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        基于會(huì)計(jì)電算化模式下的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制

        2011-07-13 15:59:05
        關(guān)鍵詞:電算化會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)信息

        朱 虹

        一、會(huì)計(jì)電算化對(duì)會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的影響

        1.內(nèi)部控制的形式發(fā)生了變化

        手工會(huì)計(jì)與電算化會(huì)計(jì)對(duì)會(huì)計(jì)信息的控制有很大的不同。

        會(huì)計(jì)電算化工作流程:原始憑證→授權(quán)批準(zhǔn)→財(cái)務(wù)審核→對(duì)合格憑證進(jìn)行憑證輸入(制單)→電算審核→機(jī)系統(tǒng)處理→賬表輸出。

        可以看出,會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)賬務(wù)的集中化處理,除原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入由會(huì)計(jì)人員操作外,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會(huì)計(jì)報(bào)表的生成和查詢等工作都可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成,這種數(shù)據(jù)處理的集中性使手工條件下的一些控制措施,比如總賬明細(xì)賬進(jìn)行平行登記、賬賬核對(duì)、賬證核對(duì)等,由于核算程序的變化,這些控制已失去真正的意義。其次,手工會(huì)計(jì)中的一些平衡檢查在電算化會(huì)計(jì)中將移入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)部,通過(guò)計(jì)算機(jī)程序體現(xiàn)出來(lái)。因此手工條件下行之有效的內(nèi)部牽制制度,在電算化條件下已難以發(fā)揮其作用。

        2.內(nèi)部控制的內(nèi)容發(fā)生了改變

        電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)是一個(gè)人機(jī)交互系統(tǒng),再加之計(jì)算機(jī)系統(tǒng)更具隱蔽性,因此其控制的內(nèi)容更加復(fù)雜。大致概括為:計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)人員的重新分工和新的內(nèi)部牽制;系統(tǒng)安全控制以及系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)資料文書(shū)化控制;系統(tǒng)的組織和操作管理控制;系統(tǒng)的輸入控制、處理控制和輸出控制。

        3.內(nèi)部稽核機(jī)制發(fā)生變化

        手工會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)中,每一筆經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的處理都需要經(jīng)過(guò)多重手續(xù),嚴(yán)格遵循有關(guān)的制約監(jiān)督機(jī)制操作。會(huì)計(jì)人員之間的聯(lián)系直接,形成嚴(yán)密的內(nèi)部牽制制度。實(shí)行電算化后,由于會(huì)計(jì)電算化的工作自動(dòng)化、控制的程序化,各種手續(xù)都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)處理統(tǒng)一執(zhí)行,會(huì)計(jì)工作的分工、崗位職責(zé)、權(quán)限也發(fā)生了變化,許多業(yè)務(wù)處理程序被大大簡(jiǎn)化,會(huì)計(jì)人員無(wú)法直接參與和控制,一些內(nèi)部牽制措施無(wú)法執(zhí)行,其審查、稽核機(jī)制被削弱。

        4.內(nèi)部控制的重點(diǎn)發(fā)生了變化

        在電算化環(huán)境下,除了人這個(gè)執(zhí)行控制的主體外,許多內(nèi)部控制方法主要通過(guò)會(huì)計(jì)軟件來(lái)實(shí)現(xiàn)。因此控制的重點(diǎn)已不再僅僅是人,而變成:第一,人工處理控制;第二,原始數(shù)據(jù)進(jìn)入計(jì)算機(jī)控制;第三,會(huì)計(jì)信息輸出控制;第四,人機(jī)交互處理控制;第五,計(jì)算機(jī)系統(tǒng)之間連接控制等多方面。

        5.會(huì)計(jì)信息存儲(chǔ)介質(zhì)、存儲(chǔ)方式的改變

        在手工會(huì)計(jì)核算下,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)介質(zhì)是紙介質(zhì),企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄于紙張之上,并按會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理的不同過(guò)程分為原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿和會(huì)計(jì)報(bào)表。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)所用可見(jiàn)的文字、符號(hào)直接記錄在紙上,紙張上的書(shū)面數(shù)據(jù)形成會(huì)計(jì)人員所熟悉的會(huì)計(jì)證據(jù)原件,這些紙質(zhì)原件的數(shù)據(jù)若被修改,則容易辨別出修改的線索和痕跡,這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個(gè)基本特征。這種方式有較好的直觀性,各不相同的筆跡也可作為控制的手段。

        但是,電算化系統(tǒng)下原來(lái)紙質(zhì)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以肉眼無(wú)法識(shí)別的形式被直接存儲(chǔ)在磁盤或光盤上,很容易被刪除或篡改并可做到不留痕跡,從而失去了直觀性。此外,手工核算下,記錄在憑證、賬簿、報(bào)表等紙介質(zhì)上的會(huì)計(jì)記錄其勾稽關(guān)系較為明確,而在電算化環(huán)境下,由于會(huì)計(jì)記錄被存儲(chǔ)在磁盤、軟盤等磁介質(zhì)上,不宜實(shí)施簽字、蓋章等手段,而且磁介質(zhì)很容易被改動(dòng),由于在技術(shù)上對(duì)電子數(shù)據(jù)非法修改可做到不留痕跡,這樣就很難辨別哪一個(gè)是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。電磁介質(zhì)易受損壞,所以會(huì)計(jì)信息也存在丟失或毀壞的危險(xiǎn)。因此,在電算化系統(tǒng)下如何使磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)安全可靠,防止數(shù)據(jù)被非法修改是一個(gè)非常重要的問(wèn)題。

