錢愛(ài)華

（安慶師范學(xué)院，安徽 安慶 246011）

高校建設(shè)工程檔案存在的質(zhì)量問(wèn)題與對(duì)策

錢愛(ài)華

（安慶師范學(xué)院，安徽 安慶 246011）

建設(shè)工程檔是整個(gè)工程建設(shè)的濃縮，是“工程記憶”的完整和系統(tǒng)性的見(jiàn)證，真實(shí)地反映了工程施工進(jìn)展實(shí)況及工程質(zhì)量，是工程質(zhì)量監(jiān)控工程質(zhì)量問(wèn)責(zé)、懲治工程建設(shè)中腐敗行為及日后維修、擴(kuò)建等的原始憑證。就目前保存的工程檔案而言，確未能按照國(guó)家建設(shè)工程檔案管行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行，使致工程形成的文件材料不規(guī)范、竣工圖編制不準(zhǔn)確等現(xiàn)象直接影響了工程檔案的質(zhì)量。解決上述存在的問(wèn)題，提高工程檔案質(zhì)量必須要依法治檔，規(guī)范管理，依靠科學(xué)技術(shù)。

高等院校；工程檔案；質(zhì)量問(wèn)題；管理對(duì)策

伴隨著高等教育大眾化到來(lái)的高等學(xué)校辦學(xué)規(guī)模的擴(kuò)張，高校的基礎(chǔ)建設(shè)規(guī)?？涨埃ＰＳ行聟^(qū)，處處興土木?；蛟S是這種躍進(jìn)式的建設(shè)而無(wú)暇顧及，或許是壓根兒就沒(méi)有這種意識(shí)——工程檔案的同步建設(shè)，以致于一些建設(shè)工程檔案多是工程建設(shè)文件材料的殘存或后來(lái) “再造”的流水薄部，工程檔案的價(jià)值大大縮水。建設(shè)工程檔案是工程建設(shè)全程的真實(shí)載錄，具有綜合性、系統(tǒng)性和規(guī)范性，包括工程準(zhǔn)備階段、監(jiān)理,施工,竣工圖和竣工驗(yàn)收文件材料。它是日后擴(kuò)建、維修、工程質(zhì)量確認(rèn)等唯一的權(quán)威的憑證依據(jù)，而在實(shí)際施工中它則更像“影子”一樣，時(shí)刻提醒著施工者繃緊工程質(zhì)量這根弦。所以，工程檔案的質(zhì)量它在一定程度上反映了建設(shè)工程的質(zhì)量，因?yàn)榻鼛啄臧l(fā)生在高校的“樓歪歪”、“樓冒頂”等業(yè)已作出了沉重的證明。因此，我們一定要掙脫傳統(tǒng)社會(huì)農(nóng)民建房的“無(wú)賴”，務(wù)必高度重視工程檔案質(zhì)量建設(shè)，尤其是領(lǐng)導(dǎo)干部。建設(shè)高質(zhì)量的工程檔案是現(xiàn)代工程建設(shè)的基本組成部分，更是現(xiàn)代化建設(shè)的根本要求。

