馬榮霞， 穆江萍

（河北民族師范學(xué)院，河北 承德 067000）

高校人事檔案收集工作存在的問題及對策

馬榮霞， 穆江萍

（河北民族師范學(xué)院，河北 承德 067000）

高校人事檔案管理工作是人事工作的重要組成部分，檔案管理工作的質(zhì)量和效率涉及到每個教職工的切身利益。為了使人事檔案材料收集全面完整，對人事檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析并提出解決問題的建議，從而更好的順應(yīng)時代發(fā)展和人事管理的需要。

人事檔案；材料收集；管理工作

高校人事檔案管理工作是組織人事部門的一項最基礎(chǔ)的工作，是高校人事管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高校干部人事管理水平的重要標(biāo)志。人事檔案是記錄每個人的發(fā)展變化，全面反應(yīng)個人所從事的專業(yè)、科研能力和學(xué)術(shù)水平，德、能、勤績的真實情況。加強(qiáng)人事檔案管理對提高人事工作的效率和質(zhì)量具有重要的意義和作用。隨著高校人事制度改革力度的不斷加大，對高校人事檔案管理工作提出了新的要求。檔案材料的收集是人事檔案工作的基礎(chǔ)。如何適應(yīng)高校發(fā)展的要求，確保人事檔案材料的齊全完整，更好地為組織人事部門服務(wù)，充分發(fā)揮人事檔案的作用，在檔案材料收集上應(yīng)認(rèn)真思考和研究。

一、高校人事檔案收集工作中存在的問題

1.檔案意識薄弱

長期以來，高校部分教職工對人事檔案管理工作認(rèn)識不足，缺乏了解，對材料形成以及所起的作用不清楚。不知道人事檔案的歸檔范圍和歸檔要求，不懂人事檔案是組織、人事部門了解和選拔任用的重要依據(jù)，對檔案持無所謂的態(tài)度，甚至有些人認(rèn)為“檔案無用”。對個人檔案材料的短缺很少有人過問。在實際工作中對個人所形成的材料，如獎勵、進(jìn)修、攻讀學(xué)歷學(xué)位等人事檔案歸檔材料不能主動及時的交到人事檔案管理部門存檔，造成人事檔案歸案材料不完整，使人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性受到極大的影響，給人事檔案管理和利用工作埋下隱患。

2.材料收集不及時，缺漏嚴(yán)重

在高校快速發(fā)展的今天，高校師資隊伍建設(shè)是高校管理工作的一個永恒主題，對人才的關(guān)注成為高校求生存求發(fā)展的重心。吸納和引進(jìn)許多高學(xué)歷、高職稱的人才是高校師資隊伍建設(shè)的一個重要內(nèi)容。在日常檔案管理工作中經(jīng)常發(fā)現(xiàn)所引進(jìn)的人才其檔案材料都存在不同程度的缺漏，不是缺入黨材料、就差年度考核表、工資審批表、學(xué)歷學(xué)位材料，有些畢業(yè)生缺高中畢業(yè)生登記表、高考信息材料、高考報考登記表、高校畢業(yè)生登記表、成績單材料等。造成這種現(xiàn)象究其原因主要是各部門檔案管理工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)差，對檔案業(yè)務(wù)不熟悉，責(zé)任感、事業(yè)心不強(qiáng)，工作不認(rèn)真、不細(xì)致，對歸檔材料收集、整理不主動、不及時，致使人事檔案中材料短缺嚴(yán)重。特別是近幾年來人事制度改革不斷深化、人才流動日益頻繁，人才引進(jìn)力度進(jìn)一步加大,人事檔案管理工作出現(xiàn)了復(fù)雜化。隨著近幾年各高校辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大,在社會上引進(jìn)高層次人才日益增加,尤其是從人才市場引進(jìn)的人員檔案材料缺漏現(xiàn)象嚴(yán)重,主要缺入職表、履厲表、職稱表、工資表以及交辦各種保險稅收手續(xù)材料等,無法反應(yīng)其本人曾在哪單位工作過，致使工齡前后無法銜接，他們的切身利益深受影響，引發(fā)一系列的矛盾和糾紛。最近發(fā)現(xiàn)在引高層次人才中，人檔分離，棄檔現(xiàn)象日見增多，在人事調(diào)動中無法正常轉(zhuǎn)遞人檔，給人事管理工作帶來很大的困難，嚴(yán)重影響干部人事檔案完整利用。

