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        淺談信息化下的企業(yè)檔案管理

        2011-08-15 00:52:53
        科技傳播 2011年6期
        關(guān)鍵詞:部門檔案管理信息化

        方 敏

        河北省食品藥品監(jiān)督管理局藥品審評(píng)認(rèn)證中心,河北 石家莊 050091

        隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展,信息洪潮席卷職場(chǎng),現(xiàn)代化辦公在企業(yè)中逐漸普及,自動(dòng)化信息化的管理開始逐步替代傳統(tǒng)的手工管理,企業(yè)檔案管理自動(dòng)化便成為了企業(yè)現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容?,F(xiàn)代企業(yè)的檔案管理急需建立與之相適應(yīng)的自動(dòng)化管理系統(tǒng),將企業(yè)檔案管理與其他的管理工作有機(jī)的結(jié)合在一起,改變檔案管理手段落后的現(xiàn)狀,以檔案管理的自動(dòng)化和信息化帶動(dòng)企業(yè)基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化,提高檔案服務(wù)效率和質(zhì)量,加快企業(yè)檔案信息化建設(shè)的步伐。本文就從信息技術(shù)在企業(yè)檔案管理中的特點(diǎn)著手,分析信息化給企業(yè)檔案管理帶來的影響,并提出了一些相應(yīng)的建議和對(duì)策。

        1 信息化檔案管理的特點(diǎn)

        1.1 管理一體化

        傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理都是相應(yīng)部門將公文進(jìn)行整理、分類、歸檔,其他的業(yè)務(wù)部門也要對(duì)經(jīng)營活動(dòng)中產(chǎn)生的產(chǎn)品,技術(shù),合同,協(xié)議,影像資料等專業(yè)性的檔案資料進(jìn)行整理歸納;而信息化的檔案管理是一個(gè)自動(dòng)化的系統(tǒng),可以將企業(yè)的文書,部門的基本文檔等有機(jī)的結(jié)合在一起,做到歸檔和管理同步進(jìn)行,將文書和業(yè)務(wù)部門形成的不同形式,不同內(nèi)容的文件分門別類的歸入檔案數(shù)據(jù)庫中,實(shí)現(xiàn)文件,檔案管理的一體化。

        應(yīng)用檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng),使公文和業(yè)務(wù)性文件整理與歸檔工作一次完成,不僅避免了大量重復(fù)勞動(dòng),而且大大的提高了工作效率。檔案管理人員再也不必進(jìn)行復(fù)雜的歸檔文件目錄輸入以及電子文件掛接,圖像掃描等工作,大大節(jié)省了人力和時(shí)間,讓檔案管理人員從冗余的工作中抽出身來,有更多的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案管理信息資源的開發(fā)。另外,檔案管理部門也可以通過自動(dòng)化系統(tǒng)隨時(shí)掌握公文和業(yè)務(wù)性文件的管理動(dòng)態(tài),及時(shí)的進(jìn)行必要的指導(dǎo),實(shí)現(xiàn)檔案的預(yù)見性管理。

        1.2 全文存貯與檢索

        應(yīng)用檔案管理自動(dòng)化系統(tǒng),企業(yè)行政部門和業(yè)務(wù)部門隨時(shí)可以將形成的有查考利用價(jià)值的文件對(duì)當(dāng)存儲(chǔ)到服務(wù)器上,檔案管理部門也可以將原有的檔案原件掃描后儲(chǔ)存到服務(wù)器上。當(dāng)用戶通過身份確定,就可以在企業(yè)的局域網(wǎng)上的人和終端檢索瀏覽所需要的檔案信息,真正的讓信息化的檔案管理為企業(yè)的生產(chǎn)生活建設(shè)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

        1.3 檔案業(yè)務(wù)管理自動(dòng)化

        企業(yè)檔案業(yè)務(wù)工作包括檔案的統(tǒng)計(jì),鑒定,銷毀,借閱,催還及參考資料編研等工作,這都需要檔案人員定期或者不定期的進(jìn)行檔案基本情況的統(tǒng)計(jì),同時(shí)還要對(duì)歸檔的技術(shù)文件進(jìn)行分析,為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考依據(jù)。應(yīng)用信息化的檔案管理,可以隨時(shí)隨地的進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì),打印各種報(bào)表,進(jìn)行借閱登記,催還提醒,檢索技術(shù)分析所需要的相關(guān)資料等等,從而使企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)和部門都可以通過電腦在辦公室獲得所需要的資料和數(shù)據(jù),讓檔案管理人員從繁雜的日常事務(wù)中解脫出來。

        2 信息化給企業(yè)檔案管理帶來的影響

        通過上面的分析我們不難得知,企業(yè)的檔案管理正想著信息化的方向發(fā)展,但在具體的實(shí)踐過程中,這種發(fā)展趨向與企業(yè)傳統(tǒng)的檔案管理存在著一些矛盾,主要表現(xiàn)在:

        1)封閉守舊的管理思想與信息化的開放創(chuàng)新思想的矛盾

        信息技術(shù)的應(yīng)用,為檔案高水平的管理提供了許多便利條件,很多復(fù)雜的管理通過利用計(jì)算機(jī)變得容易簡(jiǎn)單。另外,傳統(tǒng)的檔案管理的因循守舊的思想也是不適應(yīng)與信息化的管理的。企業(yè)檔案管理的信息化,把管理創(chuàng)新擺到了空前重要的位置,檔案管理要在不斷的創(chuàng)新過程中滿足企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案信息資源的需求,在創(chuàng)新中優(yōu)化檔案管理模式,在創(chuàng)新中提高檔案管理的水平。由此可見,管理思想的創(chuàng)新成為了信息技術(shù)能否在檔案管理中成功應(yīng)用的至關(guān)重要的因素。

