□崔 杰（河南省水文水資源局）

檔案信息化建設(shè)淺議

□崔 杰（河南省水文水資源局）

21世紀(jì)是人類進入知識經(jīng)濟的時代。知識經(jīng)濟是以現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)為核心，建立在知識和信息的生產(chǎn)、傳播、使用、消費之上的經(jīng)濟，它依賴于知識或有效信息的積累和利用。檔案信息是國家和社會的重要信息資源之一，它以其自身的特點和屬性，在推進經(jīng)濟發(fā)展和社會進步中有著極為重要的地位和不可替代的作用。

檔案信息化；檔案管理；數(shù)字檔案

隨著計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，人類社會進入信息時代，黨政機關(guān)部門、企事業(yè)單位等對信息的利用和依賴逐步加強，特別是近年來Internet、Intranet和Extranet的飛速發(fā)展，Web技術(shù)已成為信息管理的新手段，也為政府辦公自動化提供了新途徑。在黨的十五屆五中全會提出以信息化帶動工業(yè)化，實現(xiàn)跨越式發(fā)展的戰(zhàn)略部署后，全國信息化建設(shè)步伐進一步加快。目前，電子政務(wù)系統(tǒng)在我國尤其是在河南省得到普遍應(yīng)用，各種數(shù)據(jù)中心或信息資源庫的開發(fā)建設(shè)得到了各級政府的大力扶持。在這種辦公自動化狀態(tài)下，用手工方式或簡單地利用計算機管理和利用檔案資料與電子政務(wù)的辦公自動化高效性不相適應(yīng)。電子政務(wù)系統(tǒng)、各種業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件需要進行有效的管理和利用。因此，建設(shè)服務(wù)于電子政務(wù)系統(tǒng)以及社會公眾的電子檔案數(shù)據(jù)中心是一件刻不容緩的重要工程。

一、檔案信息化建設(shè)的重要性

電子檔案數(shù)據(jù)中心是電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)的重要組成部分,電子檔案數(shù)據(jù)中心是以文書學(xué)與檔案學(xué)作為理論基礎(chǔ),又融合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù),對文件檔案資料進行現(xiàn)代化管理和提供給社會公眾利用、將檔案法律法規(guī)面向社會公布的計算機管理輔助系統(tǒng)，是建設(shè)數(shù)字檔案館的必要基礎(chǔ)，是沒有時空限制的、便于使用的、超大規(guī)模的電子政務(wù)信息系統(tǒng)。

近年來，中央、地方十分重視電子政務(wù)資源庫的建設(shè)，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)《國家信息化領(lǐng)導(dǎo)小組關(guān)于我國電子政務(wù)建設(shè)指導(dǎo)意見》的通知明確提出：要“規(guī)劃和開發(fā)重要政務(wù)信息資源”，“各地要按照統(tǒng)一要求，加快整合分散的業(yè)務(wù)系統(tǒng)和信息資源，建成或調(diào)整為與中央政務(wù)網(wǎng)絡(luò)標(biāo)準(zhǔn)一致的政務(wù)統(tǒng)一網(wǎng)絡(luò)平臺”。檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是：以檔案信息資源建設(shè)為核心，以電子信息管理為重點，確保具有保存價值的電子文件（檔案）信息，真實、完整、安全地保存在檔案管理部門，并為黨委、政府和社會提供方便、快捷的利用服務(wù)，使電子檔案數(shù)據(jù)中心成為政府信息資源庫的重要組成部分。

二、電子檔案的建設(shè)目的和意義

隨著電子政務(wù)建設(shè)的全面展開，產(chǎn)生了大量的電子文件，對這些大量的電子文件需要及時整理歸檔，如果不采用先進的制度和手段就不能很好地開展工作。

電子檔案數(shù)據(jù)中心的任務(wù)是對文件進行實時歸檔管理和即時提供利用。由此可見，建立電子檔案數(shù)據(jù)中心是行政事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分，是辦公自動化運作后必不可少的配套項目。具體而言，電子檔案數(shù)據(jù)中心的建立,有其適應(yīng)時代發(fā)展的必要性。電子檔案數(shù)據(jù)中心是電子政務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化系統(tǒng)的重要組成部分。

電子檔案數(shù)據(jù)中心與數(shù)字化檔案館的理念大同小異，不同之處是：電子檔案數(shù)據(jù)中心側(cè)重于面向社會的管理和服務(wù)職能，妥善解決目前急迫的電子政務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的大量電子文件的歸檔問題。由此可見，建立電子檔案數(shù)據(jù)中心是行政事業(yè)單位信息資源庫的重要組成部分，是辦公自動化運作后必不可少的配套項目。電子檔案數(shù)據(jù)中心的建設(shè)將起到促進電子政務(wù)、檔案管理等方面法律法規(guī)的完善、促使加快標(biāo)準(zhǔn)制定的步伐，為電子政務(wù)的發(fā)展提供保障，從而推進電子政務(wù)系統(tǒng)的健康發(fā)展，同時為檔案的高效利用提供素材。保存檔案的最終目的是為社會提供利用。統(tǒng)一的檔案資料管理可保證檔案資料齊全，可提供全面有序的檔案資料信息服務(wù)。

