吳 昊

(西北師范大學(xué) 教育學(xué)院，蘭州 730070)

隨著社會的發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，高校的管理體制也發(fā)生了深刻的變化。1998年，學(xué)校進行了學(xué)院制改革，實行校、院兩級管理，學(xué)校的管理重心下移，二級學(xué)院成為擁有相應(yīng)權(quán)責(zé)的管理實體，承擔(dān)著教學(xué)、科研、學(xué)生管理、綜合安全管理、教輔工作、后勤管理等各項任務(wù)。作為二級學(xué)院的中心樞紐及綜合管理部門，學(xué)院辦公室的職能及所承擔(dān)的任務(wù)大大地增加。如何更好地提高辦公室的工作效能，發(fā)揮二級學(xué)院辦公室的作用，對促進學(xué)校發(fā)展起著至關(guān)重要的作用。筆者將對二級學(xué)院辦公室工作目前存在的問題及對策做如下幾點思考。

1 存在的問題

二級學(xué)院辦公室通常承擔(dān)著學(xué)校各職能部門的相應(yīng)工作，如各類學(xué)生的教學(xué)管理、科研管理、行政管理、黨務(wù)管理、人事管理、實驗室和資料室教輔工作、安全綜合治理、計劃生育、離退休工作、后勤保障等工作，此外，學(xué)院還與社會、相關(guān)科研院所對接，承擔(dān)大量外聯(lián)和接待工作。工作頭緒多、任務(wù)重、隨機性強,辦公室工作人員相對不足，工作能力和水平參差不齊，工作經(jīng)常是疲于應(yīng)付，難以取得實效。

1.1 人員編制相對不足

隨著高校擴招，學(xué)院的教師和學(xué)生人數(shù)呈幾何數(shù)字增長，有的二級學(xué)院師生人數(shù)多達幾千人，辦公室工作量急劇增加，通常每個工作人員至少承擔(dān)兩項工作，有的甚至承擔(dān)四五項工作，編制明顯不足，工作效果無法保證。

1.2 參謀助手作用發(fā)揮不夠

二級學(xué)院辦公室工作繁雜，工作人員普遍存在無過便是功的思想，通常停留在完成學(xué)校各部門、學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)交辦的各類事務(wù)的層面上，埋頭苦干多，建言獻策少，很少從教學(xué)、科研、社會服務(wù)等學(xué)院發(fā)展大局方面為領(lǐng)導(dǎo)出謀劃策。

1.3 服務(wù)意識有待增強

二級學(xué)院辦公室工作以服務(wù)為主，服務(wù)工作應(yīng)包括對領(lǐng)導(dǎo)的服務(wù)、對教職員工的服務(wù)、對學(xué)生的服務(wù)，以及對上級部門和社會的服務(wù)。但是，辦公室工作往往偏重于對學(xué)院內(nèi)部的服務(wù)，而對對外服務(wù)重視不夠；偏重于對領(lǐng)導(dǎo)和教師的服務(wù)，而對學(xué)生的服務(wù)不夠；偏重于對教師教學(xué)的服務(wù)，而對教師科研的服務(wù)不夠；偏重于對師生工作學(xué)習(xí)的服務(wù)，而對師生心理需求關(guān)懷不夠。

1.4 業(yè)務(wù)素質(zhì)有待提高

二級學(xué)院辦公室工作以事務(wù)性居多，任務(wù)繁雜，工作人員經(jīng)常是忙于應(yīng)付，很少抽出時間去系統(tǒng)學(xué)習(xí)現(xiàn)代高等教育管理知識、辦公軟件知識等，業(yè)務(wù)能力提高緩慢，大多依靠經(jīng)驗積累作為支撐。

1.5 管理制度有待完善

二級學(xué)院辦公室管理制度不完善，沒有形成一套制度體系。一種情況是，學(xué)院已有一些管理規(guī)章制度，但或缺少會議制度，或缺少激勵機制；另一種情況是，即便規(guī)章制度比較完備，但因修訂不及時，或長時間未修訂或不切合實際，不能適合學(xué)院發(fā)展的需要。這些情況都容易造成管理的混亂和無序、工作任務(wù)不明確，無法調(diào)動辦公室工作人員的工作積極性。

