孫海葉

現(xiàn)代企業(yè)要求以最快最及時的方式提供信息，檔案作為企業(yè)最原始最完整的信息源，必須適應新形勢的發(fā)展，滿足企業(yè)的需求。當人類進入21世紀的時候，世界經(jīng)濟出現(xiàn)了許多新的發(fā)展趨勢，信息產(chǎn)業(yè)發(fā)展突飛猛進，信息化的趨勢方興未艾，其具體表現(xiàn)為：信息技術(shù)日新月異，成為新技術(shù)的帶頭者；信息產(chǎn)業(yè)高速發(fā)展，成為經(jīng)濟發(fā)展的強大推動力；信息網(wǎng)絡迅猛崛起，成為社會經(jīng)濟活動的重要依托。在國民經(jīng)濟和社會發(fā)展中所起的作用越來越大。面臨新形勢下的新要求，檔案管理者轉(zhuǎn)變觀念、明確工作重點、調(diào)整思路、打破常規(guī)、開拓創(chuàng)新、與時俱進，才能促進檔案事業(yè)的發(fā)展。確立資源優(yōu)勢理念及公共文化理念等檔案管理新理念，樹立長遠超前意識，研究新形勢下檔案工作新規(guī)律、新特點和社會對檔案工作的新需求、新要求，努力實現(xiàn)檔案工作在理論和體制上的創(chuàng)新。

檔案管理的創(chuàng)新觀念

隨著數(shù)字技術(shù)的涌現(xiàn)和電子文件的產(chǎn)生，檔案工作也發(fā)生著翻天覆地的變化，為檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰(zhàn)。如何在新時期做好數(shù)字檔案管理，將是一個艱巨的任務。

一、拓寬歸檔范圍。有些檔案內(nèi)容在國家實體分類法中沒有列入，但有些內(nèi)容是重要的歷史財富，對此我們應樹立創(chuàng)新意識、拓寬服務思路，把服務功能拓展到指導各部門建立新領(lǐng)域的檔案工作和積累檔案信息上來，把開發(fā)和豐富檔案資源聯(lián)系起來。主動上門采集、及時歸檔。

二、優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)。即將所管理的檔案根據(jù)檔案內(nèi)容進行加工調(diào)整資源化管理，將不同時間及空間范圍內(nèi)可產(chǎn)生經(jīng)濟與社會價值效益的檔案進行二次開發(fā)，現(xiàn)時有意義的及時、加快開發(fā)，以提高檔案利用效率。

三、發(fā)揮共享優(yōu)勢。要有極強的現(xiàn)代化管理觀念，發(fā)揮資源共享優(yōu)勢，極力把檔案信息化納入本單位的辦公自動化總體布局中，實現(xiàn)社會信息化背景下的檔案資源共享，這是檔案事業(yè)向現(xiàn)代化、信息化、電子化發(fā)展所要達到的最重要的目標。

檔案管理信息數(shù)字化創(chuàng)新

一、數(shù)字化創(chuàng)新觀念。檔案信息化建設(shè)包括檔案數(shù)字化建設(shè)和檔案網(wǎng)絡化建設(shè)。要應用先進的科技理論與手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定、利用等問題。要依據(jù)國家檔案局關(guān)于檔案數(shù)字化的有關(guān)規(guī)定，借鑒國內(nèi)有關(guān)圖文影像開發(fā)與利用的先進技術(shù)，采用高速掃描、圖像壓縮與處理、數(shù)字儲存以及多級身份驗證技術(shù)，研究開發(fā)出一套符合業(yè)務檔案管理要求，集掃描錄入、電子化存儲、索引、管理和查詢?yōu)橐惑w的高校檔案管理系統(tǒng)，從而實現(xiàn)現(xiàn)代檔案管理的數(shù)字化管理。同時，電子檔案的產(chǎn)生，使檔案部門打破了傳統(tǒng)單一的紙質(zhì)檔案管理的局面，出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案和電子檔案共存的事實。由于電子文件自身的特點和信息技術(shù)發(fā)展過程中仍存有技術(shù)難題，因而給當前電子文件管理工作帶來了較大的難度和一定的風險?！皵?shù)字檔案館”就是“以數(shù)字資源為主要采集對象，實施檔案的數(shù)字化存儲、管理與維護，及提供數(shù)字檔案信息的網(wǎng)絡傳輸、利用服務，并架構(gòu)于一個完整的標準化體系基礎(chǔ)之上的檔案館。為此，我國當前的標準規(guī)定對具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，必須制成紙質(zhì)文件或縮微品等同時歸檔。因此，新時期的檔案管理工作既要做好管理電子文件的工作，還要管理紙質(zhì)文件等檔案實體。