3.檔案內(nèi)容失真

高校人事檔案記載教職工個人經(jīng)歷、政治思想、德能勤績等情況，是組織人事部門了解和正確使用每個人的重要依據(jù)。要求收集的材料和內(nèi)容必須真實可信，實事求是，不能摻雜任何水份。但在日常查檔時，我們經(jīng)常發(fā)現(xiàn)有些檔案內(nèi)容填寫的信息前后不一致。由于受利益驅(qū)動，個別人將自己的出生年月寫小,前后相差幾年，參加工作時間寫早，文化程度寫高，使人事檔案材料內(nèi)容失真。這些問題嚴(yán)重影響了人事檔案的真實性和嚴(yán)肅性。給高校組織人事部門辦理考察干部任免、工資晉級、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘及退休年齡認(rèn)定等項工作帶來很多困難。

4.人事檔案管理人員配備不足，業(yè)務(wù)素質(zhì)欠佳

近幾年隨著高校師資隊伍的不斷擴(kuò)大，教師人事檔案數(shù)量遞增，加之個人材料進(jìn)檔頻繁，檔案管理工作任務(wù)日益加重。由于單位領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不夠重視，對高校檔案室專職人員沒有按規(guī)定和要求配備,多數(shù)檔案室由兼職人員管檔，在日常工作中無法保證足夠的時間對人事檔案進(jìn)行專門管理。在檔案管理人員業(yè)務(wù)培訓(xùn)方面，很少有人參加過系統(tǒng)的檔案專業(yè)知識和技能培訓(xùn)，管檔人員對檔案業(yè)務(wù)不精通，缺乏管理知識更新，導(dǎo)致高校人事檔案管理滯后，使檔案管理工作只能在傳統(tǒng)層面上進(jìn)行。這在很大程度上制約了高校人事檔案管理工作水平的提高。

二、對高校人事檔案收集工作的幾點建議。

1.加強(qiáng)宣傳和貫徹《檔案法》提高教職工的檔案意識

《檔案法》是做好檔案工作、發(fā)展檔案事業(yè)的依據(jù)。在做好日常工作中應(yīng)加大對《檔案法》的學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹。使領(lǐng)導(dǎo)、教職工都能了解認(rèn)識高校干部人事檔案工作的地位和作用，以及自己應(yīng)盡的義務(wù)所承擔(dān)的責(zé)任，破除人事檔案的神秘感，讓教職工知情干部人事檔案與自己利益息息相關(guān)。特別是在改革開放市場經(jīng)濟(jì)條件下，干部人事檔案與干部人事制度的改革是密切相關(guān)的，新時期考察任免干部、評定職稱、工資晉級、人員退休等都要以人事檔案的記載為依據(jù)。人事檔案是反映個人在不同時期，不同階段的學(xué)習(xí)、工作經(jīng)歷及社會活動的真實記錄。所以要通過宣傳、學(xué)習(xí)，使廣大教職工了解歸檔材料的要求和內(nèi)容、知道檔案在日常工作生活中的重要作用，了解檔案的重要價值，提高每個人的檔案意識和做好高校人事檔案工作的自覺性，達(dá)成支持檔案工作的共識，形成齊抓共管的合力，促進(jìn)高校人事檔案工作的良性發(fā)展。

2.建立歸檔材料的收集網(wǎng)絡(luò)