1.6 團結(jié)協(xié)作不夠

二級學(xué)院辦公室工作很多是綜合性的，需要辦公室成員共同協(xié)作才能完成?！案魅俗話唛T前雪，莫管他人瓦上霜”的思想在辦公室工作人員中也很常見，認(rèn)為只要做好本職工作就行了，與其他同事很少主動溝通交流，團結(jié)協(xié)作意識不強，團隊凝集力下降，容易造成辦公室整體工作上不去。

1.7 待遇偏低

二級學(xué)院辦公室工作人員整天忙于具體事務(wù)，學(xué)習(xí)、研究不夠?；緵]有研究方向，很少撰寫論文、參與或承擔(dān)課題，即便有成果，也是寥寥無幾，且層次較低，職稱普遍不高，待遇上不去，工作積極性受到影響。

2 提高辦公室工作效能的對策

為了盡快適應(yīng)高校管理體制改革后學(xué)院發(fā)展的需要，進一步提高教育管理水平，提高二級學(xué)院辦公室工作效能，發(fā)揮其樞紐作用，更好地為學(xué)院教學(xué)、科研、社會服務(wù)等工作的順利開展提供強有力的后勤保障，辦公室工作應(yīng)做好以下幾方面。

2.1 轉(zhuǎn)變觀念，提高認(rèn)識

二級學(xué)院辦公室是二級學(xué)院的中樞，其工作效能優(yōu)劣將會直接影響到學(xué)院的正常有效運轉(zhuǎn)和學(xué)院的整體發(fā)展。因此，要對辦公室工作給予高度重視，充分認(rèn)識到辦公室工作對校院的教學(xué)管理和科研等方面產(chǎn)生積極而重要的作用，要把辦公室工作與教學(xué)、科研工作放在同等重要的地位，增強辦公室工作人員的自信心，調(diào)動其工作積極性。

2.2 合理配備工作人員

目前，學(xué)校往往只依據(jù)教師和學(xué)生人數(shù)、學(xué)位點數(shù)量等來確定辦公室人員編制。為了更好地適應(yīng)社會和學(xué)校、學(xué)院的發(fā)展，除依據(jù)師生人數(shù)及學(xué)位點數(shù)量外，還要結(jié)合學(xué)院所承擔(dān)的社會服務(wù)工作量(包括對外聯(lián)絡(luò)、院企合作、教育培訓(xùn)等)，綜合權(quán)衡，合理配備辦公室工作人員。

2.3 增強服務(wù)功能

衡量一個辦公室作用能否正常發(fā)揮，一個顯著標(biāo)志就是看其服務(wù)工作質(zhì)量如何[1]。服務(wù)是辦公室的重要職能之一, 服務(wù)搞好了，領(lǐng)導(dǎo)才能從繁忙的工作中解脫出來，能更好地考慮學(xué)科建設(shè)、學(xué)術(shù)發(fā)展和學(xué)院的整體工作；才能讓教師們更加安心地投入教學(xué)科研工作；才能讓學(xué)生在校期間安心學(xué)習(xí)、舒心生活，學(xué)校、學(xué)院事業(yè)全面發(fā)展。因此，一是要搜集準(zhǔn)確、可靠、全面的信息和數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)的研究決策提供依據(jù)，當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手；二是要積極深入師生員工，了解他們的需求，主動為他們提供在教學(xué)、科研、行政等方面的服務(wù)；三是要認(rèn)真總結(jié)和摸索工作規(guī)律，做好計劃安排，為完成上級部門和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)安排的各項工作打好基礎(chǔ)，同時，抽出時間加強學(xué)習(xí)，努力提高服務(wù)意識和工作能力。

2.4 強化參謀和助手作用

二級學(xué)院辦公室參與教學(xué)、科研、行政、學(xué)生、后勤等各方面的事務(wù)管理工作，不僅信息量大而且涉及面廣，各種信息都先匯集到辦公室，在某種程度上比一個學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)接觸學(xué)校、學(xué)院的各方面情況還要多，所以辦公室應(yīng)該善于收集各種信息，應(yīng)該盡量圍繞學(xué)院中心工作和領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心的問題開展信息收集，然后對相關(guān)信息進行分析判斷，及時準(zhǔn)確地給學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供各種信息[2]。為領(lǐng)導(dǎo)決策提供依據(jù)，還要對領(lǐng)導(dǎo)的決策進行反饋，反饋決策是否得當(dāng)，執(zhí)行是否有效，進一步強化學(xué)院發(fā)展的決策力和執(zhí)行力，真正成為領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。

