宋學(xué)銘，秦 力

(1.東北電力大學(xué)檔案館，吉林 吉林132012;2.東北電力大學(xué) 建筑工程學(xué)院，吉林 吉林132012)

最近，胡錦濤總書記“七一”講話中指出，“我黨事業(yè)發(fā)展來自人民、植根人民、服務(wù)人民，是我們黨永遠(yuǎn)立于不敗之地的根本。這就要求我們，在工作中以人為本，體現(xiàn)全心全意為人民服務(wù)的宗旨?！边@句話同樣鞭策著廣大高校檔案工作者。

對高校學(xué)生檔案管理工作者來說，所服務(wù)的對象就是大學(xué)生，必須始終把他們的利益放在第一位，把管理好檔案工作作為出發(fā)點(diǎn)和落腳點(diǎn)。必須改變過去的“管理”觀念，強(qiáng)化現(xiàn)在的服務(wù)意識，想方設(shè)法，進(jìn)一步做好本職工作。

1 強(qiáng)化服務(wù)意識，超前思維，夯實(shí)檔案管理關(guān)鍵環(huán)節(jié)

以我校為例，每年入學(xué)的新學(xué)生人數(shù)在4000人以上，每到9月就是高校學(xué)生檔案管理工作的第一步——檔案接收工作最繁忙的時(shí)期。這項(xiàng)工作的質(zhì)量，直接決定著以后學(xué)生檔案管理是否順利、高效。

在日常工作中，有很多重要的問題值得關(guān)注:學(xué)生檔案自帶，引發(fā)檔案不完整、不安全頻頻發(fā)生;外省學(xué)生檔案與我校學(xué)生檔案管理不匹配等等，每到開學(xué)這些問題就成為牽制檔案管理人員精力的事情，也難免會發(fā)生錯(cuò)誤。筆者認(rèn)為，這些問題是可以避免的，關(guān)鍵就在于超前思維，提前入手。

以前的學(xué)生檔案歸檔，大多在學(xué)生入校以后，由上級招生辦統(tǒng)一轉(zhuǎn)入，零星材料則由各院系主管學(xué)生工作的部門送交，所以學(xué)生檔案的歸檔相對統(tǒng)一、集中。而現(xiàn)在則發(fā)生了變化，有學(xué)生自帶、教育部門統(tǒng)發(fā)、團(tuán)體送交等多種歸檔形式。

新時(shí)代的來臨，為現(xiàn)代檔案工作者提供了一次“從幕后”走到“臺前”的絕好機(jī)遇。設(shè)想如果我們把工作超前、做細(xì)，所產(chǎn)生的結(jié)果一定會不一樣。首先，做好新入學(xué)自帶檔案學(xué)生的告知工作，激發(fā)他們主動精神，在入學(xué)前就抓好歸檔工作，努力做到即收即歸，保持材料的齊全和連貫，以避免缺件情況發(fā)生，給學(xué)生檔案的整理工作帶來不必要的周折;其次，還要在開學(xué)前積極與外省相關(guān)部門聯(lián)系，根據(jù)經(jīng)驗(yàn)共同商討學(xué)生的統(tǒng)一發(fā)送工作，做到一次性辦結(jié);最后，各院系以下有關(guān)負(fù)責(zé)人、輔導(dǎo)員也要統(tǒng)一思想，提高服務(wù)意識，精心組織和培訓(xùn)相關(guān)人員的業(yè)務(wù)能力，為學(xué)生負(fù)責(zé)，積極協(xié)助學(xué)生檔案管理部門做好相關(guān)工作。

2 豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，延伸檔案管理內(nèi)涵，以檔育人

“高等學(xué)校學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活和各種社會實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是學(xué)生就業(yè)以及在今后的學(xué)習(xí)和工作中接受各級組織、選拔、任用和考核的主要依據(jù)?！保?］學(xué)生檔案應(yīng)該綜合反映學(xué)生在校期間的情況，當(dāng)學(xué)生面臨畢業(yè)即將走上工作崗位時(shí)，檔案是學(xué)生的“資本”。

