雷佳穎

(哈爾濱市阿城區(qū)水務(wù)局，哈爾濱150300)

水利工程建設(shè)監(jiān)理的工作內(nèi)容常被簡稱為“三控、兩管、一協(xié)調(diào)”，本人認(rèn)為在工程質(zhì)量控制、工程進(jìn)度控制、工程投資控制、合同管理、信息管理和組織協(xié)調(diào)6個(gè)方面，前3項(xiàng)是目的;后3項(xiàng)是為達(dá)到前3項(xiàng)目的而實(shí)施的手段。而在后三項(xiàng)手段中，信息管理是血脈、是神經(jīng)，發(fā)揮系統(tǒng)運(yùn)作時(shí)的指令或信號(hào)的輸送、反饋和記憶的作用。

1 信息管理的任務(wù)

監(jiān)理工程師在工程建設(shè)過程中大量的、最艱難的工作是組織協(xié)調(diào)。組織協(xié)調(diào)的基本手段是與項(xiàng)目法人、質(zhì)量監(jiān)督、設(shè)計(jì)單位、承包商、制造商等所有參建單位的溝通，溝通的產(chǎn)物就是信息的主要內(nèi)容。沒有溝通就無法進(jìn)行組織協(xié)調(diào)，沒有信息管理作為溝通管道，就無法達(dá)到監(jiān)理目的和效果。尤其是在個(gè)別地方，監(jiān)理工程師在工程建設(shè)中法律地位得不到保障、責(zé)權(quán)得不到重視，組織協(xié)調(diào)困難比較大情況下——諸如因各種原因造成溝通管道不暢、某種原因致使監(jiān)理的指令或意圖無法得到貫徹實(shí)施等，更應(yīng)該注重信息管理的作用發(fā)揮，能夠督促參建各方遵守《水利工程建設(shè)項(xiàng)目施工監(jiān)理規(guī)范》(SL288－2003)支持監(jiān)理的工作開展，信息管理亦是保存監(jiān)理工作的痕跡便于以后必要時(shí)有稽可查的依據(jù)。信息管理的具體任務(wù)包括4個(gè)方面:

1)進(jìn)行信息管理規(guī)劃，確定信息采集目標(biāo)。

2)建立信息管理系統(tǒng)，收集及整理相關(guān)信息。

3)交流信息管理成果，實(shí)現(xiàn)信息傳遞與共享。

4)運(yùn)用信息管理成果，指導(dǎo)工程建設(shè)管理。

2 信息管理規(guī)劃

在樞紐工程開工伊始，在投標(biāo)文件和監(jiān)理大綱中就應(yīng)進(jìn)行初步信息管理規(guī)劃;在監(jiān)理規(guī)劃中監(jiān)理部對(duì)信息管理的目標(biāo)、信息管理流程、信息編碼、信息采集內(nèi)容、信息開發(fā)應(yīng)用、文檔資料管理及其分類等方面進(jìn)行詳細(xì)地規(guī)定，為信息管理系統(tǒng)的形成，信息管理成果的交流與應(yīng)用奠定最基本的構(gòu)架。

3 信息管理工作內(nèi)容

合同項(xiàng)目建立收發(fā)文編碼、施工圖紙(包括設(shè)計(jì)更改通知)收發(fā)編碼、內(nèi)部文件編碼;建立工程信息文件目錄及處理簽;明確工程信息、文件的傳遞流程;建立各種工程信息管理制度。

3.1 具體內(nèi)容

根據(jù)工程特點(diǎn)和合同要求形成施工日記、監(jiān)理日記、監(jiān)理指令、處罰通知、單元工程、分部工程質(zhì)量評(píng)定表、隱蔽工程和單元工程、分部工程驗(yàn)收格式、合同計(jì)量支付和變更申請(qǐng)及審批格式。

