鄺仕升 陳火林

(江門市環(huán)境監(jiān)測中心站，廣東 江門 529000)

1.引言

編寫環(huán)境質(zhì)量報(bào)告書是一項(xiàng)內(nèi)容繁雜、協(xié)作緊密且工作量十分龐大的工作。通常其不同的章節(jié)由不同的編寫人員負(fù)責(zé)完成，最后匯總形成一個(gè)完整的圖文并茂且內(nèi)容豐富的word文檔。在這個(gè)編寫匯總的過程中經(jīng)常會(huì)遇到各種各樣的問題。這里淺談一二。

2.數(shù)據(jù)表

一般情況下，報(bào)告書頁面設(shè)置要求是縱向，頁眉、頁碼分別處在上下位置，當(dāng)碰到列數(shù)多或?qū)挾却蟮臄?shù)據(jù)表時(shí)則需要將表格旋轉(zhuǎn)縱向豎放，這時(shí)為了同時(shí)滿足以上頁面設(shè)置要求，word則表現(xiàn)得力不從心。常規(guī)解決方法把該數(shù)據(jù)表頁頁面設(shè)置設(shè)為橫向，表格橫向，但頁眉、頁碼只可橫向，分別位于表格的上下位置，即紙張同正文文字內(nèi)容的頁面一同縱向放置時(shí)，處于紙張的左右兩側(cè)，嚴(yán)重影響了整本報(bào)告書的完整性、統(tǒng)一性和美觀性。

如果要實(shí)現(xiàn)頁面設(shè)置為縱向格式，而數(shù)據(jù)表縱向豎放，常規(guī)方法是對Excel做好的數(shù)據(jù)表進(jìn)行截圖，然后將其插入word文檔中指定頁面內(nèi)，調(diào)整其旋轉(zhuǎn)角度和大小，就能達(dá)到頁面縱向且表格豎放的要求。但打印結(jié)果顯示，該表格圖片的清晰度非常低，數(shù)字模糊不清。

下面介紹一種方法，不但可滿足頁面縱向，數(shù)據(jù)表豎放的要求，還可實(shí)現(xiàn)打印字跡清晰的完美效果。

操作步驟如下：先在Excel中制作好數(shù)據(jù)表；點(diǎn)擊工具欄的“工具”，選定“自定義”；在“自定義”窗口選擇“命令”選項(xiàng)；在“類別”對話框點(diǎn)擊“工具”；在“命令”對話框找出“照相機(jī)”，用鼠標(biāo)拖至Excel表工具欄，出現(xiàn)“照相機(jī)”圖標(biāo)；選定整個(gè)數(shù)據(jù)表區(qū)域；點(diǎn)擊Excel表工具欄“照相機(jī)”圖標(biāo)；將光標(biāo)移至附近空白單元格區(qū)域，單擊左鍵，生成一副與原數(shù)據(jù)表一模一樣的動(dòng)態(tài)鏈接圖片；把該圖片復(fù)制、粘貼至報(bào)告書word文檔中。設(shè)置圖片旋轉(zhuǎn)角度(-90°)、大小、版式。

此方法制作的圖片主要優(yōu)點(diǎn)如下：

a、圖片為動(dòng)態(tài)鏈接圖片，隨著原始數(shù)據(jù)表內(nèi)容修改，圖片內(nèi)容實(shí)時(shí)更新且格式始終與原始數(shù)據(jù)表保持一致，后續(xù)的修改和編輯相當(dāng)方便；b、圖片為矢量圖，無論放大或縮小，無論旋轉(zhuǎn)角度如何設(shè)置，其清晰度均保持不變，并與正文文字內(nèi)容保持一致，有別于一般截圖放大后字跡明顯模糊的特點(diǎn)。

引申：Excel表的照相機(jī)是一個(gè)極強(qiáng)大的功能，可以推廣到很多方面的使用。

1、在同一個(gè)工作表，有時(shí)由于橫列太多，我們需要的數(shù)據(jù)往往不在同一頁面，這時(shí)使用照相機(jī)功能，拍照多個(gè)不同單元格在一起，方便查看比較，省去編寫公式的麻煩。2、在同一個(gè)Excel工作簿多個(gè)不同的工作表，甚至是多個(gè)不同的工作簿，內(nèi)容格式都是一樣的，只是年份和內(nèi)容不一樣，而現(xiàn)在只需要每個(gè)工作表或者工作簿的部分內(nèi)容，這時(shí)可以分別拍照放在一起查看或者打印，極大提高工作效率。

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3、可以設(shè)置在任何位置隨意打印，效果滿意。

4、數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)更新，原始數(shù)據(jù)改變，拍照圖片也跟隨改變。

3.匯總在一個(gè)word文檔，不同章節(jié)的連接要求：章節(jié)之間插入圖片，無頁眉和頁腳，但全文頁碼需連續(xù)；頁眉內(nèi)容為章節(jié)名稱，因?yàn)榇蛴殡p面打印，因此頁眉和頁腳位置需設(shè)置為每頁翻頁的外側(cè)。