        從以上分析可以看出,會(huì)計(jì)電算化使會(huì)計(jì)內(nèi)部控制體系出現(xiàn)了一系列變化,許多傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)控制方式消失了。就目前我國(guó)會(huì)計(jì)電算化的應(yīng)用現(xiàn)狀來(lái)看,大部分還停留在一般應(yīng)用水平上,人們對(duì)于人員職責(zé)分工、數(shù)據(jù)備份和保管、軟硬件使用和維護(hù)等方面的重要性往往認(rèn)識(shí)不足,這就迫使電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)必須建立嚴(yán)格的內(nèi)部控制制度。

        二、會(huì)計(jì)電算化下會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的對(duì)策與措施

        1.明確職責(zé)分工,加強(qiáng)組織控制

        電算化部門內(nèi)部必須把職責(zé)分工同組織控制相結(jié)合,以實(shí)現(xiàn)職權(quán)分離,有效地限制和及時(shí)發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤或違法行為。會(huì)計(jì)電算崗位可分為計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)主管、軟件操作、出納人員、審核記賬、系統(tǒng)維護(hù)、電算審查和數(shù)據(jù)分析、檔案管理等崗位,同時(shí)要明確各崗位的責(zé)任制。崗位責(zé)任制的制定主要明確每個(gè)電算化崗位的職責(zé),督促工作人員及時(shí)保證工作的完成并做好相應(yīng)的紀(jì)錄,保證工作質(zhì)量、杜絕舞弊現(xiàn)象的發(fā)生。工作人員的崗位安排除考慮每個(gè)人的工作能力外,還應(yīng)該保證按照不相容業(yè)務(wù)相分離的原則,對(duì)每一項(xiàng)可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù),都不能由一人或一個(gè)部門經(jīng)手到底,必須分別由幾人或幾個(gè)部門承擔(dān)。進(jìn)行這種職責(zé)分工的目的,是盡可能在電算化部門內(nèi)部保持不相容職能(如業(yè)務(wù)授權(quán)、執(zhí)行、保管和記錄)的分離。內(nèi)部控制的關(guān)鍵點(diǎn)就在于不相容職務(wù)的分離,通過(guò)進(jìn)行內(nèi)部職責(zé)分工,以補(bǔ)救會(huì)計(jì)電算化不相容職能集中化的不足,以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。

        2.加強(qiáng)會(huì)計(jì)核算控制

        會(huì)計(jì)核算結(jié)果是會(huì)計(jì)預(yù)測(cè)、決策、分析的基礎(chǔ)。會(huì)計(jì)核算控制是防范和化解會(huì)計(jì)核算風(fēng)險(xiǎn)的重要環(huán)節(jié),必須引起高度重視。從核算環(huán)節(jié)把關(guān),必須保證業(yè)務(wù)處理合法、有效,賬務(wù)處理的正確性、規(guī)范性,做到數(shù)據(jù)真實(shí)、完整和安全。會(huì)計(jì)核算控制內(nèi)容應(yīng)包括:原始憑證經(jīng)過(guò)審查,在錄入處理前一切經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)處理必須經(jīng)過(guò)相應(yīng)的權(quán)級(jí)審批,簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確、完整地填制與錄入。不正確的業(yè)務(wù)更正與刪除,待解報(bào)單的處理等都必須嚴(yán)格按規(guī)定進(jìn)行,嚴(yán)格執(zhí)行復(fù)核制度,充分保證計(jì)算機(jī)賬務(wù)處理不錯(cuò)不亂。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出必須進(jìn)行嚴(yán)格審核并簽章,無(wú)論是靜態(tài)審核,還是動(dòng)態(tài)審核,都要仔細(xì)核對(duì)輸出的賬務(wù)憑證與實(shí)際發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否一致。

        3.加強(qiáng)操作程序的控制

        會(huì)計(jì)電算化除了軟件對(duì)操作方面作了一定的內(nèi)部控制設(shè)計(jì)以外,單位制訂并嚴(yán)格操作管理制度,將會(huì)有效地保證會(huì)計(jì)軟件的安全運(yùn)行,同時(shí),也有利于內(nèi)部控制制度的執(zhí)行。

        會(huì)計(jì)電算化操作應(yīng)嚴(yán)格遵照會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和處理流程進(jìn)行,會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)操作管理制度的內(nèi)容主要是系統(tǒng)使用管理、上機(jī)操作規(guī)程、賬務(wù)處理程序,這些規(guī)定是為了保證會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)安全可靠的運(yùn)行,保證所有進(jìn)入會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的數(shù)據(jù)真實(shí)、有效。

