○張曉斐

（廣東省深圳市教育局財務(wù)核算中心 廣東 深圳 518025）

在教育系統(tǒng)的財務(wù)管理工作中，會計電算化經(jīng)過多年的發(fā)展已經(jīng)得到普及，對提高工作效率、規(guī)范財務(wù)管理起到了重要的作用。而網(wǎng)絡(luò)的介入，使得信息化技術(shù)控制成為教育系統(tǒng)內(nèi)部會計控制的一項(xiàng)重要內(nèi)容。如何充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段，不斷擴(kuò)展財務(wù)管理工作的內(nèi)容，提高財務(wù)工作的管理水平已成為亟待解決的問題。

一、教育系統(tǒng)內(nèi)部會計控制系統(tǒng)應(yīng)用的目的

教育系統(tǒng)中嚴(yán)格、規(guī)范的會計控制制度能在很大程度上監(jiān)督和約束會計行為，防止錯誤和舞弊行為，保證各種信息的真實(shí)性和可靠性。從而保護(hù)教育系統(tǒng)資產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行。它是及時發(fā)現(xiàn)和制止教育系統(tǒng)經(jīng)濟(jì)犯罪和腐敗的有力管理工具。電算化會計信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的目的包括以下幾個方面。

1、維護(hù)學(xué)校資產(chǎn)安全和完整

任何一個學(xué)校都有自己的資產(chǎn)，如果沒有一定的措施加以保護(hù)，則會由于浪費(fèi)、貪污盜竊等行為，而使資產(chǎn)蒙受損失。建立一定的內(nèi)部控制制度，采取必要的措施就是要防止企業(yè)資產(chǎn)流失。

2、保證會計信息的準(zhǔn)確、完整和可靠

建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制制度，可以保證會計信息的準(zhǔn)確可靠，進(jìn)而提高管理決策的正確性。

3、保證學(xué)校財務(wù)活動的合法性

任何一個學(xué)校的財務(wù)活動都必須遵守國家的相關(guān)政策、法規(guī)的規(guī)定，建立適當(dāng)?shù)膬?nèi)部控制制度，可以保證學(xué)校財務(wù)活動的合法性，減少或杜絕學(xué)校內(nèi)部各種違法違規(guī)操作。

二、教育系統(tǒng)內(nèi)部會計控制系統(tǒng)的現(xiàn)狀

目前，大部分教育系統(tǒng)已經(jīng)具備或初步具備并使用會計核算系統(tǒng)、會計管理控制系統(tǒng)，在財務(wù)部門內(nèi)部建立了電算化系統(tǒng)或局域網(wǎng)系統(tǒng)，使會計信息在可靠性、及時性等方面取得了很大進(jìn)步，基本能滿足財務(wù)內(nèi)部管理的需要。但是，隨著教育系統(tǒng)規(guī)模的迅速擴(kuò)大和管理工作的不斷深入，目前主要存在以下問題。

1、時常出現(xiàn)財務(wù)工作無法及時滿足管理需求的情況

這導(dǎo)致教育系統(tǒng)內(nèi)部各部門不能及時地獲取有關(guān)信息，不能做出及時、正確的決策，這種狀況已遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于現(xiàn)代化管理的需求。當(dāng)財務(wù)信息系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展到一定階段時，財務(wù)業(yè)務(wù)一體化自然就提上了議事日程，這是歷史前進(jìn)的迫切需求。

2、通用會計軟件安全控制功能不完善

會計軟件的質(zhì)量是電算化會計工作的基礎(chǔ)，決定著電算化工作的質(zhì)量。目前使用的通用會計軟件存在著諸多的問題和不足。

3、電算化會計基礎(chǔ)管理工作不完善

財政部要求采用計算機(jī)替代手工記賬的單位需要具有完善的電算化管理制度，但單位在實(shí)現(xiàn)電算化后沒有按要求制定包括嚴(yán)格的上機(jī)操作管理制度、硬件、軟件管理制度和會計檔案管理制度等內(nèi)容的明確的、成文的內(nèi)部管理制度。對電算化的內(nèi)部管理仍是按照手工記賬的管理辦法使用原來手工系統(tǒng)下的財務(wù)制度，從而使基礎(chǔ)管理工作滯后。

4、電算化會計內(nèi)部審計監(jiān)督不到位

內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的重要措施。內(nèi)部審計人員應(yīng)對電算化會計系統(tǒng)的管理及控制制度進(jìn)行研究和評價，指出其薄弱環(huán)節(jié)，提出改善意見，促使被審單位加強(qiáng)電算化會計系統(tǒng)的管理和控制，但是，單位對于電算化會計系統(tǒng)缺乏有效的內(nèi)部審計監(jiān)督制度；單位的內(nèi)部審計人員專業(yè)素質(zhì)不足，不熟悉電算化會計系統(tǒng)的特點(diǎn)和風(fēng)險，不了解電算化會計系統(tǒng)應(yīng)有的內(nèi)部控制，更不熟悉如何對電算化會計系統(tǒng)進(jìn)行審計，從而導(dǎo)致電算化會計系統(tǒng)未能得到有效的內(nèi)部審計監(jiān)督。

