藺 芳

（哈爾濱投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150090）

淺析科技檔案現(xiàn)代化管理中存在的問(wèn)題及對(duì)策

藺 芳

（哈爾濱投資集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 哈爾濱 150090）

在現(xiàn)代信息高速發(fā)展的社會(huì)里，科技檔案對(duì)檔案工作來(lái)說(shuō)，不僅僅起到保存原有資料的作用，還減少了不必要的資本、勞動(dòng)力、物資消耗等作用。當(dāng)前檔案人員的工作重點(diǎn)是必須力求檔案管理科技化、現(xiàn)代化，以保證未來(lái)檔案工作的發(fā)展。

一、實(shí)行科技檔案管理現(xiàn)代化的必要性

當(dāng)今社會(huì)正步入一個(gè)新的技術(shù)革命時(shí)代，這些高新技術(shù)廣泛應(yīng)用于生產(chǎn)、生活之中，勢(shì)必會(huì)帶來(lái)社會(huì)生產(chǎn)力的飛躍，同樣也會(huì)引起社會(huì)生活的深刻變化。尤其是計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛應(yīng)用，信息已經(jīng)成為人類生存和發(fā)展的重要資源，是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的支柱之一。信息資源的利用就是人類知識(shí)和智慧的利用，科技信息的交流、利用必將推動(dòng)科技生產(chǎn)力的不斷發(fā)展。科技檔案是科技信息的物質(zhì)載體。但在相當(dāng)長(zhǎng)一段時(shí)間里，我國(guó)的科技檔案管理工作還停留在落后的傳統(tǒng)手工操作及舊的管理體制上。為了適應(yīng)科技的發(fā)展，科技檔案管理現(xiàn)代化問(wèn)題越來(lái)越突出，越來(lái)越重要。這就要求科技檔案管理必須引進(jìn)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)管理模式。

二、科技檔案的特性與實(shí)際運(yùn)用

（一）及時(shí)性

科技檔案的歸檔時(shí)間的選擇十分重要，不宜過(guò)早和過(guò)遲。歸檔時(shí)間過(guò)早，科技活動(dòng)還未完全結(jié)束，既無(wú)法保證歸檔文件的完整性和系統(tǒng)性，一定程度上還會(huì)干擾尚未完成的科技活動(dòng)；歸檔過(guò)遲，具有歸檔要求的科技文件長(zhǎng)時(shí)間與普通文件“混搭”，既會(huì)造成部分文件的丟失，載體損壞，嚴(yán)重的情況下還會(huì)導(dǎo)致失密、泄密的事件發(fā)生。在實(shí)際歸檔過(guò)程中，我們可以根據(jù)科技檔案不同的專業(yè)屬性，選擇不同的歸檔時(shí)間。比如基建檔案可以選擇階段性歸檔，主要分為工程準(zhǔn)備階段、施工階段、竣工驗(yàn)收階段。當(dāng)然，每個(gè)階段又可以分為若干個(gè)子階段，如工程準(zhǔn)備階段又可以分為立項(xiàng)階段，建設(shè)用地、征地、拆遷階段，勘察、測(cè)繪、設(shè)計(jì)階段，開工審批階段等。

（二）關(guān)聯(lián)性

科技檔案的形成不是科技文件的簡(jiǎn)單集合，而是通過(guò)專業(yè)關(guān)系、結(jié)構(gòu)關(guān)系、時(shí)間關(guān)系形成的有機(jī)整體。它比較多地通過(guò)前兩者的關(guān)系把一項(xiàng)工程劃分為許多小的程序和環(huán)節(jié)，再將這些程序和環(huán)節(jié)組成一個(gè)或多個(gè)案卷。比如基建檔案中的施工階段，按照其結(jié)構(gòu)關(guān)系，分為土建工程、安裝工程、室外工程等。按照其專業(yè)關(guān)系，土建工程又可分為地基與基礎(chǔ)部分、主體結(jié)構(gòu)部分、建筑裝飾裝修部分、建筑屋面部分；安裝工程又可分為建筑給排水及采暖部分、建筑電氣部分、通風(fēng)與空調(diào)部分、電梯部分、建筑智能化部分；室外工程又可分為室外安裝、室外建筑環(huán)境。

