侯琳琳，李玉斌

(遼寧師范大學(xué) 計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)學(xué)院，遼寧 大連 116081)

OneNote 2010在個(gè)人知識(shí)管理中的應(yīng)用研究

侯琳琳，李玉斌

(遼寧師范大學(xué) 計(jì)算機(jī)與信息技術(shù)學(xué)院，遼寧 大連 116081)

要解決信息超載的問題，提高工作效率，必須對(duì)個(gè)人的知識(shí)進(jìn)行有效的管理，以適應(yīng)社會(huì)飛速發(fā)展，優(yōu)化知識(shí)結(jié)構(gòu)，進(jìn)行知識(shí)更新，使積累的知識(shí)資源效用最大化，實(shí)現(xiàn)知識(shí)增值和創(chuàng)新。OneNote 2010在這種情況下應(yīng)運(yùn)而生，為人們的個(gè)人知識(shí)管理提供了新的方式和方法。

OneNote 2010；信息超載；知識(shí)管理

一、個(gè)人知識(shí)管理概述

個(gè)人知識(shí)管理可以理解為在個(gè)人需要的基礎(chǔ)上有目的和有意識(shí)地利用具備搜索、存儲(chǔ)和交流等相應(yīng)功能的知識(shí)管理工具，對(duì)知識(shí)進(jìn)行獲取、組織、交流、共享和創(chuàng)新的綜合管理活動(dòng)，從而整合與補(bǔ)充自己的信息資源，逐步建立與完善個(gè)人的知識(shí)體系，提高個(gè)人的適應(yīng)性、生存能力和知識(shí)競(jìng)爭(zhēng)能力。個(gè)人知識(shí)管理包括以下幾個(gè)關(guān)鍵步驟：

（1）知識(shí)需求分析：個(gè)人應(yīng)該根據(jù)自身工作學(xué)習(xí)的需要以及個(gè)人現(xiàn)有知識(shí)，有針對(duì)性地選擇知識(shí)；

（2）知識(shí)獲?。菏莻€(gè)人根據(jù)自身的需要，利用知識(shí)獲取工具選擇、提取知識(shí)的過程；

（3）知識(shí)儲(chǔ)存與組織：把個(gè)人獲取到的知識(shí)進(jìn)行分類，并按類存儲(chǔ)；

（4）知識(shí)表達(dá)與交流：是促進(jìn)隱性知識(shí)與顯性知識(shí)之間轉(zhuǎn)換的必要過程，是獲得靈感、進(jìn)行知識(shí)創(chuàng)新所不可缺少條件，也是驗(yàn)證知識(shí)與思想是否正確、合理的一個(gè)過程；

（5）知識(shí)共享：是知識(shí)管理重要環(huán)節(jié)之一，是個(gè)人知識(shí)管理的必要前提，我們獲取知識(shí)，進(jìn)行知識(shí)的交流都是依托在知識(shí)共享的前提之下實(shí)現(xiàn)的；

（6）知識(shí)創(chuàng)新：是個(gè)人知識(shí)管理的最終目標(biāo)，是在前人知識(shí)的基礎(chǔ)上，通過自身總結(jié)、思考與實(shí)踐，促使隱性知識(shí)化和編碼化，發(fā)現(xiàn)知識(shí)新內(nèi)涵和新作用的活動(dòng)。

二、OneNote的主要功能與特點(diǎn)

OneNote 2010是Office 2010辦公套件中自帶的一個(gè)筆記本組件，它具有強(qiáng)大的文件管理功能和人性化的讀寫界面，功能遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過了記筆記這一項(xiàng)，越來越被人們賦予個(gè)人知識(shí)管理的意義。

1.記錄信息

記錄信息內(nèi)容形式豐富，包括：文本、圖形圖像、表格、數(shù)學(xué)公式、音頻、視頻等。在記錄信息的過程中，OneNote提供很多有趣的功能：

（1）隨心閱讀和輸入信息，就像在紙上書寫一樣，用戶可以從空白頁(yè)的任意位置開始記錄，但與紙不同的是如果需要可以將筆記隨處移動(dòng)。

（2）在應(yīng)用程序之間無縫工作，采用停靠功能將OneNote置于屏幕一側(cè)，便于在Web上搜索信息、審閱Word中的文檔或制作PowerPoint幻燈片時(shí)，隨時(shí)都可用于記筆記或撰寫便簽，同時(shí)如果使用“鏈接筆記”功能可以跟蹤信息的來源。