三、會計系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的新構(gòu)建

會計信息的產(chǎn)生只有在嚴(yán)格的內(nèi)部控制下，才能保證其可靠性和準(zhǔn)確性。也只有在嚴(yán)格的內(nèi)部控制下，才能預(yù)防和減少電算化會計系統(tǒng)的安全風(fēng)險。網(wǎng)絡(luò)會計系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度從建立和運(yùn)行的過程來看，可分為系統(tǒng)研發(fā)控制、組織管理控制、日常操作控制和內(nèi)部審計控制幾方面。

1、系統(tǒng)研發(fā)控制

網(wǎng)絡(luò)會計軟件的研發(fā)應(yīng)符合相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，如《會計電算化管理辦法》、《會計核算軟件基本功能規(guī)范》、《會計電算化工作規(guī)范》等，按標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開發(fā)的運(yùn)行可靠性才有保障。網(wǎng)絡(luò)會計軟件的研發(fā)不僅僅只是手工會計的功能模擬，還要在軟件開發(fā)中強(qiáng)化內(nèi)部控制手段，嚴(yán)格規(guī)范會計軟件在數(shù)據(jù)輸入、處理、傳輸和安全保護(hù)的控制功能。

2、組織管理控制

組織管理控制包括組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、責(zé)任劃分、上機(jī)管理、檔案管理、設(shè)備管理等。教育系統(tǒng)應(yīng)按會計數(shù)據(jù)的不同形態(tài)，將其劃分為數(shù)據(jù)收集組、數(shù)據(jù)處理組和信息分析組等部門，組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須符合教育系統(tǒng)的實(shí)際規(guī)模、符合教育系統(tǒng)總體經(jīng)營目標(biāo)。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)相分離。職務(wù)分離主要包括：數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù)相分離；對用于計算機(jī)會計系統(tǒng)的計算機(jī)的上機(jī)管理措施包括輪流值班制度、上機(jī)記錄制度、完善的操作手冊等。計算機(jī)會計系統(tǒng)有關(guān)的資料應(yīng)及時存檔，教育系統(tǒng)應(yīng)建立起完善的檔案制度，加強(qiáng)檔案管理。要有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續(xù)、完善的標(biāo)簽和索引方法及安全可靠的檔案保管設(shè)備等。除此之外，還應(yīng)該定期對所有檔案進(jìn)行備份，并保管好這些備份。對用會計電算化系統(tǒng)的各種硬件設(shè)備，應(yīng)當(dāng)建立一套完備的管理制度，以保證設(shè)備完好及能夠正常運(yùn)行。

3、日常操作控制

日常操作控制包括經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生控制、輸入控制、數(shù)據(jù)通訊控制、數(shù)據(jù)處理控制、輸入控制和數(shù)據(jù)存儲控制等。教育系統(tǒng)應(yīng)建立有效的控制方法和手段，設(shè)定電算化軟件相應(yīng)的控制程序，甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)并對輸入的數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格的控制，保證數(shù)據(jù)輸入的準(zhǔn)確性。為了確保計算機(jī)會計系統(tǒng)產(chǎn)生的數(shù)據(jù)和信息存儲安全，便于調(diào)用、更新和檢索，教育系統(tǒng)對于輸出的磁介質(zhì)的會計資料應(yīng)及時貼上外部標(biāo)簽，在外部標(biāo)簽上寫明文件名稱、輸出時間。文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明。對整個修改更新過程都應(yīng)做好登記。同時，應(yīng)設(shè)置資料分發(fā)與保管的登記簿，詳細(xì)記錄輸出資料的名稱、編號，打印份數(shù)、送達(dá)時間等，并需經(jīng)手人簽字，以防丟失、錯發(fā)、漏發(fā)。

4、內(nèi)部審計控制

內(nèi)部審計應(yīng)做好以下幾方面的工作：審計會計賬務(wù)處理是否正確，是否符合規(guī)定；審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料是否一致；監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止非法修改數(shù)據(jù)；對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止系統(tǒng)漏洞；定期檢查、測試電算化內(nèi)控制度，找出存在的弊端和問題，提出進(jìn)一步改進(jìn)的措施。

四、教育系統(tǒng)內(nèi)部會計控制系統(tǒng)的完善措施

1、提高信息控制意識，完善會計控制系統(tǒng)

