李思廣

(嘉應(yīng)學(xué)院 人事處，廣東 梅州 514015)

與時(shí)俱迸全力推進(jìn)高校干部人事檔案管理創(chuàng)新

李思廣

(嘉應(yīng)學(xué)院 人事處，廣東 梅州 514015)

在高等學(xué)校內(nèi)部，干部人事檔案是人才信息的重要載體，它為高校人才的選拔、培養(yǎng)、開(kāi)發(fā)、預(yù)測(cè)及引進(jìn)提供服務(wù)。因此，只有全力推進(jìn)高校干部人事檔案管理創(chuàng)新，才能使干部人事檔案管理更加規(guī)范化、科學(xué)化和制度化。

干部人事檔案；管理；創(chuàng)新

高校干部人事檔案管理工作是干部人事管理的一項(xiàng)必不可少的基礎(chǔ)性工作，它既關(guān)系到干部人事工作的宏觀決策，又與每一位干部的切身利益息息相關(guān)。隨著改革開(kāi)放的深入和高校內(nèi)部管理體制改革的不斷深化，干部人事檔案的管理工作必將面臨許多新問(wèn)題和新情況，必須加強(qiáng)調(diào)查研究，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新，全力推進(jìn)高校干部人事檔案管理刨新，努力把高校干部人事檔案管理提高到一個(gè)新的水平。

一、深化認(rèn)識(shí)。形成合力，推進(jìn)干部檔案目標(biāo)管理的硬件建設(shè)

1.領(lǐng)導(dǎo)重視，切實(shí)把干部人事檔案工作列入議事日程。干部人事檔案管理工作要想抓緊抓好，領(lǐng)導(dǎo)重視是關(guān)鍵。高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該始終把干部人事檔案工作列入整個(gè)組織工作的重要內(nèi)容，實(shí)行目標(biāo)管理，明確職責(zé)，齊抓共管。在干部檔案工作中做到“三個(gè)不忘”，即每逢有關(guān)會(huì)議不忘講干部檔案工作的重要性：安排工作計(jì)劃不忘干部檔案的內(nèi)容；年終考核和評(píng)比不忘把干部檔案工作列為重要指標(biāo)。

2.加大投入，不斷改善干部人事檔案管理硬件。實(shí)行干部人事檔案目標(biāo)管理，提高檔案管理水平，基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)是主要環(huán)節(jié)。檔案目標(biāo)管理單位必須具備全套的復(fù)印機(jī)、電腦、掃描儀、電腦光盤(pán)刻盤(pán)儀、照相機(jī)、吸塵器、抽濕機(jī)等一系列較為先進(jìn)的器材，庫(kù)房安裝空調(diào)和防盜門(mén)、窗，達(dá)到符合“六防”要求。

3.強(qiáng)化管理，努力提高管檔人員綜合素質(zhì)。干部人事檔案工作是一項(xiàng)政策性、專(zhuān)業(yè)性、服務(wù)性和保密性較強(qiáng)的工作，要求管檔人員必須具備較高的政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)素質(zhì)和奉獻(xiàn)精神。在管檔隊(duì)伍的建設(shè)和管理上，主要抓好“三個(gè)環(huán)節(jié)”：一是嚴(yán)把入口關(guān)，規(guī)定新調(diào)整的管檔人員必須是黨員，并具有大專(zhuān)以上學(xué)歷，從事政工人事工作兩年以上。二是注重教育培訓(xùn)，在提高思想政治素質(zhì)的同時(shí)，不定期開(kāi)展技能培訓(xùn)。三是在政治生活上關(guān)心愛(ài)護(hù)管檔人員，加強(qiáng)培養(yǎng)使用，使他們安心工作，樂(lè)于奉獻(xiàn)。

二、健全制度，完善機(jī)制，努力實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理規(guī)范化、制度化、法制化建設(shè)

1.建章立制，確保有章可循。建立完善干部人事檔案工作制度，形成一整套查閱、轉(zhuǎn)遞、材料收集、整理等制度體系，使干部人事檔案工作有法可依，有章可循，是實(shí)現(xiàn)干部人事檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化的重要舉措。在工作中，以《干部檔案工作條例》為依據(jù)，結(jié)合工作實(shí)際，嚴(yán)格遵守《干部人事檔案管理人員職責(zé)》等八項(xiàng)規(guī)章制度，經(jīng)常對(duì)照檢查，使檔案管理工作有章可循。

2.完善機(jī)制，促進(jìn)長(zhǎng)效管理。要從根本上做好干部人事檔案工作，僅僅停留在管理層面是不夠的，還必須在管理機(jī)制上下功夫。一是建立經(jīng)費(fèi)投入機(jī)制。對(duì)各管檔單位的經(jīng)費(fèi)投入做到有明確規(guī)定。二是建立檢查評(píng)比機(jī)制。做到每年都對(duì)各管檔單位進(jìn)行一次檢查評(píng)比，并通報(bào)檢查結(jié)果，對(duì)于暴露的問(wèn)題責(zé)成相關(guān)責(zé)任人限期改進(jìn)。三是建立責(zé)任追究機(jī)制。針對(duì)檔案涂改、造假等現(xiàn)象，組織部門(mén)要建立檔案管理責(zé)任追究制度，進(jìn)一步加強(qiáng)監(jiān)管，維護(hù)檔案工作的嚴(yán)肅性。

