丁邦友

淺談高校圖書館中文圖書招標存在的問題及對策

丁邦友

在政府采購的背景下，實行圖書采購招標，是高校圖書館圖書采訪工作的必然趨勢。結(jié)合實際工作的經(jīng)驗，論述高校圖書館在圖書招標過程中，在采購制度、采購管理、采購效果等方面存在的主要問題，并提出了相應(yīng)的解決措施。

圖書招標；政府采購；圖書采購

一、圖書招標產(chǎn)生的背景

《中華人民共和國政府采購法》由中華人民共和國第九屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第二十八次會議于2002年6月29日通過，自2003年1月1日起開始施行。伴隨2003年《中華人民共和國政府采購法》的頒布實施，江西省財政廳政府采購辦公室正式設(shè)立，加上2001年掛牌的江西省政府采購中心，初步形成了管采職責(zé)的分離。自2003年以來，江西省政府采購辦公室相繼制定了《江西省政府采購代理機構(gòu)管理暫行辦法》、《江西省省級政府采購評審專家管理暫行辦法》、《江西省政府采購代理機構(gòu)資格認定辦法》、《江西省省本級政府采購管理暫行辦法》等諸多規(guī)章制度，為江西省政府采購工作的開展提供了法律依據(jù)和制度保障。2005年江西省還明確規(guī)定了圖書資料屬于部門集中采購項目。目前，我國高校圖書館圖書采購大部分都采用政府采購的辦法。

二、圖書招標存在的問題

其一，圖書招標過程行政手續(xù)繁瑣，影響圖書館正常工作。筆者以南昌工程學(xué)院為例，學(xué)校在進行圖書招標之前，必須進行市場詢價，詢價工作由圖書館牽頭，紀檢、財務(wù)和招標部門參加，然后填寫集中采購項目請招單，經(jīng)圖書館館長和分管院領(lǐng)導(dǎo)審批之后送學(xué)校招投標辦公室審核，再報送招投標分管院領(lǐng)導(dǎo)審批后方可開始招標。接著再擬定標書、公布招標項目、書商遞交標書、評審委員會開標、評標、選定合作書商、簽訂合同等一系列法定程序，一般需要2-3個月的時間。在這段時間里，由于供貨商不確定，圖書館日常采購業(yè)務(wù)只能暫停運作，這會嚴重影響圖書館信息資源建設(shè)的連續(xù)性。除此之外，由于前期工作被耽擱，容易造成圖書積壓，影響全年工作進展。

其二，一年一招令采購工作操作難，影響圖書館藏書建設(shè)的連續(xù)性。圖書招標通常為一年招一次，若招標工作沒有提前做好，將造成訂單積存，圖書館的正常工作也無法開展。而招標過程的繁瑣程序使得原本就很緊張的采訪任務(wù)難以完成。更為嚴重的是，一年一招導(dǎo)致中標書商經(jīng)常更換，從而影響圖書館正常采購工作，造成文獻采購工作的脫節(jié)(已預(yù)訂文獻因合同到期而作廢)、原先采購渠道和方式的廢棄、對新的供應(yīng)商重新適應(yīng)等問題，加大了圖書館圖書采訪人員工作的難度。

其三，圖書采購合同的時間跨度不同，影響了圖書館工作的開展。2007年以前，南昌工程學(xué)院圖書館簽訂圖書采購合同都是以年為期限，即從當(dāng)年的1月1日開始到當(dāng)年的12月31日截止，而從2007年開始學(xué)校圖書采訪工作實行政府采購，合同簽訂時間以學(xué)年為期限，即從當(dāng)年的7月1日開始到次年的6月30日截止，而大多數(shù)圖書館簽訂的合同都是以年為跨度。由于合同簽訂的有效期不同，圖書館的工作人員在下半年基本上沒什么事做，圖書供應(yīng)商都在忙著別的圖書館的工作，造成了第二年上半年大量的來書，不利于圖書館開展工作。

