文｜上海金橋信息股份有限公司 蔡堅宏

如今在大型機關、團體、企業(yè)里面，繁忙的工作任務和交流，帶來了諸多的會議，同時也帶來了眾多的會議中心群體。

在會議中心里面，都有超過幾十間的會議室群，會有很多的會議在這樣的大型會議功能場所中同時召開，有限的幾個會議室管理人員要負責很多間會議室的使用、管理和維護，任務非常艱巨，而且常常會出現(xiàn)很多差錯。

為方便人力資源管理和提升管理效率，采用智能化專業(yè)會議服務管理系統(tǒng)，來簡化管理流程、提高服務效率、完善會議保障能力，成為一個必然需求和科技發(fā)展的趨勢。

智能化會務管理服務系統(tǒng)一般包含會議室管理和會議預約兩部分，以下是這兩部分內容的詳細介紹。

1 會議室管理功能描述

（1）對所有的會議室，包括設備和功能進行集中監(jiān)控管理，可以設置多個級別、多個用戶帳號。

（2）系統(tǒng)的每個變化都有日志記錄下來，包括投影電源、系統(tǒng)電源、燈光的使用時間和幫助，管理員可以查看所有房間的日志，每一個房間最高達到150個可自定義的變量。

（3）通過在右鍵菜單上彈出的功能，實現(xiàn)設備的控制。

（4）所有的日志，幫助和使用信息都會被存儲到數(shù)據(jù)庫里。

（5）數(shù)據(jù)庫可以通過ODBC進行簡單的連接，包括標準的報表模板和標準的輸出文件格式。

（6）通過管理軟件，監(jiān)控可控投影機的燈泡等易耗品的使用壽命，當配件壽命達到更換前，系統(tǒng)可自動提示更換配件和耗材，數(shù)字指令可以控制相關設備的開關。

（7）通過管理軟件來實現(xiàn)對所有備品備件的管理，避免突發(fā)事件的發(fā)生 。

2 會議預約管理功能描述

傳統(tǒng)的會議管理和預約都是由專人負責，一個部門負責人針對某項目或某議程舉行會議，首先要打電話給會議室管理人員申請會議室（本人此時無法確定某間會議室某段時間是否可用），然后確定好時間、地點、人數(shù)等會議信息，再通知與會人員時間、地點等。如果有意外事件，需要改期，又要重新通知和申請一遍，看似簡單，實際很繁瑣、很浪費時間和資源、效率也很低。

傳統(tǒng)會議預約管理流程，如圖1所示。

圖1 傳統(tǒng)會議室預約管理流程

如果只是簡單的幾間會議室，由一個專人負責就可以了，但在大型會議中心中，一個會議室管理人員要負責數(shù)十間會議室的預約、使用，任務是很難實現(xiàn)的。

通過智能會務管理服務系統(tǒng)，我們就能很好的解決這些問題。該系統(tǒng)能夠很好的解決如此多的會議室預約管理問題，無論會議室的大小及規(guī)模，都可以通過兩種方式來實現(xiàn)會議預約：一是在每個會議室之外安裝顯示觸摸屏系統(tǒng)，實現(xiàn)會議的預約；二是通過辦公電腦，在OA系統(tǒng)上實現(xiàn)會議預約。

2.1 通過觸摸屏能夠實現(xiàn)

◆ 顯示當前會議室的使用情況，會議室占用、空閑等狀態(tài)；

◆ 顯示當前會議室的預約情況，可以預先看到本會議室在不同時間段的預約情況及與會簡要內容；

◆ 如果當前會議室正處于空閑狀態(tài)，而且當前時間段也無人預約，那么可以即時占用，通過觸摸屏的Reserve就可以即時預定；

◆ 外面的人員可以通過觸摸屏顯示狀態(tài)知道會議室內的使用情況，而不需要開門進入察看，以免打擾會議室內的活動；

◆ 可以通過觸摸屏查詢會議預約情況，并可以通過觸摸屏權限認證后控制會議室內的燈光、投影、幕布等相應模式；

◆ 會議預約無需向會議室管理員申請，只需要通過Roomview Server察看預留會議室，然后確認房間同時發(fā)送郵件給與會人員，只需通過一封郵件，就可以既預定了會議室，同時又通知了參加會議的人員時間、地點、內容。

會議觸摸屏預約界面，如圖2所示。

圖2

通過會議預約管理系統(tǒng)，會議發(fā)起者無需每次繁瑣地去尋找空閑會議室，匆忙地準備會議，通知大家開會。完全可以有條不紊地在最短時間內把所有的事情都處理好，大大地提高了工作效率，不再為開會而煩惱。同時，不再需要大量的會議管理人員忙得團團轉，只需要幾名普通的保潔人員在會議結束后按時清理房間衛(wèi)生即可，而無需對會議室內的燈光、AV、窗簾、投影等設備維護和操控，整個環(huán)境可以由會務系統(tǒng)集中管理、定時管理、分時管理、無人自動恢復管理等多種模式管理。