信息化技術(shù)控制日益成為內(nèi)部會計控制的一項(xiàng)重要內(nèi)容，因此，教育系統(tǒng)也必須借此建立內(nèi)部會計控制系統(tǒng)，減少和消除人為操作因素，確保內(nèi)部會計控制的有效實(shí)施。同時，要加強(qiáng)對財務(wù)信息化系統(tǒng)開發(fā)與維護(hù)、數(shù)據(jù)輸入與輸出、文字存儲與保管、網(wǎng)絡(luò)安全等方面的控制。具體措施如下。

（1）崗位設(shè)置

防范和杜絕經(jīng)過電算化會計軟件舞弊方式的最佳方法就是設(shè)計合理、有效的管理制度并嚴(yán)格執(zhí)行。根據(jù)電算化會計系統(tǒng)的業(yè)務(wù)要求，電算化后的會計崗位分為基本會計崗位和電算化會計崗位?；緯媿徫话〞嬛鞴?、出納、會計核算、稽核、會計檔案管理等；電算化會計崗位包括電算化主管、系統(tǒng)管理員、系統(tǒng)操作員、系統(tǒng)維護(hù)員、審核員、檔案管理員等。在實(shí)施電算化會計過程中，根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和本單位的工作需要，參照對電算化會計崗位的描述設(shè)立必要的工作崗位基本會計崗位和電算會計崗位，在保證會計數(shù)據(jù)安全的前提下交叉設(shè)置，各崗位人員要保持相對穩(wěn)定。

（2）權(quán)限管理

權(quán)限管理包括權(quán)限分配和用戶名/密碼管理兩個方面，前者決定相應(yīng)用戶對會計數(shù)據(jù)具有哪些操作權(quán)，而后者則保證了用戶和權(quán)限的對應(yīng)關(guān)系。在分工時，應(yīng)做到相互牽制、相互制約，職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤違法行為，從而防止出現(xiàn)舞弊和欺詐。

2、學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息管理理論，完善信息管理系統(tǒng)

信息作為資源，除了一般的可利用、有價值等特征外，還具備共享性、歷史積累性、時效性和多次再生性的特性。而信息管理系統(tǒng)則是由若干相互聯(lián)系、相互制約的獨(dú)立成分組成的一個有機(jī)整體，要系統(tǒng)地利用信息這個資源，教育系統(tǒng)建立會計信息管理系統(tǒng)是一個非常重要的前提。因此，我們要學(xué)習(xí)網(wǎng)絡(luò)信息時代管理信息化理論，將信息技術(shù)與管理相融合，建立網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)管理信息化。

3、充分利用網(wǎng)絡(luò)資源，推行網(wǎng)上財務(wù)建設(shè)

網(wǎng)絡(luò)財務(wù)是基于計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和通訊技術(shù)，能夠在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)施會計核算和財務(wù)管理各項(xiàng)功能，并能夠進(jìn)行實(shí)時反饋和遠(yuǎn)程監(jiān)控的財務(wù)管理信息系統(tǒng)。它以實(shí)現(xiàn)資金流、信息流高度一致為目標(biāo)，提供互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下財務(wù)管理模式，使財務(wù)管理從桌面財務(wù)走向網(wǎng)絡(luò)財務(wù)。網(wǎng)絡(luò)財務(wù)軟件從管理方式上實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)協(xié)同、遠(yuǎn)程處理、在線管理、集中式管理等管理模式;從工作方式上支持在線辦公、移動辦公等方式；從軟件功能上，提供遠(yuǎn)程報表、遠(yuǎn)程查帳、網(wǎng)上支付、網(wǎng)上財務(wù)信息查詢等功能，支持網(wǎng)上報價、網(wǎng)上采購、網(wǎng)上服務(wù)、網(wǎng)上銀行等。實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的財務(wù)服務(wù)，從而提高財務(wù)管理的公開性、透明性，并使財務(wù)辦理更加便捷、安全。

[1]馮蓉蓉：會計電算化對內(nèi)部控制的影響[J].現(xiàn)代會計，2005（2）.

[2]樹友林：電算化會計內(nèi)部控制研究[J].中國會計電算化，2001（11）.

[3]陸宇海：電算化會計數(shù)據(jù)的安全防護(hù)[J].中國會計電算化，2001（8）.

[4]薛兆軍：試論會計電算化系統(tǒng)的內(nèi)部控制[J].機(jī)械管理開發(fā)，2002（2）.

[5]葉蕓蕓：電算化會計系統(tǒng)內(nèi)部控制[J].中國會計電算化，2000（1）.

[6]應(yīng)軍：談加強(qiáng)會計電算化內(nèi)部控制[J].南京經(jīng)濟(jì)學(xué)院學(xué)報，2002（4）.

[7]李紅、賈英：試論電算化會計內(nèi)部控制的現(xiàn)狀及其對策[J].商業(yè)研究，2001（6）.