1 工程檔案質(zhì)量的現(xiàn)狀分析

1.1 檔案意識(shí)薄弱、缺乏規(guī)范化管理

由于對(duì)檔案價(jià)值及功能知之甚少，工程建設(shè)過(guò)程中，無(wú)論是城建單位還是參建單位，在一定程度上都有檔案意識(shí)淡薄的表現(xiàn)：一是建設(shè)單位沒(méi)有按照國(guó)務(wù)院第279號(hào)令《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》（以下簡(jiǎn)稱為《條例》）的具體要求，與施工單位簽訂工程檔案建設(shè)合同；即便簽訂了合同，但在合同的內(nèi)容上對(duì)竣工檔案整編的責(zé)任與要求也不具體，不甚明確。二是一些單位領(lǐng)導(dǎo)為了工程盡快開(kāi)工上馬，搶抓進(jìn)度，快出成效，簡(jiǎn)化程序，而對(duì)工程檔案建設(shè)重視和要求的不夠，甚至不作要求。意識(shí)上輕視必然導(dǎo)致建設(shè)與管理的不規(guī)范。表現(xiàn)之一是參建單位借重“質(zhì)量”輕視“檔案”。在工程建設(shè)中，很少有工程檔案建設(shè)與實(shí)體工程建設(shè)同步，多采用“秋后收租”的工作方式來(lái)應(yīng)付工程竣工驗(yàn)收。表現(xiàn)之二是監(jiān)理人員的監(jiān)督缺位。一些監(jiān)理人員敷衍塞責(zé),僅僅把自己看作是工地的“工頭”，對(duì)工程檔案建設(shè)的督促檢查審核則嚴(yán)重失責(zé)。甚至幫助參建設(shè)單位事后“制造”檔案。表現(xiàn)之三是缺乏檔案專職人員管理。目前絕大多數(shù)施工單位的施工文件、圖紙都由施工專業(yè)技術(shù)人員代管，而他們大多沒(méi)有檔案整理歸檔專業(yè)訓(xùn)練的經(jīng)歷，所以，他們手中大量的文件材料、圖紙猶豫垃圾一般堆在一起，處于“休眠”狀態(tài)。而且，由于工期長(zhǎng)——高校新校區(qū)建設(shè)短則幾年長(zhǎng)則達(dá)十年之久，在這期間管理及施工技術(shù)人員變動(dòng)不居，文件圖紙也跟著頻繁調(diào)動(dòng)，結(jié)果造成了人動(dòng)材料流、“自帶族”與“棄檔族”現(xiàn)象的發(fā)生，嚴(yán)重地影響了檔案資料的完整性與降低檔案質(zhì)量。

1.2 工程文件材料不歸范

工程檔案是工程建設(shè)完整的系統(tǒng)性的“工程記憶”，所以按照國(guó)際有關(guān)工程建設(shè)規(guī)定，建設(shè)工程檔案文件的制作，是建設(shè)單位與參建施工單位責(zé)無(wú)旁貸的責(zé)任。由于高校工程項(xiàng)目建設(shè)相對(duì)集中，多家承建單位同期魚貫入駐校園，——良莠不齊的這些公司在建設(shè)工程檔案的形成與管理上有著諸如下的隨意，文字材料大部分是復(fù)印件，失去了檔案原始的真實(shí)性；施工記錄少數(shù)有簽字蓋章，尤其是隱蔽工程地基與基槽、探位置圖等驗(yàn)收記錄或表述不清或漏記嚴(yán)重。此外，原始驗(yàn)收簽證材料中，建筑物竣工測(cè)量示意圖粗線描述、功能性試驗(yàn)記錄不全、標(biāo)高調(diào)試記錄等與實(shí)際施工情況不相符等現(xiàn)象也比較嚴(yán)重。這些都損害了建設(shè)工程檔案的質(zhì)量。

1.3 竣工圖編制不精確

竣工圖是施工及今后維修等工作的依據(jù)，是工程建設(shè)基本的核心的檔案?？⒐ぴ紮n案存在著以下質(zhì)量問(wèn)題：分部工程中程度不同地存在著代用圖，不符合竣工圖以及分部工程組卷的要求；有些竣工檔案材料七拼八湊，圖紙大小規(guī)格、色彩不統(tǒng)一，材料順序排列混亂，更為嚴(yán)重的是竣工圖的標(biāo)杠改動(dòng)、標(biāo)識(shí)內(nèi)容的模糊，或只有原則的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定，少有針對(duì)性的細(xì)則；竣工圖上加蓋編制單位竣工圖章十分隨意，多使竣工圖章覆蓋圖紙內(nèi)容而難以確認(rèn)，直接影響了竣工圖的原始性、準(zhǔn)確性、權(quán)威性。

2 工程檔案質(zhì)量的對(duì)策

2.1 強(qiáng)化宣傳，提高全員檔案意識(shí)

工程檔案的管理是一項(xiàng)服務(wù)當(dāng)代、惠及子孫后代的重要事業(yè)，一定的程度上它是高校發(fā)展的歷史見(jiàn)證，所以，作為高校領(lǐng)導(dǎo)及檔案行政管理工作者，要切實(shí)抓好工程檔案的宣傳工作，應(yīng)利用校園網(wǎng)絡(luò)、校刊、校報(bào)等媒體，對(duì)工程建設(shè)的法律法規(guī)進(jìn)行宣傳，通過(guò)宣傳，使廣大公眾了解工程檔案建設(shè)管理方面的知識(shí)以及重要性，從而提高全員檔案意識(shí)。同時(shí)檔案專業(yè)管理人員要編制工程建設(shè)檔案法律法規(guī)等相關(guān)知識(shí)手冊(cè)，并發(fā)放給工程建設(shè)工作者，組織督促他們認(rèn)真學(xué)習(xí)，使他們掌握這方面的專業(yè)知識(shí)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與要求，內(nèi)化自己的權(quán)利、責(zé)任與義務(wù)，自覺(jué)地履行行業(yè)職責(zé)，認(rèn)真做好日?？⒐の募Y料歸檔，積極配合專業(yè)檔案人員做好工程檔案的移交與驗(yàn)收工作。