3.2 監(jiān)理部收發(fā)文編碼方式

3.2.1 收發(fā)文編碼方式

3.2.2 專題會(huì)、協(xié)調(diào)會(huì)、設(shè)計(jì)交底及編碼方式

其編碼方式用劃分幾個(gè)段式以能以簡明的方式表達(dá)出工程名稱、會(huì)議形式、會(huì)議日期及排序編號(hào)為原則。

3.2.3 內(nèi)部文件編碼方式

內(nèi)部文件應(yīng)單獨(dú)編碼，其編碼方式基本參照上條原則。

3.3 建立信息檔案

建立工程信息存儲(chǔ)、檢查、統(tǒng)計(jì)分析等計(jì)算機(jī)和書面管理系統(tǒng)，確保存儲(chǔ)良好、便于查閱、易于使用。

3.4 信息內(nèi)容

監(jiān)理實(shí)施過程中信息資料內(nèi)容主要包括:勘察、測量資料及復(fù)核資料;施工圖紙和文件;監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理實(shí)施細(xì)則;分包審批資料;施工組織設(shè)計(jì)、施工措施計(jì)劃、施工進(jìn)度計(jì)劃、資金流計(jì)劃等資料;材料、構(gòu)配件和工程設(shè)備等的報(bào)驗(yàn)、檢驗(yàn)資料;工程計(jì)量證書和工程付款證書;工程變更與索賠資料;質(zhì)量缺陷與事故的處理資料;工程質(zhì)量評(píng)定和工程驗(yàn)收資料;監(jiān)理工作來往文件、指示、通知單、簽證、移交證書、保修責(zé)任終止證書等;監(jiān)理日志、會(huì)議紀(jì)要、監(jiān)理報(bào)告;工程照片及其它資料。

4 監(jiān)理文件管理、文件傳遞及受理

4.1 監(jiān)理文件管理

為了便于監(jiān)理文件的管理，對(duì)監(jiān)理文件組成分類:

1)監(jiān)理對(duì)承包人的來往信函。監(jiān)理部應(yīng)按標(biāo)準(zhǔn)格式的文函與承包人進(jìn)行溝通，以減少日后不必要的爭端。

2)發(fā)包人的信息。來自發(fā)包人的信息包括結(jié)算通知單、文件指示、例會(huì)、合同文件的提供、設(shè)計(jì)變更的批復(fù)等。

3)設(shè)計(jì)的信息。來自設(shè)計(jì)方的信息主要是工程的設(shè)計(jì)變更、圖紙。

4)監(jiān)理內(nèi)部管理文件。

4.2 監(jiān)理文件格式及處理過程格式

4.2.1 監(jiān)理文件格式

監(jiān)理文件格式見圖1。

圖1 監(jiān)理文件格式示意圖

4.2.2 收發(fā)文處理過程格式

發(fā)文處理過程格式見圖2。

圖2 監(jiān)理發(fā)文處理格式示意圖

收文處理過程格式見圖3。

圖3 監(jiān)理收文處理格式示意圖

4.3 監(jiān)理月報(bào)

監(jiān)理月報(bào)是監(jiān)理對(duì)1個(gè)月監(jiān)理工作的總結(jié)，監(jiān)理月報(bào)包括的主要內(nèi)容:監(jiān)理工作概述、工程進(jìn)度與形象面貌、工程質(zhì)量與控制、投資控制與支付證書、合同執(zhí)行情況、現(xiàn)場會(huì)議和往來信函、安全生產(chǎn)、文明施工及環(huán)境保護(hù)、監(jiān)理機(jī)機(jī)構(gòu)與監(jiān)理工作、承包人情況、工程大事記、工程進(jìn)度照片。

4.4 收發(fā)文處理流程圖

收文處理流程圖見圖4，發(fā)文處理流程圖見圖5。

圖4 監(jiān)理部收文流程圖

圖5 監(jiān)理部發(fā)文流程圖

5 檔案資料管理

信息管理的過程和終結(jié)要形成全面的、系統(tǒng)的記錄資料，這些資料需要?dú)w檔保存。建立檔案資料管理制度。按驗(yàn)收規(guī)程及有關(guān)規(guī)定及時(shí)進(jìn)行檔案資料的收集整編(復(fù)制、利用、移交)，并定期進(jìn)行階段存檔(如年末)，防止遺失或監(jiān)理人員變動(dòng)影響信息資料的連續(xù)性和完整性。

檔案資料的移交應(yīng)按《水利水電建設(shè)工程驗(yàn)收規(guī)程》(SL223－2008)和《水利工程建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》(水辦[2005]480號(hào))要求，在單位工程、分部工程、臨建工程、輔助工程驗(yàn)收完成后，所有備查資料連同驗(yàn)收簽證一并發(fā)送發(fā)包人歸檔。

6 注意事項(xiàng)

1)監(jiān)理機(jī)構(gòu)與發(fā)包人和承包人以及其他人的溝通應(yīng)以書面文件為準(zhǔn)，監(jiān)理人員要養(yǎng)成這種習(xí)慣。

2)文件發(fā)送到接受單位，接受人員一定要在文件發(fā)放單上簽字，接受人員應(yīng)該是接受單位指定的或雙方約定的人員，不要隨便找人代收，以避免產(chǎn)生麻煩。

3)應(yīng)建立信息目錄分類清單、信息編碼體系，利用計(jì)算機(jī)輔助信息管理，提高管理效率和準(zhǔn)確性。

4)監(jiān)理文件應(yīng)表述明確、數(shù)字準(zhǔn)確、簡明扼要、用語規(guī)范、引用依據(jù)(規(guī)范、規(guī)程)恰當(dāng)和出處。

5)所有歸檔資料除紙質(zhì)版外，有電子版的均應(yīng)一并歸檔。