游蘭菊

摘要：信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，大大促進(jìn)了社會(huì)信息化的步伐，電子文件因具有傳遞快、易復(fù)制和易修改等特征，使其逐漸代替紙質(zhì)文件，成為人們?nèi)粘９ぷ髦胁豢扇鄙俚囊徊糠?，進(jìn)而對檔案工作的影響日益加深，并逐漸成為檔案管理的主要對象。本文基于檔案工作現(xiàn)狀，從檔案理論和檔案管理兩個(gè)方面，詳細(xì)分析了電子文檔對檔案工作的影響，并結(jié)合影響分析，提出了在檔案研究和管理工作中應(yīng)采取的策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理 電子文件 對策

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，社會(huì)信息化建設(shè)快速推進(jìn)，以信息技術(shù)為支撐的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)與人們的工作生活密不可分，并已滲透到社會(huì)的各個(gè)角落，而其中最重要的傳播媒介就是電子文件，信息技術(shù)在促進(jìn)社會(huì)現(xiàn)代化建設(shè)的同時(shí)，也給檔案事業(yè)帶來革命性變化。近一段時(shí)期以來，特別是進(jìn)入21世紀(jì)，檔案界對電子文件的研究方興未艾，眾多文獻(xiàn)從理論和應(yīng)用角度，對電子文件的形成、管理和安全等多個(gè)方面進(jìn)行了大量深入的研究，并取得一些重要成果，然而調(diào)查發(fā)現(xiàn)，真正應(yīng)用到檔案實(shí)際工作的研究成果并不多見[1]。出現(xiàn)這一現(xiàn)象的原因是多方面的，主要集中在電子文檔對檔案學(xué)理論與實(shí)踐的影響上，存在分析不透、缺少應(yīng)用創(chuàng)新觀念等問題，從而導(dǎo)致應(yīng)用路線不暢，影響了成果的應(yīng)用與推廣。早在2006年，文獻(xiàn)[2]就指出，檔案界存在弱化理論聯(lián)系實(shí)踐的傾向，存在理論與實(shí)踐的脫節(jié)問題。因此，注重理論聯(lián)系實(shí)際，跳出傳統(tǒng)的專業(yè)固定思維認(rèn)知方式，認(rèn)真分析電子文件對檔案理論與應(yīng)用的影響，已經(jīng)成為提高檔案現(xiàn)代化管理和服務(wù)水平的當(dāng)務(wù)之急，也正是本文研究的初衷。

一、電子文件對檔案管理工作的影響

眾所周知，電子文件嚴(yán)重依賴計(jì)算機(jī)設(shè)備，而這種依賴性，必然給檔案管理者、存儲(chǔ)方式、管理模式和服務(wù)方式等多個(gè)方面產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響[3]，下面從六個(gè)方面討論這一問題。

1.對管理者的影響

電子文件的獨(dú)特存儲(chǔ)方式，要求管理者不僅熟練掌握電子文件的存儲(chǔ)要求和使用技能，還要對載體的構(gòu)成、存放環(huán)境和使用方式有清楚的了解，以實(shí)現(xiàn)電子文件安全使用和永久保存?？梢?，電子檔案對檔案管理者有雙重要求：既要具有較強(qiáng)的檔案專業(yè)知識(shí)，又要具有熟練操作計(jì)算機(jī)和通過計(jì)算機(jī)管理電子檔案的能力。

2.對存儲(chǔ)環(huán)境的影響

電子文件使用的特殊存儲(chǔ)載體，使其不僅對溫度、濕度和存放位置有特殊要求，而且在防靜電、防磁干擾、防擠壓碰撞等方面也有特殊要求。因此，在建立或保存電子檔案的館舍時(shí)，應(yīng)提前考慮這些因素。

3.對管理方式的影響

電子文件管理主要通過電腦完成，其管理看似簡單，然而，要實(shí)現(xiàn)對電子文件的有效管理，還必須根據(jù)電子文件的特殊要求，采取相應(yīng)的管理方式。