其四，圖書招標片面追求折扣，低價者中標，圖書質(zhì)量得不到保證。參與投標的供貨商為了中標，盡可能地提高優(yōu)惠率，一旦中標后，他們?yōu)榱藢崿F(xiàn)最佳商業(yè)利潤，從各個方面降低成本，例如，提供的書目信息量大、到貨率高的大都是社科類的圖書或者計算機等相關(guān)的圖書，而專業(yè)性較強的科技類圖書不管是書目信息量還是到貨率都相對較低，到書周期較長，加工不規(guī)范，服務(wù)質(zhì)量也未完全按照承諾執(zhí)行，使圖書館的采購工作陷入被動局面，不利于圖書館的長遠發(fā)展。

其五，圖書招標過分依賴招標公司的專家評委，圖書招標主管部門不了解圖書招標的特殊性，將圖書招標和貨物類的招標混為一談，在評標過程中為了防止圖書館的某些專家產(chǎn)生偏見，忽視圖書館方面的意見，造成低價者中標，導(dǎo)致各種后續(xù)的服務(wù)工作不到位，不利于圖書館開展工作。

其六，中標書商的數(shù)量及中標金額比例分配不恰當(dāng)，不利于圖書開展工作。合理確定中標單位數(shù)量和金額分配比例可以有效地規(guī)避風(fēng)險。確定多個中標書商可以提高圖書書目的供全率，防止因某個中標方違約而導(dǎo)致采訪進度嚴重受影響的情形出現(xiàn)，也不會造成因為某一家中標書商到書的時間不合理，使編目人員閑的時候無事可做，忙的時候加班加點，更有利于編目人員的身心健康。缺點是不同書商提供的數(shù)據(jù)易重復(fù)，查重工作任務(wù)較重，因此數(shù)量也不宜過多。以我校圖書館為例，2007年我館中文圖書采購經(jīng)費200萬元，只選擇一家供書商導(dǎo)致合同截止都沒有完成采購任務(wù)。2008年我館圖書采購經(jīng)費220萬元選擇了6家供書商，大大增加了采訪人員的工作難度。

其七，招標公司的選擇不合理，導(dǎo)致不合格的供應(yīng)商中標。由于圖書招標主管部門不了解圖書招標的特殊性，在招標公司的選擇上沒有考慮到圖書招標的特殊要求。更嚴重的是，有些地方的招標公司和當(dāng)?shù)氐囊恍┕?yīng)商的關(guān)系較好，對于圖書館在供書商選擇上面沒有真正做到從各個方面考慮，導(dǎo)致不合格的供應(yīng)商中標。比如江西省現(xiàn)有8家甲級政府采購代理機構(gòu)，其中有3家外省進駐政府采購代理機構(gòu)，乙級政府采購代理機構(gòu)有30多家，所以在招標公司的選擇上有很大的靈活性。

三、解決圖書招標存在問題的對策

第一，提前制定圖書招標采購計劃，盡量簡化招標程序，爭取在最短的時間內(nèi)完成招標。例如，我校圖書館年度采購經(jīng)費預(yù)算一般在年初下達，但招標前的一些準備工作可以在上年的年底就開始，而招標的時間盡量安排在寒暑假的時候，這樣可以不占用工作的時間，以最快的速度開始圖書采訪工作。

第二，適當(dāng)延長圖書招標合同期限，保持供應(yīng)商的相對穩(wěn)定。目前大多數(shù)圖書館圖書招標是一年一招，不利于圖書館工作的開展?？梢赃m當(dāng)延長圖書招標的期限，保持供應(yīng)商的相對穩(wěn)定，既有利于圖書館和供應(yīng)商的相互適應(yīng)，也減少了招標工作的麻煩，讓圖書采訪人員有更多的時間采購圖書。現(xiàn)在有的圖書館已將圖書招標合同期限改為2-3年，這或許是以后圖書招標的發(fā)展趨勢。

第三，制定合理的評分標準，選擇最佳圖書供應(yīng)商。一般根據(jù)投標人的圖書供應(yīng)價格折扣率、資質(zhì)業(yè)績、技術(shù)支持以及服務(wù)能力等進行綜合評比打分，總分為100分，按照綜合得分高低進行排序。以我館為例，我們在制定評分標準時，盡量減少圖書價格折扣率所占的比重，增加技術(shù)支持和服務(wù)能力的分值（例如：資質(zhì)及業(yè)績20分、技術(shù)支持25分、服務(wù)能力30分，圖書價格折扣率25分），從而能夠有效避免供應(yīng)商之間惡意競爭，低價中標。

