彭 超

（泰州市中醫(yī)院，江蘇泰州 225300）

淺談信息時代下的醫(yī)院檔案管理工作

彭 超

（泰州市中醫(yī)院，江蘇泰州 225300）

醫(yī)院檔案信息化管理是時代發(fā)展的必然趨勢，是醫(yī)院發(fā)展的必然要求。文章通過分析醫(yī)院檔案信息化工作的特點(diǎn)以及所面臨的挑戰(zhàn)，就醫(yī)院檔案管理信息化的現(xiàn)狀、意義和解決對策進(jìn)行一番探析，以期能夠促使醫(yī)院的檔案管理更上一層樓。

醫(yī)院檔案；信息化；管理

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，我國社會已經(jīng)步入信息化時代，新時代下檔案的處置和管理也在發(fā)生著巨大的變化，傳統(tǒng)的文書處理和檔案管理體系已不能適應(yīng)新時代的需求。而在醫(yī)院這一綜合性單位，如何利用成熟的信息技術(shù)和設(shè)備，處理相關(guān)檔案，加強(qiáng)信息時代下的醫(yī)院檔案系統(tǒng)建設(shè)和管理這一問題，給目前醫(yī)院的檔案管理工作帶來了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)[1]。

1 醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀分析

1.1 重視程度不夠，基礎(chǔ)設(shè)施不完善

雖然現(xiàn)代化的醫(yī)院已逐步建立了完善的信息網(wǎng)絡(luò)，電子病歷、HIS系統(tǒng)、遠(yuǎn)程會診等一系列醫(yī)療新技術(shù)已經(jīng)成熟，且得到廣泛應(yīng)用。但是，與之相配套，且在醫(yī)院管理決策中發(fā)揮重要作用的醫(yī)院檔案管理信息化系統(tǒng)，卻由于種種原因得不到建設(shè)和完善。大多數(shù)醫(yī)院仍存在檔案管理設(shè)施不全，檔案設(shè)備比較陳舊、檔案管理技術(shù)落后、檔案管理人員素質(zhì)低等問題，醫(yī)院決策層注重經(jīng)濟(jì)效益，而忽略了檔案管理方面的投入，致使最新的計算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)不能運(yùn)用到檔案管理方面，大大降低了檔案處理的效率、制約了醫(yī)院檔案管理工作的發(fā)展。

1.2 檔案管理體系制度陳舊，缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

隨著醫(yī)院的快速發(fā)展，檔案的形式也呈多樣化、動態(tài)化發(fā)展，如：文本文件、音視頻文件、電子報表、電子病歷、圖像文件、數(shù)據(jù)庫文件等，對檔案的管理方式、調(diào)用形式、信息互動等方面提出了更高的要求，傳統(tǒng)的檔案處理系統(tǒng)已不能適應(yīng)多樣化需求。同樣作為醫(yī)院這個特殊部門，醫(yī)院收費(fèi)系統(tǒng)、病例病案系統(tǒng)、檢驗(yàn)系統(tǒng)、影像系統(tǒng)等系統(tǒng)規(guī)格不一，也與檔案系統(tǒng)存在著接口、存儲方式不同和無法交換等問題，檔案信息資源無法共享，在檔案資料的采集、保管時間、硬件和軟件使用要求等方面，沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度可循。

1.3 檔案管理人員水平參差不齊

目前大部分醫(yī)院的檔案管理人員，知識面較窄、學(xué)歷偏低，對計算機(jī)信息技術(shù)不夠了解，且自身不注重補(bǔ)充新知識、新訊息；而大多數(shù)醫(yī)院重視醫(yī)療衛(wèi)生人員的培養(yǎng)，忽略檔案管理人員的培養(yǎng)，檔案管理人員缺乏系統(tǒng)的培訓(xùn)，不能接觸到前沿的檔案管理信息，導(dǎo)致檔案管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)普遍不高，從而致使整個醫(yī)院的檔案現(xiàn)代化管理水平不高。