首先，電子文件具有傳輸快、易復(fù)制、易受攻擊等特點(diǎn)，使得保持其安全性、完整性和原始性比紙質(zhì)文件更加困難，因此，對電子文件的管理必須迎合這些改變。

其次，電子文件作為檔案管理的主要對象，并不意味著紙質(zhì)檔案已經(jīng)退出歷史舞臺(tái)，一些重要文件仍然需要保留紙質(zhì)原件，因此，紙質(zhì)檔案在未來較長時(shí)期內(nèi)還將與電子檔案長期共存，也就是說，現(xiàn)代檔案管理方式，還必須面對兩種檔案共存的現(xiàn)狀。

第三，傳統(tǒng)檔案管理通常采用現(xiàn)行與歷史分散管理的模式，其中現(xiàn)行檔案由機(jī)關(guān)辦公室或部門管理，歸檔后的歷史檔案則移交到專門部門管理，即構(gòu)成所謂的“部門檔案室——單位綜合檔案館”二元結(jié)構(gòu)。而以網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為支持的電子文件管理，可較容易實(shí)現(xiàn)各部門檔案資源的整合，從而克服檔案信息共享差、查詢難等各種弊端，因此電子文件迅速成為檔案管理的主角就不難理解了。

4.對服務(wù)方式的影響

建立檔案的目的就是為了使用，因此檔案檢索服務(wù)是檔案部門的主要工作之一。以信息技術(shù)為支撐，電子檔案檢索服務(wù)發(fā)生了根本性的變化，檢索檔案不必再到檔案部門，通過網(wǎng)絡(luò)即可獲得所需檔案資料。這種新型服務(wù)方式，使得檔案管理部門在服務(wù)對象和服務(wù)管理上必須適應(yīng)這一變化。

5.對歸檔方式的影響

與紙質(zhì)檔案相比，電子文件獨(dú)特的創(chuàng)建和使用環(huán)境，使其歸檔方式也發(fā)生了根本性變化。一方面，電子文件的易修改性，使得電子文件在創(chuàng)建、編輯、審閱和責(zé)任人的認(rèn)定上存在困難；另一方面，網(wǎng)絡(luò)傳輸已經(jīng)成為電子文件歸檔的主要方式，如何實(shí)現(xiàn)歸檔轉(zhuǎn)接等工作也就成為必須面對的現(xiàn)實(shí)問題。

6.對安全性的影響

電子文件對檔案安全性的影響主要有三方面：（1）電子文件存在信息與載體的可分離性，使得如何保障電子文件的原始性、完整性和不可篡改性等問題更加突出。（2）電子文件使用的檢索和網(wǎng)絡(luò)傳輸系統(tǒng)容易遭到黑客攻擊，如何保障系統(tǒng)不受攻擊也是檔案管理部門必須面對的現(xiàn)實(shí)問題。（3）電子文件使用的電子設(shè)備還可能存在電磁泄露等問題，如何確保電磁信息不泄露也是需要認(rèn)真考慮的問題?？梢?，電子文件對檔案安全管理提出了更高的要求。

二、對檔案學(xué)理論的影響

20世紀(jì)30年代，我國就開始較系統(tǒng)的檔案學(xué)研究，60年代，以文獻(xiàn)[4]為代表的檔案理論研究著作問世，創(chuàng)造性地提出了我國檔案學(xué)基礎(chǔ)理論研究框架[5]。90年代初，檔案學(xué)教育正式列入教育部招生目錄，大大促進(jìn)了檔案學(xué)研究進(jìn)程。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，以電子文件為主體的檔案管理時(shí)代迅速到來，它對檔案學(xué)理論研究的影響是革命性的，突出表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