3.嚴(yán)肅紀(jì)律，實(shí)現(xiàn)依法管檔。堅(jiān)持依法“治檔”，依法“管檔”，是做好干部人事檔案工作的重要保障。這就要求干部人事檔案管理人員必須忠于職守，堅(jiān)持原則，嚴(yán)格執(zhí)行干部人事檔案工作的各項(xiàng)規(guī)章制度，用制度規(guī)范工作程序，用制度約束個(gè)人行為。同時(shí)，嚴(yán)格檔案的查借閱手續(xù)，控制檔案的借出利用，嚴(yán)禁由本人自帶干部人事檔案轉(zhuǎn)遞，堅(jiān)決杜絕涂改檔案內(nèi)容、偽造檔案材料現(xiàn)象的發(fā)生。做到切實(shí)維護(hù)干部人事檔案的嚴(yán)肅性、機(jī)密性和真實(shí)性。

三、開(kāi)拓創(chuàng)新，優(yōu)化服務(wù)，促進(jìn)干部人事檔案工作信息化

隨著干部人事制度改革的不斷深入，公開(kāi)選拔、實(shí)績(jī)考核、引咎辭職等新舉措不斷涌現(xiàn)，干部的競(jìng)爭(zhēng)擇優(yōu)和正常流動(dòng)機(jī)制正在形成。面對(duì)新形勢(shì)、新問(wèn)題，管檔人員要與時(shí)俱進(jìn)，加大干部人事檔案工作的創(chuàng)新力度，不斷適應(yīng)新時(shí)期檔案工作的發(fā)展要求。

1.建立信息管理平臺(tái)，創(chuàng)新檔案管理模式。通過(guò)使用干部信息管理系統(tǒng)，可以很方便地檢索、篩選、比較、統(tǒng)計(jì)和分析干部檔案信息，并直接生成各種表格和文檔，有效地提高了整體干部人事工作效率。

2.實(shí)行網(wǎng)絡(luò)化管理，確保信息應(yīng)用準(zhǔn)確、快捷。充分利用檔案信息管理平臺(tái)，通過(guò)局域網(wǎng)之間的相互聯(lián)接，建立了干部人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理系統(tǒng)，使用者可以通過(guò)密碼和身份確認(rèn)，從系統(tǒng)中下載所需的檔案信息。在管理權(quán)限上，要實(shí)行分級(jí)管理制度，保證各單位領(lǐng)導(dǎo)、有關(guān)科室和其他相關(guān)單位根據(jù)不同的工作需要，隨時(shí)調(diào)閱所需檔案資料，提高檔案信息應(yīng)用的準(zhǔn)確率。

3.注重實(shí)效。充分發(fā)揮干部人事檔案的效能，積極開(kāi)發(fā)利用干部人事檔案。加強(qiáng)高校干部人事檔案管理的最終目的，是為了充分利用干部檔案，更好地為高校干部人事工作服務(wù)。這是干部人事檔案工作的中心環(huán)節(jié)，也是干部人事檔案賴(lài)以生存和發(fā)展的基礎(chǔ)。改變“重管理，輕利用”的觀念，變檔案的“潛”價(jià)值為“顯”價(jià)值，變檔案的“死”信息為“活”信息，不斷拓寬服務(wù)領(lǐng)域，提高服務(wù)質(zhì)量，積極發(fā)揮干部人事檔案的基礎(chǔ)性作用。隨著干部人事制度改革的不斷深化，干部人事檔案除了滿足工資制度改革、干部工齡認(rèn)定、老干部待遇落實(shí)等一般性日常管理外，已成為高校各級(jí)黨組織公正、客觀地培養(yǎng)和使用干部的重要依據(jù)。通過(guò)開(kāi)發(fā)干部信息管理系統(tǒng)，可以有力保證干部人事檔案信息的時(shí)效性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性。嚴(yán)肅認(rèn)真地維護(hù)學(xué)校黨委和組織部門(mén)公道正派、任人唯賢的良好形象。具體內(nèi)容有以下幾點(diǎn)：

(1)做好常規(guī)性服務(wù)。在日常的干部任免、考察、工資福利、出國(guó)政審、進(jìn)修培訓(xùn)、房改、辦理退休、為老干部落實(shí)政策等工作中，干部人事檔案部門(mén)為各系(室)、各部門(mén)準(zhǔn)確提供干部參加工作時(shí)間、任職時(shí)間、職稱(chēng)、從事專(zhuān)業(yè)技術(shù)工作時(shí)間等方面的情況，及時(shí)為落實(shí)有關(guān)政策提供準(zhǔn)確翔實(shí)的依據(jù)，充分發(fā)揮干部人事檔案的作用。同時(shí)，為個(gè)人購(gòu)房、財(cái)產(chǎn)轉(zhuǎn)移、公證等提供個(gè)性化服務(wù)。

