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        淺議工程檔案管理與工程質(zhì)量

        2011-08-15 00:44:25江蘇張俸鳴
        職業(yè)技術(shù) 2011年10期
        關(guān)鍵詞:檔案資料工程質(zhì)量資料

        江蘇 張俸鳴

        淺議工程檔案管理與工程質(zhì)量

        江蘇 張俸鳴

        工程檔案是檔案的一個重要組成部分。本文首先分析了工程檔案管理的重要意義,分析了工程檔案與工程質(zhì)量之間的密切關(guān)系,最后提出了做好工程檔案管理的措施,以確保工程質(zhì)量。

        檔案;管理;質(zhì)量

        工程檔案是建設(shè)工程的重要組成部分,是建設(shè)工程內(nèi)部質(zhì)量與驗收的重要依據(jù),也是建設(shè)工程質(zhì)量的重要組成部分。工程檔案好,反映了工程管理規(guī)范,反映工程管理人員素質(zhì)高,工程質(zhì)量好。工程檔案管理包含于工程質(zhì)量之中,工程質(zhì)量包含于工程檔案在內(nèi)的監(jiān)督管理。要把工程檔案的質(zhì)量視為工程質(zhì)量管理同等重要來抓。

        一、建設(shè)工程檔案與工程質(zhì)量的關(guān)系

        建設(shè)工程質(zhì)量關(guān)系到人民的生命財產(chǎn)安全,因此,質(zhì)量問題是重中之重。建設(shè)檔案的管理好壞也直接影響到工程質(zhì)量的好壞,隨著建設(shè)工程項目廣泛實施和現(xiàn)代科學(xué)管理思潮的發(fā)展,對建設(shè)工程質(zhì)量有了嚴(yán)格的定義,即建設(shè)工程質(zhì)量是指工程滿足業(yè)主需要的,符合國家法律、法規(guī)、技術(shù)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、設(shè)計文件及合同規(guī)定的特性綜合。只有在檔案管理的前提下,工程質(zhì)量才會被加倍重視。

        二、檔案管理存在的不足

        1.檔案管理力度不強(qiáng)。當(dāng)前,由于大家對“檔案”的概念和作用知之甚少,檔案意識相當(dāng)薄弱,甚至一些領(lǐng)導(dǎo)對加強(qiáng)檔案工作的認(rèn)識不足,許多單位的檔案工作仍然采取傳統(tǒng)的手工工作方法,保管設(shè)施和存檔設(shè)備過于陳舊,嚴(yán)重影響了檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程。

        2.缺少從事檔案管理的人才。檔案管理的前提是人才管理,要想提高工程檔案質(zhì)量,就要求檔案管理人員能對檔案進(jìn)行日常使用、維護(hù)、更新、整理等,同時要具有較強(qiáng)的專業(yè)知識,較高的文化素養(yǎng)。

        3.缺少專職的檔案員。一些小型建設(shè)單位往往只注重工程項目的經(jīng)濟(jì)效益,而對重型檔案資料的收集、編制、整理不重視。缺少專職的檔案員,工程檔案記錄不規(guī)范、不完整,檔案管理工作手段落后,使檔案不能真正反映建設(shè)項目的實際情況,給施工單位的工程生產(chǎn)移交工作帶來很多不必要的麻煩。

        4.施工檔案不真實。真實性是施工最根本的要求,是施工檔案的靈魂。失去了真實性,施工檔案便失去了意義。一些工程檔案完善得不切實際。如某單位工程的所有分部、分項、檢驗批均驗收合格且無任何缺陷,出現(xiàn)了真正的“零缺陷工程”,明顯不切實際。

        5.竣工圖質(zhì)量不高。一些項目的竣工圖歸檔不完整,修改不到位,造成竣工圖與工程實際不符;數(shù)據(jù)誤差時有發(fā)生,相關(guān)責(zé)任人審核簽署經(jīng)常漏缺不全,有些竣工圖編制不規(guī)范、標(biāo)識不統(tǒng)一;由于變更執(zhí)行程序不規(guī)范,極易導(dǎo)致竣工圖誤差和失真。

        6.檔案管理人在收集工作中自覺性和主動性不夠。一些項目僅注意階段性文件資料的收集,而忽略了建設(shè)項目全過程文件資料的完整歸檔,特別是忽略了工程建設(shè)后期形成的交接驗收資料、缺陷責(zé)任期等方面的材料收集,造成項目檔案的成套性、完整性缺陷。

        三、完善工程檔案管理,促進(jìn)工程質(zhì)量

        1.健全管理制度,必須制定完善可行的規(guī)章制度,樹立全員責(zé)任意識和法制意識。工程的形成有其嚴(yán)格的系統(tǒng)過程,反映了工程的每一個環(huán)節(jié)的情況,只有健全管理制度,使檔案資料的負(fù)責(zé)人、技術(shù)和管理人員明確各自的職責(zé),樹立責(zé)任心和法制意識,才能從管理制度上保證工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),做到工程檔案管理工作有法可依,有章可循。

