李麗芬

（南寧市橫縣人才交流服務(wù)中心，廣西 南寧 530300）

在檔案管理中引入二維條碼技術(shù)的構(gòu)想

李麗芬

（南寧市橫縣人才交流服務(wù)中心，廣西 南寧 530300）

文章分析了在檔案管理中引入二維條形碼技術(shù)的可行性，進(jìn)而闡述了二維條形碼技術(shù)的優(yōu)越性，提出二維條碼技術(shù)在檔案管理幾個(gè)環(huán)節(jié)中的具體應(yīng)用展望。

檔案；檔案管理；二維條碼

如何優(yōu)化檔案管理水平一直是檔案工作者不懈的追求，當(dāng)前，二維條碼已成為全球應(yīng)用廣泛的信息自動(dòng)識(shí)別技術(shù)之一，它作為信息的另一種表示形式，是實(shí)現(xiàn)文件、檔案等信息的存儲(chǔ)、攜帶、傳遞并識(shí)讀的理想手段，將之引入檔案管理中，可以有效地提高檔案管理水平和效率。下面，筆者主要從可行性、優(yōu)越性、應(yīng)用設(shè)想三方面就在檔案管理中引入二維條碼技術(shù)進(jìn)行探討。

1 在檔案管理中引入二維條形碼技術(shù)的可行性分析

從檔案管理自身角度來(lái)看，長(zhǎng)期以來(lái)，傳統(tǒng)檔案管理普遍存在如下問(wèn)題：一是檔案工作者主要圍繞錄入檔案條目方面展開(kāi)工作，原始檔案先標(biāo)注，再錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，再進(jìn)行幾遍校對(duì)，要花費(fèi)大量人力物力；二是檔案在借出、使用、歸還過(guò)程中，涉及諸如需要提供多少卷檔案、檔案經(jīng)誰(shuí)手調(diào)出、由誰(shuí)借走、取走的時(shí)間等一系列問(wèn)題，內(nèi)容繁雜，看錯(cuò)寫(xiě)錯(cuò)屢見(jiàn)不鮮。而從2000年起，隨著檔案以“件”為整理與保管單位的普遍實(shí)施，檔案數(shù)量劇增，在借閱、庫(kù)房清點(diǎn)、統(tǒng)計(jì)等主要環(huán)節(jié)上漏登、錯(cuò)登、錯(cuò)位、丟失的現(xiàn)象大增。當(dāng)前，即便已使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行管理，但效果仍差強(qiáng)人意。有測(cè)試表明：用鍵盤(pán)輸入用戶名、單位及檔案名（代號(hào)）所需的時(shí)間與傳統(tǒng)的由用戶在借閱帳本上手工精記相比，每借100份檔案可省14 min，平均每份省時(shí)8.4 s，歸還時(shí)可省5 min，平均每份檔案省時(shí)3 s。速度雖有明顯提高，但仍不能令人滿意。行家們指出，《檔案借閱微機(jī)管理系統(tǒng)》在借還這一流通管理環(huán)節(jié)上僅是模擬長(zhǎng)期以來(lái)傳統(tǒng)借還的工作方式和過(guò)程，沒(méi)有質(zhì)的飛躍，因此找尋更為優(yōu)化的管理途徑，極為必要。

從二維條碼技術(shù)方面看，二維條碼突破了一維條碼表達(dá)的信息量有限（最多可表示30多個(gè)字符）、依賴數(shù)據(jù)庫(kù)的局限性，能夠在橫向和縱向兩個(gè)方位同時(shí)表達(dá)信息，很好地解決了一維條碼不能解決的問(wèn)題。以 PDF417碼為例，二維條碼具有如下優(yōu)點(diǎn)：信息容量大、可容納的信息種類多；對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的依賴性弱；誤碼率低，可靠性高；糾錯(cuò)能力強(qiáng)；保密性好。檔案管理職責(zé)之一即維護(hù)檔案的完整和安全，二維條碼的特性既適應(yīng)了檔案信息化的需求，能實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體管理與檔案信息化的一體化，又能實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的實(shí)體動(dòng)態(tài)管理和有序管理，以確保檔案實(shí)體的安全，因此可以說(shuō)，二維條碼技術(shù)非常適用于檔案管理。

2 在檔案管理中引入二維條形碼技術(shù)的優(yōu)越性分析

在檔案管理中引入二維條碼，其實(shí)質(zhì)是將紙質(zhì)文件、元數(shù)據(jù)、電子文件封裝在一起，即先將電子文件及其元數(shù)據(jù)信息存儲(chǔ)在二維條碼中，再將二維條碼打印在電子文件對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件上，形成電子文件、元數(shù)據(jù)、紙質(zhì)文件封裝在一起的紙質(zhì)電子檔案，接著，通過(guò)掃描設(shè)備掃描紙質(zhì)檔案上的二維條碼，最后對(duì)掃描得到的二維條碼進(jìn)行解碼，還原出對(duì)應(yīng)的電子文件及其元數(shù)據(jù)。其優(yōu)越性具體表現(xiàn)在以下4個(gè)方面：