第四，積極參與招標過程，加大圖書館工作人員的話語權(quán)，應(yīng)重點考慮采編部工作人員的意見。由于非專業(yè)人員缺乏必要的途徑了解圖書館中文圖書采購的實際需要以及館配商的真實情況，而主要依賴館配商的投標書內(nèi)容為依據(jù)選擇中標館配商，但在很多情況下，投標書并不能完全反映投標人的真實情況，從而極易造成以投標書為依據(jù)選擇的館配商并不是真正符合圖書館需求的，而使圖書館的采購工作走入困境。建議由圖書館牽頭組織招標，圖書館方面的專家爭取在評標委員會中占有2/3的人數(shù)，從而讓真正了解圖書館購書需求的圖書館工作人員有更大的發(fā)言權(quán)。

第五，選擇合適的中標書商數(shù)量，合理分配中標金額。每年根據(jù)圖書年度采購計劃確定合適的中標供應(yīng)商的數(shù)量。比如我館今年中文圖書購書經(jīng)費300萬元，選擇了3家中標書商。由于每家書商都有自己的優(yōu)勢，建議在選擇供應(yīng)商的時候可以進行優(yōu)勢互補，比如新華書店實力較大，但是折扣較高；出版社的供貨渠道較多；地方的民營企業(yè)規(guī)模較小，但是供貨折扣較低，到書速度較快。所以我館今年選擇了江蘇省新華書店、北京百萬莊圖書大廈有限公司（機械工業(yè)出版社投資成立）、江西省弘苑文化傳播有限公司（地方民營企業(yè)）為中標書商。在中標金額的分配上，既要考慮中標的排名順序，合理拉開檔次，也要根據(jù)合作過程中到書率和到書速度的情況，適時做出調(diào)整。尤其是對于規(guī)模較小、未曾合作過的中標書商，應(yīng)分配較小的購書經(jīng)費，以規(guī)避風(fēng)險。

第六，選擇合適的招標公司。在選擇招標公司的時候，可以參照別的高校圖書館的選擇，盡量選擇甲級政府采購代理機構(gòu)，尤其是那些外省進駐政府采購代理機構(gòu)可以優(yōu)先考慮。在招標的過程中相對公平、公正，有利于圖書館選擇最佳的圖書供應(yīng)商。

第七，完善監(jiān)督機制，把到書速度和到書率作為下一年評標的依據(jù)。建議建立長期的監(jiān)督機制，對于上一年到書率和到書速度沒有達到合同要求的圖書供應(yīng)商在當(dāng)年圖書招標中不予考慮，讓到書率和到書速度是否達到圖書館的要求擁有一票否決權(quán)。

第八，收取適當(dāng)?shù)穆募s保證金，以保證合同的順利實施。確定了中標書商以后就要簽訂圖書采購合同，建議在簽訂合同時向中標單位收取履約保證金，履約保證金的金額可以根據(jù)當(dāng)年的圖書采購經(jīng)費的總額來收取。例如，學(xué)校圖書館一般是按照年度圖書采購經(jīng)費的10%向中標書商收取履約保證金，今年學(xué)校圖書館向3家中標書商每家收取10萬元履約保證金并規(guī)定在中標書商完成其合同義務(wù)后的30天內(nèi)無息將履約保證金退還給中標單位。

四、結(jié)語

在《中華人民共和國政府采購法》的指導(dǎo)下，實行圖書采購招標，是高校圖書館圖書采訪工作的必然趨勢。明確圖書招標采購實際操作過程中所產(chǎn)生的問題，對于優(yōu)化高校圖書采訪制度、有效地正確實行圖書招標控制具有重要意義。只有在工作實踐中不斷探索與總結(jié)經(jīng)驗，才能使圖書招標采購工作更好地為高校圖書館的館藏建設(shè)服務(wù)。

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G253.1

A

1673-1999（2011）02-0160-02

丁邦友(1982-),男,南昌工程學(xué)院（江西南昌330099）圖書館助理館員。

2010-11-08