杜文輝

（赤峰學院 繼續(xù)教育部，內蒙古 赤峰 024000）

探索檔案管理模式 促進繼續(xù)教育發(fā)展

杜文輝

（赤峰學院 繼續(xù)教育部，內蒙古 赤峰 024000）

分析了當前繼續(xù)教育檔案管理模式的現狀與問題，提出了改進繼續(xù)教育檔案管理工作的基本思路.

繼續(xù)教育檔案；管理模式；思路

近年來，隨著現代科學技術的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經難以適應時代的要求.作為一名高校教師培訓機構檔案管理工作者，感到迫切需要探索全新的管理模式，更好地發(fā)揮檔案管理服務中小學教育、服務社會發(fā)展的重要作用.快速發(fā)展的信息化建設，深刻影響著人們的生產生活，逐步改變著我們的工作方式，這一方面為檔案工作進一步發(fā)展提供了更廣闊的空間，另一方面也對檔案管理工作提出了更高更新的要求.面對機遇與挑戰(zhàn)，檔案管理如何適應社會需求，開拓創(chuàng)新，是擺在我們面前的首要任務.走自動化、信息化之路，用檔案管理的自動化、信息化方式，參與并服務于中小學教師繼續(xù)教育管理，利用現代信息技術記錄管理、開發(fā)利用檔案就成為必然.

繼續(xù)教育檔案是教師從事繼續(xù)教育教學培訓、科研、管理等活動中直接形成、具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的原始記錄.它不僅是繼續(xù)教育發(fā)展的珍貴歷史資料,更重要的是它對今后的繼續(xù)教育培訓、科研、管理等方面具有重要的參考價值和憑證作用.完整、準確的繼續(xù)教育管理檔案既是一個地區(qū)繼續(xù)教育教學發(fā)展的重要依據和必要條件,也是進行科研工作的信息資源.繼續(xù)教育檔案管理工作就是用科學的原則和方法管理繼續(xù)教育檔案,為地區(qū)繼續(xù)教育服務的工作.

1 當前繼續(xù)教育檔案管理模式的現狀與問題分析

由于工作需要，繼續(xù)教育檔案管理一直十分注重運用現代化技術，致力于將最新的計算機技術運用于檔案工作，無論是早期只能對室藏檔案進行目錄管理的單機檔案管理系統(tǒng)，還是對各項工作和檔案資料進行全方位、多層面管理的檔案信息管理系統(tǒng)，都在一定程度上解決了檔案管理中信息共享、自動化處理以及數字化檔案的初步要求，但這僅僅是實現了一些計算機技術的運用，檔案管理現代化的模式仍是計算機技術加上傳統(tǒng)的檔案管理模式，實質仍是傳統(tǒng)檔案管理模式運用新技術的改進，是對傳統(tǒng)檔案管理模式的數字模擬，并未從根本上真正改變管理方式.

繼續(xù)教育檔案僅僅是以單一的紙質檔案為主，由于紙張的老化變質和經常查閱取放的自然磨損，使介質檔案保存期不長且存放不方便，占用面積又大，難以達到永久安全保存，以至對信息的轉化、利用與傳輸都停留在較為落后的基礎上，不適應信息化建設的發(fā)展及社會的新需求.主要體現在：

1.1 電子文件這一新型載體的產生，給傳統(tǒng)管理模式帶來了極大沖擊

20世紀90年代以來，信息技術在繼續(xù)教育系統(tǒng)的辦公活動中廣泛應用，出現了新型載體文件-電子文件，信息流通的基礎結構發(fā)生了變化.比如赤峰市高中教師教育技術培訓過程中，文件的下發(fā)，計劃的上報均是以電子郵件的形式傳達的.電子文件的產生，決不僅意味著一種新型載體檔案的誕生，也標志著人類記錄信息、傳達信息、存留信息的方式發(fā)生了革命.這場革命是紙張產生以來，是近現代檔案學理論誕生以來，文書、檔案工作領域最劇烈的一次變革，它直接影響到檔案工作的運作方式、基本理論乃至思維觀念.檔案管理也沖破傳統(tǒng)的檔案學的束縛，擺脫了傳統(tǒng)的“檔案實體”的狹小的實踐范圍，進入到信息與信息系統(tǒng)領域.針對傳統(tǒng)檔案管理的“一元理論”，提出了檔案實體管理和檔案信息處理及網絡信息處理并行的“多元理論”.