2.1 能實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案與電子檔案的同步管理

進(jìn)入20世紀(jì)90年代，電子文件迅速和大規(guī)模出現(xiàn)在社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，檔案進(jìn)入信息化時(shí)代。但因種種原因，如電子檔案的證據(jù)作用和法律效力的不確定性、部分紙質(zhì)檔案具有重要的人文價(jià)值等因素，各類檔案機(jī)構(gòu)在對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字掃描等信息化處理后，其原件仍須全部保存，甚至“無(wú)紙化辦公”形成電子文件后，也要以紙質(zhì)形式備份，檔案“雙套制”管理普遍存在。紙質(zhì)檔案歷史悠久，檔案部門(mén)對(duì)其的管理自有許多行之有效的方法，在檔案管理中引入二維條碼，形成紙質(zhì)電子檔案的技術(shù)，相當(dāng)于在電子檔案管理系統(tǒng)與紙質(zhì)檔案管理系統(tǒng)間建立了通道，方便人們?nèi)菀椎貜囊环N檔案找到相同內(nèi)容的另一種檔案，為檔案人員對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的統(tǒng)一管理提供方便。

2.2 能提升檔案信息錄入的效率及質(zhì)量

在辦公系統(tǒng)中加入二維條碼生成控件，將文件的著錄信息生成標(biāo)準(zhǔn)的二維條碼，檔案館（室）只需使用掃描設(shè)備讀取文件上的二維條碼，就可在幾秒鐘內(nèi)輕松地將文件的文件號(hào)、標(biāo)題、主題詞、發(fā)文單位等基本屬性自動(dòng)輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)，無(wú)需考慮網(wǎng)絡(luò)、軟件對(duì)接等問(wèn)題，高效便捷。且二維條碼一次生成，能有效避免工作人員數(shù)據(jù)錄入出錯(cuò)的問(wèn)題，確保了著錄信息的準(zhǔn)確。

2.3 能有效解決電子檔案易更改的問(wèn)題

電子檔案極易失真，如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過(guò)程中，稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí)；電子檔案還可被原樣復(fù)制，甚至被篡改后可不留痕跡，而若遇到“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求任意取舍甚至篡改信息，都將直接損害電子檔案的安全。而將電子檔案轉(zhuǎn)化為二維條碼，再打印到紙張上，形成紙質(zhì)電子檔案，便能封存電子文件形成的原始狀態(tài)信息。由于二維條碼一經(jīng)生成不可改動(dòng)，便有效解決了電子檔案易更改的問(wèn)題，確保電子文件的真實(shí)性。

2.4 可實(shí)現(xiàn)電子檔案的長(zhǎng)期保存

電子檔案的長(zhǎng)期性問(wèn)題也極為重要，即如何通過(guò)適當(dāng)?shù)募夹g(shù)手段，使檔案數(shù)據(jù)在長(zhǎng)久的保存中不致丟失。而采用二維條碼技術(shù)，將電子檔案固化在紙質(zhì)介質(zhì)上，相當(dāng)于電子檔案的載體與紙質(zhì)檔案相同，紙質(zhì)電子檔案攜帶方便，不怕折疊，既能長(zhǎng)期保存，又能復(fù)印傳真，做更多備份。同時(shí)，二維條碼還有強(qiáng)大的錯(cuò)誤修復(fù)能力，即使沒(méi)有妥善保管好載體，但只要破損面積低于整個(gè)條碼符號(hào)的50%，都能通過(guò)技術(shù)手段進(jìn)行數(shù)據(jù)恢復(fù)。

3 在檔案管理中應(yīng)用二維條碼技術(shù)的設(shè)想

3.1 應(yīng)用于檔案計(jì)算機(jī)著錄

隨著信息技術(shù)的發(fā)展及信息量的爆炸式增長(zhǎng)，如何有效地開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，為用戶提供高效服務(wù)成為檔案部門(mén)須解決的首要難題，而檔案著錄是解決此難題的有效手段，只要實(shí)現(xiàn)著錄工作標(biāo)準(zhǔn)化、高效化，就能滿足開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的要求。而檔案著錄工作量大，技術(shù)性強(qiáng)，在著錄過(guò)程中，常因著錄人員的觀點(diǎn)、方法、經(jīng)驗(yàn)和專業(yè)知識(shí)、技術(shù)水平等方面的因素，對(duì)同一份檔案可能選取不同的檢索標(biāo)識(shí)，甚至對(duì)于同一著錄人員來(lái)說(shuō)，在不同時(shí)期內(nèi)，對(duì)同一份檔案的著錄結(jié)果也可能不同。這種不一致性給以后的檢索工作帶來(lái)很多麻煩，導(dǎo)致檔案信息資源無(wú)法得到共享。檔案存在分發(fā)、上交、匯交等環(huán)節(jié)，同一份檔案可能會(huì)在多個(gè)館藏單位保存，因著錄數(shù)據(jù)無(wú)法進(jìn)行有效共享，同一份檔案，各單位都需重新進(jìn)行著錄，嚴(yán)重影響了檔案利用的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。而在著錄工作中運(yùn)用二維條碼技術(shù)，能大大減少重復(fù)勞動(dòng)量。筆者認(rèn)為，基于二維條碼技術(shù)的檔案著錄系統(tǒng)，應(yīng)包括檔案著錄信息采集和二維條碼讀寫(xiě)兩個(gè)模塊，且這兩個(gè)模塊是可逆的，即既可通過(guò)對(duì)檔案著錄信息的采集生成二維條碼，又可通過(guò)掃描二維條碼來(lái)生成著錄信息。這樣檔案形成單位的檔案管理部門(mén)在著錄具體的一件檔案時(shí)，按照標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，將檔案的題名、責(zé)任者、編制單位、語(yǔ)種、國(guó)別等應(yīng)著錄的項(xiàng)目著錄齊全，并將著錄信息形成二維條碼黏貼于檔案之上即可，此后，該件檔案則無(wú)需進(jìn)行重新著錄，只需用掃描設(shè)備對(duì)條碼進(jìn)行掃描，就能生成該件檔案的著錄信息，既節(jié)省了時(shí)間，又提高了工作效率。