1.對檔案學(xué)研究領(lǐng)域和方法的影響

自20世紀(jì)90年代以來，信息技術(shù)的應(yīng)用迅速普及，電子文件已經(jīng)成為部門信息交流的重要手段。早在1996年北京召開的第十三屆國際檔案大會(huì)上，與會(huì)學(xué)者就提出加強(qiáng)檔案界與其他學(xué)科和領(lǐng)域合作的愿望與要求。1997年，國際檔案理事會(huì)在制定《電子文件管理指南》時(shí)指出，檔案館或檔案管理部門必須聯(lián)合一個(gè)或數(shù)個(gè)機(jī)構(gòu)才能處理好電子文件。近年來，隨著檔案管理逐漸向以電子檔案管理為主的階段過渡，檔案學(xué)研究，特別是高校，已經(jīng)改變傳統(tǒng)檔案專業(yè)辦學(xué)模式，逐漸形成基于信息技術(shù)的圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)和檔案學(xué)專業(yè)，這顯然是適應(yīng)信息化社會(huì)需要的必然選擇。

2.對檔案建設(shè)的影響

隨著檔案學(xué)研究向電子政務(wù)方向縱深發(fā)展，檔案信息管理越來越受到重視，基于電子檔案管理的電子政務(wù)系統(tǒng)建設(shè)成為信息化建設(shè)的新思路，從而使電子政務(wù)徹底擺脫以應(yīng)用為核心的唯技術(shù)觀念，成為科學(xué)管理的信息共享平臺(tái)。

3.對檔案學(xué)研究內(nèi)容的影響

通常情況下，檔案學(xué)可劃分為理論檔案學(xué)和應(yīng)用檔案學(xué)兩大類[6]。顯然，前者是后者的基礎(chǔ)，后者是前者的實(shí)踐和研究源泉。

借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，檔案服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)能力的迅速提高，使得電子文件的作用日益顯現(xiàn)，從而導(dǎo)致檔案學(xué)研究內(nèi)容發(fā)生重大變化。早在1996年文獻(xiàn)[7]就指出，中國檔案學(xué)研究已開始向注重應(yīng)用的方向轉(zhuǎn)移。進(jìn)入21世紀(jì)，電子文件對檔案學(xué)研究內(nèi)容的影響日益加深，應(yīng)用檔案學(xué)研究已經(jīng)逐步占據(jù)研究主導(dǎo)地位，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）檔案載體研究

檔案載體研究一直是檔案研究的方向之一，電子文件出現(xiàn)后，使得電子檔案載體研究逐漸成為檔案載體研究的主要方向。

（2）檔案現(xiàn)代化研究

檔案現(xiàn)代化是檔案發(fā)展的必然選擇，其現(xiàn)代化建設(shè)需要大量技術(shù)作支撐。電子文件的出現(xiàn)，在促進(jìn)檔案現(xiàn)代化建設(shè)的同時(shí)，進(jìn)一步擴(kuò)展了檔案研究的內(nèi)容，除原先研究的內(nèi)容外，還要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、縮微技術(shù)，特別是信息安全技術(shù)、數(shù)據(jù)通信技術(shù)和未來新技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用研究。

（3）圖書、檔案和情報(bào)一體化研究

電子文件的產(chǎn)生，帶來數(shù)據(jù)信息傳播技術(shù)上的革命。檔案、圖書和情報(bào)等這些原來看似有較大差別的數(shù)據(jù)信息，從電子文件的角度看，它們沒有本質(zhì)區(qū)別，從而為三者一體化研究奠定了基礎(chǔ)。

（4）檔案應(yīng)用研究

建立檔案的最終目的是為了使用，如何提高檔案的利用效能是檔案研究的永恒主題。電子文件的出現(xiàn)，不僅大大提高了檔案檢索效率和精度，而且還可提供大量與檢索內(nèi)容相關(guān)的其他數(shù)據(jù)信息，從而為科學(xué)決策提供強(qiáng)有力支持?？梢婋娮游募n案應(yīng)用研究的影響更加深刻，從某種程度上講，它決定了檔案應(yīng)用研究的方向。