（三）完整性

科技檔案的完整性是科技檔案制作的前提和基礎(chǔ)，同時(shí)也影響和制約著科技檔案工作水平的高低。完整性不僅僅體現(xiàn)在歸檔文件和資料的無(wú)一缺失，更重要的是體現(xiàn)在文件資料的準(zhǔn)確和系統(tǒng)。準(zhǔn)確性是科技檔案的命脈，系統(tǒng)性是科技檔案的本質(zhì)要求。比如基建檔案中的竣工圖，大到總平面圖、豎向布置圖、管網(wǎng)圖，小到某一單項(xiàng)管線圖，無(wú)不要求所歸檔的圖紙是最終的竣工圖。

（四）服務(wù)性

檔案不是“文物”，靜靜地“躺”在博物館里就是它最大的使命。檔案一個(gè)重要的作用，也可以說(shuō)是一個(gè)根本任務(wù)是實(shí)現(xiàn)有效利用。尤其是科技檔案，作為記錄人類自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)的文件集合，必然要為科技生產(chǎn)與經(jīng)濟(jì)工作所服務(wù)。比如，設(shè)備檔案中的設(shè)備、材料說(shuō)明書、安裝、調(diào)試記錄、試車記錄、設(shè)備運(yùn)行記錄、故障處理、分析報(bào)告、設(shè)備大修計(jì)劃、記錄和修理情況等備查資料，為設(shè)備的正常運(yùn)行、及時(shí)維修打下基礎(chǔ)。

（五）規(guī)律性

相關(guān)專家認(rèn)為“科技檔案是人們?cè)诳萍蓟顒?dòng)過(guò)程中有意識(shí)形成的但它是從屬的，受科技工作的邏輯程序所制約；其一，隨著科技工作的進(jìn)程而形成相關(guān)的文件材料；其二，科技工作邏輯程序決定了科技檔案的有機(jī)聯(lián)系或因果關(guān)系。這一結(jié)論，也是科技檔案形成的基本規(guī)律”?？萍紮n案的規(guī)律性有些反應(yīng)在理論層面，而更多的則是體現(xiàn)在具體的實(shí)踐工作中。對(duì)于研究科技檔案的成套性、科技文件的歸檔范圍、科技檔案的收集工作、科技檔案的套內(nèi)整理工作、科技檔案的鑒定工作、科技檔案的編研工作等都不同程度的起到一定的影響與制約作用。

三、當(dāng)前科技檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）管理?xiàng)l件“滯后性”

這里的“滯后性”，既有制度建設(shè)方面的落后，又有檔案工作者思想意識(shí)方面的落后；既有硬件建設(shè)方面的落后，也有軟件建設(shè)方面的落后?？萍紮n案的管理缺乏相應(yīng)的管理措施，如無(wú)專門的科技檔案管理辦法，有些部門只重視實(shí)體性工作對(duì)科技檔案的管理重視不夠，往往忽視了相關(guān)文件資料的收集保存，檔案意識(shí)差；現(xiàn)代化的檔案管理設(shè)備缺乏或閑置，檔案管理人員的編制不足或檔案專兼職人員未經(jīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)直接上崗，缺乏一些必要的業(yè)務(wù)知識(shí)和基本業(yè)務(wù)常識(shí)，導(dǎo)致工作效率不高。

（二）歸檔時(shí)間“隨意性”