2.2 抓好檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，促進(jìn)文件規(guī)范管理

在開(kāi)展工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作時(shí)，關(guān)鍵抓好三點(diǎn)；一是在工程前期準(zhǔn)備階段，抓好制定工程文件資料形成、歸檔標(biāo)準(zhǔn)，應(yīng)該按照《條例》、《工程建設(shè)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)管理辦法》（以下簡(jiǎn)稱為《國(guó)標(biāo)》）等國(guó)家有關(guān)法律規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)，結(jié)合工程實(shí)際擬定《建設(shè)工程文件的制作標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理的歸檔范圍及保管期限》，并及時(shí)印發(fā)給施工各單位。它是指導(dǎo)施工企業(yè)按照設(shè)計(jì)、施工規(guī)范進(jìn)行施工管理的檔案文件，也是施工建設(shè)合法性的保證，且是工程項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)結(jié)算的重要憑證。二是實(shí)行同步跟蹤，抓好現(xiàn)場(chǎng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作。逐件審核工程中形成的文件圖紙，對(duì)不符合竣工驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定的及時(shí)地提出整改意見(jiàn)，補(bǔ)缺補(bǔ)差，尤其是文件的制作、竣工圖的標(biāo)識(shí)、標(biāo)高、隱蔽工程的記錄要與施工實(shí)際絕對(duì)一致；在工程檔案組卷時(shí)，對(duì)竣工文件卷內(nèi)排列要講究科學(xué)、規(guī)范整理，使工程技術(shù)人員嚴(yán)格按照合同技術(shù)管理操作，自覺(jué)地履行合同中的職責(zé)，使建設(shè)工程檔案的完整率、準(zhǔn)確率、歸檔率達(dá)到國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)，使工程檔案作為工程建設(shè)的一個(gè)重要技術(shù)成果，成為工程整體順利驗(yàn)收的組成部分。三是進(jìn)一步完善工程質(zhì)量文件體系。在組織實(shí)施文件內(nèi)容方面，做好工程質(zhì)量監(jiān)控軟件建設(shè)，利用“ISO9002全面質(zhì)量體系和系統(tǒng)工程原理規(guī)范竣工文件編制質(zhì)量，吸收質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)證規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、程序化原理，進(jìn)一步理順竣工文件編制和管理體系”。 其關(guān)鍵是對(duì)文件實(shí)施進(jìn)行監(jiān)督，針對(duì)可能影響工程項(xiàng)目的專業(yè)技術(shù)管理方式等各種因素，要從策劃、招標(biāo)、設(shè)計(jì)、竣工、監(jiān)理等各個(gè)環(huán)節(jié)建立文件質(zhì)量保證體系；以文件標(biāo)準(zhǔn)體系為依據(jù)，對(duì)文件收集整理歸檔全過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格控制，使項(xiàng)目檔案質(zhì)量達(dá)到科學(xué)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性，確保工程項(xiàng)目檔案質(zhì)量。

2.3 應(yīng)用現(xiàn)代新技術(shù)編制竣工圖

迄今為此，絕大部分施工單位還是采用手工編制竣工圖，或是半自動(dòng)化操作，速度慢、工期長(zhǎng)，以致施工過(guò)程中的修改圖很難做到百分之百的保持原始性，影響了竣工圖的質(zhì)量保證。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，及計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)和數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給繪制竣工圖提供了極大便利。我們可以利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建立信息平臺(tái)，按圖紙格式轉(zhuǎn)換到網(wǎng)絡(luò)上建庫(kù)，對(duì)編制竣工圖的人員和施工技術(shù)人員進(jìn)行任務(wù)分解和安排，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下進(jìn)行圖紙繪制與應(yīng)用。只要協(xié)調(diào)分塊分割管理體系，規(guī)范他們之間資源整合共建，就可以實(shí)現(xiàn)資源共建共享的宗旨。但是，竣工圖繪制采用計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)是一項(xiàng)復(fù)雜的工程，技術(shù)含量高，加之眾多人參與操作，難免出現(xiàn)與原始圖紙不相符。因此，在竣工結(jié)束時(shí)可“采用CAD新型技術(shù)制作，在原設(shè)計(jì)圖基礎(chǔ)上，把所有變更的內(nèi)容100%進(jìn)行矢量化修改到位”，再經(jīng)專業(yè)技術(shù)人員和檔案管理部門審核，認(rèn)定準(zhǔn)確無(wú)誤，再印二份紙圖表與電子檔案一同交給承建單位和檔案管理部門歸檔，這樣可以徹底消除施工單位少、漏交竣工圖、圖面不清、修改不到位等狀況，保證竣工圖的原始性。同時(shí)還能大大提高竣工圖紙的檔案質(zhì)量。