（3）屏幕截圖，這是Office 2010套件中幾乎每款軟件增加的功能，可將截圖直接插入到頁(yè)面中，且自動(dòng)鏈接信息來源。

（4）在線會(huì)議記錄，軟件內(nèi)部自帶視頻音頻同步記錄的功能，方便會(huì)議記錄使用。

2.組織管理與搜集信息

（1）它的核心功能是分類體系。每個(gè)筆記本都是一組頁(yè)面的容器，每個(gè)筆記本劃分為幾個(gè)分區(qū)，每個(gè)分區(qū)中有若干個(gè)頁(yè)。大家都用過有不同彩色標(biāo)簽的紙質(zhì)筆記本，OneNote就是仿照這種筆記本的分類方式：最大的單位是筆記本，一個(gè)筆記本內(nèi)可以有多個(gè)標(biāo)簽（OneNote中叫做分區(qū)），同類的標(biāo)簽還可以組合在一起形成分區(qū)組，每個(gè)分區(qū)中有若干個(gè)子頁(yè)。通過這些分類體系，可使知識(shí)呈現(xiàn)樹狀結(jié)構(gòu)，形成知識(shí)體系結(jié)構(gòu)。同時(shí)它具有強(qiáng)大的標(biāo)記功能，可以按重要程度為不同的信息做不同的標(biāo)記。

（2）全文搜索功能，快速定位到自己的文件。筆者認(rèn)為良好的分類加上OneNote強(qiáng)大的搜索完全可以勝出Tag的管理形式，尤其是當(dāng)用戶安裝了Windows桌面搜索之后，在OneNote中進(jìn)行全范圍搜索只是眨眼之間的事。不僅可以搜索文字信息，還能搜索圖片上的文字信息，按標(biāo)記搜索。

3.協(xié)作與共享信息

可以采用如下幾種方式實(shí)現(xiàn)共享:電子郵件發(fā)送；發(fā)送到博客；共享文件夾，可以在局域網(wǎng)、SharePoint、Internet上建立共享筆記本。在用戶編輯筆記的同時(shí)，用戶同事可以在共享位置同時(shí)打開此筆記本進(jìn)行編輯 ,默認(rèn)情況下，當(dāng)前用戶編輯的內(nèi)容正常顯示，其他作者編輯的內(nèi)容旁邊將顯示作者的姓名。

4.保護(hù)敏感信息

可方便地為自己的個(gè)人隱私內(nèi)容設(shè)置密碼，以保護(hù)信息的安全性。

三、利用OneNote進(jìn)行個(gè)人知識(shí)管理

1.知識(shí)的獲取

個(gè)人知識(shí)的獲取，其實(shí)是個(gè)人學(xué)習(xí)知識(shí)、積累經(jīng)驗(yàn)的過程。個(gè)人知識(shí)的獲取主要是知識(shí)的學(xué)習(xí)，通過學(xué)習(xí)可以幫助個(gè)人系統(tǒng)掌握一些顯性知識(shí)，然后利用這些知識(shí)指導(dǎo)實(shí)踐。

在OneNote中使用鍵盤、手寫、屏幕截圖或錄音錄像的功能，您可以快速捕獲會(huì)議筆記、靈感觸發(fā)筆記、創(chuàng)意和想法、討論會(huì)錄音、訪談錄像、圖示等。通過與Web瀏覽器以及Office系統(tǒng)特別是Outlook的方便集成，您還可以收集來自網(wǎng)站的剪輯，收集電子郵件，與項(xiàng)目、客戶、課程相關(guān)的各種材料，以及文件和圖片等。并且跟蹤顯示信息的來源，方便日后再次查看詳細(xì)的信息。

2.知識(shí)的存儲(chǔ)與組織

日常生活中我們所接觸到的信息往往是雜亂無章的，這些雜亂無章的信息充斥在我們的頭腦中，要么轉(zhuǎn)瞬即逝，要么無法提取應(yīng)用，使人往往產(chǎn)生“書到用時(shí)方恨少”的感慨，為了有效避免這一遺憾的發(fā)生，就需要我們養(yǎng)成勤于整理、勤于積累的好習(xí)慣。尤其是現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)社會(huì)，每天我們都生活在信息的海洋中，為了使這些信息為我所用就更需要做到及時(shí)的梳理和積累。

個(gè)人知識(shí)管理的途徑很多，我們可以分門別類地把自己積累的知識(shí)存儲(chǔ)在一系列的文件夾中，也可以利用軟件技術(shù)進(jìn)行個(gè)性化地管理。OneNote 2010就是對(duì)知識(shí)進(jìn)行分類管理的一種軟件，OneNote通過筆記本、分區(qū)、頁(yè)、子頁(yè)四個(gè)等級(jí)來管理知識(shí),使凌亂的知識(shí)形成錯(cuò)落有致的樹狀系統(tǒng)，對(duì)于個(gè)人的知識(shí)管理十分有效。