2.5 提高綜合素質(zhì)

二級學(xué)院辦公室處于上傳下達、聯(lián)系左右、銜接內(nèi)外的中心樞紐地位，這對辦公室工作人員提出了很高的素質(zhì)要求。首先，要提高思想政治素質(zhì)，要樹立正確的世界觀、人生觀和榮辱觀，要熱愛本職工作，兢兢業(yè)業(yè)，任勞任怨，富有敬業(yè)精神。其次，要提高業(yè)務(wù)能力。要學(xué)習(xí)高等教育管理相關(guān)知識；要能熟練操作計算機辦公軟件和使用網(wǎng)絡(luò)；要加強文秘知識的學(xué)習(xí)，不斷提高寫作能力；要加強外語學(xué)習(xí)和公務(wù)禮儀學(xué)習(xí)，提高公關(guān)和協(xié)調(diào)能力。第三，要提高心理素質(zhì)。辦公室工作繁雜，接觸面廣，要與不同層次和不同個性的人打交道，因此，在開展工作過程中，要做到熱情大方、自信自強，同時還要謙虛謹(jǐn)慎、戒驕戒躁。第四，要加強培訓(xùn)。學(xué)校每年對辦公室工作人員按不同的工作崗位開設(shè)培訓(xùn)班，聘請相關(guān)專家、學(xué)者作專題報告，有針對性地加強指導(dǎo)，開闊視野，提升工作能力。

2.6 完善管理制度

制度建設(shè)是科學(xué)管理的需要，也是管理科學(xué)化的標(biāo)志[3]。要建立一套完善的二級學(xué)院管理制度體系，將辦公室各項工作納入管理規(guī)范之中，包括辦公室日常管理制度、崗位責(zé)任制和考核制度，如《學(xué)院黨政聯(lián)席會議例會制度》、《學(xué)院黨委會議制度》、《學(xué)院教學(xué)、科研管理制度》、《學(xué)院教職工年度考核及獎懲辦法》、《學(xué)院辦公室崗位責(zé)任制度》、《學(xué)院班主任管理條例》等文件。要規(guī)范工作程序和責(zé)任，并嚴(yán)格按規(guī)章制度辦事，做到事事有章可循、獎懲有據(jù)可依。只有這樣，才能充分調(diào)動辦公室工作人員的積極性。

2.7 培養(yǎng)團結(jié)協(xié)作精神

團結(jié)協(xié)作對任何一個團體來說都是非常重要的，辦公室亦然。辦公室工作雖然分工明確，但有些工作還需要辦公室其他成員的相互協(xié)作與配合才能完成。所謂團結(jié)就是力量，協(xié)作體現(xiàn)精神，辦公室成員團結(jié)協(xié)作就能產(chǎn)生智慧，就能促進各方面工作的發(fā)展。比如，在辦公室實行首問負責(zé)制就是一個很好的辦法。一個問題、一件事情，不管是不是被首問的人的職責(zé)所在，被問者都應(yīng)該認(rèn)真負責(zé)地去完成或移交給相關(guān)的人員去完成，對于不是自己職責(zé)范圍的工作,不能一推了之,這是協(xié)作精神的體現(xiàn)[4]。

[1]朱月華.高校二級學(xué)院辦公室管理若干問題的思考[J].高教論壇,2006,(2):127～129.

[2]錢國英.探索規(guī)律,建設(shè)高水平二級院務(wù)辦公室[J].浙江萬里學(xué)院學(xué)報,2006,(6):127～129.

[3]朱潤華.提高二級學(xué)院辦公室工作水平的思考[J].高教與經(jīng)濟,2009,(3):42～44.

[4]徐文花.提高高校學(xué)院辦公室工作效能的探討[J].科技情報開發(fā)與經(jīng)濟,2007,(7):265～266.