(2)為干部選拔任用提供決策依據(jù)。為了讓干部檔案在干部選拔工作中發(fā)揮作用，管檔部門(mén)應(yīng)對(duì)干部本人的民族、出生日期、入黨時(shí)間、參加工作時(shí)間、學(xué)歷等項(xiàng)目進(jìn)行重點(diǎn)審核，在計(jì)算機(jī)上分類(lèi)編制干部基本信息情況、簡(jiǎn)歷、年度考核等實(shí)用資料，能準(zhǔn)確快捷地進(jìn)行打印或?yàn)g覽，為干部選拔提供便捷服務(wù)。

(3)為學(xué)校人才資源的開(kāi)發(fā)利用提供幫助。干部人事檔案可以提供準(zhǔn)確的人才信息，為師資培訓(xùn)、人才選拔、預(yù)測(cè)、引進(jìn)提供服務(wù)，在高校的人才戰(zhàn)略中發(fā)揮應(yīng)有的作用。

(4)為教職工答疑解惑、排憂解難提供依據(jù)。管檔部門(mén)平時(shí)把好歸檔“入口”關(guān)，確保檔案信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性，一些重要的事情做到有據(jù)可查，從而減少一些不必要的麻煩和誤會(huì)，為解除教職工的疑慮提供依據(jù)。

四、改革創(chuàng)新是做好干部人事檔案目標(biāo)管理工作的動(dòng)力

不斷地探索干部人事檔案管理模式，努力實(shí)現(xiàn)干部人事檔案工作的“三個(gè)轉(zhuǎn)移”和“三個(gè)化”?！叭齻€(gè)轉(zhuǎn)移”即由偏重檔案整理，向充實(shí)完善檔案內(nèi)容、更好地為干部人事工作服務(wù)上轉(zhuǎn)移；由簡(jiǎn)單管理型服務(wù)，向研究開(kāi)發(fā)型服務(wù)上轉(zhuǎn)移，把干部檔案管理部門(mén)建設(shè)成為干部工作、人才工作的信息和參謀部；由傳統(tǒng)的檔案管理方式，向管理現(xiàn)代化上轉(zhuǎn)移，利用現(xiàn)代化技術(shù)改造傳統(tǒng)的檔案管理模式，加快建設(shè)電子檔案。以實(shí)現(xiàn)檔案管理微機(jī)化和縮微化，達(dá)到延長(zhǎng)檔案的壽命。提高工作效率的目的。

“三個(gè)化”即(1)檔案內(nèi)容立體化。干部人事檔案肉容的立體化，是指檔案內(nèi)容要盡量全面、多角度地反映干部的情況和特點(diǎn)，如把干部在外幫助工作的表現(xiàn)、重要述職報(bào)告、考核結(jié)論等材料收集到檔案中來(lái)，力爭(zhēng)做到檔如其人；(2)材料多元化。干部是高校各項(xiàng)活動(dòng)的主體，各個(gè)部門(mén)的工作都涉及到干部活動(dòng)。在各項(xiàng)活動(dòng)中，形成大量的材料。目前的問(wèn)題是，為干部人事檔案工作提供材料的渠道太少，致使大量有價(jià)值的材料無(wú)法匯集到檔案部門(mén)來(lái)。要改善檔案內(nèi)容的結(jié)構(gòu)，增大干部檔案的容量，需要變部門(mén)“獨(dú)家經(jīng)營(yíng)”為部門(mén)與各系、部等部門(mén)“合作經(jīng)營(yíng)”，使個(gè)人和部門(mén)都成干部為人事檔案材料的主動(dòng)提供者。(3)材料收集制度化。干部人事檔管理部門(mén)要建立和完善干部人事檔案材料收集工作的協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)內(nèi)部各工作機(jī)構(gòu)在干部人事檔案材料形成、收集上的溝通協(xié)調(diào)，建立工作聯(lián)系制度和情況通報(bào)制度，保證干部檔案材料形成規(guī)范、收集齊全、歸檔及時(shí)。要實(shí)現(xiàn)目標(biāo)管理，創(chuàng)建干部人事檔案目標(biāo)管理一級(jí)單位，就必須建立一套“以人為本“的，適應(yīng)新形勢(shì)的規(guī)章制度和長(zhǎng)效機(jī)制，必須堅(jiān)持不懈地健全干部檔案工作機(jī)制上、落實(shí)制度、規(guī)范發(fā)展、信息化建設(shè)、嚴(yán)格檔案管理上下功夫，不斷提高檔案工作質(zhì)量和服務(wù)水平。

[責(zé)任編輯：郭一鶴]

G647

B

1671-6531（2011）05-0143-02

李思廣，廣東梅州人，嘉應(yīng)學(xué)院人事處中級(jí)檔案館員。