二、數(shù)字化創(chuàng)新安全問題。當前，檔案工作的信息化已成為檔案工作的主要任務，也就是把檔案轉(zhuǎn)化為計算機數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，方便用戶檢索利用，其核心問題表現(xiàn)為檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)問題。檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫建設(shè)是一個長期的、復雜的系統(tǒng)化工程，許多檔案館由于認識或技術(shù)等方面的問題，在檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)方面存在一系列的問題：檔案館在進行數(shù)據(jù)庫建設(shè)時，存在著重視軟硬件網(wǎng)絡環(huán)境的投入，認為信息化建設(shè)就是買計算機、建網(wǎng)絡、買軟件，而忽視了后期工作，就是將檔案信息輸入到檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)中，形成一個可供人們查詢的資源庫。再就是盲目追求輸入的條目數(shù)量，不看質(zhì)量，有許多單位大都是臨時找人幫助錄入，導致數(shù)據(jù)庫的質(zhì)量下降。因為在數(shù)據(jù)庫建設(shè)中，數(shù)據(jù)的輸入是一個量大而煩瑣的工作，必須要有充分的準備，需要長期積累，要持之以恒，這樣才能豐富數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容。隨著網(wǎng)絡化的發(fā)展，網(wǎng)絡安全問題已日益突出。計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)的安全問題也正在受到前所未有的挑戰(zhàn)。據(jù)計算機安全專家的調(diào)查，約有21％的局域網(wǎng)在新建立過程中就受到過病毒感染，運行2年后從未發(fā)現(xiàn)過病毒的網(wǎng)絡只占7％，而接人互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問則難以計數(shù)，現(xiàn)有的“防火墻”等技術(shù)對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網(wǎng)絡只設(shè)計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網(wǎng)絡毀壞，電子文件的丟失將難以避免。

檔案信息數(shù)字化創(chuàng)新對檔案管理的影響

檔案信息數(shù)字化系統(tǒng)主要包括檔案數(shù)字化制作、0A接口、檔案管理、檔案信息WEB查詢及系統(tǒng)管理幾部分。檔案數(shù)字化制作子系統(tǒng)負責數(shù)據(jù)掃描、編輯、消藍去污、拼接、OCR識別、格式轉(zhuǎn)換等功能。各種不同的檔案實體采用不同數(shù)字化處理的方法。紙質(zhì)檔案，一般利用掃描儀將其轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式。注意掃描分辨率不能太低，一般要求100-150點的分辨率；另外需對掃描圖像進行去污、糾偏等工序，以保證下一步信息識別的質(zhì)量。圖像掃描一般采用黑白二值，如果文件原件由于霉斑、字跡不清導致字跡有誤，有需求時，只要輸人所需查詢檔案的關(guān)鍵詞，全文檢索系統(tǒng)能快速地檢索到相關(guān)信息，并將檢索結(jié)果生成動態(tài)頁面，用戶查看原文，則直接調(diào)用鏈接的掃描圖像文件。從而實現(xiàn)從目錄到全文、從文字到圖像的全文檢索，大大提升了檢索系統(tǒng)的效率。企業(yè)檔案信息可憑借信息高速公路作為傳輸途徑，任何人都可以通過信息高速公路中的任何一點、任一終端查閱自己所需要的檔案信息?；谶@一點，企業(yè)檔案信息數(shù)字化的轉(zhuǎn)換無疑會對企業(yè)檔案工作的現(xiàn)在、未來產(chǎn)生深遠的影響。

一、企業(yè)檔案信息化對企業(yè)檔案利用方式的影響。數(shù)字檔案檢索系統(tǒng)方便、快捷，不僅極大地滿足了利用者的要求。而且利用者不受時間、空間的限制，在任一時間任一地點只需一臺聯(lián)網(wǎng)電腦，即可以進入檔案管理系統(tǒng)．查閱自己需要的信息。網(wǎng)上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環(huán)境，進入良性的循環(huán)之中。以往檔案人員為開發(fā)檔案信息資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數(shù)字匯編、專題匯編等，實現(xiàn)信息化后編研工作可以減少，甚至平時的查閱工作也會取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數(shù)據(jù)的整理工作。