三、檔案信息化管理建設(shè)的原則

建立電子檔案數(shù)據(jù)中心要利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提高工作效率，促進需求單位的管理知識結(jié)構(gòu)調(diào)整，挖掘潛力，加強科學(xué)化、現(xiàn)代化管理，最大限度地提供檔案利用，達到檔案資源完全共享。電子檔案數(shù)據(jù)中心建設(shè)，要立足本系統(tǒng)，面向國內(nèi)外，立足當(dāng)前，面向未來；信息網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫建設(shè)要嚴(yán)格貫徹國家標(biāo)準(zhǔn)、國際標(biāo)準(zhǔn)，實現(xiàn)與國內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的互聯(lián)互通和資源共享；建立全局觀念，統(tǒng)一規(guī)劃，減少重復(fù)投資。

作為現(xiàn)代化的行政事業(yè)單位，對于日常管理、業(yè)務(wù)工作等各類數(shù)據(jù)資料都必須具有高度的安全性和嚴(yán)格的保密性。安全性體現(xiàn)在單位的各類數(shù)據(jù)不能隨意的被拷貝、刪除。而對于單位內(nèi)部機密的文件資料、數(shù)據(jù)圖紙應(yīng)提供必要的保密措施，保證數(shù)據(jù)不會被非法訪問。因此系統(tǒng)應(yīng)運用各種手段來防止非法侵入和機密泄露，并保證系統(tǒng)中的非公開信息只有具有相應(yīng)層次權(quán)限才能訪問。

四、檔案信息化管理建設(shè)的目標(biāo)

檔案信息化管理建設(shè)，必須考慮它的實用性、穩(wěn)定性、安全性、先進性、可擴展性等多個方面因素。采取最合理的技術(shù)設(shè)計原則、遵循技術(shù)先進，性能可靠，功能完善，全面規(guī)劃，使之具備：

一是現(xiàn)代化的檔案管理。實現(xiàn)檔案的科學(xué)、現(xiàn)代化管理。

二是政務(wù)網(wǎng)內(nèi)部的檔案信息WEB查詢。檔案的內(nèi)部網(wǎng)與政務(wù)網(wǎng)是邏輯隔離，政務(wù)網(wǎng)用戶可以直接登陸到檔案數(shù)據(jù)中心，根據(jù)用戶的權(quán)限，可以查詢其權(quán)限范圍內(nèi)的檔案信息。

三是檔案資料的數(shù)字化處理。提供各種類型檔案資料數(shù)字化處理的功能，如紙質(zhì)、圖紙、聲像等。支持各種數(shù)字化處理設(shè)備，如高速掃描儀、膠卷掃描、工程掃描儀、繪圖儀等。

四是檔案管理應(yīng)用平臺。形成檔案管理的應(yīng)用平臺，接收、采編、查詢、綜合利用、發(fā)布檔案管理的新聞、發(fā)展動態(tài)等信息；各部門檔案類應(yīng)用平臺的連接等。

五是保障數(shù)據(jù)的安全性。通過采用多種措施保證數(shù)據(jù)的安全性，如建立完整的權(quán)限體系、內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)物理隔離、數(shù)據(jù)備份機制等。

六是統(tǒng)一窗口，開放利用?？梢詫σ压_的檔案資料信息進行網(wǎng)上查詢，提高檔案資料信息的利用率，增加政務(wù)工作透明度，發(fā)揮窗口作用，更好地為各個職能部門服務(wù)。

七是與電子政務(wù)系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口。電子檔案數(shù)據(jù)中心與政府部門、企事業(yè)單位的電子政務(wù)、網(wǎng)絡(luò)辦公系統(tǒng)以及業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)建立接口，接收已進行歸檔處理的檔案信息。

五、檔案信息化管理建設(shè)的作用

在實際檔案管理工作中，如果一份文件要轉(zhuǎn)為檔案，需要在檔案管理中再次重新著錄一次，加大了檔案員的工作強度。在實施檔案信息化管理后，支持文檔一體化，一份文件只要在軟件中設(shè)置歸檔后，該份文件自動轉(zhuǎn)到檔案中。該功能大大地提高了工作效率，降低了勞動強度。

就傳統(tǒng)的檔案載體而言，其記錄信息都是平面的，文字、圖像、聲音等不同載體的信息難以有機地結(jié)合起來。通過運用計算機技術(shù)與多媒體技術(shù)，所有的信息都能以數(shù)字化的形式存儲，做到圖、文、聲并茂，檔案信息的記錄功能與顯示功能得到了極大的強化。

通過對檔案進行數(shù)字化加工，可以實現(xiàn)對傳統(tǒng)圖文信息的數(shù)字化處理，以滿足日益增加的檔案信息現(xiàn)化建設(shè)的需要。以掃描、圖形處理、OCR識別、自動提取著錄項內(nèi)容、生成條目、統(tǒng)一電子文件格式、不同種類的電子文件分層存儲、分別進行權(quán)限控制，加工處理得到的電子文件與條目自動掛接等功能整合的手段，使數(shù)字化加工處理工作可以批量、快捷進行，降低數(shù)字化加工的成本，縮短加工工期，減輕工作強度。

檔案信息化的利用建設(shè)是一項政策性、科學(xué)性、服務(wù)性很強的工作。在實際工作中要妥善處理基礎(chǔ)工作與開發(fā)利用、立足開放利用與保密保護、有償利用與無償提供等諸多關(guān)系，以適應(yīng)信息時代開發(fā)利用檔案信息化資源的新形勢。21世紀(jì)是一個全新的信息時代和知識經(jīng)濟時代，高新科學(xué)技術(shù)迅速興起、發(fā)展的時代，也是我們檔案工作大有作為的時代，我們要把握機遇、開拓創(chuàng)新，緊跟時代的步伐，以積極的姿態(tài)、有效的措施高效開發(fā)利用檔案信息資源，為國家、為社會作出新貢獻。

2011-08-14