        2.建立健全組織機(jī)構(gòu)。在工程項目實施過程中,一是項目主管部門要建立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu),設(shè)立專職檔案局管理人員,負(fù)責(zé)項目前期以及施工過程中的文件,項目竣工前檔案的收集、整理等工作;二是施工單位建立檔案管理組織機(jī)構(gòu),設(shè)立專職的檔案管理人員,負(fù)責(zé)施工過程中資料的收集、記錄和整理工作;三是監(jiān)理部門要有專門人員對監(jiān)理資料進(jìn)行真實填寫、記錄、收集和整理。只有健全的組織機(jī)構(gòu),才能確保工程完成時能夠及時、準(zhǔn)確、完整、系統(tǒng)的將工程資料轉(zhuǎn)交到項目主管部門,為工程的后續(xù)工作提供詳實、可靠的技術(shù)資料。

        3.項目經(jīng)理應(yīng)重視工程檔案管理。在工程檔案管理中,項目經(jīng)理是一個關(guān)鍵,他應(yīng)該對工程檔案有較高的思想認(rèn)識,并負(fù)有對此項工作涉及的各部門進(jìn)行組織、協(xié)調(diào)、管理的責(zé)任。在項目內(nèi)部建立一套完善的檔案管理制度及激勵機(jī)制,獎罰分明,充分調(diào)動大家的工作積極性,要創(chuàng)造一個好的環(huán)境條件。實踐證明,哪個工程的項目經(jīng)理重視此項工作,哪個工程的管理就搞得好。

        4.加強(qiáng)培訓(xùn)和技術(shù)交流。定期組織施工管理人員參加工程檔案的專業(yè)培訓(xùn),學(xué)習(xí)建筑安裝工程新標(biāo)準(zhǔn)、施工規(guī)范和規(guī)程。定期組織施工管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)企業(yè)工程管理經(jīng)驗,促進(jìn)本企業(yè)檔案管理水平及工程質(zhì)量的進(jìn)一步提高。

        5.確保各種檔案資料的真實性。目前,我國許多工程項目的檔案資料都是后整理而成。不僅不能真實反映工程實況,而且極易造成工程檔案資料混亂,失去其作為工程檔案的意義。因此,工程檢測單據(jù)要對試驗負(fù)責(zé),嚴(yán)格執(zhí)行見證取樣制度,不符合要求的堅決不出具試驗報告。

        6.加強(qiáng)自檢工作。工程檔案資料是對建筑實物質(zhì)量情況的真實反映,因此要求各種資料必須與工程施工進(jìn)度同步,及時收集整理。由于當(dāng)前市場機(jī)制不完善,有些材料需經(jīng)好幾手,使得合格證和檢驗報告不能與原材料同步,所以應(yīng)對這些資料逐項跟蹤收集,保證檔案資料的完整齊全。

        7.加強(qiáng)過程監(jiān)管?,F(xiàn)場管理人員要主動深入工程施工現(xiàn)場,跟蹤提供業(yè)務(wù)指導(dǎo),保證工程竣工后的竣工圖、竣工驗收材料及施工期間的工程檔案資料準(zhǔn)確、齊全、完整,要嚴(yán)格把好施工中形成的所有工程資料的質(zhì)量關(guān),尤其是工程的關(guān)鍵部位、隱蔽工程,必須親臨施工現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)督檢查。

        8.建章建制。工程檔案管理是一個動態(tài)管理過程,工程檔案資料是在施工過程中逐步形成的,由于整個施工環(huán)節(jié)繁多,僅僅依靠個人的力量是無法做好施工檔案資料管理的。因此,項目部必須建立內(nèi)部管理責(zé)任制,明確每個成員的工作范圍。為了保證工程檔案資料管理工作的有序進(jìn)行,項目部還應(yīng)建立內(nèi)部檢查制度,確定工作程序、內(nèi)部會議制度、工作檢查和匯報制度及技術(shù)人員工作替代制度,保證崗位不缺人,工作有人做,檔案有人管,施工日記有人記,確保工程檔案資料的連續(xù)性和完整性。

        四、結(jié)束語

        工程檔案管理是工程建設(shè)過程中不可缺失的一項重要工作,是一項認(rèn)真嚴(yán)肅的技術(shù)工作,是系統(tǒng)工程,是涉及各個專業(yè)技術(shù)部門、貫穿整個施工過程的一項復(fù)合工作。要保證工程竣工資料的真實、準(zhǔn)確、規(guī)范、齊全,真實的記錄和反映施工及驗收的全過程,把工程檔案資料整理工作納入科學(xué)化、規(guī)范化的管理軌道,就必須不斷加強(qiáng)建設(shè)單位、監(jiān)理和施工單位的管理水平,只有這樣才能保證形成一流的工程檔案資料,從而為建設(shè)一流的工程項目提供檔案方面的保證,最終建造質(zhì)量一流的工程。

        [1]劉來芳.對建筑工程技術(shù)資料管理若干問題的分析和建議.城建檔案,2007(09).

        [2]張海艷,文毓初.淺談工程項目檔案的管理.科技信息,2009(02).

        [3]王云.淺談建設(shè)項目檔案的管理.山西檔案,2008(05).

        (作者單位:江蘇省連云港正方監(jiān)理有限公司)

        (編輯 劉麗娜)

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