1.4 檔案利用率不高，檔案管理手段傳統(tǒng)化

目前大多數(shù)醫(yī)院受條件制約，檔案管理仍停留在傳統(tǒng)歸檔管理階段，仍沿用以手工為主、計算機(jī)輔助的檔案管理模式，沿用以紙張為主要的存儲介質(zhì)，手續(xù)繁瑣、效率低下。雖然醫(yī)院大環(huán)境已實(shí)現(xiàn)信息化管理且擁有廣泛的檔案資源，卻不能合理運(yùn)用信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案全文存儲與目錄檢索，不能將紙質(zhì)檔案迅速轉(zhuǎn)換為標(biāo)準(zhǔn)格式的電子文檔，更談不上運(yùn)用信息技術(shù)進(jìn)行現(xiàn)代化的檔案管理，從而導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理水平落后。

總體來說，目前大多數(shù)醫(yī)院的檔案工作仍然是一種封閉式、局限于上門查閱檔案的保守方式，難以方便地提供利用，也就談不上充分發(fā)揮檔案信息資源的作用了。

2 醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)涵及意義

2.1 醫(yī)院檔案管理信息化的內(nèi)涵

醫(yī)院檔案管理信息化通俗的講主要是指應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)對醫(yī)院在日常工作中產(chǎn)生的各類醫(yī)療檔案、辦公檔案、人事檔案等信息進(jìn)行系統(tǒng)集成、有序分類和開發(fā)應(yīng)用，對檔案的鑒定分類、編目、排序、調(diào)用等進(jìn)行全過程的數(shù)字化的管理，促進(jìn)管理創(chuàng)新，提高工作效率。

其信息化管理主要分為兩個方面:一是傳統(tǒng)數(shù)據(jù)載體的信息化，即傳統(tǒng)的文字、圖像、表格等文件不再單純地以紙質(zhì)文件、磁帶、相冊等途徑保存，而是通過計算機(jī)、掃描儀、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備和技術(shù)以統(tǒng)一規(guī)范的數(shù)據(jù)格式錄入計算機(jī)，以硬盤及網(wǎng)絡(luò)空間、移動存儲設(shè)備為載體，以備隨時處理和利用；二是常規(guī)檔案工作流程的信息化，即通過計算機(jī)、專門的管理軟件以及信息網(wǎng)絡(luò)替代傳統(tǒng)手工實(shí)現(xiàn)檔案歸類、編目、排序，檢索、歸檔、保存、調(diào)用，減少人為出錯率，提高檔案歸檔及調(diào)用的效率。

2.2 醫(yī)院檔案管理信息化的意義

（1）提高醫(yī)院檔案處置的效率。通過網(wǎng)絡(luò)和專業(yè)的檔案處理軟件，組成醫(yī)院檔案處置的自動化平臺，使檔案處置從原始的人工化向自動化、現(xiàn)代化轉(zhuǎn)變，大大提高檔案的處理效率。

（2）提高醫(yī)院檔案的利用率。檔案管理人員將收集的檔案資料，通過技術(shù)手段和管理軟件轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一格式進(jìn)行錄入、整合和調(diào)取。醫(yī)院各級部門可以通過平臺，根據(jù)需要隨時隨地調(diào)閱相關(guān)檔案，大大簡化了以前調(diào)閱檔案繁瑣的手續(xù)，并且不受時間、空間的限制，不僅提高了醫(yī)院檔案信息的利用率，更實(shí)現(xiàn)了檔案資料信息管理的系統(tǒng)性、有效性和共享性。

（3）提高醫(yī)院檔案的檢索率及正確率。通過信息化系統(tǒng)，可以進(jìn)行快速、精確地查找檔案，先進(jìn)的自動化檢索功能既適合于各種復(fù)雜條件的精確檢索而且也滿足各種模糊查詢，大大地提高了檢索率及檢索的正確率。

（4）完善了醫(yī)院檔案管理模式。檔案管理系統(tǒng)的信息化將逐步改進(jìn)和完善原有的檔案管理模式，通過信息化平臺的建立，和原有的管理模式互補(bǔ)，既優(yōu)化資源配置、提高檔案管理效率、減少差錯率、壓縮管理費(fèi)用，又保障了檔案的原始性、機(jī)密性和安全性。

