二、組織沿革

組織沿革是系統(tǒng)記載一個(gè)機(jī)關(guān)、企業(yè)、地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的體制、組織機(jī)構(gòu)和人員編制變革情況的一種編研材料。它分為機(jī)關(guān)組織沿革、企業(yè)組織沿革、地區(qū)組織沿革和系統(tǒng)組織沿革等幾種類(lèi)型。內(nèi)容大致包括機(jī)關(guān)（企業(yè)、地區(qū)、系統(tǒng)）概況、機(jī)構(gòu)名稱(chēng)改變、地址遷移、成立、撤銷(xiāo)或合并時(shí)間、隸屬關(guān)系、性質(zhì)和任務(wù)、職權(quán)范圍、領(lǐng)導(dǎo)人員變動(dòng)、編制擴(kuò)大與縮小，以及內(nèi)部機(jī)構(gòu)設(shè)置等方面變化情況。

1.組織沿革的體例

一般說(shuō)來(lái)，組織沿革的編寫(xiě)體例主要有編年法、系列法和階段法。

編年法是按年代順序逐年編列出某一機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及其負(fù)責(zé)人情況的方法。編年法能比較清楚地反映出機(jī)關(guān)組織機(jī)構(gòu)產(chǎn)生、發(fā)展變化的脈絡(luò)，符合組織沿革的“時(shí)間性”要求。它比較適用于組織機(jī)構(gòu)常有變化的機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)的組織沿革的編寫(xiě)。

系列法是以組織機(jī)構(gòu)為主線(xiàn)，對(duì)每一組織機(jī)構(gòu)及其主要負(fù)責(zé)人沿襲變化的始末進(jìn)行系列編寫(xiě)的方法。系列法能夠比較清楚地反映出機(jī)關(guān)的整個(gè)組織體系和每一組織機(jī)構(gòu)及其負(fù)責(zé)人變化的歷史線(xiàn)索。系列法要求一個(gè)機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)有多少機(jī)構(gòu)，在組織沿革中也相應(yīng)地列出多少個(gè)機(jī)構(gòu)系列。它比較適用于組織結(jié)構(gòu)相對(duì)穩(wěn)定、變化不大的機(jī)關(guān)組織沿革的編寫(xiě)。

階段法是根據(jù)機(jī)關(guān)或地區(qū)或?qū)I(yè)系統(tǒng)發(fā)展歷史上的重大變化，自然地分為若干階段，然后在每一個(gè)階段內(nèi)劃分為若干系統(tǒng)系列進(jìn)行編寫(xiě)的方法。階段法符合黨政機(jī)關(guān)的發(fā)展呈現(xiàn)出一定的階段性、在一定的階段內(nèi)又保持相對(duì)穩(wěn)定的特點(diǎn)，能比較完整地反映機(jī)關(guān)內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)、人員編制、領(lǐng)導(dǎo)成員以及主要職能、隸屬關(guān)系的沿襲和變革的歷史線(xiàn)索，使人們對(duì)整個(gè)機(jī)關(guān)各階段內(nèi)的組織沿革一目了然。

2.組織沿革的形式

組織沿革的形式有以下幾種：文字?jǐn)⑹龅男问?、圖表的形式和文圖并用的形式。在編寫(xiě)中，通常對(duì)歷史沿革、主要職能和任務(wù)部分多用文字?jǐn)⑹?，?duì)機(jī)構(gòu)、人員變化情況則多用圖表。這樣文圖并茂，既能減少篇幅，又條理清楚、便于查找。

三、全宗指南

全宗指南是以全宗為對(duì)象，以文章敘述的形式，報(bào)道立檔單位及其所形成的檔案的內(nèi)容、成分等情況的檔案參考資料，又稱(chēng)全宗介紹。

全宗指南的內(nèi)容包括：

1.立檔單位和全宗的歷史概況。此部分可簡(jiǎn)要敘述立檔單位成立的時(shí)間、人數(shù)、機(jī)構(gòu)設(shè)置情況，主要領(lǐng)導(dǎo)的配備，立檔單位的性質(zhì)、任務(wù)及主要職能活動(dòng)，隸屬關(guān)系以及全宗歷史的沿革等。

2.全宗內(nèi)檔案內(nèi)容和成分的介紹。這是全宗指南的主體部分。主要敘述檔案的來(lái)源（文件的作者）、內(nèi)容、形式（文件的種類(lèi)、制成材料等）、可靠程度、時(shí)間和利用價(jià)值。關(guān)于介紹方式，一般有按檔案內(nèi)容和立檔單位的組織機(jī)構(gòu)介紹兩種方式。具體采用哪種方式需要考慮檔案系統(tǒng)化基礎(chǔ)和如何便于利用等問(wèn)題。

按檔案內(nèi)容介紹全宗內(nèi)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)根據(jù)立檔單位的工作性質(zhì)和工作任務(wù)確定一定的大題目和小題目。在介紹每一題目的檔案時(shí)，首先應(yīng)當(dāng)指明題目的準(zhǔn)確名稱(chēng)，其次說(shuō)明該題目檔案所屬時(shí)間和案卷的數(shù)量，然后再進(jìn)一步介紹該題目范圍內(nèi)檔案的內(nèi)容和成分。按組織機(jī)構(gòu)介紹檔案時(shí)，首先指出該組織單位的名稱(chēng)（包括以前使用過(guò)的名稱(chēng)）和存在時(shí)間，其次指明該組織單位的工作職能、任務(wù)和案卷的數(shù)量，然后再介紹該組織單位內(nèi)的檔案內(nèi)容和成分。如果組織單位內(nèi)的檔案數(shù)量較多，可以在組織單位內(nèi)擬定若干小標(biāo)題（即小題目），然后按小標(biāo)題敘述該組織單位的檔案。

在具體介紹全宗內(nèi)各部分檔案時(shí)，可采取三種方式：

第一種是簡(jiǎn)要介紹。即將各案卷綜合、概括地介紹。這種方法的好處是篇幅短小精煉，編寫(xiě)迅速，閱讀方便。但是因?yàn)楸容^簡(jiǎn)略，可能就難以滿(mǎn)足利用者全面詳細(xì)的要求。

第二種是詳細(xì)介紹。即將案卷逐個(gè)介紹，甚至注明卷號(hào)、起止日期、頁(yè)數(shù)等。它可以為利用者提供較多的信息，但篇幅較長(zhǎng)，閱讀費(fèi)時(shí)，因此這種方法一般適用于具有特別重要價(jià)值的全宗。

第三種是重點(diǎn)與全面相結(jié)合的介紹。即對(duì)一般案卷作綜合、概括介紹，對(duì)特別重要的案卷或個(gè)別文件作比較詳細(xì)的介紹，并指明卷號(hào)、起止日期、頁(yè)數(shù)等具體情況。

3.全宗指南的輔助材料。此部分主要包括：關(guān)于利用全宗內(nèi)檔案材料的說(shuō)明（利用方式、服務(wù)手段、利用效果），有關(guān)立檔單位歷史和全宗歷史的參考資料（自編參考資料的種類(lèi)、數(shù)量）等。