張玉華

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

會計信息化檔案管理中的問題及對策研究

張玉華

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

信息化會計檔案作為會計檔案的一部分，與傳統(tǒng)紙質(zhì)載體形式的會計檔案相比，有其自身的形成特點和管理要求。本文通過對信息化會計檔案的分析，探討電子會計檔案的管理與利用問題，以期有助于信息化會計檔案管理工作的提高。

信息化；檔案；管理

國內(nèi)外對會計信息化定義可一般表述為：以電子計算機為主的當代電子技術和信息技術應用到會計實務中的簡稱，是用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。

一、會計信息化檔案管理在歷史發(fā)展進程中弊端凸現(xiàn)

（一）管理方式陳舊。隨著我國信息化建設和會計檔案實行信息化管理的不斷發(fā)展，會計檔案實行信息化管理也提上了工作日程。目前，關于信息化會計檔案管理的討論，大多圍繞《會計信息化管理辦法》等幾個文件對信息化會計檔案的基本要求而談，未提及信息化檔案管理中存在的問題及其防范。而隨著會計信息化的普及，信息化會計檔案管理中存在的問題也越來越突出，原有的管理方式陳舊，脫離基層企事業(yè)單位的實際情況，不適應信息化會計檔案管理的要求。

（二）會計載體本身的問題而影響會計檔案載體完整。首先，信息化會計檔案需在一定的系統(tǒng)內(nèi)才可視，因此目前許多企業(yè)因為沒有將會計軟件的版式及軟件系統(tǒng)很好地保存，導致在信息化軟件升級后，不同版本下的會計數(shù)據(jù)不能被調(diào)用；《會計檔案管理辦法》第十二條規(guī)定：采用計算機進行會計核算的單位應當保存打印出紙質(zhì)會計檔案，并對保存期限作了規(guī)定，但目前由于一些單位受條件限制，沒有配備激光打印機或噴墨打印機，還在使用老的針式打印機，致使打印輸出的紙介質(zhì)會計檔案達不到規(guī)定的保存期限；沒有按照國家檔案局規(guī)定的庫房管理制度標準，建立專門的信息化會計檔案保護制度；未選擇質(zhì)量優(yōu)良的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，未實行備用盤與存儲盤分離存放，導致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。其次，信息化會計雖已實施，但因為實施時間不長，財會人員和單位領導對會計信息檔案的組成內(nèi)容不甚了解，缺乏管理會計檔案的經(jīng)驗，很多單位只是將打印出的紙質(zhì)檔案存檔，而沒有將存儲在計算機中的會計信息備份在磁性介質(zhì)上歸檔保存，從而影響會計檔案的完整性。

（三）會計信息化檔案管理安全性是重中之重。會計信息化條件下，會計檔案的調(diào)閱將不再完全依賴于手工的查賬，會計信息資料可以直接由軟件查詢，或通過拷貝光盤等存儲介質(zhì)直接獲取相關資料，從而在會計信息檔案的管理中保證檔案的安全是首要問題。確保信息化檔案安全，首先要完善管理制度，根據(jù)相關法律法規(guī)和信息化檔案的特點，制定和完善符合新環(huán)境下的會計檔案管理制度，特別是要建立權限分級制度，實行崗位專人專職制度，對不同崗位賦予不同權限，在會計電子檔案管理中負有不同職責，采取不相容職責相分離措施，嚴格崗位責任制，加強相互監(jiān)督和約束。其次，健全檔案歸檔、檔案查閱、檔案目錄登記和鑒定銷毀管理制度,嚴防會計電子檔案毀損、丟失和泄密。第三，對信息化檔案采取必要的物理保護措施。根據(jù)其檔案載體的物理特性,在形成這些檔案時應采用“AB備份法”進行數(shù)據(jù)的備份，對于每一備份要注明形成檔案的時間與操作員姓名，最好做異地存放，存放地點還應遠離磁場，注意防塵防潮防靜電防高溫。對這些采用磁性介質(zhì)保存的文檔，還要定期進行檢查，定期進行復制，以便在再利用或發(fā)生意外時能及時恢復數(shù)據(jù)，保證數(shù)據(jù)的完整性。第四，對傳輸、存檔的會計信息化檔案要提供保密功能，最好使用相關的檔案管理軟件能對產(chǎn)生的會計數(shù)據(jù)提供相應的加密措施,即使數(shù)據(jù)丟失，沒有特定軟件解密仍不能讀取數(shù)據(jù)，保證其不會泄密。第五，對保存有信息化檔案數(shù)據(jù)的計算機應采取物理上的隔絕，只接入財務系統(tǒng)內(nèi)部局域網(wǎng)與Internet互聯(lián)網(wǎng)物理斷開。同時，還要嚴格禁止在相關的計算機上直接使用移動存儲介質(zhì)，必須用最新殺毒軟件查殺完畢后才可使用，防止計算機病毒感染，造成數(shù)據(jù)被破壞。