二、對企業(yè)檔案業(yè)務工作的影響。數(shù)字化信息能及時地歸檔，盡快地提供利用。平時在網(wǎng)上文書處理部門將收文或發(fā)文都輸入到計算機中，各級部門可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上傳閱自己的文件，并注上處理意見．年終歸檔時，只需向檔案館室移交一份分類清單，把數(shù)據(jù)通過網(wǎng)絡，按數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中即可，從而使檔案館室減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。企業(yè)網(wǎng)中各類數(shù)據(jù)庫的建立，使各類數(shù)據(jù)“數(shù)出一門”，使各類數(shù)據(jù)能非常及時、準確的歸檔。按以往的管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網(wǎng)上計算機管理的數(shù)字化檔案卻能隨時準確反映。

三、對企業(yè)檔案館室職能的影響。隨著計算機技術(shù)廣泛深入地應用于各個領(lǐng)域，今后檔案的鑒定、整理、編目工作的關(guān)注焦點不再是文件實體，而是文件背后的活動和意圖，要更好地了解形成文件的過程，通過宏觀鑒定文件形成者職能、計劃和活動，鑒定文件價值，重視信息系統(tǒng)與文件形成者的相關(guān)文獻之間的有機聯(lián)系，檔案部門通過直接參與文件的形成，從保管機構(gòu)變成審計機構(gòu)。由于信息的越時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案館室檔案實體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

檔案管理機制和科技創(chuàng)新

建立科學的管理體制和靈活的管理機制是檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)。由于檔案工作具有服務的社會性、管理的復雜性等特點，創(chuàng)新檔案工作，就必須有健全完善的工作機制作保證。建立能上能下的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事物型向?qū)I(yè)型轉(zhuǎn)變，強化檔案行政管理部門法規(guī)指導、監(jiān)督、檢查的宏觀管理職能，加強后續(xù)監(jiān)督，努力防止和克服工作的隨意性和盲目性，促進檔案工作的制度化、程序化、規(guī)范化。要形成對檔案工作進行科學分析和創(chuàng)新研究的工作機制，以指導和規(guī)范檔案工作。要完善崗位責任規(guī)范，嚴明崗位職責和紀律，實行競爭上崗、末位淘汰、工資與崗位職責掛鉤的競爭機制，真正形成一套職責明確、程序嚴謹、工作有力、運轉(zhuǎn)靈活的管理機制，為檔案工作的發(fā)展提供堅實的保證，使檔案工作更加適應市場經(jīng)濟體制的需要，為社會創(chuàng)造更大的經(jīng)濟效益和社會效益。檔案管理工作者掌握現(xiàn)代科技，應用現(xiàn)代高新技術(shù)，能夠有效的提高處理檔案的工作效率。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，每一程序的科學性、技術(shù)性都很強。伴隨著科學技術(shù)的發(fā)展，光盤技術(shù)、縮微復制技術(shù)、智能化技術(shù)和多媒體技術(shù)的發(fā)展和應用與計算機技術(shù)相結(jié)合，使文字、圖形、圖像、聲音等多種形式的檔案信息在計算機中統(tǒng)一存貯管理使用，具有更方便、準確、高效的優(yōu)勢。建設(shè)檔案管理自動化網(wǎng)絡是未來檔案發(fā)展的必然趨勢，既減輕了檔案管理人員的工作量，又提高了工作效率，而且使檔案用戶隨時隨地都有可能查詢所需要的檔案信息。

現(xiàn)代檔案管理工作者，就要在檔案領(lǐng)域進行有創(chuàng)新的探索，與時代要求相呼應，在經(jīng)濟和社會發(fā)展建設(shè)中，貢獻出自己的一份力量。面對新形勢下的新問題、新挑戰(zhàn)，我們要通過不懈努力和積極創(chuàng)新，真正使“死檔案”變成“活資料”，使“檔案館”變成“思想庫”，使檔案工作由“后方”變成“前方”。

（作者單位：湖南省核工業(yè)地質(zhì)局302大隊）