李立軍

在檔案事業(yè)發(fā)展中長(zhǎng)期存在著一個(gè)悖論，這就是檔案信息資源的有限性和社會(huì)公眾對(duì)檔案信息需求的無限性之間的矛盾。面對(duì)這個(gè)問題，傳統(tǒng)模式的檔案工作束手無策。數(shù)字技術(shù)的運(yùn)用使檔案信息與檔案實(shí)體實(shí)現(xiàn)了分離，通過網(wǎng)絡(luò)讓檔案信息能夠最大限度地滿足社會(huì)公眾的需求，即檔案信息資源的整合與共享。這不僅是在有限資源和無限需求之間的一個(gè)平衡點(diǎn)，而且是建設(shè)方便人民群眾的檔案利用體系的工作重點(diǎn)。

北京市檔案信息資源的整合與共享工作經(jīng)過多年扎實(shí)、穩(wěn)步地實(shí)踐，隨著“十二五”的開局，迎來了更好的發(fā)展階段。

一、北京市檔案信息資源整合與共享實(shí)踐的回顧

北京市檔案信息資源的整合與共享工作始于1992年。從北京市檔案資料目錄中心的成立到檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，從檔案目錄信息資源的整合到實(shí)施全面數(shù)字化戰(zhàn)略，從市檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上推出開放檔案案卷目錄和部分全文數(shù)據(jù)到以民生檔案信息資源為切入點(diǎn)的共享試點(diǎn)，我們?yōu)闄n案信息資源的整合與共享奠定了基礎(chǔ)，積累了經(jīng)驗(yàn)。

（一）檔案目錄信息資源整合已初具規(guī)模

1992年，按照國(guó)家檔案局的要求，北京市檔案局（館）成立了北京市檔案資料目錄中心，以完成全國(guó)明清、民國(guó)和革命歷史三個(gè)檔案資料目錄中心下達(dá)的任務(wù)，同時(shí)以北京市檔案館目錄檢索體系建設(shè)為依托，并逐步構(gòu)建覆蓋全市的檔案資料目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。市人大于1997年通過的《北京市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》第三十一條規(guī)定，“市綜合檔案館應(yīng)當(dāng)建立全市性的檔案資料目錄中心，為利用者提供檢索服務(wù)。專門檔案館和區(qū)、縣綜合檔案館以及單位檔案機(jī)構(gòu)按照有關(guān)規(guī)定向市綜合檔案館報(bào)送檔案資料目錄。本市逐步建立綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機(jī)構(gòu)相互聯(lián)通、信息共享的檔案信息網(wǎng)絡(luò)”。

隨著全國(guó)三個(gè)歷史檔案資料目錄中心下達(dá)任務(wù)的完成，我市檔案資料目錄中心將工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移到建國(guó)后檔案資料目錄采集工作上來。根據(jù)北京市檔案信息化建設(shè)的要求，結(jié)合北京地區(qū)檔案基礎(chǔ)建設(shè)實(shí)際情況，從2004年起開展了建國(guó)后檔案全宗概覽、案卷級(jí)目錄和文件級(jí)目錄的采集工作，并制定下發(fā)了采集標(biāo)準(zhǔn)。截止到2006年底，全市綜合檔案館建國(guó)后檔案全宗概覽和案卷級(jí)目錄數(shù)據(jù)已經(jīng)采集完畢，文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)采集工作正在進(jìn)行。

經(jīng)過市和區(qū)縣檔案館多年的共同努力，截至2010年底，目錄中心共采集包括全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)以及部分專題目錄數(shù)據(jù)2357萬(wàn)條。

（二）實(shí)施全面數(shù)字化戰(zhàn)略取得巨大成果

早在1997年，北京市檔案館就開展了館藏檔案數(shù)字化的初步實(shí)踐，對(duì)第一次申辦奧運(yùn)檔案進(jìn)行數(shù)字化；1999年對(duì)館藏聲像檔案進(jìn)行數(shù)字化；2000年對(duì)館藏市政公報(bào)進(jìn)行數(shù)字化。在對(duì)這些試驗(yàn)性的數(shù)字化工作實(shí)踐進(jìn)行總結(jié)、論證基礎(chǔ)上，北京市檔案館于2002年率先提出并開始實(shí)施全面數(shù)字化戰(zhàn)略。截至2010年底，北京市檔案館累計(jì)完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化121萬(wàn)卷，3500余萬(wàn)頁(yè)，占館藏總卷數(shù)的57.8%。館藏照片、聲像檔案數(shù)字化也取得較大進(jìn)展。

