小倪

四、統(tǒng)計數(shù)字匯集

統(tǒng)計數(shù)字匯集就是反映一定機關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)或某一方面基本情況的一種數(shù)字材料。由于這種數(shù)字材料簡單明了，形式靈活，因而是了解情況、研究問題、制定計劃、指導工作和總結(jié)經(jīng)驗不可缺少的依據(jù)和參考。

統(tǒng)計數(shù)字匯集按其內(nèi)容可分為綜合性和專題性兩種。綜合性統(tǒng)計數(shù)字匯集是記載和反映一個機關(guān)、企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)全面情況的數(shù)字匯集，其包容性強，篇幅較大。專題性統(tǒng)計數(shù)字匯集則是反映某一領(lǐng)域或?qū)I(yè)基本情況的檔案參考資料，內(nèi)容較為單一，但是針對性強，所涉及的數(shù)據(jù)更為深入細致。

編制統(tǒng)計數(shù)字匯集要求較高，必須注意以下幾點：

1.編制統(tǒng)計數(shù)字匯集應有明確的目的。應該根據(jù)一定的需求來選擇對社會和經(jīng)濟活動有存史價值的基本項目和指標。

2.一般要求檔案人員會同統(tǒng)計部門，根據(jù)實際需要來選擇、匯集數(shù)據(jù)，以便于發(fā)揮各自優(yōu)勢，提高編研工作的效率。在編寫時，也要注意利用原有統(tǒng)計材料，提高工作效率。

3.統(tǒng)計數(shù)字匯集與其他編研成果的一個顯著不同是以大量的數(shù)字說明問題。在編寫方式上，要多使用圖表或表格，特別要注意使用直觀性比較強的圖形。

4.講究可比性。匯集中指標數(shù)值的計量單位和標列方式，必須可以比較。在統(tǒng)計表上應將該計量單位標識明白，而且要使用規(guī)范化的計量單位，對于一些計量單位發(fā)生變更的情況一定要加以說明，如解放初期1斤為16兩。注意統(tǒng)計口徑問題的差異，注意是否真正具有可比性。各種統(tǒng)計數(shù)字在進行數(shù)據(jù)歸并時要注意統(tǒng)計口徑，同類項目才能相加。

編制統(tǒng)計數(shù)字匯集，通常有下列一些步驟：

1.明確選編范圍。它要求根據(jù)編研課題的不同特點，對檔案中的統(tǒng)計材料進行調(diào)查分析，明確選編范圍，選定數(shù)據(jù)項目。

2.設(shè)計體例和圖標格式。根據(jù)用途及原統(tǒng)計資料特點，設(shè)計統(tǒng)計數(shù)字匯集的體例和使用圖表的格式。常用的表達形式有：矩陣式表格、示意圖和文字敘述。一般說來，如需反映數(shù)據(jù)變化規(guī)律，可采用曲線圖表圖形；如為提供統(tǒng)計素材，可采用表格形式;如需提供統(tǒng)計調(diào)查研究材料，則采用文章敘述形式比較合適。

3.取材與編排、核查。統(tǒng)計數(shù)字匯集在取材時，應嚴格鑒別原統(tǒng)計材料的真實、準確性，并充分考慮統(tǒng)計數(shù)據(jù)形成的條件和統(tǒng)計口徑。此外，合并計算時一定要同類數(shù)據(jù)匯合，編排時要對號入座，做到一 一對應。同時還應對有關(guān)數(shù)據(jù)進行全面核對復查，以免有漏誤。

4.編寫目錄與說明。對材料來源、統(tǒng)計范圍和條件等交代清楚，以便于復核查對。

五、專題概要

專題概要是以文章敘述的形式，簡要地說明和反映某一方面工作、生產(chǎn)或其他社會現(xiàn)象和自然現(xiàn)象的產(chǎn)生、發(fā)展變化的一種參考資料，如《××地區(qū)工業(yè)發(fā)展基本情況》。這種資料的主要用途是向利用者集中地提供某項工作、生產(chǎn)和其他方面系統(tǒng)的專題材料。

1.專題概要的構(gòu)成

通常專題概要由四部分組成：題名、概述、正文和附件。題名，由專題對象的名稱，加概要、概況、簡介等名目構(gòu)成。概述，即簡要介紹專題對象的基本情況，包括該對象的時間空間范圍以及材料來源等。正文，可以按專題對象的情況分若干階段，或分若干方面，介紹該對象的歷史和現(xiàn)狀,包括它的作用、影響、價值、效益、特點、性能以及發(fā)展趨勢等內(nèi)容。附件，凡是對讀者理解正文內(nèi)容有必要的圖、表、文字材料等，除了用于正文的相關(guān)部分外，可以集中附于全文之末。

2.編寫專題概要的基本要求

一要內(nèi)容全面，材料翔實。編寫時應力求將有關(guān)專題的來龍去脈、因果始終、經(jīng)驗教訓敘述清楚，使讀者通覽以后即可知曉該專題之基本情況。

二要敘中有議，評價得當。專題概要可在敘述過程中對某些情況作重點說明，對有關(guān)問題給予適當評述，這些對讀者具有一定的提示和啟發(fā)作用，但要做到客觀公正，符合歷史事實，簡潔精煉，寓評于述。

三要敘述準確，文字樸實。專題概要的選題廣泛，編寫人員在確定題目后應該學習和了解有關(guān)領(lǐng)域的基本知識，防止寫入外行話或出現(xiàn)常識性錯誤。要講究行文技巧，對標題段落、文字等都要認真推敲，力求層次清楚，用語規(guī)范。

四要文圖結(jié)合，不拘一格。專題概要通常以文字敘述為主，也可以輔之一些表格、圖示、照片、附錄等。