陳一紅，寧紅英

（欽州學院，廣西欽州，535000）

高校檔案是高等院?；顒拥闹苯佑涗?，記錄了學校過去和現(xiàn)在的每一項工作、活動的過程，是衡量教育質量和管理水平的重要尺度［1］。隨著我國高等教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高校檔案在高校發(fā)展的進程中，已成為向學校提供信息支撐、進行決策的資源地，日益顯現(xiàn)和發(fā)揮其特有的作用。

地方院校一般指的是新升本科的院校，多由師專、教院、中師等學校合并而成，是在調整、轉變、提升中持續(xù)發(fā)展的我國本科教育的生力軍。地方院校的檔案信息資源在服務教學、科研工作、服務地方區(qū)域經濟的建設中，作用越來越受到重視。但與此同時，隨著新建院校辦學規(guī)模的壯大、地方經濟不斷發(fā)展提出的新要求，作為傳統(tǒng)文獻領域的檔案資源，在技術、管理、設備等軟、硬件建設方面，在學校升本后的轉型時期，正面臨著前所未有的挑戰(zhàn)。

一、困擾問題存在的根源

（一）升本前?？企w制辦學管理模式的固有影響

新建地方本科院校順應了我國經濟建設和社會發(fā)展的客觀要求，是我國高等教育中不可替代的一個重要組成部分①來源泉于《新建地方本科院校發(fā)展現(xiàn)狀分析及對策研究》。但是，由于這些地方院校合并前是高職、高專的?？企w制辦學模式，財力欠缺，在這種客觀環(huán)境下，學校各項基礎性工作的建設因此而受到了限制。在升格為本科院校后，面對學?；A設施建設很不夯實的狀況，而要提升本科院校的內涵質量，在資金仍然匱乏、不到位的情況下，卻要花大力氣做好固本強體的工作，學校面臨的壓力是可想而知的。

檔案工作也不例外。升本后，地方院校的檔案工作機構，直接“沿襲、繼承”了?？茣r期的檔案管理機構——檔案室，隸屬于學校某一部門（一般是學校辦公室）。而在實際工作中，我們發(fā)現(xiàn)，高?？剖医ㄖ频臋n案機構弊端時時凸顯：以檔案室作為高校檔案機構的這種行政管理體制、運作模式（管轄隸屬校內某一部門，科級行政機構），極其限制了檔案管理的順利開展。根本原因，從思想層面分析看，是在當前我國市場經濟條件下，在多數(shù)人的價值觀念認識錯位，特別是唯利是圖、追逐名利思想占據(jù)很大市場并大行其道的背景下，無論從做好檔案工作急需的權威，或在具體執(zhí)行工作所需的威懾力度方面衡量，都已在事實上束縛和制約著檔案工作的進一步發(fā)展。

（二）新建院校在特有的轉型時期，存在種種交鋒、磨合

新建本科院校的轉型，通常是指從結構到形態(tài)，從形式到內涵真正實現(xiàn)由?？茖哟蜗虮究茖哟蔚霓D變，使之達到本科教育的要求與水平，時間上看是指從升格為本科開始到成為合格本科院校為止［2］。當前，我們在地方院校看到，辦學的理念、體制的轉變，在轉型時期產生的各種交融，明顯地體現(xiàn)在升本后學校各項工作的建設中，所以，轉型時期也是學校各項工作指導思想、管理制度的新、舊交鋒的“磨合”期。

檔案工作基礎在新建地方院校本來就很薄弱，在轉型時期開展工作的過程中，新舊管理方式、理念與制度等的交替所產生的“摩擦”更為激烈。

1.沉淀已久的陋習與規(guī)范管理制度產生矛盾

新建院校在升格前，在檔案崗位工作的人員，大多數(shù)上了一定的年紀，檔案員在日常的工作中，一是因為事務瑣碎繁雜，出于人手缺少的考慮，工作方法就較為隨意，經常是自己認為怎么方便就怎么做，沒能從長遠著想，缺乏高瞻遠矚的目光，漏于規(guī)范；二是“老檔案”們多數(shù)是服務周到、熱心腸的同志，在工作中經常做“寵”了“別人”（移檔、查檔者）、忘了堅持管理制度、規(guī)范工作程序的事，長此以往，在不少的檔案管理環(huán)節(jié)上，不僅給本科室，而且為校內各檔案形成單位（兼職檔案員）養(yǎng)成了不少缺乏科學、規(guī)范、合理的習慣，并且因檔案行業(yè)比其他行業(yè)對自身的發(fā)展歷史有著更濃厚的承襲，專科時期，甚而建校以來在不規(guī)范的操作中孳養(yǎng)成的陋習，給升本后的檔案工作出現(xiàn)落后、遲滯的局面埋下了伏筆。以至于學校在升本后，雖然努力地在建立、健全檔案管理制度方面做了一系列的工作，但由于教職工對待檔案工作的方法，存有的諸多陋習，甚而像思想“毒瘤”一樣，非短期時間可以消除的?？梢哉f，在新建地方院校，檔案管理人員的工作，比其他高校的同行面臨著更大的壓力、更嚴峻的挑戰(zhàn)。

