(yè)占有一席之地。

[1]劉曉紅.家具企業(yè)委外加工流程與控制體系分析.中國人造板,2007;05

[2]劉曉紅.淺析家具企業(yè)委外加工的成與敗.中國人造板,2008;04