楊曉臣

企業(yè)辦公室是企業(yè)的重要職能部門，既是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，又是企業(yè)日常事務(wù)的“主管”，在企業(yè)總體工作中起著聯(lián)系上下，協(xié)調(diào)左右，交通內(nèi)外的重要作用。對于煙草企業(yè)來說，辦公室的工作運轉(zhuǎn)高效有序，將促進企業(yè)的各項工作健康發(fā)展，反之則必將導(dǎo)致企業(yè)總體工作的效率低下和混亂。

定位：對辦公室工作的準(zhǔn)確認識

工作地位樞紐性。辦公室是企業(yè)機關(guān)的運轉(zhuǎn)樞紐，上面的指示，下面的請示，同級的溝通、協(xié)調(diào)，都要經(jīng)過企業(yè)辦公室。我們辦公室工作人員要盡忠職守，發(fā)揮職能作用，強化責(zé)任意識，節(jié)奏要快，標(biāo)準(zhǔn)要高，工作要實，狀態(tài)要好。

工作作用輔助性。辦公室很多時候是輔助領(lǐng)導(dǎo)處理政務(wù)，其程序、時間、方式和方法都必須充分體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，不能擅做主張。

工作內(nèi)容綜合性。辦公室常常綜合協(xié)調(diào)辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它部門管不好、管不了、不愿管的事務(wù)，尤其是一些突發(fā)性、臨時性、全局性和綜合性的工作。

工作方式程序性。辦公室工作程序性很強，辦文、辦會、辦事都有一套嚴密的程序。就是一些非程序化的工作，如領(lǐng)導(dǎo)臨時交辦的任務(wù)、自然災(zāi)害突發(fā)事件、難以預(yù)料的新情況和新問題等，也有“沒有程序的程序”。

服務(wù)：辦公室工作的核心使命

充分行使企業(yè)決策“潤滑劑”的功能。擺正位置，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的意圖，出好主意，想好辦法，搞好運籌。參謀不參斷，到位不越位，輔政不亂政，發(fā)言不胡言，辦事不多事，幫忙不添亂。

充分行使溝通上下“傳感器”的功能。做好上呈下達，搞好接待來訪，加強縱橫聯(lián)絡(luò)，強化信息溝通。

充分行使聯(lián)系左右“磨合器”的功能。增強服務(wù)的主動性，主動協(xié)調(diào)各部門要求企業(yè)解決的問題，多通氣兼顧各方，多商量妥善處理。

充分行使聯(lián)系企業(yè)職工“粘合劑”的功能。始終堅持把職工群眾的呼聲當(dāng)作第一信號，把職工群眾的需要當(dāng)作第一選擇，把職工群眾的利益當(dāng)作第一考慮，堅決杜絕“門難進、臉難看、話難聽、事難辦”的現(xiàn)象發(fā)生。

充分行使監(jiān)督落實工作的“砸夯機”功能。要認真負責(zé)解決每一件事情，不上推下諉，不當(dāng)“過路神仙”和“甩手掌柜”。抓住重點，大事管住，小事放活，精心理事，踏實干事，管而不死，放而不亂。

效率：辦公室工作管理的方向

制度化。一方面，辦公流程要清晰化。從會議方案的制定到會議通知的起草、參會人員名單的收集，文件資料、會場布置、座次安排、會議報到、新聞報道、到會情況統(tǒng)計等各個環(huán)節(jié)都要編制出清晰的辦公流程圖，按“圖”行事。另一方面，辦公流程要制度化。從公文的草擬、校核到簽發(fā)，都要形成制度，確保發(fā)出的文件法律政策準(zhǔn)確無誤、文字簡明精煉、格式規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，同時，辦事流程要規(guī)范化，對調(diào)查研究、督查督辦、政務(wù)接待、財務(wù)管理、政務(wù)值班、機要保密等日常工作，都要建立和不斷完善相應(yīng)的規(guī)章制度和操作程序。

程序化。實現(xiàn)辦公室管理程序化的關(guān)鍵在于程序的優(yōu)化。為了優(yōu)化程序，國外的管理學(xué)者一般提倡以“六何追問法”或稱“六w法”進行分析。六何是：何處(What)，即應(yīng)辦何事、此步驟是否妥當(dāng)？為何(Why)，即為何要采取這一步驟，省去這一步驟會有何后果？何地(Where)，此步驟應(yīng)在何處進行？何時(When)，此步驟以何時做最恰當(dāng)？何人(Who)，此步驟何人做最合適？何法(How)，此步驟以什么方法做最好？為何必須如此做？在上述分析的基礎(chǔ)上再全面研討工作，然后采用剔除法、合并法、重排法、壓縮法等簡化工作的方法，找出最簡捷的工作路線，從而加速工作的進程，提高工作效率。

自動化。隨著科技的進步和社會的發(fā)展，以應(yīng)用電子計算機為主要標(biāo)志的辦公自動化已應(yīng)運而生,這是辦公室管理的重大的變革。因此，辦公室人員必須高度重視辦公自動化在實現(xiàn)辦公室管理科學(xué)化中的重要地位和作用，努力創(chuàng)造條件，積極地促進辦公室自動化的進程。

人本化。一是要努力形成和諧的人際關(guān)系。作為一個整體，為了一個共同的目標(biāo)，辦公室的同志必須以企業(yè)為重，以工作為重，心往一處想，勁往一處使，上下一股勁，齊心協(xié)力干工作。 二是要努力改善和諧的“硬件”環(huán)境。千方百計想辦法，大力改善辦公室工作人員的工作和生活條件，配齊適應(yīng)現(xiàn)代辦公要求的辦公設(shè)施，使大家能在一個良好整潔的環(huán)境中工作，保持心情舒暢，提高辦事效率。三是要努力營造和諧的外部環(huán)境。要努力爭取領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持，創(chuàng)造促進干部健康成長的良性機制，讓每個干部職工充分展現(xiàn)自己的才能，始終保持健康向上、積極進取的精神面貌。

綜上所述，辦公室工作存在三個關(guān)鍵詞：定位、服務(wù)和高效，其內(nèi)在邏輯關(guān)系為，定位是前提，服務(wù)時核心，效率是根本。圍繞三者又衍生出諸如參謀、制度、人本等一系列能夠提升企業(yè)辦公室工作的關(guān)鍵點。作為保山煙草施甸分公司辦公室的一員，我要切實明確自己的職責(zé)，努力提升自己的能力，加強管理，苦練內(nèi)功，工作再上新臺階，努力開創(chuàng)施甸分公司辦公室工作的新局面。

（作者單位：云南省煙草公司保山市公司施甸縣分公司）