鄭亞輝

(安徽科技學院 人事處，安徽 鳳陽 233100)

高校人事檔案管理現(xiàn)代化初探

鄭亞輝

(安徽科技學院 人事處，安徽 鳳陽 233100)

伴隨著計算機技術、網(wǎng)絡技術和數(shù)據(jù)庫技術等在人事檔案管理中的應用，人事檔案管理進入了一個嶄新的時代，即檔案管理現(xiàn)代化時代?，F(xiàn)代化檔案管理不僅可以提高檔案管理效率，而且可以提高檔案信息資源的共享性和使用效益。然而，不同行業(yè)檔案管理現(xiàn)代化程度卻相差很遠，就是同一行業(yè)，檔案管理現(xiàn)代化水平也參差不齊。高校人事檔案工作作為國家檔案事業(yè)的組成部分理應實現(xiàn)管理現(xiàn)代化，但由于種種原因，高校人事檔案管理現(xiàn)代化程度還很低，與檔案管理現(xiàn)代化的大環(huán)境、大趨勢很不適應。高校必須加快人事檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展步伐，迎頭趕上，否則將越落越遠。本文擬對影響高校人事檔案管理現(xiàn)代化的原因進行探討，并就如何推進高校人事檔案管理現(xiàn)代化提出自己的看法。

一、實現(xiàn)高校人事檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1．現(xiàn)代化管理是現(xiàn)階段高校人事檔案工作的需要

隨著時代的發(fā)展，高校人才引進和外流非常頻繁，而這給高校人事檔案管理工作提出了更高的要求，不僅要求檔案工作準確無誤，而且要求有很高的效率。要滿足這樣的要求，僅靠傳統(tǒng)的管理模式很難實現(xiàn)，必須實現(xiàn)人事檔案管理現(xiàn)代化。人事檔案管理現(xiàn)代化一旦實現(xiàn)，將大大提高人事檔案工作效率，對檔案的使用將變得方便快捷，無須調(diào)卷、閱卷，直接檢索即可。此外，人事檔案統(tǒng)計工作也將變得更加容易，系統(tǒng)能夠提供各種統(tǒng)計工具，直接使用即可，不用再進行人工測算，并且準確高效，從而極大地提高了組織人事部門的工作效率[1]，而這正是人事檔案工作所需要的。

2．高校人事檔案管理現(xiàn)代化是適應外部大環(huán)境的需要

隨著科學技術的發(fā)展，國家各項社會主義事業(yè)都相繼步入了現(xiàn)代化建設的軌道，在這樣的大環(huán)境下，如果檔案管理還死抱著傳統(tǒng)管理模式不放，必將被時代所淘汰。為了適應時代發(fā)展需要，也為了適應現(xiàn)代化建設的大環(huán)境，檔案工作也開始逐漸從手工管理向以計算機管理為中心的現(xiàn)代化方向轉變[2]，逐步實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化。而作為檔案事業(yè)組成部分的高校人事檔案管理工作，也必須要盡快實現(xiàn)現(xiàn)代化，以適應外部大環(huán)境的變化，融入到社會主義現(xiàn)代化建設的潮流中去。

3．高校人事檔案管理現(xiàn)代化是檔案信息資源共享的前提

檔案信息資源共享是信息時代的檔案資源開發(fā)利用的基本要求，檔案數(shù)字化和標準化是實現(xiàn)共享的基礎，而檔案信息資源數(shù)字化和標準化只有在實現(xiàn)了檔案管理現(xiàn)代化后才有可能。因此，高校人事檔案現(xiàn)代化是高校人事檔案信息資源實現(xiàn)共享的前提條件。

二、人事檔案管理現(xiàn)代化存在的問題

檔案管理現(xiàn)代化具有突出優(yōu)點和非常重要的意義，因此實際工作中也在推行人事檔案管理現(xiàn)代化，但由于以下原因，檔案管理現(xiàn)代化工作進展緩慢。

1．從業(yè)人員知識結構很難適應人事檔案管理現(xiàn)代化需要

目前，很多檔案管理人員年齡偏大，知識結構不合理，缺乏檔案管理現(xiàn)代化所需要的計算機知識和技能，從而影響到了檔案管理現(xiàn)代化進程，妨礙了人事檔案管理現(xiàn)代化水平的提高。