智能會議預約系統(tǒng)流程圖，如圖3所示。

圖3 Crestron智能化會議預約管理流程

2.2 通過辦公電腦在OA系統(tǒng)上進行會議預約及審批

（1）會議預訂可以通過OA系統(tǒng)登錄后直接進行網上預訂，個人電腦無需安裝任何終端軟件。

（2）在會議預訂時，預訂人員可通過查詢會議室及其設備的狀態(tài)、會議通知、預定情況等相關信息瀏覽會議室的預定情況。

（3）在會議預訂時，系統(tǒng)能夠提供會議室基本信息，包括會議室名稱、地點、容納人數(shù)、設施情況、位置、圖片等信息，當預訂人員進行預訂、選定會議室時，系統(tǒng)同時顯示會議室的名稱、面積、狀態(tài)、類型、位置等信息，使預訂人員更直觀更快捷地選擇會議室；能實現(xiàn)會議室分組、分批管理。

（4）有自動審批功能，以先到先得原則進行審批，系統(tǒng)能檢測到會議室的預訂情況，自動批轉該申請。

（5）為了處理重要會議情況，系統(tǒng)具有手動審批功能；會議預訂過程中，系統(tǒng)管理員能夠進行人工干預，例如會議室預留、人工審批、強制取消預訂等。

（6）會議審批通過后，預訂人員可以在網上選擇發(fā)布會議預訂信息：會議名稱、會議地點、會議時間、會議通知等；并可以預先上傳會議內容供參會人員提前下載觀看。

（7）系統(tǒng)可與信息發(fā)布系統(tǒng)進行互聯(lián)，能夠自動將預訂好的會議基本信息（會議名稱、會議地點、會議內容等）適時地發(fā)布于相應會議室的電子顯示屏上，方便參會人員查找會議室。

（8）系統(tǒng)可與郵件服務平臺、短信服務平臺、通信錄互聯(lián)，自動把會議通知和會議相關信息通過郵件或短信的方式發(fā)送給會議的參會人員。同時通過自動回復功能，系統(tǒng)能夠自動確認接收人員是否收到。

（9）如會議地點、時間發(fā)生變化或者會議被取消，系統(tǒng)能夠自動根據(jù)會議變更內容，通過郵件、短信方式通知參會人員。

（10）在會議開始10分鐘前，系統(tǒng)能夠通過郵件、短信等方式自動提醒會議的出席人員，保障會議能夠準時開始。

2.3 會議數(shù)據(jù)統(tǒng)計及分析

（1）能夠通過多種方式查詢（名稱、時間、參會人員等）會議類型及會議室的情況等。

（2）能夠查詢會議跟蹤事項的辦理結果（包括設備故障維護、系統(tǒng)更新等）。

（3）能夠統(tǒng)計出故障及使用率最高及最低的會議室。

（4）能夠統(tǒng)計出出勤及缺勤率最高的員工。

（5）能夠統(tǒng)計出故障及使用率最高及最低的設備。

（6）能夠統(tǒng)計每間會議室的使用率、使用時間及故障率。

（7）能夠統(tǒng)計設備的使用率、故障率及維護率。

（8）能夠按年按月統(tǒng)計各部門使用會議室的情況及出勤率。

（9）能夠按年按月統(tǒng)計個人召開會議的情況及出勤率。

（10）能夠按年按月統(tǒng)計某單位會議室的情況。

（11）能夠按年按月統(tǒng)計后勤服務費用支出及收入等數(shù)據(jù)進行統(tǒng)計和分析。

（12）能夠統(tǒng)計某項目的會議次數(shù)、會議時間、會議記錄、參會人數(shù)。

（13）能夠統(tǒng)計某單位開展會議的時間、參會人數(shù)、會議費用及后勤服務費用（餐飲、水果、點心、文具等）。

通過建設一套集會議預定統(tǒng)籌、會務集中管理、設備智能控制、數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析為一體的智能化會務管理服務系統(tǒng)，實現(xiàn)會議簡單快捷預定、通知高效及時發(fā)布、后勤服務自動統(tǒng)籌、會議過程自動提示、參會人員自動確認、各種設備智能控制、故障維護自動報警、會務管理智能高效、會務人員統(tǒng)計分析等功能。從而實現(xiàn)會議全程智能化、自動化、電子化，保障會議中心的高效運行。以簡單的管理操作完成繁鎖的工作任務，提高工作效率，減少差錯率，節(jié)省成本。