在全面數(shù)字化戰(zhàn)略的帶動(dòng)下，各區(qū)縣檔案館及各單位檔案部門也都不同程度地開展了館室藏檔案的數(shù)字化工作。截至2010年底，全市數(shù)字化檔案總量達(dá)到353萬(wàn)卷。

（三）不斷成熟的檔案網(wǎng)站成為重要的技術(shù)平臺(tái)

作為我市檔案信息資源整合與共享的重要平臺(tái)，北京檔案信息網(wǎng)從1997年起步，歷經(jīng)十余年的建設(shè)，已成為全市檔案信息工作的門戶網(wǎng)站。網(wǎng)站的宗旨是為社會(huì)提供及時(shí)、準(zhǔn)確、方便、快捷的檔案服務(wù)，承擔(dān)整合全市檔案信息資源，加強(qiáng)門戶網(wǎng)站與各區(qū)縣檔案信息網(wǎng)站之間的相互交流合作，提供檔案政務(wù)、檔案信息服務(wù)，促進(jìn)檔案教育科研，宣傳全市檔案工作的任務(wù)。

市檔案館在2002年底就實(shí)現(xiàn)了在互聯(lián)網(wǎng)上提供館藏全部開放檔案的目錄檢索服務(wù)。目前，在互聯(lián)網(wǎng)上共有6個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)，81萬(wàn)條開放檔案目錄，可供國(guó)內(nèi)外的利用者在線查詢。

2004年8月，市檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上實(shí)驗(yàn)性地推出28萬(wàn)頁(yè)開放檔案全文的在線閱覽服務(wù)。截至2010年底，市檔案館在互聯(lián)網(wǎng)上共推出180萬(wàn)頁(yè)館藏開放檔案全文，可供社會(huì)公眾在線閱覽。同時(shí)，市檔案館利用政務(wù)網(wǎng)為31個(gè)市屬單位提供了“一對(duì)一”的檔案信息服務(wù)。此外，各區(qū)縣檔案網(wǎng)站亦全部推出了開放檔案目錄及部分?jǐn)?shù)字化全文信息的檢索閱覽服務(wù)。

隨著北京市檔案信息網(wǎng)服務(wù)功能的逐步完善，網(wǎng)站的訪問量逐年遞增。以2011年1月的網(wǎng)站訪問量為例，點(diǎn)擊數(shù)已達(dá)762560次，頁(yè)面瀏覽量為70904頁(yè)。

（四）民生檔案目錄共享試點(diǎn)工作為共享的方式和手段積累了經(jīng)驗(yàn)

實(shí)現(xiàn)建立一個(gè)覆蓋全市的檔案信息資源共享的利用體系的戰(zhàn)略目標(biāo)是一個(gè)巨大的系統(tǒng)工程，必須找準(zhǔn)切入點(diǎn)。

按照國(guó)家檔案局《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見》，北京市檔案局（館）從實(shí)現(xiàn)“兩個(gè)轉(zhuǎn)變”、建立“兩個(gè)體系”的高度，要求市和區(qū)縣檔案局（館）加強(qiáng)館藏民生檔案的整理、審查及開放工作，建立民生檔案專題數(shù)據(jù)庫(kù)，更好地為人民群眾的利用提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。強(qiáng)調(diào)加大檔案信息資源整合力度，逐步擴(kuò)大信息共享范圍。2008年，市檔案局（館）成立課題組對(duì)市檔案館和各區(qū)縣檔案館館藏民生檔案管理與利用服務(wù)現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)研，通過對(duì)各館民生檔案管理和利用現(xiàn)狀進(jìn)行分析，提出在全市國(guó)家綜合檔案館范圍內(nèi)實(shí)現(xiàn)館藏民生檔案信息資源共享的實(shí)施方案，確定了先易后難、分步實(shí)施、逐項(xiàng)推進(jìn)的原則。集中接收綜合檔案館的民生檔案目錄數(shù)據(jù)資源，規(guī)范目錄數(shù)據(jù)格式后分別針對(duì)是否開放檔案目錄采取不同的共享措施提供利用。采取在線或者離線的方式，完善資源共享機(jī)制，不斷深化民生檔案信息資源共享范圍和程度。以此為切入點(diǎn)，力求為最終實(shí)現(xiàn)建立覆蓋全市的檔案信息資源利用體系的目標(biāo)在搭建平臺(tái)和具體實(shí)施方面積累經(jīng)驗(yàn)、奠定基礎(chǔ)。

北京市檔案局（館）就民生檔案信息資源共享工作進(jìn)行了專題研究，批準(zhǔn)了開展全市綜合檔案館民生檔案信息資源共享試點(diǎn)工作方案，要求本著“成熟一批，起步一批”的原則，以民生檔案目錄資源共享試點(diǎn)工作為切入點(diǎn)，統(tǒng)一目錄編制標(biāo)準(zhǔn)，以便資源整合共享，著手思考下一步工作，抓緊準(zhǔn)備，加快推進(jìn)檔案資源共享步伐。

