貴州 李雪梅

小企業(yè)會計電算化應用存在的問題及對策

貴州 李雪梅

隨著市場經濟改革的不斷深化，會計電算化已經在我國普及，如何讓會計電算化為小企業(yè)提供更準確、及時、完整的會計信息，更好地參與到小企業(yè)的管理中來，促進小企業(yè)的發(fā)展，是我們當前亟待解決的問題。本文針對我國小企業(yè)會計電算化應用存在的問題，提出了相應的對策。

存在的問題；解決與對策

一、小企業(yè)會計電算化應用中存在的問題

1.決策者的重視程度不足

小企業(yè)的決策者多數(shù)是私營業(yè)主，由于他們中的一些人管理水平不高，目光短淺，認為應用會計電算化的僅僅是為了減輕會計工作人員的工作負擔和提高會計核算效率；對于會計軟件和人員培訓只看到眼前投入和很少的直接效益，從而未能從根本上意識到會計電算化對企業(yè)生存和發(fā)展的重要性，由此導致企業(yè)提供的會計信息不及時、不充分，使會計信息在企業(yè)決策和管理服務中的作用性大打折扣。

2.會計電算化人員業(yè)務素質偏低

小企業(yè)的會計電算化人員來源主要有兩類。第一類是直接由原來的會計、出納進行短期培訓上崗。這類人員對計算機的軟硬件知識了解甚少，所以往往是開機使用軟件中必用的功能外，其他方面的認識存在很大的局限性，一旦計算機出現(xiàn)故障或與平常見到的界面不同時，就束手無策，甚至由于操作不當，使系統(tǒng)數(shù)據(jù)丟失，嚴重的導致系統(tǒng)崩潰，使自己很長時間的工作成果付諸東流；第二類是剛畢業(yè)不久的財經類大中專畢業(yè)生。這類人員多數(shù)在學校學習過會計電算化，對電算化的操作程度比第一類人員好，但是由于學校教學的局限性,老師在教學中最多介紹一、兩種軟件，而學生真正操作的軟件通常只有一種，工作后面對市場上各中不同的軟件或是同一種軟件的不同版本，在運用過程中也存在不能很好地使軟件的各項功能，為企業(yè)管理發(fā)揮積極的作用的問題。

3.會計軟件信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)共享程度不高

首先，由于小企業(yè)使用的財務軟件各不相同，財務軟件不統(tǒng)一,不兼容性以及其使用的財務軟件數(shù)據(jù)接口,使用方法不一致,導致了在同一行業(yè)內部各企業(yè)在報表匯總、數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)轉輸?shù)牟环奖?。其次，由于小企業(yè)在購買財務軟件時,往往只考慮財務部門工作的需要,沒有從整個單位信息管理的高度出發(fā),結果導致財務部門和其他部門信息中斷，會計信息系統(tǒng)處于封閉運行的狀態(tài)，沒有很好地融入企業(yè)的業(yè)務流程；而其他部門也不能通過網絡有效地共享財務部門的信息，不同的業(yè)務系統(tǒng)之間形成相互獨立的“信息孤島”，數(shù)據(jù)不能共享，甚至有時候出現(xiàn)不同部門數(shù)據(jù)不同時，還要人工進行對賬，從而增加工作量，帶來了不必要的麻煩。

4.會計電算化基礎工作不夠規(guī)范

由于受觀念、技術等多方面因素影響，小企業(yè)現(xiàn)有工作流程大都仍在舊的體制、機制和管理模式基礎上進行，因而在實際工作中出現(xiàn)一些問題，諸如：（1）分工不明確，有的企業(yè)忽視了會計崗位之間的監(jiān)督功能，內控不嚴，甚至出現(xiàn)會計數(shù)據(jù)的輸入、處理、輸出完全由一個人獨立完成，會計數(shù)據(jù)安全性存在嚴重問題。（2）缺乏管理經驗，對會計電算化檔案的組成內容不甚了解，造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔，已經歸檔的內容又不完整，有的會計數(shù)據(jù)盤的備份和清理不規(guī)范，也未制定相應的會計電算化檔案保管人員職責，使得電腦一旦出現(xiàn)故障，就會造成數(shù)據(jù)的丟失，無法恢復。這些問題如不能解決，不但會造成會計信息的失真，還容易使管理者做出錯誤的決策，甚至導致管理上的漏洞，嚴重制約著會計電算化水平的提高。

