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        論中小企業(yè)內(nèi)控制度的完善①

        2011-04-07 21:03:58周紅輝
        關(guān)鍵詞:制度設(shè)計企業(yè)

        周紅輝

        (1.平安電氣股份有限公司湖南湘潭411100;2.湖南大學(xué)工商管理學(xué)院湖南長沙410082)

        論中小企業(yè)內(nèi)控制度的完善①

        周紅輝1,2

        (1.平安電氣股份有限公司湖南湘潭411100;2.湖南大學(xué)工商管理學(xué)院湖南長沙410082)

        中小企業(yè)在設(shè)計內(nèi)控制度時缺乏前瞻性和系統(tǒng)性、缺乏針對性和可操作性、缺乏導(dǎo)向性和靈活性、缺乏層次性和順序性。低水平的內(nèi)控制度無法在企業(yè)健康發(fā)展中做出應(yīng)有貢獻(xiàn),中小企業(yè)設(shè)計內(nèi)控制度必須緊密結(jié)合自身和外部環(huán)境實際,明確原則,突出內(nèi)容,注重程序。

        中小企業(yè);內(nèi)控制度;強(qiáng)基固本

        企業(yè)是從事生產(chǎn)、流通、服務(wù)等經(jīng)濟(jì)活動,以生產(chǎn)或服務(wù)滿足社會需要,實行自主經(jīng)營、獨立核算,依法設(shè)立的一種盈利性的經(jīng)濟(jì)組織。它是社會組織的一種,是市場經(jīng)濟(jì)的主體,在人們?nèi)粘I钪杏兄豢商娲牡匚缓陀绊?。根?jù)注冊資本、員工數(shù)量、經(jīng)營規(guī)模等不同指標(biāo),可分為大型企業(yè)和中小型企業(yè)。當(dāng)前我國人口眾多,就業(yè)壓力大,生產(chǎn)力發(fā)展極不平衡。社會各界應(yīng)大力支持中小企業(yè)健康成長,充分發(fā)揮他們在安排就業(yè)、活躍市場等方面的重要作用。

        我國中小企業(yè)在發(fā)展過程中困難重重,主要表現(xiàn)為籌資融資難、市場推廣難、技術(shù)創(chuàng)新難。要解決這些困難,既要求外部環(huán)境適宜,又要求中小企業(yè)自身不懈努力。很多業(yè)主(或管理者)確實也為企業(yè)生存發(fā)展壯大付出了艱辛努力:請客吃飯忙融資,東奔西走跑市場,訴苦喊累要政策。然而其往往忽視了企業(yè)強(qiáng)基固本的基礎(chǔ)工作,像制定科學(xué)發(fā)展戰(zhàn)略,搭建合理組織架構(gòu),設(shè)計系統(tǒng)運行制度,營造獨特文化氛圍,確定健康價值取向等??傊?,很多中小企業(yè)對內(nèi)部控制重視不夠或者重視不當(dāng),致使企業(yè)發(fā)展缺乏合理的定位、明確的方向和科學(xué)的路徑?;诖?,本文擬就我國中小企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)計中存在的主要問題,建構(gòu)內(nèi)控制度應(yīng)遵循的主要原則等議題提出淺見,以供業(yè)界和學(xué)界批判。

        一 科學(xué)的內(nèi)控制度是中小企業(yè)健康發(fā)展的重要基礎(chǔ)

        企業(yè)是個有機(jī)整體,是為了服務(wù)于既定發(fā)展目標(biāo)和價值追求對內(nèi)外部環(huán)境變化及時做出應(yīng)對、力爭實現(xiàn)效益最大化的復(fù)雜系統(tǒng)。能使由諸多要素構(gòu)成的大系統(tǒng)靈便有效運轉(zhuǎn)的活動就是企業(yè)管理,管理的目的是提高效率和效益。簡單來講,企業(yè)管理離不開制訂發(fā)展目標(biāo),設(shè)計組織框架,應(yīng)對變量影響,提升工作效能,防范化解風(fēng)險等內(nèi)容。而要完成這些管理任務(wù),一項基礎(chǔ)性工作就是建構(gòu)科學(xué)合理的內(nèi)部控制制度。