3 醫(yī)院信息化檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)

3.1 醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策層的重視

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要與時俱進(jìn)、更新觀念，具備現(xiàn)代化管理的意識，醫(yī)院的現(xiàn)代化發(fā)展離不開先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)的支撐，系統(tǒng)的先進(jìn)與否，是確保醫(yī)院能否可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵。加大電子信息技術(shù)和設(shè)備在檔案管理方面的投入，不僅將提升醫(yī)院的整體檔案管理水平，還將為醫(yī)院的快速發(fā)展提供有力的保障。另外，電子信息檔案管理的專業(yè)性極強(qiáng)，涉及面很廣，要有領(lǐng)導(dǎo)組織管理、協(xié)調(diào)才能把電子信息檔案的建設(shè)和管理工作做好。

3.2 良好的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)以及新技術(shù)的運(yùn)用

在醫(yī)院檔案信息化進(jìn)程中，良好的基礎(chǔ)設(shè)施和新技術(shù)的合理運(yùn)用是醫(yī)院檔案管理能否順利實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵。其中，基礎(chǔ)設(shè)施包括硬件平臺和網(wǎng)絡(luò)平臺的建設(shè)，如配置采集和轉(zhuǎn)換設(shè)備、存儲設(shè)備、交換機(jī)、服務(wù)器等現(xiàn)代化設(shè)備[2]；而新技術(shù)則包含當(dāng)前最新的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，以強(qiáng)大的硬件為支撐，以網(wǎng)絡(luò)為平臺，以各種技術(shù)手段為方式，構(gòu)建一個檔案管理信息化平臺。通過平臺，將完成整個醫(yī)院檔案的轉(zhuǎn)換、錄入、編碼、備份、檢索等一系列工作，從而提高檔案管理的效率，減少不必要的差錯，形成現(xiàn)代化的檔案管理體系。

在設(shè)備的更新和新技術(shù)的運(yùn)用上醫(yī)院應(yīng)該著眼于實(shí)際、著眼于未來，要有科學(xué)性、前瞻性，所更新的軟硬件設(shè)備以及新技術(shù)的運(yùn)用要與醫(yī)院原有的系統(tǒng)相互兼容，并符合國家制定的相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。要以方便臨床、操作簡單、務(wù)實(shí)高效為第一位，而不是一味求新、求好。

3.3 完善的檔案信息化管理體系和標(biāo)準(zhǔn)的建立

隨著醫(yī)院檔案信息化工作的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理制度和體系標(biāo)準(zhǔn)已不適應(yīng)時代發(fā)展的需要，成為醫(yī)院檔案信息化管理的一大障礙。一方面，要設(shè)立一個獨(dú)立的面向醫(yī)院整個組織的檔案信息管理部門，統(tǒng)一協(xié)調(diào)各部門并規(guī)范檔案信息管理行為，為醫(yī)院各個部門提供更加完善的檔案信息服務(wù)。

另一方面，要建立一個完善的、科學(xué)的檔案信息化管理制度。醫(yī)院作為特殊單位，檔案種類繁多，各種檔案不僅類別復(fù)雜、存儲介質(zhì)也不盡相同，醫(yī)院檔案工作人員要利用設(shè)備，將紙質(zhì)文件和各類影像文件，統(tǒng)一電子化存儲，同時對原有出臺的文件管理和檔案管理等業(yè)務(wù)文件，按照統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范進(jìn)行修改完善，尤其是以前各部門之間的規(guī)定不協(xié)調(diào)，甚至相互沖突、矛盾的規(guī)范性文件進(jìn)行重點(diǎn)修改。保證及時傳達(dá)醫(yī)院管理決策者的信息和保障檔案信息系統(tǒng)的安全，正確分配使用檔案信息資源，不因個人好惡而隨意修改數(shù)據(jù)。

3.4 檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的提高

在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)過程中，大量的新技術(shù)、新軟件和新的管理方式得到了大量應(yīng)用，這就對醫(yī)院檔案管理者提出了更高的要求。