2.4 建立、健全建設(shè)工程檔案質(zhì)量的保證措施

2.4.1 依法治檔，明確責(zé)任

工程檔案管理要依據(jù)國(guó)家《檔案法》和國(guó)家建設(shè)部建辦[2001]10號(hào)文件精神，依法治檔，對(duì)工程建設(shè)檔案實(shí)行合同制管理，簽訂工程檔案責(zé)任書，使合同契約成為建設(shè)、參建等單位的紐帶和橋梁，使合同契約成為建設(shè)單位與參建單位行為的規(guī)范。凡在學(xué)校規(guī)劃區(qū)內(nèi)進(jìn)行新建、擴(kuò)建、改建的各類建設(shè)工程，在辦理《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》之前，建設(shè)單位須同工程建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)簽訂《工程檔案報(bào)送責(zé)任書》，否則，有關(guān)部門就不能給予辦理《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》和《實(shí)施許可證》。對(duì)承包工程項(xiàng)目的行為，在簽訂設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等項(xiàng)目合同時(shí)，須依據(jù)《條例》中的第十六條，將檔案管理作為建設(shè)工程竣工驗(yàn)收的條件之一，明確地把檔案管理納入合同管理之中，明確規(guī)定雙方在檔案管理方面的責(zé)任和義務(wù)、以及違約的處罰等。這樣，工程建設(shè)過(guò)程中的一切行為都圍繞著合同進(jìn)行，無(wú)論是建設(shè)單位還是參建單位都必然自覺(jué)地注重竣工圖紙、文件材料的日常管理與收集，從而有效地保證工程建設(shè)質(zhì)量與工程檔案質(zhì)量的一致。保證的工程建設(shè)檔案合同制管理的實(shí)施則必須明確責(zé)任制，即實(shí)行定崗、定員、定責(zé)、分片包干等責(zé)任制。在竣工驗(yàn)收之前，施工單位技術(shù)人員組織竣工文件資料內(nèi)部自查后須向監(jiān)理部門報(bào)送預(yù)驗(yàn)申請(qǐng)單；監(jiān)理部門組織驗(yàn)收時(shí)，若發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)提出整改，若預(yù)驗(yàn)收合格后應(yīng)通知建設(shè)單位及建設(shè)單位檔案行政管理部門共同審核驗(yàn)收，達(dá)到了國(guó)家規(guī)定的工程竣工檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)與要求，方可報(bào)送城建檔案館，再次審核與驗(yàn)收；再審合格后，各方才能會(huì)簽竣工檔案驗(yàn)收單，發(fā)放工程檔案驗(yàn)收合格證。需要說(shuō)明是，只有完成上述手續(xù)后，建設(shè)單位才能給付參建、監(jiān)理等單位相應(yīng)的部分工程款。