        何為內(nèi)部控制?R.H.蒙哥利馬在1912年寫的《審計——理論與實踐》一書中提出:內(nèi)部控制是指一個人不能完全支配賬戶,另一個人也不能獨立地加以控制的制度。也就是說,他把內(nèi)部控制直接等同于會計控制。到了20世紀(jì)50年代末,美國注冊會計師協(xié)會把內(nèi)部控制分為內(nèi)部會計控制和內(nèi)部管理控制兩部分,其中內(nèi)部會計控制是基礎(chǔ)。1992年,美國虛假財務(wù)報告委員會下屬的發(fā)起人委員會發(fā)表的COSO報告提出,內(nèi)部控制制度由控制環(huán)境、風(fēng)險評估、控制活動、信息和交流及監(jiān)控五要素組成。這五大要素中,控制環(huán)境是由公司理念、價值取向、員工素養(yǎng)等構(gòu)成的,并將深刻影響企業(yè)行為;風(fēng)險評估是企業(yè)經(jīng)常性行為,它深刻影響企業(yè)投資的安全與收益,是企業(yè)高管必須時刻關(guān)注和思考的重大課題;控制活動是管理層為實現(xiàn)企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略根據(jù)內(nèi)外環(huán)境和信息變化主動做出的回應(yīng);監(jiān)控則主要是根據(jù)既定目標(biāo)評估企業(yè)運行狀況以及時調(diào)整策略;而信息和交流則是為達(dá)到企業(yè)內(nèi)部控制目的不斷收集加工數(shù)據(jù)、反饋決策意見的動態(tài)過程??梢?,企業(yè)內(nèi)部控制既有靜態(tài)的要素構(gòu)成,又有動態(tài)的機(jī)制運轉(zhuǎn)。企業(yè)只有抓好制度建設(shè)、注重企業(yè)文化、掌握內(nèi)外環(huán)境,只有從大局著眼、從關(guān)鍵節(jié)點出發(fā)、從核心部分入手,才能發(fā)揮內(nèi)部控制的基礎(chǔ)性作用。

        企業(yè)內(nèi)部控制由管理控制和會計控制組成,且會計控制是基礎(chǔ)和關(guān)鍵。因此,我國行政主管部門現(xiàn)階段對企業(yè)內(nèi)部控制看重的依然是會計控制,“其目的是確保企業(yè)經(jīng)營活動的效率和效果、經(jīng)濟(jì)信息和財務(wù)報告的可靠性”[1]。這樣做完全符合國情。我國市場經(jīng)濟(jì)機(jī)制建立時間還不長,企業(yè)自律度還不高,企業(yè)監(jiān)管的經(jīng)驗還不足,這一切都決定了我國中小企業(yè)內(nèi)部控制的重點還是會計控制。

        內(nèi)部控制是企業(yè)管理的重要組成部分。過去,我國社會各界對企業(yè)管理存有偏見,認(rèn)為管理活動不屬于能創(chuàng)造新價值的勞動,企業(yè)管理無足輕重。因此,學(xué)術(shù)界對企業(yè)管理研究嚴(yán)重不足,企業(yè)管理者通常憑借經(jīng)驗作為,缺乏科學(xué)理論指導(dǎo)。后來,隨著人們觀念轉(zhuǎn)變和企業(yè)發(fā)展壯大,一些大型企業(yè)開始逐漸重視管理。經(jīng)過多年努力和實踐,目前我國國有大型企業(yè)、著名民營企業(yè)和在華跨國公司的內(nèi)控制度已基本成型并走上了良性發(fā)展軌道??墒?,中小企業(yè)由于規(guī)模較小、人員較少、中間環(huán)節(jié)不多,企業(yè)所有者和經(jīng)營者往往忽略制度體系建設(shè)。即使有些企業(yè)擬訂了制度,也往往是“寫在紙上,掛在墻上”,不去認(rèn)真執(zhí)行。