二、會計信息化檔案管理是實現(xiàn)會計制度變革的重要體現(xiàn)

（一）完善信息化下會計檔案管理各項制度。首先，建立信息化會計檔案的歸檔制度和檔案保管制度。會計信息化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序，都應視同會計檔案保管；會計數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前，應妥善保管并保留副本，記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應打印輸出，并按照有關稅務、審計等管理部門的要求，及時打印輸出有關賬簿、報表。另外，建立信息化會計檔案的保管制度是根據(jù)國家檔案局的標準，建立信息化會計檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進行會計檔案數(shù)據(jù)備份，備用盤與儲存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會計檔案進行編號，標明時間和文件內(nèi)容，制作檔案管理文件卡片。其次，建立嚴格的借用手續(xù)制度。查閱會計檔案，需經(jīng)財務部門負責人批準，按照檔案管理的有關規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；外單位查閱本部門會計檔案，要有單位介紹信，并經(jīng)主管領導、財務部門負責人批準。第三，建立信息化檔案定期備份制度和檔案管理多用戶、分權限調(diào)用制度。信息會計檔案應定期將會計數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì)，并設立備查登記簿，提供備份時間等備份細節(jié)信息；同時由于磁性介質(zhì)的特殊性，管理人員必須對這些會計信息檔案進行定期檢查、復制，以防止會計信息損壞。同時，對信息化會計檔案的各項內(nèi)容要規(guī)定不同的使用權限。普通數(shù)據(jù)，可較大范圍共享；涉及單位機密的數(shù)據(jù)，僅供一定需要的人員使用。而設計原程序文件、數(shù)據(jù)結構文件等，則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過這樣設置，保證電子檔案的安全性，減少人為修改的可能。

（二）提高會計部門人員素質(zhì)，完善人員配置結構。首先，人才是技術的源泉，人才資源始終是我國會計信息化建設的瓶頸，與其他行業(yè)相比，會計檔案信息化人才依然緊缺，人才形勢十分嚴峻。由于信息化會計，不僅僅是要實現(xiàn)傳統(tǒng)會計的功能，更有其他利用計算機高速度計算、分析能力的功能，所以必須相應增加專業(yè)人才，加強對電子檔案的管理，為提供更有效的會計信息打好基礎；同時信息化軟件維護及系統(tǒng)安全的要求較高，這也需要會計部門相應增加一定數(shù)量的電腦高級人才，維護日常運作，開發(fā)更合理、高效的軟件。其次，在培養(yǎng)會計檔案信息化建設過程中起著關鍵的“樞紐”、“溝通”作用的中間性人才，以此發(fā)展會計人員素質(zhì)。

（三）提高思想重視程度。實現(xiàn)會計信息化的企業(yè)單位，有關領導應當高度認識對信息化會計檔案資料進行科學化管理的重要性，并督促有關制度的建立?，F(xiàn)今不少實現(xiàn)會計信息化的企業(yè)單位，對會計檔案資料的管理仍局限于手工管理階段的經(jīng)驗，因此，應當進一步提高信息化會計檔案管理者的素質(zhì)，把磁性介質(zhì)檔案資料的管理落到實處。

（四）完善硬件設施建設。提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會計檔案存放倉庫；配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機，以它們作為輸出紙質(zhì)會計檔案的工具：選用功能符合本單位實際業(yè)務的信息化會計軟件，最好是具有檔案管理輔助功能的信息化軟件；強化系統(tǒng)的安全防護功能，如有聯(lián)網(wǎng)，注意進行定期的補丁維護，避免因電腦安全或網(wǎng)絡安全，導致會計檔案泄密或被人為惡意修改。

三、結束語

信息化會計檔案作為檔案的一部分，它與傳統(tǒng)形式的會計檔案相互配合、密切聯(lián)系。如果說傳統(tǒng)形式的會計檔案是信息化會計檔案的基礎，那么信息化會計檔案就是會計檔案獨特的個性，它代表著未來會計規(guī)范化、現(xiàn)代化的發(fā)展方向。因此，作為會計信息化檔案管理人員要充分發(fā)揮信息化會計的強大功能，努力做好信息化會計檔案管理這一基礎會計工作。