3.2 應(yīng)用于檔案借閱服務(wù)

檔案借閱工作是檔案利用工作的主要形式，目前來(lái)說(shuō)，檔案的借閱服務(wù)一種是手工借閱，一種是通過(guò)一維條碼＋后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)的方式進(jìn)行借閱。目前，大部分單位已基本摒棄手工借閱服務(wù)方式，但因一維條碼只能對(duì)檔案進(jìn)行標(biāo)識(shí)而無(wú)法對(duì)其進(jìn)行描述，該借閱服務(wù)方式對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)的依賴性非常強(qiáng)，若數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障，一維條碼就變得毫無(wú)意義，且若一維條碼存在污染、磨損等情況，就很難被正確識(shí)別。而二維條碼信息容量大，可實(shí)現(xiàn)對(duì)所標(biāo)識(shí)物品的描述，因此在借閱工作中引入二維條碼技術(shù)，基本可放棄對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)的依賴。在借閱服務(wù)工作中，可將用戶的相關(guān)信息也進(jìn)行采集并形成一個(gè)二維條碼，在具體借閱工作中，將掃描得到的用戶信息與其借閱的檔案信息進(jìn)行關(guān)聯(lián)就可完成借閱工作，無(wú)需網(wǎng)絡(luò)和數(shù)據(jù)庫(kù)的支持。且二維條碼糾錯(cuò)能力強(qiáng)，可克服檔案因利用造成的條碼損害而無(wú)法識(shí)別的問(wèn)題。

3.3 應(yīng)用于檔案的上交、匯交

檔案的上交、匯交工作如下：在上交、匯交時(shí)間期限屆滿前，上交人、匯交人將需移交的檔案進(jìn)行整理、清點(diǎn)、手工或通過(guò)表格處理軟件填制上交、匯交檔案清單；接收單位檔案部門(mén)據(jù)清單一一核對(duì)、清點(diǎn)，無(wú)誤后雙方簽字，完成上交、匯交工作。該方法在上交、匯交的檔案數(shù)量較少時(shí)尚可使用，但當(dāng)檔案數(shù)量龐大時(shí)，則需移交方和接收方花費(fèi)大量時(shí)間進(jìn)行清點(diǎn)、核對(duì)，且容易出錯(cuò)。而引入二維條碼技術(shù)，移交方只需先整理好所要上交、匯交的檔案，再對(duì)檔案著錄后黏貼在其上的二維條碼進(jìn)行掃描，即可得到每件檔案的詳細(xì)信息，按照特定的規(guī)則從掃描得到的信息中選取適當(dāng)?shù)淖侄尉幹魄鍐喂╊I(lǐng)導(dǎo)審批，審批完畢后將需要上交、匯交的檔案移交給接收方，而接收方也無(wú)需再一一核對(duì)檔案，只需在清點(diǎn)的同時(shí)利用掃描設(shè)備讀取二維條碼，按照同樣的規(guī)則即可現(xiàn)場(chǎng)生成清單，完成交接，既省時(shí)，又高效。

據(jù)文獻(xiàn)記載，早在1992年檔案界就對(duì)條碼技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用進(jìn)行了研究，目前，二維條碼技術(shù)已發(fā)展得比較成熟，但由于二維條碼的生產(chǎn)和識(shí)讀問(wèn)題，其在檔案管理方面的應(yīng)用尚不完善，二維條碼在檔案管理中得到真正的應(yīng)用，還有一段路程要走，仍需大家的共同努力。

Introduces the Two－dimensional Bar Code Technology in the Records Management the Conception

Li Lifen

The article analyzed has introduced the two－dimensional bar code technology in the records management the feasibility, then elaborated two－dimensional bar code technology’s the superiority, proposed the two－dimensional bar code technology in the records management several link’s concrete application forecasts.

file; records management; two－dimensional bar code

G271

A

1000－8136（2011）06－0097－02