2．管理軟件制約檔案管理現(xiàn)代化的開展

目前，高校使用的人事檔案管理軟件功能單一，兼容性差，阻礙了人事檔案現(xiàn)代化的開展，并造成諸多人力資源和數(shù)據(jù)資源的巨大浪費。人事檔案管理中，經(jīng)常涉及到各類軟件，特別是數(shù)據(jù)庫軟件的使用，如工資數(shù)據(jù)庫、繳納保險數(shù)據(jù)庫等，而這些數(shù)據(jù)庫軟件往往是由不同的上級主管部門提供的，功能各異、類型不同，所使用的數(shù)據(jù)格式也相差很大。具體工作中，每當上級主管部門提供一個新的數(shù)據(jù)庫軟件，工作人員就要根據(jù)數(shù)據(jù)庫的錄入要求，查閱檔案，錄入數(shù)據(jù)。由于高校教職工人數(shù)眾多，需要錄入的數(shù)據(jù)量非常大，很難保證數(shù)據(jù)錄入的準確性，錄入完成后雖然經(jīng)過多次核對，仍然難以完全保證錄入信息的正確性和完整性，工作效率十分低下[3]。另外，因數(shù)據(jù)庫開發(fā)主體眾多，使用軟件各異，數(shù)據(jù)兼容性差，一個數(shù)據(jù)庫往往只能完成一項單一的工作，在該工作完成后，數(shù)據(jù)庫多處于閑置狀態(tài)，從而造成巨大的資源浪費。

3．人事檔案信息開發(fā)利用程度低

很多單位雖然實現(xiàn)了檔案管理的現(xiàn)代化，但由于重視程度不夠、技術力量跟不上等多方面原因，人事檔案信息的開發(fā)利用程度低，導致人事檔案信息資源價值不能充分體現(xiàn)。該種情況會降低人們對檔案信息資源利用的期望值，并導致主管領導對該項工作的重視程度下降，從而對高校人事檔案管理現(xiàn)代化造成消極影響。

4．投入不足制約著人事檔案現(xiàn)代化發(fā)展

檔案管理現(xiàn)代化需要一定數(shù)量的軟硬件支撐才能實現(xiàn)，而這需要大量經(jīng)費投入。管理人員的培訓、現(xiàn)代化設備購置、檔案管理軟件的開發(fā)(購買)、檔案室空間的擴充等都需要資金。然而，很多單位因經(jīng)費不足而不能及時甚至根本不考慮檔案管理工作的軟硬件投入，從而嚴重影響到檔案管理的水平，直接制約人事檔案管理工作的現(xiàn)代化建設的發(fā)展。

三、采取措施推進人事檔案管理現(xiàn)代化進程

1．使用通用數(shù)據(jù)庫軟件

人事檔案現(xiàn)代化離不開數(shù)據(jù)庫，而數(shù)據(jù)庫軟件必須具有通用性，否則數(shù)據(jù)庫建設和檔案資源開發(fā)利用都將困難重重。上級主管部門應充分協(xié)商，并在廣泛調(diào)研的基礎上研發(fā)或委托開發(fā)出一個相對穩(wěn)定的通用型數(shù)據(jù)庫軟件。該數(shù)據(jù)庫軟件應設計合理、功能齊全，結構穩(wěn)定，且具有很好的兼容性，能夠兼顧人事檔案管理工作的各個方面，并有與之對應的功能模塊。另外，管理軟件應保持穩(wěn)定和延續(xù)性，不能經(jīng)常更換。這樣人事檔案工作人員根據(jù)現(xiàn)有人事檔案材料，將人事檔案數(shù)據(jù)準確地錄入到該數(shù)據(jù)庫后即可長期使用，并且人事檔案管理人員可以方便地對本單位人事檔案數(shù)據(jù)進行檢索、維護和更新。

2．建設高質(zhì)量人事檔案數(shù)據(jù)庫

高質(zhì)量的人事檔案數(shù)據(jù)庫是人事檔案管理現(xiàn)代化的基礎，應采取措施建立和完善高質(zhì)量、易使用的人事檔案數(shù)據(jù)庫。首先，要認真做好基本數(shù)據(jù)的采集工作，力求準確、完善。目前，人事檔案為實態(tài)的紙質(zhì)檔案，要將其轉為數(shù)字化檔案，必須做到以下三點:①檔案中使用的標準和規(guī)范必須統(tǒng)一。這是保證檔案材料一致性和查全率的前提。例如學校代碼、職稱代碼、專業(yè)代碼等一定要嚴格使用國家頒布的統(tǒng)一代碼，不得隨意改變，否則這類數(shù)據(jù)將起不到歸類的作用。②基本數(shù)據(jù)應保證準確無誤。像出生年月、畢業(yè)時間、工作時間、任職年限等與教職工切身利益有關的數(shù)據(jù)必須準確。③對于經(jīng)常變動的檔案信息，如職務、職稱、工資標準等應將歷史信息與變動信息核實清楚，標明變更事由、時間，以便核對。其次，提供完備的檢索途徑。數(shù)據(jù)庫建設時應將每一條記錄所包含的字段及子字段(在數(shù)據(jù)庫中，一名員工的所有檔案信息就是一條記錄，該記錄包括的所有項目如參加工作時間等分別構成一個字段，而每個字段中又可以包括很多小項，即子字段)進行充分研究和設計，確保其合理性、科學性和完備性，并將每一個字段作為一個檢索入口進行處理，從而為使用者提供完備的檢索路徑。第三，提供完善的統(tǒng)計功能。計算機雖然具有強大的運算能力，但其前提是數(shù)據(jù)庫中應有統(tǒng)計的對象。因此，數(shù)據(jù)庫建設時應考慮統(tǒng)計之需要，在數(shù)據(jù)格式等方面應規(guī)范，以滿足統(tǒng)計對基礎數(shù)據(jù)要求。此外，應在人機對話界面提供各類統(tǒng)計窗口。這樣不僅能夠很快地為各部門提供一系列統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而且可以在每年的各類報表的編制過程中發(fā)揮重要作用，降低勞動強度。