2.4.2 建立檔案移交歸檔責(zé)任追究制度

基上所述，為了確保工程檔案的質(zhì)量，必須要建立檔案移交歸檔責(zé)任追究制度。因此，在工程驗(yàn)收時(shí)要嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)，按照國(guó)家《建設(shè)項(xiàng)目工程檔案驗(yàn)收辦法》的要求，檔案人員要認(rèn)真核查工程竣工文件材料是否符合竣工交付的條件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題要及時(shí)責(zé)成整改，對(duì)那些工程資料不規(guī)范、不符合交付條件的建設(shè)單位，責(zé)令他們限期改正，否則不予驗(yàn)收。經(jīng)城建檔案部門驗(yàn)收不合格的工程，建設(shè)行政主管部門不得發(fā)給驗(yàn)收合格證書；對(duì)未能在限期內(nèi)整改的，檔案管理部門可實(shí)行文件檔案質(zhì)量一票否決制，不予辦理工程竣工結(jié)算?？傊?，關(guān)鍵是堅(jiān)持依法治檔，建設(shè)單位要嚴(yán)格按照國(guó)務(wù)院 《條例》第十七條規(guī)定：“建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照國(guó)家有關(guān)檔案管理的規(guī)定，及時(shí)收集、整理建設(shè)項(xiàng)目各環(huán)節(jié)的文件資料，建立健全建設(shè)工程檔案，并在建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，及時(shí)向建設(shè)行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)工程檔案”。對(duì)沒(méi)有按上述規(guī)定做好建設(shè)項(xiàng)目文件資料歸檔的，按《條例》第五十九條規(guī)定：“建設(shè)工程竣工驗(yàn)收后，建設(shè)單位未向行政主管部門或者其他有關(guān)部門移交建設(shè)項(xiàng)目檔案的，責(zé)令改正，處一萬(wàn)元以上十萬(wàn)元以下的罰款”。英國(guó)君主立憲政體的理論奠基人霍布斯在《利維坦》中寫道：“不帶劍的契約不過(guò)是一紙空文，它毫無(wú)力量去保障一個(gè)人的安全。”因此，愿“樓歪歪”事件發(fā)生之后，我們的工程建設(shè)主管部門能為檔案管理契約真的配上一柄利劍，以此維護(hù)和捍衛(wèi)高校應(yīng)得的權(quán)益，這也是工程檔案質(zhì)量?jī)?yōu)化的要求。

2.4.3 配備高素質(zhì)檔案管理專職人員

國(guó)家建設(shè)部對(duì)工程檔案的管理高度重視，從資金的投入到人員的配備都作了明確的規(guī)定，《條例》規(guī)定，每項(xiàng)建設(shè)工程都必須配備高素質(zhì)的檔案管理人員，并要求簽訂《建設(shè)工程檔案責(zé)任書》，對(duì)未達(dá)標(biāo)的單位不予發(fā)放工程檔案許可證和施工許可證，建設(shè)工程檔案不合格的，不予辦理工程驗(yàn)收備案、審批手續(xù)。因?yàn)榻ㄔO(shè)工程檔案人員肩負(fù)著建設(shè)工程文件材料的收集整理歸檔移交、指導(dǎo)施工與監(jiān)理等部門文件材料的日常歸檔、及配合相關(guān)工程管理部門做好工程竣工驗(yàn)收工作的責(zé)任，在一定程度上，他們素質(zhì)的高低將直接關(guān)系到工程建設(shè)質(zhì)量的高低。

因此，工程檔案管理人員必須是復(fù)合型人才。從工程檔案的形成看，從工程規(guī)劃、設(shè)計(jì)、圖紙繪制到具體施工，不僅要求融會(huì)貫通多個(gè)學(xué)科，而且每個(gè)環(huán)節(jié)都必須由專業(yè)技術(shù)人員操作。所以對(duì)工程建設(shè)檔案管理人員來(lái)說(shuō)，不僅要讀懂竣工圖紙，而且還要讀懂混凝土試塊抗壓強(qiáng)度試驗(yàn)報(bào)告、基礎(chǔ)和主體結(jié)構(gòu)強(qiáng)度參數(shù)等，即工程檔案人員必須具備一定的工程學(xué)科的專業(yè)背景：檔案管理同樣是專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)的工作，檔案管理人員必須達(dá)到本行業(yè)的專業(yè)要求。因此，工程檔案管理人員必須是融工程建設(shè)專業(yè)知識(shí)與技術(shù)和檔案管理專業(yè)知識(shí)與技術(shù)于一體的復(fù)合型人才。所以，各單位高層管理者要以人為本，重視檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，由一批有專業(yè)知識(shí)、懂技術(shù)、業(yè)務(wù)精并持有資質(zhì)證的高素質(zhì)人才來(lái)勝任檔案管理工作。

[1]李春宜.關(guān)于設(shè)計(jì)單位編制竣工圖問(wèn)題研究[J].中國(guó)檔案，2001，（1）.

[2]王淑珍.我國(guó)城市建設(shè)檔案工作的回顧與展望[J].檔案學(xué)通訊，1996，（4）.

責(zé)任編輯：陳 侃

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2010-12-28

錢愛(ài)華（1954-），女，安徽樅陽(yáng)人。安慶師范學(xué)院綜合檔案室主任、副研究館員，兼任安徽省高校檔案學(xué)會(huì)常務(wù)理事，研究方向：高校檔案管理。