1.2 紙質檔案與電子檔案并存的現狀，對改變傳統(tǒng)的管理模式提出了迫切的要求

教育檔案涉及種類眾多，而存在了上千年的紙張已經作為一種傳統(tǒng)，深深扎根于人類社會，它憑借載體的穩(wěn)定、信息的可靠等優(yōu)勢，不會輕易退出歷史舞臺.同時電子文件的原始性、完整性、安全性、可讀性等一系列棘手的問題還擺在我們面前.因此電子文件不會在一朝一夕替代紙質檔案，二者將長期共存.

現實與理論都向我們表明現有的檔案管理模式已很難適應新的需求，面對實體檔案、電子檔案并存，面對社會需求多樣化的現狀，教育檔案管理迫切需要建立一套新的管理模式來面對的新形勢的挑戰(zhàn)和發(fā)展機遇.

2 新型管理模式的內涵與功能

新型管理模式要求我們從管理思想、管理方式、管理手段上進行變革，采取新管理加新技術的方式.我們認為新型管理模式應是一種以檔案實體及其相關信息為管理對象，采用文件、檔案、信息一體化集成管理的方法，利用現代高新技術，實現對檔案信息的多功能開發(fā)、利用，對檔案實體達到有效保護的一種管理方式.新的管理模式是一種多元化的并行模式，它既是傳統(tǒng)檔案室與數字檔案室的并行，又是檔案實體與信息的并行，也是傳統(tǒng)檔案載體與電子載體的并行.

新型管理模式將采用現代高新技術和數碼信息處理技術對繼續(xù)教育檔案進行收集、整理，利用各工作環(huán)節(jié)進行優(yōu)化，實現繼續(xù)教育檔案資源的合理配置，積極營建繼續(xù)教育檔案資源共享的策略與環(huán)境，加快促進繼續(xù)教育檔案服務機制的創(chuàng)新，為社會提供一種全新的傳播、交流繼續(xù)教育檔案信息的方式與高質量的繼續(xù)教育檔案信息產品，使繼續(xù)教育檔案工作更好地為繼續(xù)教育服務.

預試問卷設計主要通過項目選編和評估，確定“高職院校數學教師核心素養(yǎng)量表”初測版．具體地，首先依據理論框架因素及要義編制項目，在項目表述上注意做到語句簡單明了、通俗易懂、措詞準確、沒有模棱兩可．項目初步擬定后，請專家評價這些項目．一是參照各因素的含義，評價每一個項目是否準確反映了對應因素的內涵；二是根據量表的語言要求，分析每一個項目的語言表述和可讀性，注意分析是否存在歧義，表達是否符合高職院校教師的職業(yè)特征、專業(yè)水平等．根據綜合評價意見進行修改，形成預試問卷．

3 改進繼續(xù)教育檔案管理工作的基本思路

面對電子檔案文件數量急劇增加，網上利用檔案文件信息的要求越來越高，檔案部門力求在數字化、網絡化方面多做文章.如何改進檔案管理工作？根據《全國檔案信息化建設實施綱要》，《高等學校檔案管理辦法》及多年檔案工作的實踐經驗，以檔案網絡建設為基礎，以檔案信息資源建設為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數字化、信息管理標準化、信息服務網絡化的進程，使檔案管理工作更加科學系統(tǒng).

3.1 加快檔案信息化基礎設施建設.建設數字化檔案室，大致包括檔案室?guī)旆拷ㄔO，檔案室室藏建設，檢索工具建設，規(guī)章制度建設等.繼續(xù)推進運用計算機管理檔案，提高檔案室計算機和網絡技術的應用程度，逐步提高檔案信息化水平.

3.2 促進檔案信息資源建設.要建設數字化檔案室，首先要用現代信息處理技術對檔案室中存儲的檔案包括紙制檔案，照片檔案，錄音，錄像（視頻）檔案等各種載體的檔案和現行文件進行數字化處理和存儲，即進行數字化檔案室室藏建設.

3.3 加強檔案目錄數據庫建設.繼續(xù)教育檔案室的核心問題是信息資源庫的建設.信息資源庫應成為繼續(xù)教育檔案室資料存儲中心和檔案資料處理中心.充分運用計算機技術，加快檔案目錄數據庫建設，提高檔案檢索利用服務質量.要求各科室向檔案室移交檔案時，要盡量做到同時移交電子目錄及電子文件夾.