2.檔案意識薄弱，檔案工作難于正常開展

檔案意識是人們對檔案工作的了解程度與認識水平，是人們直接或間接接觸檔案、參與檔案管理過程中形成的對檔案和檔案工作的主觀、能動的反映。從檔案意識一詞的解釋看出：實際開展檔案工作成績的好否，取決于人們對檔案認識的深淺度，并有極大的依賴關系。

新建院校在升本前，?？企w制的辦學模式，一是由于學校在人員、資金方面對檔案工作的建設投入少，影響了正常開展檔案的宣傳、教育等有利于群眾建立檔案意識的工作；二是在檔案工作中，長期以來，由于“老檔案”們沒能認真依照《高等學校檔案管理辦法》及其他相關法規(guī)履行工作，缺乏制度化的管理與規(guī)范化的操作程序，使師生員工檔案意識極為薄弱，開展工作的基礎氛圍極差。

此外，合并而來的地方院校在轉型時期，教職員工、學生群體還存在不同層次的文化、思想素質水平，對檔案專業(yè)技術工作難以達成統(tǒng)一的認識、了解，也是不利于一定時期內形成開展檔案工作氛圍的原因；在一些地方院校，在制定了一系列檔案管理制度后，由于沒能適時做好后續(xù)的銜接工作，采取相關措施，造成了檔案人員在開展工作時，得不到相關部門、人員的協(xié)作和配合，極大地影響了檔案工作質量的提高。

（三）地方院校資金匱乏的“后天不足”，限制了檔案工作的發(fā)展

“區(qū)市共管，以市為主管理模式”的地方院校，辦學所需的經費主要由地方政府負責，但地方財政有限，教育投入的資金又主要集中于義務教育階段，投入高校的資金很少。而高校要得到發(fā)展，要做好學校各項基礎設施的建設，在經費方面有足夠的投入是必不可少的前提。如此一來，新建院校經費“捉襟見肘”的狀況，勢必影響學校各項基礎建設的順利發(fā)展。

高校檔案工作水平的提高，也必須在檔案庫房、辦公設備配置等方面投入資金建設，但是地方院校的財力情況，卻難以保障該項工作的實施；再者，新建院校存在面臨迎接教育部本科教學評估的壓力，經費多落實在評估需要的硬性指標、項目上，卻對包括檔案在內的指標體系外的工作有所疏忽等，所有這些原因，都造成了新建院校與其他高校檔案工作水平形成了落差。

（四）檔案隊伍的整體素質限制了檔案工作水平的提高

據(jù)調查，大部分地方院校的專職檔案管理隊伍，從學歷、職稱、專業(yè)結構等方面看，都很不合理，存在“三多三少”現(xiàn)象（即女性多、非檔案專業(yè)學歷人員多、中老年人多，高學歷、高職稱、檔案專業(yè)人員少）［3］，與當前教育部對高校檔案管理人員的相關要求差距甚遠。不少高校在考慮檔案工作用人的時候，經常以照顧性質為先，安排老、弱、家屬、富余人員等，缺乏以發(fā)展的眼光，從長遠的角度，根據(jù)檔案工作的相關要求，配備高素質的干部隊伍。地方高校檔案干部隊伍的這一現(xiàn)狀，從一個側面反映了檔案工作被“邊緣化”的現(xiàn)實，嚴重束縛了檔案工作向上發(fā)展的空間，妨礙了檔案現(xiàn)代化、信息化、標準化的建設。

二、解決問題的途徑

地方院校檔案工作發(fā)展之路任重而道遠。針對上述工作中遇到的困擾與問題，在此提出解決的辦法及途徑。

（一）真正貫徹落實《高等學校檔案管理辦法》

檔案機構設置科學合理，是檔案工作高效運轉的重要保證。機構是職能的載體，檔案機構的規(guī)模、級別、隸屬關系必須與職能相匹配。隨著高校的擴招規(guī)模擴大、事務增加，作為高校服務的機構，高校檔案機構的設置也應做出相應的調整。這樣才能適應檔案事業(yè)和學校各項工作發(fā)展的需要。

為此，當前，高校上級檔案部門應通過推動落實教育部27號令，出臺地方性高等學校檔案管理實施細則，指導和促進高校重點解決檔案機構的定位、定級和檔案干部待遇偏低等問題，讓符合條件的高校成立檔案館，以加強檔案的工作管理力度和法治力度。此外，在高校中，符合升館條件的高校檔案部門，應該向學校領導提出升館的請示，表達本部門的真實意愿，使得學校領導能夠傾聽到檔案部門的聲音。因為學校領導并不一定能時刻關注到檔案工作，不一定了解《高等學校檔案管理辦法》關于建館的規(guī)定，這就需要檔案部門向學校領導宣傳《高等學校檔案管理辦法》的精神實質，特別是有關高校檔案組織機構設置的規(guī)定，結合本校檔案工作的實際情況，提出建館的意愿，分析建館的必要性和迫切性，以及建館的條件，給出建館方案。

