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        淺談改善檔案利用工作的幾點(diǎn)對(duì)策

        2011-08-15 00:46:01王麗春
        黑龍江史志 2011年12期
        關(guān)鍵詞:農(nóng)場(chǎng)效益利用

        王麗春

        (黑龍江省八五四農(nóng)場(chǎng) 158403)

        淺談改善檔案利用工作的幾點(diǎn)對(duì)策

        王麗春

        (黑龍江省八五四農(nóng)場(chǎng) 158403)

        檔案是一種資源,需要人們主動(dòng)地去開(kāi)發(fā)和利用。在當(dāng)前改革開(kāi)放的歷史時(shí)期,如何使檔案利用工作在農(nóng)場(chǎng)的各項(xiàng)事業(yè)中發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益,實(shí)現(xiàn)檔案的利用價(jià)值,是擺在檔案工作者面前的一項(xiàng)重要課題。

        一、檔案利用工作中存在的問(wèn)題

        (一)室藏檔案門類單一,結(jié)構(gòu)不合理。農(nóng)場(chǎng)綜合檔案室長(zhǎng)期以來(lái),保存的絕大多數(shù)是文書(shū)檔案和會(huì)計(jì)檔案,近幾年來(lái),隨著農(nóng)場(chǎng)小城鎮(zhèn)建設(shè)速度的不斷加快,科技檔案數(shù)量雖然有所增加,但主要是為黨政機(jī)關(guān)服務(wù)的,適應(yīng)不了經(jīng)濟(jì)建設(shè)飛速發(fā)展的需要。而要適應(yīng)為農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)服務(wù)的需要,首先必須豐富室藏,特別是一些有關(guān)經(jīng)濟(jì)的、科學(xué)技術(shù)的、地方特色的諸多方面不同載體的檔案材料。

        (二)宣傳力度不夠,造成社會(huì)檔案意識(shí)淡薄。檔案作為一種信息資源,本身具有潛在的價(jià)值,只有通過(guò)利用才能被挖掘出來(lái)。然而,檔案工作是一項(xiàng)默默無(wú)聞的工作,社會(huì)知名度比較低,至今社會(huì)上還有一些人對(duì)檔案的作用存有模糊認(rèn)識(shí),對(duì)檔案的利用工作缺乏了解,人們的檔案意識(shí)還很淡薄,檔案工作的重要性還沒(méi)有被人們所認(rèn)識(shí)。這說(shuō)明我們對(duì)檔案的宣傳還沒(méi)有跟上當(dāng)前形勢(shì)發(fā)展的需要,沒(méi)有很好地服務(wù)于農(nóng)場(chǎng)經(jīng)濟(jì)建設(shè)這個(gè)中心。

        (三)提供利用檔案處于被動(dòng)狀態(tài)。目前,機(jī)關(guān)檔案的利用只局限于單純地接待查閱,查什么提供什么,基本上處于被動(dòng)服務(wù)狀態(tài)。

        二、改善檔案利用工作的幾點(diǎn)對(duì)策

        (一)大力豐富室藏是做好檔案利用工作的前提和基礎(chǔ)。一是改變檔案室室藏結(jié)構(gòu),加強(qiáng)檔案收集工作。這就要求我們檔案工作者要在傳統(tǒng)的接收和征集方式的基礎(chǔ)上,多方面地收集各種門類和載體的檔案,以此來(lái)增加信息存貯量,使檔案成為數(shù)量充足、質(zhì)量?jī)?yōu)化、層次分明、結(jié)構(gòu)合理的檔案信息中心。二是處理好資料與檔案的關(guān)系。豐富室藏以檔案為主的同時(shí),也要注意及時(shí)地收集與檔案有關(guān)的,能較好地滿足黨政工作需要的政治、經(jīng)濟(jì)、文化類檔案資料,尤其是各類數(shù)據(jù)性、資料性強(qiáng)的內(nèi)部資料匯編等,以彌補(bǔ)檔案材料不全和檔案內(nèi)容不詳?shù)娜毕?。同時(shí),加強(qiáng)具有農(nóng)場(chǎng)特色的名人檔案、名優(yōu)產(chǎn)品檔案、聲像檔案的收集工作,形成具有農(nóng)場(chǎng)特色的室藏體系,為開(kāi)展檔案利用工作奠定良好的基礎(chǔ)。

        (二)加大檔案宣傳力度,提高社會(huì)檔案意識(shí)。一是利用廣播電視、板報(bào)等宣傳工具,宣傳檔案工作信息。二是通過(guò)開(kāi)辟檔案宣傳櫥窗,舉辦檔案效益展覽,宣傳利用檔案創(chuàng)效益的典型事例以及利用檔案收到的效益和沒(méi)有重視檔案工作受到影響的實(shí)例進(jìn)行宣傳,提高人們重視檔案工作,積極查閱利用檔案的主動(dòng)意識(shí)。

        (三)變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。要充分發(fā)揮機(jī)關(guān)檔案的作用,必須變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。一是征詢利用者對(duì)檔案信息資源的需求和意見(jiàn),變被動(dòng)為主動(dòng)。如:通過(guò)到機(jī)關(guān)各部門調(diào)查各階段的中心工作和重點(diǎn)工作,分析工作計(jì)劃等方式,預(yù)測(cè)可能要提出的需求內(nèi)容,做好提供利用的準(zhǔn)備。二是分析統(tǒng)計(jì)資料,摸清利用工作規(guī)律。2010年,我們根據(jù)農(nóng)場(chǎng)在“抓城提檔、工業(yè)提速、農(nóng)業(yè)提質(zhì)、民生提效”四項(xiàng)工程中所確定的工作重點(diǎn),把那些在農(nóng)場(chǎng)“四項(xiàng)工程”建設(shè)中將產(chǎn)生作用的檔案資料主動(dòng)提供給利用者,抓住重點(diǎn),兼顧一般,有針對(duì)性地提供有效服務(wù),使檔案的潛在經(jīng)濟(jì)變?yōu)楝F(xiàn)實(shí)的利用價(jià)值,收到了良好的效果。

        (四)注重收集分析利用效果。利用者到檔案室查閱檔案的目的,就是從中了解檔案問(wèn)題、解決問(wèn)題,這就是所說(shuō)的利用效果。利用效果是對(duì)檔案利用成效的最直接、最具體的反映。近幾年,我們?cè)趯?duì)檔案利用效果的收集上做到了積極、主動(dòng),每次查閱完檔案以后,利用者都要填寫(xiě)《檔案利用效果》表。我們與每一位利用者都建立起聯(lián)系,隨時(shí)了解利用效果。對(duì)那些典型的,沒(méi)有反饋回來(lái)的利用信息,我們都采取抓住線索、跟蹤調(diào)查的方式,千方百計(jì)地獲取反饋信息。同時(shí),對(duì)利用者填寫(xiě)的利用效果,我們按其重要程度、效果大小、作用如何、分門別類匯編成冊(cè)。近幾年來(lái),我們根據(jù)農(nóng)場(chǎng)檔案利用的需要,先后編制了《檔案提供利用實(shí)例效果匯編》、《2002—2010年干部任免職情況匯編》、《各類人員獎(jiǎng)勵(lì)》等。并在此基礎(chǔ)上分析研究,通過(guò)小效益看到大作用,通過(guò)直接效益發(fā)現(xiàn)間接效益,探尋利用工作規(guī)律,發(fā)現(xiàn)利用工作中存在的問(wèn)題,以利于我們?cè)诮窈蟮睦霉ぷ髦锌朔蛔悖畲蟪潭鹊匕l(fā)揮檔案價(jià)值,提高工作效益。

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