科技檔案歸檔是否及時(shí)是衡量檔案質(zhì)量的重要指標(biāo)。但在實(shí)際的歸檔過(guò)程中，我們分析無(wú)論是什么檔案，都存在著歸檔時(shí)間不確定、隨意性的問(wèn)題。比如，歸檔時(shí)間太遲，導(dǎo)致文件資料長(zhǎng)時(shí)間不具備檔案管理?xiàng)l件而分散保存，進(jìn)而導(dǎo)致部分文件丟失，載體損壞。這既有客觀原因，也有主觀原因。

（三）檔案內(nèi)容“文書化”

檔案的價(jià)值在于憑證作用和利用價(jià)值。不同類型的檔案其價(jià)值歸屬也應(yīng)該不同。文書檔案應(yīng)側(cè)重于憑證作用，科技檔案則應(yīng)側(cè)重于它的利用價(jià)值。我們?cè)跉w檔過(guò)程中往往也會(huì)認(rèn)為憑證性質(zhì)的文件資料容易核對(duì)和整理，那些技術(shù)性的文件資料較難甄別其原始性和準(zhǔn)確性，導(dǎo)致重視前者，忽視后者，這也是今后工作中亟需改正的地方。

（四）資源共享“表面化”

上文提到，服務(wù)性是科技檔案的生命和價(jià)值所在。但這種價(jià)值是潛在的，需要通過(guò)應(yīng)用開發(fā)才能實(shí)現(xiàn)。部門間的檔案資源共享是實(shí)現(xiàn)科技檔案服務(wù)功能的有效途徑?？墒?，當(dāng)前的科技檔案工作存在各自為戰(zhàn)的局面，未能做到資源共享，或者僅僅是實(shí)現(xiàn)了表面化的共享。這種情況的發(fā)生一方面是由于沒(méi)有專門的檔案共享軟件支持，另一方面也是主要方面是由于沒(méi)有充分意識(shí)到科技檔案的服務(wù)性、實(shí)用性，而把它與文書檔案簡(jiǎn)單地劃等號(hào)。

四、實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的發(fā)展對(duì)策

（一）提高科技檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

應(yīng)當(dāng)重視檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)，并不斷通過(guò)多種渠道和途徑對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)和指導(dǎo)，使他們的業(yè)務(wù)水平不斷提高。檔案管理人員應(yīng)具有正確的價(jià)值觀，良好的職業(yè)道德，主動(dòng)以現(xiàn)代管理學(xué)方面的知識(shí)武裝自己，不斷優(yōu)化自身的知識(shí)結(jié)構(gòu)和能力結(jié)構(gòu)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平。同時(shí)學(xué)習(xí)現(xiàn)代辦公技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化、網(wǎng)絡(luò)化，以適應(yīng)信息化社會(huì)對(duì)檔案管理人員的要求。

（二）建立完善檔案管理制度

檔案工作只有實(shí)行制度化、經(jīng)?；?，才能取得良好成效。應(yīng)對(duì)科技檔案管理人員的歸檔移交和接收、管理、利用等作出明確規(guī)定，做到歸檔有時(shí)間、立卷有標(biāo)準(zhǔn)、借閱有規(guī)定、庫(kù)房管理有措施。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享同步

要實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，體現(xiàn)檔案管理的服務(wù)性，做好檔案分類管理工作是基礎(chǔ)。不僅要實(shí)現(xiàn)檔案的電子化，而且還要建立檢索目錄體系。同時(shí)我們也要積極開發(fā)適應(yīng)未來(lái)檔案工作發(fā)展需要的專業(yè)管理軟件，用現(xiàn)代化的科技手段來(lái)幫助提高檔案管理水平。

（四）重視對(duì)科技檔案現(xiàn)代化管理工作的投入

必要的資金投入和先進(jìn)設(shè)備的配置，是實(shí)現(xiàn)科技檔案現(xiàn)代化管理的基礎(chǔ)和條件。各級(jí)政府、各單位、各部門要高度重視和支持科技檔案現(xiàn)代化管理工作的人力、物力和資金方面的投入。