主要通過以下方法來提高檔案工作者的能力：一是要加強(qiáng)檔案管理人員的責(zé)任心。檔案人員要充分認(rèn)識到檔案系統(tǒng)信息化的重要性，認(rèn)真嚴(yán)格地按照檔案有關(guān)規(guī)定管理檔案，并能夠自覺的接受各種新鮮事物。二是要加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)。通過各種形式的繼續(xù)教育和崗位培訓(xùn)，使檔案管理人員在短期內(nèi)能迅速掌握各種新技術(shù)、新設(shè)備、新方法[3]，使其既具備現(xiàn)代檔案管理的基本知識和一定的醫(yī)療知識，又懂得計算機(jī)技術(shù)，勝任文檔存儲、編輯、檢索、利用等工作。三是建立完善的考核制度。利用考核制度，督促檔案管理人員不斷的更新知識，完善自我，與時俱進(jìn)，以適應(yīng)整個信息化系統(tǒng)的發(fā)展。

3.5 檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)的安全防護(hù)

在醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)信息化建設(shè)過程中，將運(yùn)用各種信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)平臺，在方便醫(yī)院職工調(diào)閱檔案的同時，也加大了檔案泄露及被黑客攻擊、篡改的風(fēng)險，如何切實(shí)做好安全防護(hù)工作，確保整個系統(tǒng)的良好運(yùn)行和保障檔案數(shù)據(jù)的完整性、機(jī)密性，是醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)在信息化建設(shè)的重中之重。

一是要提高認(rèn)識，加強(qiáng)檔案管理人員的安全防護(hù)意識，定期開展網(wǎng)絡(luò)安全知識培訓(xùn)講座，更新觀念、與時俱進(jìn)；二是要加強(qiáng)管理，制定嚴(yán)格的檔案安全保密制度和檔案調(diào)閱制度，嚴(yán)格執(zhí)行各項(xiàng)檔案管理制度；三是要有完善的軟硬件設(shè)施，利用最新的防火墻和加密技術(shù)構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系和嚴(yán)密的流程化處理機(jī)制，加強(qiáng)監(jiān)控，構(gòu)建完善的防范體系；四是要做好紙質(zhì)檔案的保存和重要電子檔案的備份工作，確保檔案信息的安全存儲[4]。

4 結(jié)語

現(xiàn)代化醫(yī)院的建設(shè)離不開先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)的支撐，作為醫(yī)院工作重要組成部分，檔案管理系統(tǒng)的信息化、現(xiàn)代化建設(shè)迫在眉睫，我們要以戰(zhàn)略的眼光看待和發(fā)展信息化檔案管理系統(tǒng)，運(yùn)用最新的信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，更新觀念，加強(qiáng)投入，大力推進(jìn)醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的信息化建設(shè)，深入開發(fā)和利用檔案資源信息，為醫(yī)院的飛速發(fā)展提供有力的保障。

[1]楊亦軍.關(guān)于加強(qiáng)醫(yī)院電子信息檔案建設(shè)和管理的思考[J].廣西醫(yī)學(xué),2010,（04）:495.

[2]盧幼華.醫(yī)院檔案信息化管理初探[J].云南檔案,2009,（11）:18-19.

[3]劉少德.淺談新時期醫(yī)院檔案信息化管理[J].工企醫(yī)刊,2009,（06）:88-89.

[4]王艷.如何確保信息化檔案管理的安全[J].中國科技信息,2010,（09）:225.

Brief Talk about the Hospital Record ManagemenTUnder the Information Age

PENG Chao
（Taizhou Hospital of Traditional Chinese Medicine,Taizhou Jiangsu 225300,China）

The computerized management of the files in hospital is the inexorable trend of the development of times,anDAlso is the inevitable demand of the development of hospitals.From the analysis of the characteristics and challenges of the computerized management of the files in hospital,this paper analyze on the current situation,significance and solutions of it,in order to improve this kind of management.

the files in hospital;computerized;management

R197.323.1文獻(xiàn)標(biāo)設(shè)碼：B

1671-0142（2011）06-0044-03

彭超（1981-），男，江蘇泰州人，助理館員.

（責(zé)任編輯劉 紅）