◆姜雪艷

(北京電子科技職業(yè)學(xué)院)

淺談合并高職學(xué)院人事檔案的管理

◆姜雪艷

(北京電子科技職業(yè)學(xué)院)

人事檔案真實地記載和反映個人經(jīng)歷、學(xué)歷、業(yè)務(wù)能力等，為個人的成長和學(xué)院組織工作、人事工作的決策提供了可靠的依據(jù)。但目前人事檔案工作還存在著領(lǐng)導(dǎo)不重視、內(nèi)容質(zhì)量不一、服務(wù)效能差等問題，必須完善制度、加強學(xué)習(xí)，用現(xiàn)代化手段發(fā)揮檔案的作用。

高職學(xué)院 人事檔案 管理體制

近年來，我國高等職業(yè)教育管理體制改革取得了重大進(jìn)展，一些中職校合并升格為高職院校，合并后的高職院校面臨著許多新的管理問題。人事檔案工作作為學(xué)校的一項重要工作也存在著許多問題，充分認(rèn)識做好人事檔案工作的意義，深入分析人事檔案工作存在的問題，采取有效措施，就成為提高檔案管理水平的重要任務(wù)。

一、做好人事檔案管理工作的重要意義

人事檔案是在人事管理活動中形成的經(jīng)過認(rèn)可的記錄和反映人員經(jīng)歷、德才水平、工作表現(xiàn)、獎懲及人事變化等情況的人事檔案資料，間接的記錄了歷史和社會的進(jìn)步狀況，具有重要的憑證價值和參考價值。人事檔案對個人來說，是身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)，與個人的工資待遇、勞動保障、組織關(guān)系緊密聯(lián)系，具有法律效用，是計算工齡、工作流動、考研、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、辦理保險等的重要依據(jù)。人事檔案為個人求職，單位求才提供豐富的、全面的、真實有效的材料。

二、合并高職院校人事檔案管理工作存在的問題

1．領(lǐng)導(dǎo)重視不夠，專職專業(yè)人員缺乏

由于領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案的重要性沒有深刻的認(rèn)識，在部分高職院校中沒有配備專職的人事檔案管理人員，檔案管理人員只能擠時間以間斷的方式完成工作。并且缺乏對政治素質(zhì)、業(yè)務(wù)能力、管理水平的培訓(xùn)與提高的動力，單位也不重視檔案專業(yè)知識的繼續(xù)教育培訓(xùn)。

2．管理政出多門，內(nèi)容質(zhì)量參差不齊

(1)多頭管理，歸類不一

合并高職院校由于先前的隸屬關(guān)系、辦學(xué)規(guī)模、辦學(xué)層次，管理模式不同等因素，使人事檔案管理人員構(gòu)成復(fù)雜，導(dǎo)致出現(xiàn)人事檔案管理制度存在差異，入檔范圍、檔案分類、整理標(biāo)準(zhǔn)不同，形成了檔案管理模式多元化的弊端，的標(biāo)準(zhǔn)也不統(tǒng)一。

(2)檔案材料不符合標(biāo)準(zhǔn)

內(nèi)容填寫前后不一，在填寫表格時能省則省?！叭g一歷”記載多樣，姓名改變后不寫曾用名，也不加以說明，個別人的“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度越填越高”。有的人履歷表中學(xué)習(xí)簡歷從大學(xué)開始填，家庭成員及社會主要關(guān)系都沒有。檔案用紙規(guī)格不一，雖然規(guī)定人事檔案材料要統(tǒng)一使用16開紙，但高等院校印制的學(xué)歷、學(xué)位等材料絕大部分也是A4紙，單位內(nèi)部形成的人事檔案材料也大部分為A4紙，給立卷歸檔工作帶來了麻煩。

(3)檔案材料短缺

表彰和處分材料散失較多;有少量的履歷表、自傳等未蓋人事部門公章;一些本該有的履歷表、年度考核表、職稱、工資材料不全;一些本該有的學(xué)歷、學(xué)位材料，由于個人沒有意識到檔案的重要性，滯留在本人手中;反映個人工作能力、技術(shù)特長等方面的內(nèi)容少，有些檔案材料僅僅作為被保存的資料加以收集堆放，沒有及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案中材料內(nèi)容不全。

3．信息開發(fā)利用率差，發(fā)揮服務(wù)作用程度低

人事檔案處于半封閉狀態(tài)和被動服務(wù)局面。由于人事檔案強調(diào)保密性，故利用范圍比較狹窄，利用頻率較低。按照傳統(tǒng)的人事檔案管理制度，人事檔案利用最多的主要是人事管理工作的范疇。在聘任、考核升級中起的作用很小，尤其在師資培養(yǎng)、人才選拔、人才穩(wěn)定與年度考核等方面未能真正起到應(yīng)有的作用。人事檔案的利用是所有人事檔案工作的目的，傳統(tǒng)人事檔案的利用不能適應(yīng)現(xiàn)代高職學(xué)院人力資源開發(fā)的需要，更不能適應(yīng)高職學(xué)院迅猛的發(fā)展。