        中小企業(yè)希望在激烈市場競爭中立足并穩(wěn)健發(fā)展,但卻往往急于求成,不愿從基礎(chǔ)工作抓起。很多企業(yè)主(領(lǐng)導(dǎo))目光短淺,興趣點不在通過辦企業(yè)來實現(xiàn)人生價值或服務(wù)社會,而僅僅是希望賺取物質(zhì)財富。這樣的出發(fā)點決定了他們不會為打造“百年企業(yè)”而高度重視制度建設(shè)。企業(yè)內(nèi)部控制經(jīng)常簡化為對員工金錢方面的獎懲。可事實上,并非所有員工都是純粹的“經(jīng)濟(jì)人”,更多的可能是“理性人”“社會人”。另外,中小企業(yè)主的投資決策往往沒有明確的規(guī)劃和方向,帶有很強(qiáng)的隨機(jī)性和盲目性。這樣一來,他們只會短期操作,給企業(yè)帶來的也只能是負(fù)面效果甚至災(zāi)難。

        中小企業(yè)人員少,關(guān)系網(wǎng)相對簡單。但這不應(yīng)成為忽略內(nèi)部控制制度建設(shè)的借口,而應(yīng)更好地利用其積極的一面,使內(nèi)部控制在企業(yè)發(fā)展中發(fā)揮更大作用。中小企業(yè)重視內(nèi)部控制建設(shè)所帶來的益處包括幾個方面:

        第一,制定制度的過程就是全面了解企業(yè)的過程。要制定出適合的制度體系,就必須對企業(yè)自身情況有清晰全面的認(rèn)知,包括企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)、行業(yè)定位、社會形象、資產(chǎn)總額、技術(shù)水平、員工狀況等;同時,還必須對國際國內(nèi)形勢有基本的了解,熟知國家的相關(guān)政策,了解業(yè)界發(fā)展態(tài)勢,真正做到知己知彼。

        第二,實現(xiàn)制度管人、文化留人,有助于降低管理成本,提高工作效率。怎樣才能調(diào)動不同崗位員工的積極性使他們自覺努力工作、熱愛工作,是所有管理者經(jīng)常思索的問題。通過制定并實施內(nèi)控制度,做到制度規(guī)章面前人人平等,這有利于營造平等和諧的氛圍;企業(yè)文化建設(shè),可讓員工在獲取物質(zhì)財富的同時實現(xiàn)人生價值,可使企業(yè)保持一支穩(wěn)定的員工隊伍。美國著名經(jīng)濟(jì)管理學(xué)家德魯克深刻指出:“今天,真正占主導(dǎo)地位的資源以及絕對具有決定意義的生產(chǎn)要素,既不是資本,也不是土地和勞動,而是文化。”[2]可見,重視企業(yè)文化建設(shè)就是重視最優(yōu)質(zhì)資源的培植和積累。

        第三,加強(qiáng)內(nèi)部控制制度是企業(yè)在競爭中立于不敗之地并發(fā)展壯大的重要保證。市場經(jīng)濟(jì)中的大中型各類企業(yè)就如同航海中的大小船只,自身結(jié)構(gòu)牢固、質(zhì)量過硬是提高抗風(fēng)險抗擊打能力的關(guān)鍵所在。中小企業(yè)要在激烈競爭中立足,就必須有明確的發(fā)展規(guī)劃和定位,必須有理性的科學(xué)決策機(jī)制,必須有完善的內(nèi)部治理結(jié)構(gòu),必須有合理的內(nèi)部控制制度,必須有靈敏的信息處理機(jī)制。只有做實做好這些基礎(chǔ)工作,才能使企業(yè)走得更穩(wěn)、走得更遠(yuǎn)。