3.4 積極推進檔案全文數據庫和多媒體數據庫建設.條件具備時檔案室應通過接收電子檔案，對各種類型檔案進行數字化管理等方法，積極建設相關的全文數字庫和多媒體數據庫，盡快實現檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質量.

3.5 加強電子文件歸檔管理.檔案室要根據檔案管理的要求，加強對本單位電子文件積累、鑒定、著錄、歸檔等工作的監(jiān)督、指導，保證各科室產生的有保存價值的電子文件真實、完整、有效.研究電子檔案接收、保管、利用的技術方法，制訂電子檔案管理辦法.最后實現檔案信息處理計算機化，信息存儲數字化，信息采集實時化，信息服務利用網絡化.

4 初步實踐成果

筆者認為繼續(xù)教育部門（高校教師培訓機構）檔案管理工作應該把服務作為永恒的主題，以創(chuàng)新為作好檔案工作的根本動力，走檔案工作信息化的正確途徑.只有找準繼續(xù)教育檔案工作的切入點，才能適應新時期檔案工作的需要.檔案室把怎樣為中小學的教學、科研、管理等各項工作服務好作為繼續(xù)教育檔案工作的切入點與結合點，重點做好檔案室信息化建設，力爭兩年內把檔案室建成數字化檔案室.我們制定了檔案室信息化建設“兩步走”的計劃：第一步，2011年末實現當年進檔案室的檔案網上查詢；完成近10年的室藏檔案文件級目錄網上查詢，并且實現全部培訓檔案網絡立卷；第二步，2012年末實現全部室藏檔案文件著錄和網上查詢，實現數字化檔案室的目標.

初步成效表現為：

4.1 檔案接收齊全完整

實踐證明檔案利用是否滿足各方面需求，首要的問題是檔案是否齊全完整.只有檔案收集得齊全，才能為廣大利用者提供珍貴的檔案資料.為此，我們部門推行了科室領導和檔案室共同把關負責的責任制，確保當年檔案能收集齊全.在此基礎上,為了確保檔案信息完整性，我們對室藏檔案中一些重要類別的檔案進行了評估，如培訓、科研等檔案，發(fā)現問題，采取各種措施進行補救.我們還改革了過去一些立卷做法，實行了年度立卷和平時（培訓結束）立卷工作相結合的管理辦法；對部門重要活動和重大事件的檔案隨時立卷，比如赤峰市高中教師全員遠程培訓采用網絡培訓方式，一些數據圖表及時總結截取存留立卷，保證了信息的完整可靠性；同時我們利用學院網絡，隨時發(fā)現信息隨時收集立卷.此舉收到了理想效果.

4.2 檔案信息化建設進展順利

2009年，引進由內蒙古自治區(qū)教育廳師范教育處委托呼倫貝爾市海拉爾教師進修學校研發(fā)的“內蒙古自治區(qū)中小學教師繼續(xù)教育信息管理系統(tǒng)”軟件，由手工立卷過渡到計算機單機立卷，再過渡到網絡立卷，立卷工作發(fā)生了質的飛躍，證明了我部檔案工作已經躍上了一個新的層次，為全市繼續(xù)教育檔案信息的收集和利用提供了一個數字化平臺.

4.3 文件著錄工作加快了數字化檔案室的建設進程

為了實現數字化檔案室，首先要把紙質檔案資料轉換成電子檔案，文件數據錄入任務非常繁重.我們用計算機已經完成了近80％檔案信息的著錄任務.安排專人對室藏的照片檔案掃描，存入微機，編輯照片目錄，刻制成光盤保管.這些工作為數字化檔案室奠定了基礎.

檔案管理工作是一門深奧的學問，做好檔案管理工作是無止境的，數字化檔案室的建設也是一個循序漸進和不斷探索的過程，只有不斷探索檔案管理新模式，才能不斷促進繼續(xù)教育更好發(fā)展.

〔1〕全國檔案信息化建設實施綱要.

〔2〕單鵬翔.新世紀高校檔案管理工作的實踐探索.蘭臺內外，2004（5）.

〔3〕姜之茂.當前檔案工作的走勢評析.上海檔案，2002（3）.

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