三、解決高職院校人事檔案的管理問題的途徑

1．領(lǐng)導(dǎo)重視，加強管理

人事檔案是全面地考察了解和正確選拔任用干部的重要依據(jù)，關(guān)系到每位教職工的切身利益。作為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)充分樹立起檔案意識，在機構(gòu)設(shè)置和人員編制上給予充分保證;在檔案經(jīng)費上落實到位，增添必要的硬件設(shè)施和軟件支撐;主動關(guān)心檔案工作者的工作、學(xué)習(xí)、生活，當(dāng)他們在工作中取得了成績或圓滿完成了工作任務(wù)時，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)及時給以表揚和認(rèn)可，同時還要為他們提供提高業(yè)務(wù)能力的機會，這些措施最終可以促進(jìn)人事檔案工作績效的提高。

2．建立健全規(guī)章制度，統(tǒng)一檔案標(biāo)準(zhǔn)，提高檔案管理的水平

建立健全一套完整科學(xué)的人事檔案管理工作規(guī)章制度，使檔案工作有規(guī)可循，有章可依，有據(jù)可依，工作有序，保證人事檔案工作逐步科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、完整化。完善檔案的保管、利用、借閱、保密、歸檔、鑒別制度，及時收集、補充、更新和完善人事檔案材料。對收集檔案材料，從手續(xù)是否完備，表述是否準(zhǔn)確、精練，觀點是否明確，紙張、文字等介質(zhì)是否符合檔案標(biāo)準(zhǔn)等方面進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致的鑒別，使人事檔案的收集和歸檔工作真正做到完整、及時、客觀，做到劃分準(zhǔn)確、排列有序、條目清楚、查找便捷。

3．充實隊伍、注重培養(yǎng)，提高全員檔案素質(zhì)

(1)充實人事檔案管理隊伍

按照政策規(guī)定配備適當(dāng)數(shù)量的專職干部從事人事檔案工作，需要時抽調(diào)政治素質(zhì)高、原則性強的同志協(xié)助工作，以保證人事檔案工作的長效性。

(2)注重檔案管理人員培養(yǎng)

提高檔案管理人員素質(zhì)，是做好檔案工作的重要保證。進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，系統(tǒng)地學(xué)習(xí)組織人事工作的政策、法規(guī)和檔案專業(yè)知識，用檔案知識武裝頭腦，開闊眼界，指導(dǎo)工作，以適應(yīng)新時期高等職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展對高職院校人事檔案管理的新要求。

(3)普及檔案知識，提高全員檔案素質(zhì)

加強對檔案材料形成部門進(jìn)行檔案基本知識的培訓(xùn)，定期組織教職工進(jìn)行檔案知識及檔案重要性的學(xué)習(xí)，避免檔案材料不規(guī)范或滯留本人手中。為人事檔案的規(guī)范化管理、更好的開發(fā)利用奠定良好的基礎(chǔ)。使人事檔案材料在形成階段就標(biāo)準(zhǔn)化。

4．提高檔案管理的現(xiàn)代化水平，建立信息網(wǎng)絡(luò)，充分發(fā)揮服務(wù)效能

干部人事檔案管理信息化包括兩層含義:一是要把檔案中的手寫文字信息數(shù)字化;二是要實現(xiàn)信息網(wǎng)絡(luò)化，實現(xiàn)網(wǎng)上人事信息的接收、傳遞、儲存和資源共享。當(dāng)前，人事檔案管理系統(tǒng)在高職院校中使用的較少，即使在用其發(fā)揮的作用程度也較低。高職院校要建立一套完整的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實現(xiàn)對人事檔案的信息共享，提高檔案的利用效率，同時也要處理好檔案的保密和開發(fā)利用的關(guān)系。另外，要轉(zhuǎn)變工作理念和工作方式，建立服務(wù)的思想，由管理者變?yōu)榉?wù)者，通過服務(wù)體現(xiàn)人事檔案的價值。

只有以人為本，用科學(xué)發(fā)展觀來指導(dǎo)檔案的改革和發(fā)展;只有與時俱進(jìn)，注重檔案的服務(wù)性，才能提高檔案的利用價值，發(fā)揮檔案的效能。高職院校的人事檔案的完善與改革，勢必會促進(jìn)高職院校的人才流動和更好的發(fā)揮高技能、高水平人才的作用，必將加快高職院校前進(jìn)的步伐。

［1］吳建美．高校人事檔案管理淺議［J］．江蘇廣播電視大學(xué)學(xué)報，2006，(6)．

［2］湯靜霞，李文清．高校合并后的干部人事檔案工作［J］．檔案與建設(shè)，2003，(7)．

［3］劉淑霞．淺談合并高校干部人事檔案管理［J］．浙江檔案，2004，(1)．

［4］陳小薇．對企業(yè)人事檔案管理存在問題初探［J］．就業(yè)與保障，2006，(2)．