        二 中小企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)計存在的主要問題

        當(dāng)前學(xué)界和業(yè)界對中小企業(yè)內(nèi)部控制所存在的問題有基本一致的認(rèn)知:內(nèi)控意識薄弱、內(nèi)控體系殘缺、內(nèi)控結(jié)構(gòu)不合理、內(nèi)控主體素質(zhì)低、內(nèi)控方法不規(guī)范等[3-4]。例如:湖南西部一家1995年成立的木門、木地板生產(chǎn)企業(yè),是湖南省最早從事木地板生產(chǎn)的企業(yè)之一,但到現(xiàn)在員工依然只有二三十人,沒有發(fā)展起來。企業(yè)主在總結(jié)發(fā)展不好的原因時認(rèn)為“關(guān)鍵在于沒有建立起規(guī)范的內(nèi)控制度”。就拿它的財務(wù)管理來說,沒有專職財務(wù)人員,沒有臺賬,往來票據(jù)不存檔,財務(wù)往來情況、企業(yè)負(fù)債和贏利情況、企業(yè)資產(chǎn)總額等數(shù)據(jù)全憑頭腦記憶。這家企業(yè)的情況也許比較極端,更多的中小企業(yè)內(nèi)控制度情況表現(xiàn)為內(nèi)容不全、水平不高。這種狀況與中小企業(yè)設(shè)計內(nèi)控制度的思路方法不對頭有密切的關(guān)系。

        第一,缺乏前瞻性和系統(tǒng)性。內(nèi)控制度設(shè)計應(yīng)該著眼長遠(yuǎn),要把制度設(shè)計納入企業(yè)發(fā)展整體戰(zhàn)略,要有理論根據(jù);應(yīng)該立足現(xiàn)實,要有現(xiàn)實依據(jù),不能憑空想象;切忌憑經(jīng)驗辦事,不能為應(yīng)付一時之需倉促出臺制度,這樣容易產(chǎn)生“一事一制度”現(xiàn)象,形成流水賬,造成制度重疊沖突。例如,某公司涉及員工實習(xí)的制度就有《員工實習(xí)管理制度》《大中學(xué)生實習(xí)制度》,同時在其它事關(guān)員工招聘、培訓(xùn)、薪酬管理等制度中也有相似內(nèi)容。這種制度的重復(fù)建設(shè),最終導(dǎo)致難予執(zhí)行。所以,在設(shè)計內(nèi)控制度時必須嚴(yán)肅以對,通盤長遠(yuǎn)考慮,保證制度的科學(xué)性和權(quán)威性;同時,內(nèi)控制度應(yīng)成體系,要有制度制定規(guī)劃和詳細(xì)方案,各種具體制度的效力要有差別,彼此間關(guān)系要清晰嚴(yán)密。

        第二,缺乏針對性和可操作性。制度的制定不是為了擺設(shè),而是滿足實際應(yīng)用之需。但是很多中小企業(yè)對制度的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識不足,致使思想上不能正確認(rèn)識內(nèi)控制度。既然思想上重視不夠、認(rèn)識不清,那么很多中小企業(yè)在設(shè)計制度時經(jīng)常聘請專家代為設(shè)計和簡單照抄其他公司制度。專家理論水平不容懷疑,但對企業(yè)具體情況熟知程度高低不一,如果單純讓其包辦內(nèi)控制度設(shè)計工作,往往會出現(xiàn)制度本身完美好看、邏輯結(jié)構(gòu)無懈可擊,卻不切實際的情況。還有更多的中小企業(yè),為了省錢或者為了迎接檢查評估,追求形式要件完整,把其它公司的內(nèi)控制度文案拿過來,略作修改就作為自己公司的內(nèi)控制度。結(jié)果,許多中小企業(yè)的內(nèi)控制度僅僅成了擺設(shè),對企業(yè)內(nèi)部控制沒有任何益處。

        也有一些企業(yè)的確想制定一整套內(nèi)控制度,但由于制度設(shè)計人員的專業(yè)技能不強(qiáng),設(shè)計的內(nèi)控制度不適用。例如,某公司深感公司用紙浪費,于是專門制定了《辦公用紙管理制度》,規(guī)定辦公用紙要雙面打印和復(fù)印,廢紙盡量反復(fù)利用。但實際上,該制度是否真正被執(zhí)行,還要視各辦公室工作人員的節(jié)約觀念而定,因為無法組織人專門去檢查執(zhí)行情況,即使有人真的去檢查,員工要毀掉證據(jù)也非常簡單。其實,約束用紙浪費的情況辦法很簡單,削減相關(guān)預(yù)算即可,完全不必專門制定制度。