二、解決方法及對策

1.轉變思想觀念，提高領導意識

小企業(yè)決策者要自覺轉變觀念，充分認識會計電算化不僅能提高會計核算的水平和質量，而且能提高經營管理水平，使財務會計管理由事后管理向事先預測、事中控制轉變，為管理信息化打下基礎，促進企業(yè)管理水平的提高。企業(yè)可以結合實際情況并考慮部門或地區(qū)的整體發(fā)展狀況，制定本企業(yè)會計電算化實施的工作規(guī)劃；同時加大對會計電算化工作的投入，設置必要的工作崗位，購置必要的硬件與軟件設施，保證必要的辦公場地和相關人員培訓經費的投入。

2.培養(yǎng)復合型財會人才隊伍

財會人員的素質決定了會計電算化工作的質量，高質量的復合型會計人才不僅是會計電算化工作順利開展的重要保證，而且某種程度上能彌補硬軟件投入相對不足的缺陷，提高信息系統(tǒng)運行質量。因此，企業(yè)應對不同崗位的工作人員，應按不同內容、不同要求，制定切實可行的會計電算化人員培訓計劃，要注重實效，積極組織會計人員學習和提高，培養(yǎng)造就一大批既能夠精通計算機信息技術，又要專于財務管理知識，能夠熟練地進行財務信息的加工和分析，滿足各方對財務信息的需求的“會計—計算機—管理”型的復合型人才，促進會計電算化的順利發(fā)展。

3.推進會計軟件信息系統(tǒng)與其他信息系統(tǒng)的整合

橫向上，要積極穩(wěn)妥地推進企業(yè)財務與業(yè)務一體化工作，即應用統(tǒng)一的計算機財務管理軟件，實現(xiàn)財務信息與業(yè)務流程一體化，實現(xiàn)生產經營全過程的信息流、物流、資金流的集成和數(shù)據(jù)共享，保障企業(yè)預算、結算、監(jiān)控等財務管理工作的規(guī)范化和高效化，使會計電算化信息系統(tǒng)和企業(yè)內外部其他信息系統(tǒng)融合在一起，成為整個企業(yè)信息系統(tǒng)的一個組成部分。縱向上，會計電算化應該不再局限于提供傳統(tǒng)的核算型財務信息，而要使財務會計管理由事后管理向事先預測、事中控制轉變，為企業(yè)的管理和決策提供更為完備的信息支持。

4.加強制度建設，完善內部控制

會計電算化的管理制度，是保證單位會計工作有序進行的重要措施，也是會計電算化工作成功的基礎。企業(yè)應遵循不兼容權限必須分離原則（即對電算化權限嚴格控制，系統(tǒng)操作員以外的操作人員只享有操作權限）；相互制約原則（即加強對電算化系統(tǒng)數(shù)據(jù)輸人、處理、輸出的控制，明確管理員、操作人員、維護人員的職責范圍）；安全、保密原則（即對軟硬件，文檔的安全檢查保障控制，保密主要是對存取權限進行控制，設置多級保密措施）等建立健全一整套電算化模式下的規(guī)章制度，形成良好的內控環(huán)境。具體包括：

(1)會計電算化崗位責任制。要根據(jù)本單位會計工作的實際情況,結合計算機系統(tǒng)操作、維護、開發(fā)的特點,劃分電算化會計崗位，實行用戶權限分級授權管理，明確系統(tǒng)內各類人員的職責與權限，建立網絡環(huán)境下的會計信息崗位責任。

(2)計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)管理制度。該項管理制度內容是做好計算機硬件、軟件和數(shù)據(jù)的維護,以保證電算化系統(tǒng)的正常運行。

(3)電算化會計檔案管理制度。為確保檔案的真實性和可靠性，實行紙質檔案和新型載體檔案雙套保管，并逐漸向完全保管新型磁介質載體過渡。并根據(jù)《會計檔案管理辦法》的要求,制定本單位會計檔案的立卷、歸檔、保管、調閱和銷毀管理制度,做到科學管理、安全保密、查找方便、嚴防損失。電算化內部制度建立后，抓落實是非常重要的環(huán)節(jié)。在實施過程中，企業(yè)要定期對各項制度的執(zhí)行情況進行檢查，并有相應獎懲措施，以確保各項制度的落實。

（作者單位：貴陽職業(yè)技術學院）

（編輯 呂智飛）