        2)繁瑣的管理流程與信息化所帶來的高效便利的管理過程相沖突

        以傳統(tǒng)的檔案管理理論為指導(dǎo)建立起來的傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式,嚴(yán)格遵循收集,整理,保管,檢索,編研,提供利用和鑒定,統(tǒng)計(jì)等模塊和環(huán)節(jié)進(jìn)行,其中大部分的工作需要手工完成,并且管理過程非常細(xì)致,有時(shí)為了一份檔案的分類而大費(fèi)周折。我們不可否認(rèn),這種模式在傳統(tǒng)的手工管理時(shí)期的確發(fā)揮了重要作用,但在傳統(tǒng)的手工管理已逐漸被現(xiàn)代化的技術(shù)所替代的情況下,還這樣就有點(diǎn)過時(shí)了。在信息化的條件下,檔案管理的歸檔整理檢索統(tǒng)計(jì)等工作,都可以利用信息技術(shù)的自動(dòng)化來高效運(yùn)行,大大減少了時(shí)間的損失和人力的浪費(fèi),盡大可能的發(fā)揮出信息技術(shù)的效益潛能。

        3)實(shí)行檔案分級(jí)管理與信息化的網(wǎng)絡(luò)化管理不相適應(yīng)

        在傳統(tǒng)的檔案管理體制中,企業(yè)檔案部門實(shí)行分級(jí),檔案多套制管理,隨著信息技術(shù)在企業(yè)管理中的應(yīng)用,這種管理模式已逐步顯現(xiàn)出它的不適應(yīng)性,比如資源的浪費(fèi),管理環(huán)節(jié)的冗余,利用需求難以得到及時(shí)滿足等。

        3 幾點(diǎn)思考及建議

        以上我們分析了信息技術(shù)的應(yīng)用與傳統(tǒng)管理之間的矛盾,不難發(fā)現(xiàn),要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化,必須在一定的范圍內(nèi)優(yōu)化配置資源,進(jìn)行一定的改革和教育,可以從以下幾門方面入手:

        1)健全檔案管理制度

        沒有規(guī)矩不成方圓。企業(yè)管理使企業(yè)生命的源泉,健全的檔案管理制度,明確各部門的職責(zé)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的前提和基礎(chǔ),也是為企業(yè)提供更高級(jí)別的服務(wù)的先決條件。因此,現(xiàn)代企業(yè)要建立健全檔案管理制度,特別是要制定檔案自動(dòng)化管理制度,用完善的制度規(guī)范企業(yè)檔案自動(dòng)化的管理工作。

        2)加強(qiáng)文件,檔案的全程監(jiān)管

        在企業(yè)建立起局域網(wǎng)絡(luò)等條件具備時(shí),要規(guī)劃實(shí)施檔案一級(jí)管理,全面加強(qiáng)從文件形成到歸檔的全過程,重點(diǎn)是從文件行程的源頭抓起,確保文件的整個(gè)生命周期收到嚴(yán)格監(jiān)控,做到規(guī)范化,標(biāo)準(zhǔn)化,并努力貫徹執(zhí)行。

        3)理順管理工作的程序

        檔案管理自動(dòng)化是按企業(yè)管理工作流程設(shè)計(jì)的,因此要先理順檔案部門與文書,業(yè)務(wù)部門之間的工作程序。只有先理順好管理工作的程序,才能避免在實(shí)施過程中走彎路。檔案管理要與企業(yè)講究的效益原則相一致,能以最少的投入滿足企業(yè)運(yùn)行對(duì)檔案信息資源的需求。理順管理工作程序,一方面要做好收集和數(shù)據(jù)庫的日常維護(hù)工作,另一方面,要充分利用計(jì)算機(jī)管理的優(yōu)勢(shì),按照企業(yè)改革,發(fā)展的需要,及時(shí)的編寫一些檔案文件匯編,主動(dòng)的提供決策所需檔案信息。

        4)檔案工作人員參與自動(dòng)化軟件的功能開發(fā)

        檔案人員要積極的參加到檔案管理軟件的功能開發(fā)中,了解企業(yè)檔案管理的全過程和檔案專業(yè)管理的全內(nèi)容,及時(shí)征求各部門意見,調(diào)查研究各部門的基礎(chǔ)工作與歸檔工作之間的聯(lián)系,為軟件設(shè)計(jì)人員提供信息,選擇最合理的設(shè)計(jì)方案,設(shè)計(jì)出滿足企業(yè)管理實(shí)際需要的自動(dòng)化軟件,真正的實(shí)現(xiàn)管理自動(dòng)化和信息化。

        信息時(shí)代的到來,給企業(yè)檔案管理部門帶來了新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。

        4 結(jié)論

        面對(duì)新形勢(shì),企業(yè)檔案管理部門要敢于放下傳統(tǒng)的管理包袱,積極接受新鮮知識(shí),應(yīng)用先進(jìn)的信息技術(shù)和管理理論改造原有的檔案管理模式,抓住機(jī)遇,創(chuàng)造機(jī)遇,全面實(shí)現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化,自動(dòng)化和信息化,充分的發(fā)揮企業(yè)檔案管理部門的作用,最大限度的獲得投入產(chǎn)出收益。

        [1]華林.檔案管理學(xué)新論[M].中國社會(huì)科學(xué)出版社,2010.

        [2]王萍.電子檔案管理基礎(chǔ)[M].清華大學(xué)出版社,2006.

        [3]薛四新.現(xiàn)代檔案管理基礎(chǔ)[M].機(jī)械工業(yè)出版社,2007.

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