（二）思想觀念要更新，管理規(guī)范科學，服務要創(chuàng)新

其一，高校的領導必須要認識到檔案工作的重要性，特別是在新升本的地方院校，學校在統(tǒng)籌規(guī)劃全校的工作時，必須從長遠的利益出發(fā)，全面布署，認真落實。

其二，檔案的直接管理者，管理理念要及時更新、轉變，管理方法要科學，嚴格按照專業(yè)技術理論對檔案業(yè)務進行規(guī)范處理、科學安排，做到依法治檔管檔；做到與時俱進，積極做好服務創(chuàng)新工作，認真拓展服務功能等。

（三）加大力度，投入資金，推進高校檔案資源信息化管理

在地方院校資金匱乏的情況下，學校如何合理支配和規(guī)劃使用經費，如何將有限的資金用在合理的地方、落實到位，是值得我們深思的問題。地方院校要壯大，大學要發(fā)展，必須重視學校各項基礎設施建設的投入，才能提升大學的整體辦學實力。在科學技術迅猛發(fā)展的今天，信息資源的更新日新月異，現(xiàn)代檔案文獻信息資源的平臺構建需要資金投入、設備的配套。

（四）建立健全檔案管理網(wǎng)絡機制，科學制定檔案管理制度，嚴格執(zhí)行檔案業(yè)務規(guī)范

兼職檔案員是做好學校檔案工作的保障，學校各檔案形成單位檔案的收集、整理、立卷等工作，都是由他們處理和完成，學校的專職檔案員應經常對二級部門的檔案工作進行指導，對兼職檔案人員進行業(yè)務培訓。地方院校應形成專兼職結合，上下兩級相結合強有力的檔案工作網(wǎng)絡機制；建立健全檔案管理工作制度，規(guī)范業(yè)務工作，夯實業(yè)務基礎，認真落實做好依法治檔、依法管檔工作。

（五）做好檔案的宣傳、教育工作，強化檔案意識，營造檔案工作環(huán)境

檔案意識是指人們對檔案和檔案工作的態(tài)度和認知的總和，也是對這兩者的一種主觀反映。所以，做好加強檔案意識的工作，就是強化、提高人們思想領域中某一認識的工作，具有長期、持久性特點。一是加強宣傳教育，普及檔案基本知識，要把《檔案法》規(guī)定的權利與義務轉化成自覺的行為，高校利用好櫥窗、黑板報、廣播等渠道，或利用發(fā)放檔案知識測試卷形式，對師生員工做好普及教育工作；二是同時大力宣傳檔案利用的效益，讓大家知道利用檔案是公民的權利；三是做好檔案人員的培訓教育，帶動全校人員學檔案、用檔案。通過一系列的工作，強化檔案意識，形成人人關心檔案，個個支持檔案工作的氣候。

（六）加強檔案隊伍建設，提高檔案人員素質教育

隨著知識經濟的發(fā)展，高校檔案人員除了要擁有良好的思想素質以外，還要求管理員必須有較強的專業(yè)技術知識、業(yè)務理論水平，這是地方院校進行檔案現(xiàn)代化、數(shù)字化、信息化建設的重要保證，加強和改進檔案工作隊伍是確保檔案事業(yè)在新形勢下不斷持續(xù)發(fā)展的重要條件和基礎。

引進檔案專業(yè)人才，大膽使用年輕干部。地方院校應根據(jù)需要，有步驟、有計劃地引進高學歷、高層次的，有專業(yè)文化知識、專業(yè)技術和技能的人才，充實檔案隊伍。同時，大膽使用有專業(yè)理論知識和專業(yè)技術的年輕干部，發(fā)揮她們的長處和聰明才智［4］。

對現(xiàn)有的管理人員，結合工作實際情況和未來的需要，并根據(jù)不同層次，按需施教，對于剛從事檔案工作的人員，以系統(tǒng)講述專業(yè)知識，實際操作技能為主；對于從事檔案工作時間較長，有實踐經驗和一定專業(yè)知識的人員，著重提高她們的檔案理論素養(yǎng)和進行專業(yè)知識的更新。

影響新建院校檔案管理質量提升的問題還很多，其成因也較為復雜，在此恕不詳列贅述。近年，新建院校面臨即將到來的教育部本科教學水平的評估，乘著以評促建的契機，高校檔案工作者在不斷進取的實踐工作中，研究和破解困擾學校檔案工作質量向上發(fā)展的瓶頸，構建服務區(qū)域經濟的高校檔案信息資源體系，仍然是當前一項意義匪淺的課題。

［1］ 云淑君.我國高校檔案管理歷史與發(fā)展淺談［J］.科技信息，2011（20）.

［2］ 蔡永香，關紅輝，龔嬡嬡.新建本科院校轉型期教學質量監(jiān)控體系構建研究［J］.重慶科技學院學報：社會科學出版，2010（14）.

［3］ 李殷青，丘如華，黃華春.廣西高校檔案工作現(xiàn)狀分析與發(fā)展對策思考［J］.高教論壇，2009（9）.

［4］ 羅長文.新時期檔案工作隊伍的現(xiàn)狀分析及建設對策［J］.中國電力教育，2010（25）.