3．加強管理確保數(shù)據(jù)庫安全

對于人事檔案現(xiàn)代化工作來說，數(shù)據(jù)庫安全是非常重要的，必須采取切實措施保證數(shù)據(jù)庫安全。權限管理、數(shù)據(jù)庫備份、病毒防護、規(guī)范的操作流程，以及建立崗位責任制等是數(shù)據(jù)庫安全的重要保障措施。數(shù)據(jù)庫管理應有嚴格的權限限制，不同使用和管理人員應該使用不同的權限，以保證數(shù)據(jù)庫安全。數(shù)據(jù)庫權限可以分級配置，根據(jù)不同需要配備不同內(nèi)容的權限。人事檔案現(xiàn)代化管理中應特別加強檔案更新權限管理，完善檔案更新機制。檔案更新是經(jīng)常性工作，更新過程中很多材料和數(shù)據(jù)由某一位檔案管理人員進行搜集、添加和整理，很容易出現(xiàn)錯誤，從而造成檔案材料不真實。為了保證檔案材料的有效性、真實性和完整性，必須完善檔案更新機制，其中有效的方法就是，加強檔案更新權限管理，即針對檔案更新不同階段分別配置權限，并將權限賦予不同身份的人。檔案更新需要三個階段:修改、校對和審批。首先，在檔案管理系統(tǒng)中，由檔案管理員A(A有自己的用戶名和口令)對檔案進行必要的更新，然后，由其他檔案管理員B(B和A的用戶名和口令不同)逐條核對，由分管檔案管理的領導L進行審批。當然，上述過程在紙質(zhì)檔案材料中也同樣需要進行相應補充，每一處修改都需要保留痕跡，并由修改人員、校對人員和分管領導簽名，以保證檔案更改過程萬無一失和有據(jù)可查。

4．發(fā)揮檔案管理現(xiàn)代化優(yōu)勢提高檔案資源利用率

首先，可以考慮通過權限限制，將一部分基礎性的檔案信息資源通過校園網(wǎng)提供查詢服務，實現(xiàn)檔案信息資源共享，以滿足校內(nèi)不同群體和單位對人事檔案信息資源的需求，提高人事檔案的利用率，使人事檔案信息資源發(fā)揮最大效益。其次，運用人事檔案管理現(xiàn)代化系統(tǒng)輔助功能為領導決策提供參考。人事檔案管理實現(xiàn)現(xiàn)代化后，運用計算機提供人員需求預測、人員配置決策、人員流動決策等變得異常方便。通過系統(tǒng)所提供的功能可以清楚地判斷出本單位人員職稱、年齡結構是否合理，教師隊伍和管理隊伍建設是否符合學校建設和發(fā)展需要，而這些都是關系到學校各項事業(yè)快速發(fā)展的決定性因素。通過人事檔案管理系統(tǒng)提供的一系列數(shù)據(jù)分析和圖表分析，可以為領導決策提供參考，做到有的放矢。

四、結束語

隨著網(wǎng)絡技術、通訊技術和信息技術的發(fā)展，檔案與現(xiàn)代化信息技術有機結合成為現(xiàn)實，它改變了傳統(tǒng)檔案的管理模式，使高校人事檔案管理進人到一個嶄新的信息化時代。實現(xiàn)高校人事檔案信息管理現(xiàn)代化，不僅可以提高高校人事檔案工作的效率，而且可以提高檔案資源的利用率，并可以促進高校人事檔案管理與全國人事檔案管理現(xiàn)代化融合。雖然，目前實現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化還有很多困難，但只要努力，障礙總是可以克服的，相信高校檔案管理現(xiàn)代化必然會取得令人滿意的效果。

[1]項衛(wèi)衛(wèi)，馬莉．淺論實現(xiàn)高校人事檔案管理的現(xiàn)代化[J]．科技創(chuàng)業(yè)月刊，2003(6):71．

[2]趙顯波．高校人事檔案管理現(xiàn)代化之我見[J]．中小企業(yè)管理與科技(下旬刊)，2009(5)．

[3]劉啟民．對高校人事檔案管理現(xiàn)代化的思考[J]．青島大學師范學院學報，2001(2):95．

責任編校 秋晨