（5）檔案保護(hù)技術(shù)研究

保護(hù)和利用是檔案工作中最重要的兩個(gè)環(huán)節(jié)。電子文件出現(xiàn)后，傳統(tǒng)檔案保護(hù)技術(shù)和理論已難以適應(yīng)現(xiàn)代的需要，因此，除加強(qiáng)傳統(tǒng)載體保護(hù)技術(shù)的研究外，更要加強(qiáng)對電子文件保護(hù)技術(shù)的深入研究，這不僅包括檔案新型載體、溫度和濕度條件等一系列問題的研究，而且還包括如何保障電子檔案的原始性、完整性等方面的保護(hù)技術(shù)研究。可見，電子文件的出現(xiàn)，在擴(kuò)展檔案保護(hù)技術(shù)研究內(nèi)容的同時(shí)，更加提高了保護(hù)技術(shù)的研究難度。

總之，電子文件對檔案學(xué)理論研究的影響是相當(dāng)廣泛的。電子文件逐漸成為檔案工作的主要對象，導(dǎo)致檔案學(xué)理論研究對象自然發(fā)生改變，使得原有檔案理論和模式需被重新審視，原有的管理思想、管理原則需要修改和補(bǔ)充，原有的檔案學(xué)科體系也需要進(jìn)一步充實(shí)和完善。

三、對策分析

電子文件對檔案工作的影響是全方位的，因此，開展基于電子文件的檔案工作對策研究具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。下面從檔案的管理工作和理論研究兩個(gè)方面給出相應(yīng)的對策和建議。

（一）檔案管理角度

1.加強(qiáng)人才培養(yǎng)，提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

隨著檔案信息化建設(shè)的加快，迫切需要既具有較強(qiáng)檔案業(yè)務(wù)能力，又熟練掌握信息化技術(shù)的管理人員，然而通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，目前檔案人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和業(yè)務(wù)素質(zhì)與檔案信息化建設(shè)的要求還有較大差距，因此，要充分利用我國目前大力開展檔案信息化建設(shè)的有利時(shí)機(jī)，通過開展技術(shù)培訓(xùn)、技能競賽、參觀考察和達(dá)標(biāo)評估等多種方式，促進(jìn)管理人員上水平、增能力；同時(shí)積極創(chuàng)造有利條件，引進(jìn)高層次人才，不斷優(yōu)化檔案管理人才隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，努力建設(shè)一支專業(yè)素質(zhì)高、綜合實(shí)力強(qiáng)，善管理、精技術(shù)、優(yōu)服務(wù)和強(qiáng)創(chuàng)新的檔案信息化管理隊(duì)伍。

2.加強(qiáng)檔案管理規(guī)范化建設(shè)，努力提高服務(wù)質(zhì)量

在管理上，要堅(jiān)持便于利用原則和完整安全原則[8]，結(jié)合傳統(tǒng)檔案管理的好經(jīng)驗(yàn)、好做法，在電子文件的建立、編輯、審閱、成文、歸檔和移交等多個(gè)環(huán)節(jié)，建立起一整套科學(xué)、規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)章制度，同時(shí)加強(qiáng)工作人員服務(wù)技能和服務(wù)意識(shí)的培訓(xùn)和培養(yǎng)，明確服務(wù)范圍和工作職能，堅(jiān)持安全第一，服務(wù)至上，通過制定一整套提高服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平的措施和制度，促進(jìn)檔案工作水平的全面提升。

3.加強(qiáng)檔案信息化應(yīng)用研究，努力探索新形勢下檔案管理工作的新模式

第一，充分了解檔案管理軟件的特點(diǎn)和使用方法，認(rèn)真研究電子文件在軟件中的前端控制、全程管理和集成管理[9]的基本內(nèi)涵，在用戶認(rèn)證、電子簽章和版式文件等多方面開展應(yīng)用研究，在確保軟件安全正常運(yùn)行的同時(shí)，積極探索適合單位特點(diǎn)的工作模式；第二，加強(qiáng)檔案信息網(wǎng)絡(luò)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化和法制化建設(shè)；第三，借鑒國內(nèi)外先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立健全科學(xué)規(guī)范的檔案信息管理體系；第四，依托科研機(jī)構(gòu)，結(jié)合檔案工作特點(diǎn)，研發(fā)檔案管理的新技術(shù)和新方法；第五，根據(jù)單位情況，堅(jiān)持高效和安全原則，研究本單位紙質(zhì)檔案數(shù)字化建設(shè)方案，積極探索電子檔案和紙質(zhì)檔案共生共存的管理模式，積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)步伐。