目前，在市和區(qū)縣檔案館的通力合作下，已編制涵蓋市檔案館和全部區(qū)縣檔案館的《全市綜合檔案館館藏民生檔案查閱指南》并在北京檔案信息網(wǎng)上發(fā)布，主要包括民生檔案內(nèi)容、查閱手續(xù)、查閱信息、服務(wù)項(xiàng)目四方面內(nèi)容。按照分布實(shí)施的原則，各館已采集上報(bào)知青和招工檔案目錄373萬(wàn)條，將在統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式及主要檢索項(xiàng)基礎(chǔ)上，分類匯總刻錄光盤，分發(fā)各館提供查閱利用。2011年，我們將進(jìn)一步擴(kuò)展民生檔案目錄信息整合與共享的范圍。

二、北京市檔案信息資源整合與共享工作中存在的問題

上述幾方面工作，不僅是我市檔案信息資源整合與共享在實(shí)踐上的不斷探索，而且是檔案部門思想觀念不斷創(chuàng)新的過程。盡管取得了一定成績(jī)，但總體來說，現(xiàn)有的狀況與首都城市管理和發(fā)展建設(shè)對(duì)檔案信息資源利用需求相比，特別是與社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的多元化需求相比，還存在著非常大的差距。

（一）目錄中心多年整合的目錄信息資源尚未實(shí)現(xiàn)共享

盡管我市檔案資料目錄中心已經(jīng)采集了數(shù)量巨大的目錄數(shù)據(jù)，存儲(chǔ)了相當(dāng)規(guī)模的檔案目錄信息資源，但是要實(shí)現(xiàn)共享還需要做很多工作。由于多種原因，目錄中心的工作還僅僅停留在采集、存儲(chǔ)檔案目錄數(shù)據(jù)的工作狀態(tài)，尚未采取有效的實(shí)現(xiàn)資源共享的方式和手段，還沒有形成一套包括數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)管理、數(shù)據(jù)庫(kù)維護(hù)更新和數(shù)據(jù)提供利用的完整運(yùn)行機(jī)制，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的資源共享。

（二）檔案信息網(wǎng)站尚未有效發(fā)揮其整合檔案信息資源的功能

目前，雖然北京檔案信息網(wǎng)和各區(qū)縣的檔案網(wǎng)站均已推出開放檔案目錄信息的檢索服務(wù)，但基本上處于一種各自為戰(zhàn)、自成一體的工作狀態(tài)。作為檔案系統(tǒng)的門戶網(wǎng)站，北京檔案信息網(wǎng)盡管在一些欄目上整合了區(qū)縣檔案網(wǎng)站的相關(guān)內(nèi)容，但多是工作動(dòng)態(tài)、業(yè)務(wù)活動(dòng)、展覽信息等內(nèi)容，對(duì)于各區(qū)縣的開放檔案目錄信息還未能進(jìn)行有效整合。分析原因，既有檔案目錄數(shù)據(jù)在著錄格式上標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的問題，也有缺乏數(shù)據(jù)整合管理機(jī)制的問題。但更重要的是，我們對(duì)區(qū)縣檔案網(wǎng)站的宏觀管理與統(tǒng)籌規(guī)劃還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。

（三）目錄中心建設(shè)與檔案網(wǎng)站建設(shè)需統(tǒng)籌規(guī)劃、加強(qiáng)融合

加強(qiáng)目錄中心工作和門戶網(wǎng)站建設(shè)是我市檔案信息資源整合共享的重要手段和有效措施。在檔案信息資源整合共享過程中，目錄中心和檔案網(wǎng)站猶如車之兩輪、鳥之雙翼。目錄中心在今后的檔案信息資源整合共享工作中承擔(dān)著巨大的數(shù)據(jù)整合業(yè)務(wù)平臺(tái)作用，為作為共享技術(shù)平臺(tái)的檔案網(wǎng)站提供充足的檔案數(shù)據(jù)信息支持。檔案信息網(wǎng)站為社會(huì)公眾提供的檔案數(shù)據(jù)信息越多，就能在更大程度上滿足社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的多元化需求。因此，必須進(jìn)一步加強(qiáng)目錄中心與檔案信息網(wǎng)站之間的統(tǒng)籌考慮、整體規(guī)劃、形成合力，并在今后的數(shù)字檔案館建設(shè)中發(fā)揮和承擔(dān)重要的核心支撐作用。