        操作管理制度從內(nèi)容上來(lái)看,一般包括以下幾項(xiàng):(1)操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。(2)預(yù)防原始憑證和記賬憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)未經(jīng)審核而輸入計(jì)算機(jī)的措施。(3)預(yù)防已輸入計(jì)算機(jī)的原始憑證和記賬憑證等未經(jīng)核對(duì)而登記機(jī)內(nèi)賬簿的措施。(4)建立必要的上機(jī)操作記錄制度。此外,在會(huì)計(jì)軟件中還應(yīng)設(shè)置防止重復(fù)操作、遺漏操作和誤操作的控制程序。

        4.加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制

        加強(qiáng)系統(tǒng)控制是為了保證計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的運(yùn)行安全,避免由于外部環(huán)境因素導(dǎo)致系統(tǒng)運(yùn)行錯(cuò)誤的不安全隱患。主要的控制措施包括:明確規(guī)定上機(jī)操作人員對(duì)會(huì)計(jì)軟件的操作工作內(nèi)容和權(quán)限,杜絕未經(jīng)授權(quán)人員操作會(huì)計(jì)軟件,防止會(huì)計(jì)人員越權(quán)使用軟件;操作人員身份的密碼控制;操作人員離開(kāi)機(jī)器時(shí),應(yīng)執(zhí)行相應(yīng)的命令退出會(huì)計(jì)軟件;設(shè)置接觸與操作的日志控制,各單位應(yīng)根據(jù)本單位的實(shí)際情況,設(shè)專人保存上機(jī)操作記錄進(jìn)行“日志管理”;數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和處理相隔離,嚴(yán)格控制系統(tǒng)軟件的安裝與修改,對(duì)系統(tǒng)軟件進(jìn)行定期的預(yù)防性檢查;工作環(huán)境保護(hù)如計(jì)算機(jī)機(jī)房應(yīng)采用單獨(dú)專門供電系統(tǒng),并且不定期檢查電源、接地線的安全等措施,以保證機(jī)房環(huán)境安全。

        5.加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案控制

        實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化后,會(huì)計(jì)檔案包括貯存在軟盤、硬盤及光盤等介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和書(shū)面形式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料。

        會(huì)計(jì)檔案管理制度應(yīng)包括:(1)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化后的會(huì)計(jì)檔案以計(jì)算機(jī)打印的書(shū)面形式保存,保存的有關(guān)規(guī)定按《會(huì)議檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。(2)全套會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)文檔視同會(huì)計(jì)文檔保管,保管期限截止至該系統(tǒng)停止使用或有重大修改后的三年。(3)妥善保管存有會(huì)計(jì)信息的磁性(光)介質(zhì)或其他介質(zhì)的措施。(4)科學(xué)規(guī)定會(huì)計(jì)檔案的有關(guān)權(quán)限。(5)保證會(huì)計(jì)檔案安全與完整的措施。

        對(duì)會(huì)計(jì)電子信息檔案還應(yīng)按照財(cái)政部頒布的《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》的規(guī)定進(jìn)行管理。規(guī)定包括:應(yīng)堅(jiān)持每天雙重備份資料;存檔的手續(xù)必須有會(huì)計(jì)主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;采用磁性介質(zhì)保存的會(huì)計(jì)檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制,防止由于磁性介質(zhì)損壞而使會(huì)計(jì)檔案丟失;經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意借閱的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)嚴(yán)格履行相應(yīng)的借閱手續(xù),經(jīng)手人必須簽字記錄等等。

        6.加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)

        內(nèi)部審計(jì)既是企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)的重要組成部分,也是強(qiáng)化內(nèi)部會(huì)計(jì)監(jiān)督的制度安排。在會(huì)計(jì)電算化中,由于是“人機(jī)”對(duì)話的特殊形態(tài),因而對(duì)內(nèi)部審計(jì)提出了更高、更嚴(yán)格的要求。內(nèi)部審計(jì)必須包括:(1)對(duì)會(huì)計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì),檢查電算化會(huì)計(jì)賬務(wù)處理是否正確,是否遵照《會(huì)計(jì)法》及有關(guān)法律、法規(guī)的規(guī)定,審核費(fèi)用簽字是否符合公司內(nèi)控制度、憑證附件是否規(guī)范完整;(2)審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書(shū)面資料的一致性,如查看賬冊(cè)內(nèi)容,做到賬表相符,對(duì)不妥或錯(cuò)誤的賬表處理應(yīng)及時(shí)調(diào)整;(3)監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;(4)對(duì)系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞。

        三、結(jié)束語(yǔ)

        總之,發(fā)展會(huì)計(jì)電算化,是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作現(xiàn)代化及促進(jìn)改革的重要保證。加強(qiáng)會(huì)計(jì)電算化的內(nèi)部控制,有利于各單位更好地組織會(huì)計(jì)工作,為單位決策提供準(zhǔn)確、及時(shí)的會(huì)計(jì)信息,提高企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。

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