3.知識(shí)的共享

新時(shí)代更加崇尚個(gè)體之間的交流與協(xié)作，只有這樣技能與知識(shí)才能得到最大程度的共享，個(gè)人和團(tuán)體的創(chuàng)造力才能得到最大的發(fā)揮，復(fù)雜的問題才能得到解決。知識(shí)的共享與交流是個(gè)人知識(shí)獲得的一個(gè)重要途徑，通過與他人溝通，可以審視自己的觀點(diǎn)、解答別人的問題、激發(fā)瞬間的靈感、創(chuàng)新個(gè)人知識(shí)。

OneNote 2010可通過發(fā)送電子郵件，發(fā)送到博客，共享筆記本等實(shí)現(xiàn)知識(shí)的共享和協(xié)作編輯。這可消除因信息單獨(dú)存儲(chǔ)在書面筆記、文件夾或用戶個(gè)人計(jì)算機(jī)上而產(chǎn)生的不便，有助于用戶更有效地協(xié)同工作。工作組可以輕松地共享信息、提高工作效率，并對(duì)項(xiàng)目、事件和目標(biāo)進(jìn)行更加有效的跟蹤。與共享筆記本上的多個(gè)用戶一起工作時(shí)，新內(nèi)容將突出顯示，突出顯示使用戶可以清楚地看出自上次打開共享筆記本以來的新變化；版本控制功能提供了按日期和作者的版本歷史記錄，如果有人無意中刪除或移動(dòng)了內(nèi)容，您可以隨時(shí)查看修訂記錄和撤消更改；此外處于聯(lián)機(jī)狀態(tài)時(shí)將自動(dòng)合并和同步更改。對(duì)小組其他成員的注釋和評(píng)論進(jìn)行分析、總結(jié)，提取其中的精髓，彌補(bǔ)自身思維和知識(shí)的缺陷，不斷加工和深化自己原有的知識(shí)結(jié)構(gòu)，并激發(fā)產(chǎn)生新知識(shí)，即實(shí)現(xiàn)知識(shí)的利用和創(chuàng)造。您還可與您的整個(gè)小組協(xié)作在共享筆記本中，即使未與網(wǎng)絡(luò)連接，所有人也可同時(shí)進(jìn)行編輯和查看。每次有人更新筆記本時(shí)，OneNote都可無縫合并發(fā)生的更改。共享筆記本是一種極好的協(xié)作方式，可以查看小組收集了哪些信息、哪些文件和筆記可用作源，甚至還可以查看小組未完成的擬辦事項(xiàng)。

4.知識(shí)的利用

與其他同步或者異步交流工具相比較,OneNote的查找定位功能是它們無法企及的,它既可以使用復(fù)雜的語法結(jié)構(gòu)作為搜索關(guān)鍵字,如對(duì)準(zhǔn)確的詞組或短句加上引號(hào)、使用AND、OR和NEAR運(yùn)算符完成復(fù)雜的搜索,也可根據(jù)書寫筆記的時(shí)間或頁(yè)面的標(biāo)題來搜索筆記,還可以針對(duì)搜索范圍進(jìn)行設(shè)定,所有工作區(qū)進(jìn)行檢索,并對(duì)選定的工作區(qū)進(jìn)行檢索。這樣參與者在協(xié)作討論的過程中,面對(duì)眾多的討論記錄可以通過關(guān)鍵詞或者時(shí)間定位自己想要了解的內(nèi)容。OneNote會(huì)將搜索結(jié)果顯示出來,便于參與者清晰地了解到這些內(nèi)容都分布在工作區(qū)的什么位置,更快捷地幫助參與者熟悉、梳理討論內(nèi)容,以便于提出自己的看法。

[1]宮云鳳，戴心來等.基于網(wǎng)絡(luò)書簽的個(gè)人知識(shí)管理研究[J].中小學(xué)電教，2010（10）.

[2]梁文鑫，張生.OneNote讓網(wǎng)上協(xié)作討論更有效[J].中國(guó)遠(yuǎn)程教育，2005（12）.

[3]管玨琪.基于Diigo平臺(tái)實(shí)現(xiàn)研究生個(gè)人知識(shí)管理[J].軟件導(dǎo)刊﹒教育技術(shù)，2009（6）.

[4]Jiahou.新浪博客http://blog.sina.com.cn/s/articlelist_1649275132_0_1.html.

（編輯：楊馥紅）

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