三、北京市檔案信息資源整合共享展望

劉淇書記在市委十屆七次全會(huì)上提出，“要從建設(shè)世界城市的高度，審視首都的發(fā)展建設(shè)，提高科學(xué)發(fā)展的水平，規(guī)劃建設(shè)的檔次和服務(wù)管理的水平”。2010年11月30日市委十屆八次全會(huì)通過的《關(guān)于制定北京市國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展“十二五”規(guī)劃建議》中提出了包括“文化大發(fā)展大繁榮”的今后五年首都經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展的主要目標(biāo)，提到了包括“檔案館”在內(nèi)的公共文化設(shè)施與服務(wù)質(zhì)量要達(dá)到世界先進(jìn)水平，使北京城市文化軟實(shí)力顯著提升。市檔案局（館）局（館）長(zhǎng)陳樂人同志要求檔案部門“要高起點(diǎn)、用長(zhǎng)遠(yuǎn)和具有戰(zhàn)略的眼光去看待審視我們的工作，要把我們的工作拿到全國(guó)去比，拿到世界去比”。作為北京城市文化軟實(shí)力的重要組成部分，實(shí)現(xiàn)建立一個(gè)覆蓋全市的檔案信息資源共享的利用體系的戰(zhàn)略目標(biāo)，務(wù)必要站在建設(shè)世界城市的高度看待我市檔案信息資源的整合共享工作。

2009年10月召開的全國(guó)檔案館工作會(huì)議確定了要用十年時(shí)間建成“覆蓋人民群眾的檔案資源體系”和“方便人民群眾的檔案利用體系”的工作目標(biāo)，強(qiáng)調(diào)各級(jí)國(guó)家檔案館要積極以多種形式進(jìn)行檔案資源整合，推進(jìn)檔案信息資源的社會(huì)共享。

剛剛印發(fā)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》提出，要實(shí)施公共檔案信息資源共享服務(wù)工程項(xiàng)目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務(wù)平臺(tái)，為社會(huì)提供全方位的檔案信息服務(wù)。

今后一個(gè)時(shí)期，北京市檔案信息資源整合與共享工作將在總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步向深度和廣度發(fā)展。

從深度發(fā)展來看，將從全市綜合檔案館館藏民生檔案信息資源共享試點(diǎn)這個(gè)切入點(diǎn)轉(zhuǎn)而向覆蓋全市綜合檔案館館藏開放檔案信息資源的共享推進(jìn)。北京市檔案局（館）已經(jīng)確定了檔案信息資源共享的階段性目標(biāo)：到2012年，實(shí)現(xiàn)全市國(guó)家綜合檔案館館藏開放檔案案卷級(jí)目錄信息資源的共享；到2015年，實(shí)現(xiàn)全市國(guó)家綜合檔案館館藏開放檔案文件級(jí)目錄信息資源的共享。隨著檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)，隨著檔案法律、規(guī)章等政策、措施的逐步完善，我市將逐步實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化全文的信息資源共享。

從廣度發(fā)展來看，北京市檔案資料目錄中心作為我市檔案信息數(shù)據(jù)整合業(yè)務(wù)平臺(tái)，在繼續(xù)做好采集整合全市綜合檔案館館藏檔案目錄信息的基礎(chǔ)上，適時(shí)開展面向?qū)ｉT檔案館和單位檔案機(jī)構(gòu)的檔案目錄采集整合工作，為實(shí)現(xiàn)《北京市實(shí)施〈中華人民共和國(guó)檔案法〉辦法》所規(guī)定的“……本市逐步建立綜合檔案館、專門檔案館和單位檔案機(jī)構(gòu)相互聯(lián)通、信息共享的檔案信息網(wǎng)絡(luò)”的目標(biāo)做好準(zhǔn)備。同時(shí)，逐步改變以往主要以文書檔案目錄為采集整合內(nèi)容的局面，不斷豐富和完善目錄中心的數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)。

我市檔案信息資源整合共享的總體布局是，充分發(fā)揮我市檔案資料目錄中心的職能，統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一組織，整合包括全宗級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)目錄數(shù)據(jù)以及全文數(shù)據(jù)的覆蓋全市的檔案信息資源。在統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范數(shù)據(jù)格式的基礎(chǔ)上，依托北京市檔案信息網(wǎng)和各區(qū)縣檔案網(wǎng)站，搭建網(wǎng)絡(luò)共享平臺(tái)，完善共享機(jī)制，不斷拓展和延伸檔案信息資源共享的廣度和深度，最終實(shí)現(xiàn)建立覆蓋全市的檔案信息資源共享體系，為提升北京城市文化軟實(shí)力，實(shí)現(xiàn)建設(shè)世界城市的宏偉目標(biāo)做出北京檔案人應(yīng)有的貢獻(xiàn)。