操作步驟：第一章插入圖片，點(diǎn)擊工具欄的“視圖”，選定“頁眉和頁腳”，增加頁眉和頁腳。在頁眉和頁腳均打一空格，因圖片不設(shè)頁眉和頁腳，但仍作為全文第1頁。

點(diǎn)擊工具欄的“文件”，選定“頁面設(shè)置”，選擇“板式”選項(xiàng)，在“節(jié)的起始位置”選擇“奇數(shù)頁”，在“頁眉和頁腳”選擇“奇偶頁不同”。

第一章第一節(jié)，點(diǎn)擊工具欄的“插入”，選定“分隔符”，選擇“下一頁”按確定。光標(biāo)出現(xiàn)在新生成的一頁頁首。

點(diǎn)擊工具欄的“視圖”，選定“頁眉和頁腳”，增加頁眉和頁腳。光標(biāo)出現(xiàn)在頁眉，頁眉上標(biāo)注有“偶數(shù)頁頁眉-第2節(jié)-”、“與上一節(jié)相同”，在“頁眉和頁腳命令窗口”點(diǎn)擊“鏈接到前一個(gè)”，把鏈接斷掉，“與上一節(jié)相同”消失，在頁眉上輸入第一章第一節(jié)名稱；光標(biāo)移至頁腳，在“頁眉和頁腳命令窗口”點(diǎn)擊“鏈接到前一個(gè)”，把鏈接斷掉，“與上一節(jié)相同”消失，在“頁眉和頁腳命令窗口”點(diǎn)擊“插入頁碼”，再點(diǎn)擊“設(shè)置頁碼格式”起始頁碼設(shè)置為“2”。本節(jié)由第2頁開始。

注：頁眉的節(jié)和全文內(nèi)容的節(jié)是兩個(gè)不同的概念。

長按Enter，光標(biāo)至下一頁（第3頁），雙擊光標(biāo)進(jìn)入頁眉，在“頁眉和頁腳命令窗口”點(diǎn)擊“鏈接到前一個(gè)”，把鏈接斷掉，“與上一節(jié)相同”消失，在頁眉上輸入第一章第一節(jié)名稱；光標(biāo)移至頁腳，在“頁眉和頁腳命令窗口”點(diǎn)擊“鏈接到前一個(gè)”，把鏈接斷掉，“與上一節(jié)相同”消失，在“頁眉和頁腳命令窗口”點(diǎn)擊“插入頁碼”。

在偶數(shù)頁把頁眉和頁腳設(shè)置為靠右，在奇數(shù)頁把頁眉和頁腳設(shè)置為靠左。

把第一章第一節(jié)的內(nèi)容復(fù)制粘貼進(jìn)來。

下面章節(jié)步驟同上所示。

有個(gè)必須注意的事項(xiàng)：打印預(yù)覽時(shí)有時(shí)會(huì)出現(xiàn)空白頁的情況，但在文檔中卻沒有這空白頁。原因是插入分隔符的每一節(jié)出現(xiàn)不是奇偶交替的情況，例如頁眉連續(xù)2個(gè)奇數(shù)頁，第一個(gè)奇數(shù)頁后面word文檔默認(rèn)了一個(gè)偶數(shù)頁，所以預(yù)覽時(shí)會(huì)出現(xiàn)這個(gè)偶數(shù)頁的空白頁。文檔全文必須保證插入分隔符的每一節(jié)都是奇偶交替的。

4.結(jié)論

在日常環(huán)境監(jiān)測分析工作中，將獲得大量的原始數(shù)據(jù)，但這些數(shù)據(jù)并不能被政府、環(huán)保職能部門直接使用，需要將其匯總和分析統(tǒng)計(jì)等提煉加工后形成圖表和統(tǒng)計(jì)結(jié)果，最終以報(bào)告書的形式完整的表達(dá)出來。利用本文討論的技巧，將大幅提升報(bào)告書數(shù)據(jù)表和版面設(shè)計(jì)的編寫能力，縮短報(bào)告書編寫周期，提高報(bào)告書整體質(zhì)量和水平。當(dāng)然，在繁雜的報(bào)告書編寫過程中肯定還會(huì)有更多更好的技巧和方法，這有待我們不斷地去研究和探索。

[1]劉爽，王巍慈，藏芝玉.《Word 文檔編排大師》.中國鐵道出版社,2009.

[2]張宇民.《Word 2010高效排版技巧速查手冊》.電子工業(yè)出版社,2011.

[3]九州數(shù)源.《Excel 2007函數(shù)、圖表與數(shù)據(jù)分析》.清華大學(xué)出版社,2009.

[4]Excel Home.《Excel 應(yīng)用大全》.人民郵電出版社,2011.