“高校學(xué)生檔案內(nèi)容單一僵化，不能如實(shí)反映學(xué)生在校的情況”［2］目前，各高校學(xué)生檔案材料綜合起來看，主要是反映學(xué)習(xí)經(jīng)歷、成績、學(xué)歷、學(xué)位和政治材料以及極少的鑒定和獎(jiǎng)懲材料等。普遍缺少反映學(xué)生在校表現(xiàn)、進(jìn)取精神、工作能力、組織管理能力、實(shí)踐能力、科研和學(xué)術(shù)水平的材料。隨著市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，學(xué)生自主擇業(yè)，用人單位在選人用人的標(biāo)準(zhǔn)越來越高。一份材料齊全的學(xué)生檔案將有助于就業(yè)時(shí)獲取優(yōu)先權(quán)，為今后的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。因此，學(xué)生檔案管理人員必須以對學(xué)生高度負(fù)責(zé)的態(tài)度，擴(kuò)大收集檔案材料范圍，充實(shí)檔案內(nèi)容。如誠信、助人為樂、道德作風(fēng)、考試有無違紀(jì)行為、參加社團(tuán)活動、班干部、學(xué)生會干部工作情況等。真實(shí)記錄用人單位希望了解的個(gè)人素質(zhì)、成就、能力、誠信等方面的內(nèi)容，杜絕那些材料內(nèi)容空洞、政治術(shù)語多，呈公式化、口號化，沒有全面真實(shí)體現(xiàn)學(xué)生在校期間的全貌和個(gè)性發(fā)展的無用的檔案材料。

這就要求教育工作在沒有私心的同時(shí)，有一個(gè)正確的工作態(tài)度和良好的工作方法，將學(xué)生的每一個(gè)優(yōu)點(diǎn)，每一個(gè)缺點(diǎn)，記錄得清清楚楚，在對學(xué)生進(jìn)行評價(jià)時(shí)，好在哪里，差在何處，誰好誰差，有證有據(jù)，一目了然。

更重要的是，筆者認(rèn)為，這些檔案內(nèi)容如果向?qū)W生個(gè)人公開，會進(jìn)一步激發(fā)他們的上進(jìn)心和能動性。那就需要我們建立一個(gè)平臺，方便學(xué)生自行查問和對比，促其自省、自改。而平臺的建設(shè)又可以是多方面的，以目前科技發(fā)展和大學(xué)生知識結(jié)構(gòu)來看，互聯(lián)網(wǎng)、局域網(wǎng)都是不錯(cuò)的選擇。

相關(guān)工作不僅在形式上創(chuàng)新檔案管理工作，更要在深入挖掘檔案管理的內(nèi)涵上下工夫。筆者認(rèn)為，檔案管理不應(yīng)該僅僅停滯在電子記錄和紙質(zhì)檔案的收集和保存上，要通過這項(xiàng)工作，促進(jìn)學(xué)生在校期間的全面發(fā)展。讓他們了解自己的檔案，“書寫”自己的人生。

筆者有一些不成熟的建議:在理論上，每屆新生入校時(shí)就應(yīng)宣傳和培訓(xùn)，提高學(xué)生對檔案理論的重視和認(rèn)識，堅(jiān)持每屆新生都對此有所了解。也可以請專職檔案員定期到各個(gè)學(xué)院講授有關(guān)檔案方面的知識;在實(shí)踐上，應(yīng)定期組織學(xué)生到學(xué)校的檔案館以及各級人事檔案部門參觀了解檔案的形成、保管以及如何利用和發(fā)揮檔案的價(jià)值，使每個(gè)新生從入學(xué)開始就對自己的檔案有高度的認(rèn)識。這樣一來，學(xué)生必將會對自己在校的學(xué)習(xí)、品行加以重視，為他們今后的學(xué)習(xí)和生活提供一個(gè)有效的道德規(guī)范。

3 創(chuàng)新檔案管理機(jī)制，建立檔案自查系統(tǒng)，為高校教學(xué)管理提供信息資源平臺

“盡管新時(shí)期我國檔案事業(yè)不論是設(shè)備，還是人員素質(zhì)、管理都有了顯著的改觀，但是傳統(tǒng)的工作方式仍占主導(dǎo)地位，這就是檔案體制改革比其他行業(yè)改革更為艱難的原因所在”［3］。這種艱難也反映在學(xué)生檔案管理的具體工作實(shí)踐中。

“目前大部分高校的學(xué)生檔案管理還只停留在紙質(zhì)階段”［4］，忽視了電子檔案的建立與健全。隨之暴露出來問題是，一方面由于現(xiàn)在的學(xué)生檔案管理模式還很分散，一部分紙質(zhì)學(xué)生檔案材料還由各院系、處(室)保管，等到畢業(yè)生離校時(shí)，檔案郵寄工作時(shí)間緊，檔案管理人員就要加班加點(diǎn)進(jìn)行整理和歸檔。用人單位提前調(diào)檔或者查閱參考時(shí)，又無法提供完整的檔案材料，影響了畢業(yè)生的就業(yè)。另一方面，學(xué)生畢業(yè)后，需要咨詢學(xué)校檔案管理部門來了解自己檔案的去向，而隨著學(xué)生人數(shù)不斷增加，流動頻繁，就業(yè)方式多元化，檔案投遞單位復(fù)雜化等，使之工作繁重而效率低下。事實(shí)證明原有的學(xué)生檔案管理模式已經(jīng)不適應(yīng)現(xiàn)在的學(xué)生檔案管理的發(fā)展需要，同時(shí)也限制了學(xué)生檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。