實現(xiàn)檔案材料收集、歸檔和鑒別的規(guī)范化。干部人事檔案管理質(zhì)量的提高重要一條就是要及時收集和補(bǔ)充檔案材料，而檔案的收集涉及各部門的每一個在崗人員，所以要做好各部門領(lǐng)導(dǎo)工作，使他們在思想上對檔案工作引起足夠的重視，真正把人事檔案工作列入工作的議事日程，當(dāng)作一件經(jīng)常性的大事來抓。各部門要選拔作風(fēng)正派責(zé)任心強(qiáng)、勤懇工作的同志負(fù)責(zé)本部門的檔案材料收集工作，要建立一個縱橫交織、上下貫通的檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，教育兼職工作人員要認(rèn)真履行職責(zé)，按要求做好材料收集歸檔工作、及時上交檔案材料。檔案部門要定期做好兼職檔案人員的培訓(xùn)指導(dǎo)工作，不斷提高他們的工作技能和理論水平，把檔案材料收集工作做的更細(xì)、更好，變被動收集為主動收集形成人事檔案材料收集網(wǎng)，保證歸檔材料齊全完整。

3.加強(qiáng)人事檔案管理規(guī)范化

目前人事檔案內(nèi)容出現(xiàn)失真現(xiàn)象較多在日常檔案管理工作中，應(yīng)加大對檔案規(guī)范化管理，保障人事檔案的真實性。首先要提高全體教職工的檔案意識，重視和理解檔案作用，對自己所填寫的材料信息要做到求真務(wù)實，不得有虛假現(xiàn)象發(fā)生。其次，要加大宣傳《檔案法》力度，加強(qiáng)法制教育，提高全體教職工道德素質(zhì)和法律意識，做到“有法必依”，執(zhí)法必嚴(yán)，違法必糾。第三，嚴(yán)把材料入口關(guān)。要從制度上規(guī)范檔案管理，保證檔案內(nèi)容真實可信，要做好檔案材料的鑒別收集、歸檔和整理工作，對歸檔材料都要逐個核對，發(fā)現(xiàn)檔案材料前后矛盾等不一致情況，要認(rèn)真嚴(yán)格審核認(rèn)定，不得隨意歸檔入卷。只有把好材料入口關(guān)，才能從根本上杜絕檔案失真現(xiàn)象發(fā)生，維護(hù)人事檔案材料的真實性。

4.加強(qiáng)隊伍建設(shè)，強(qiáng)化人事檔案管理人員的素質(zhì)

當(dāng)今高校快速發(fā)展，干部人事檔案工作是一項政策性、專業(yè)性、服務(wù)性和保密性較強(qiáng)的工作。它對從事這項工作人員的政治素質(zhì)、科學(xué)文化和專業(yè)知識的要求都比較高，因此，檔案管理人員首先必須要有高度的愛崗敬業(yè)精神和強(qiáng)烈的事業(yè)心、責(zé)任感，潛心于人事檔案管理工作中去，維護(hù)檔案的完整和安全。其次，要不斷更新知識，對檔案工作人員要進(jìn)行必要的培訓(xùn)，學(xué)習(xí)新知識、新技術(shù)、拓寬專業(yè)知識面、優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)，掌握應(yīng)用計算機(jī)和其他有關(guān)方面的知識技能。隨著人事檔案管理的信息化建設(shè)的發(fā)展、檔案管理人員還要加強(qiáng)專業(yè)素養(yǎng)、培養(yǎng)造就一批掌握現(xiàn)代科技技術(shù)的復(fù)合型檔案管理人員，只有這樣才能適應(yīng)信息化要求的合格檔案管理人才，才能提升高校檔案管理與服務(wù)水平，實現(xiàn)檔案工作的現(xiàn)代化和信息化。

綜上所述，高校人事檔案在收集工作中，要加大檔案法規(guī)的宣傳力度，增強(qiáng)每個人的檔案意識，明確檔案材料的歸檔范圍和內(nèi)容，將應(yīng)歸檔的材料及時收集隨時歸檔，確保高校人事檔案材料齊全完整。

G472.4

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1005-1554（2011）01-0110-02

2010-12-10

馬榮霞（1958-），女，河北灤平縣人，河北民族師院人事處高級政工師。