（二）檔案學(xué)理論研究角度

一是要拓展研究視野，走跨學(xué)科研究之路。從信息的本質(zhì)屬性看，檔案中的電子文件與其他電子文件沒有本質(zhì)區(qū)別，因此它們在信息采集、加工處理和檢索輸出等方面有共同的技術(shù)和理論基礎(chǔ)，因此，檔案學(xué)理論研究只有與信息技術(shù)等其他學(xué)科開展合作，才能進(jìn)一步拓展研究視野，形成適應(yīng)時(shí)代要求的研究成果，從而避免紙上談兵和一廂情愿。

二是要加強(qiáng)“檔案一體化管理”方面的研究，努力搭建信息共享平臺(tái)。20世紀(jì)80年代中期，檔案界就提出并積極探索“檔案一體化管理”模式。進(jìn)入21世紀(jì)，辦公自動(dòng)化建設(shè)的快速推進(jìn)，進(jìn)一步促進(jìn)了數(shù)字檔案館和電子文件中心的建設(shè)，大大加快了檔案信息化建設(shè)的步伐，使“檔案一體化管理”成為可能。然而，由檔案研究者或工作者提倡的檔案一體化管理模式仍存在一定的局限性[10]。因此，認(rèn)真分析當(dāng)前檔案管理的新形勢，跳出檔案學(xué)從后向前看的傳統(tǒng)研究定勢，與其他如信息技術(shù)、電子技術(shù)等學(xué)科領(lǐng)域的研究相融合，結(jié)合目前最先進(jìn)的電子政務(wù)信息管理技術(shù)，將電子政務(wù)應(yīng)用納入檔案管理研究的視野[11]，打破傳統(tǒng)“二元結(jié)構(gòu)”檔案管理的瓶頸，積極研究并解決電子文件在生成、傳輸、歸檔和安全等方面可能存在的問題，以實(shí)現(xiàn)現(xiàn)行檔案與歷史檔案的一體化管理，努力營造一個(gè)高效、安全可靠的檔案信息共享平臺(tái)。

注釋：

[1]傅榮校, 韓云云, 陸加敏. 論檔案學(xué)研究角度的轉(zhuǎn)變[J]. 浙江檔案,2008 (5):14-16.

[2]宗培嶺. 對我國檔案學(xué)理論建設(shè)中幾對關(guān)系的再認(rèn)識(shí)[J]. 浙江檔案,2006(3):16-18,27.

[3]張?jiān)瞥? 邢寶鳳. 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息特點(diǎn)及其管理模式[J]. 天津大學(xué)學(xué)報(bào)(社會(huì)科學(xué)版)， 2004,6(1):62-65.

[4]何嘉蓀, 傅榮校.文件運(yùn)動(dòng)規(guī)律研究——從新角度審視檔案學(xué)基礎(chǔ)理論[M]. 中國檔案出版社. 1999.

[5]馮惠玲, 周毅, 黃霄羽. 檔案學(xué)科“十五”回顧與“十一五”展望[J]. 檔案學(xué)通訊，2005，(4):4-9.

[6]劉智勇.21世紀(jì)檔案學(xué)研究的重點(diǎn)和主要內(nèi)容[J]. 檔案學(xué)研究， 2001(1):10-12.

[7]羅力. 近年我國檔案學(xué)研究特點(diǎn)析[J]. 檔案管理, 1996(2): 23-26.

[8]數(shù)字化背景下檔案工作基本原則研究[D]. 遼寧大學(xué)2007屆碩士畢業(yè)論文.

[9]金晶. 電子文件集成管理模式的探索[J]. 中國檔案， 2006 (12):13-14.

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[11]黃春, 高萍. 電子政務(wù)環(huán)境下的檔案信息特點(diǎn)及管理模式[J]. 黑龍江檔案， 2005 (3):38-39.

作者單位：山東省棗莊學(xué)院