高校學(xué)生檔案管理必須建立一套完整的學(xué)生檔案信息管理系統(tǒng)軟件，充分利用網(wǎng)絡(luò)新技術(shù)、新設(shè)備，采取以計(jì)算機(jī)技術(shù)為核心的現(xiàn)代技術(shù)，采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并存的形式，以自動化檢索為主要利用方式的現(xiàn)代管理模式。

如圖1所示，圖中表示學(xué)生檔案信息的流向。具體操作過程為，新生一入學(xué)，由各院系學(xué)生檔案管理人員或者兼職檔案員通過網(wǎng)絡(luò)版學(xué)籍管理軟件將《學(xué)生登記表》中的基本信息錄入數(shù)據(jù)庫中，各系應(yīng)根據(jù)學(xué)生平時(shí)歸入的各種材料，及時(shí)錄入學(xué)生各種新的信息數(shù)據(jù)，動態(tài)記錄大學(xué)生成長歷程。學(xué)生畢業(yè)時(shí)，再由有關(guān)部門分別錄入學(xué)生的綜合信息，如成績單、畢業(yè)論文、各種獎(jiǎng)懲信息、心理素質(zhì)測評、獲得的各種結(jié)業(yè)證書、專業(yè)證書等情況，形成大學(xué)生在校

期間較為完整、準(zhǔn)確的信息數(shù)據(jù)庫。在檔案館網(wǎng)站上建立學(xué)生檔案數(shù)據(jù)查詢窗口，學(xué)生可以通過個(gè)人賬戶查詢到自己的部分檔案信息，如成績單、畢業(yè)論文、各種證書編號和檔案去向等，方便了學(xué)生的查詢利用。用人單位也可以通過學(xué)校檔案館網(wǎng)站對畢業(yè)生質(zhì)量、人才需求和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行反饋，使學(xué)?？梢约皶r(shí)調(diào)整招生計(jì)劃、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)計(jì)劃、教學(xué)內(nèi)容、教學(xué)方法和手段，主動適應(yīng)人才市場，培養(yǎng)學(xué)生綜合素質(zhì)和基本技能。

筆者認(rèn)為，檔案館可以與學(xué)校就業(yè)處等相關(guān)部門進(jìn)行溝通，把最新就業(yè)政策、學(xué)校通知公告、就業(yè)新聞、招聘信息等與學(xué)生檔案自查系統(tǒng)進(jìn)行連接，學(xué)生通過平臺了解信息后，可以把自己可查詢檔案和個(gè)人簡歷與用人單位進(jìn)行數(shù)據(jù)共享。這樣用人單位可以更直接和真實(shí)的了解學(xué)生情況。當(dāng)然，檔案信息內(nèi)容的透明化和公開化，也將帶來一些弊端，如個(gè)人隱私的泄露以及偽造相同證件等，這些都將是下一步實(shí)踐工作中需要注意的問題。

結(jié)束語:檔案工作者應(yīng)充分意識到學(xué)生檔案在學(xué)校教學(xué)管理中的重要性，創(chuàng)新管理理念，查找存在問題，從各個(gè)方面不斷地提高學(xué)生檔案管理工作水平，為畢業(yè)生就業(yè)提供有力保障，進(jìn)而提高學(xué)校的整體教學(xué)管理水平，為社會培養(yǎng)出高素質(zhì)人才。

圖1 學(xué)生檔案自查系統(tǒng)

［1］肖連勤.高校學(xué)生檔案管理工作創(chuàng)新［J］.黑龍江教育(高教研究與評估)，2010(3):49-50.

［2］王琨.創(chuàng)新學(xué)生檔案管理機(jī)制服務(wù)高校畢業(yè)生就業(yè)工作［J］.云南檔案，2010(9):52-54.

［3］何志明.試論我國檔案事業(yè)發(fā)展的驅(qū)動機(jī)制［J］.北京檔案，2009(7):27-28.

［4］劉莉娟.高校學(xué)生檔案管理工作面臨的問題及對策［J］.咸陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2008，23(6):121-123.