        第三,缺乏導(dǎo)向性和靈活性。內(nèi)控制度的指導(dǎo)思想、內(nèi)容框架和具體內(nèi)容應(yīng)體現(xiàn)出鮮明的導(dǎo)向性,體現(xiàn)出企業(yè)的價值取向和精神追求。內(nèi)控制度應(yīng)該是指能靈活應(yīng)對內(nèi)外環(huán)境變化,能將企業(yè)風(fēng)險降至最低,并能使企業(yè)利潤上揚(yáng),能治庸治懶激發(fā)員工工作熱情的機(jī)制系統(tǒng)。企業(yè)內(nèi)控制度如果只是等同于罰則,制度規(guī)定過細(xì)過死的話,就無法真正發(fā)揮它的作用,體現(xiàn)它的價值,無法真正得到職工的贊同,實行成本就會很高。內(nèi)控制度應(yīng)該管好關(guān)鍵節(jié)點,降低企業(yè)運行成本,提高企業(yè)經(jīng)營安全度。但是,許多中小企業(yè)內(nèi)控制度主旨不明,焦點模糊,內(nèi)容龐雜,難出成效。比如,某生產(chǎn)型企業(yè)內(nèi)控制度數(shù)量眾多、內(nèi)容瑣碎。其中的《工服管理制度》規(guī)定員工上班必須穿工服,如發(fā)現(xiàn)某員工沒有穿工服,不僅本人要受罰,就連直屬上級都要挨罰;公司行政部的例行工作之一就是檢查員工是否穿了工服。在企業(yè)上班期間,統(tǒng)一穿工服確實有助于營造特有的企業(yè)文化氛圍,也顯得整齊劃一,但這一規(guī)定不能過于機(jī)械僵化,要體現(xiàn)一定的靈活性??傊瑑?nèi)控制度應(yīng)管好該管的,而不是管住容易管的。

        第四,缺乏層次性和順序性。在現(xiàn)實中,許多中小企業(yè)制定內(nèi)控制度的目的不明,長遠(yuǎn)整體規(guī)劃不足,容易導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)控制度框架不全、內(nèi)容殘缺,制度之間難有層次性和順序性。而事實上,企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)的實現(xiàn)是以一系列具體任務(wù)的完成為前提,在完成具體任務(wù)的過程中必然會體現(xiàn)出輕重緩急。沒有層次性和順序性的內(nèi)控制度在實施過程中會處處受阻,難見成效。如果沒有中小企業(yè)內(nèi)控制度的頂層設(shè)計,只是企業(yè)內(nèi)部各部門各自為戰(zhàn),缺乏協(xié)調(diào)統(tǒng)籌,就很容易出現(xiàn)制度間的撞車或者缺位,制度之間難以形成無縫隙銜接的閉環(huán),某些節(jié)點容易形成控制盲區(qū)。

        中小企業(yè)內(nèi)控制度存在的主要問題歸結(jié)來就是戰(zhàn)略意識不強(qiáng)、全局觀念不足、協(xié)調(diào)配合不夠、應(yīng)用效果不佳、設(shè)計思路不清。

        三 完善中小企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)計的思路

        中小企業(yè)內(nèi)控制度建構(gòu)是企業(yè)自身科學(xué)發(fā)展的一項基礎(chǔ)性系統(tǒng)工程,要改變因內(nèi)控制度不完善不科學(xué)給中小企業(yè)健康發(fā)展帶來困擾的局面,就必須在中小企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)計上下功夫。中小企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)計的關(guān)鍵在三個方面。

        第一,明確原則。綱舉目張,只有明確了內(nèi)控制度設(shè)計的基本原則,才能有的放矢地進(jìn)行各項具體制度的設(shè)計和構(gòu)建。在中小企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)計時主要應(yīng)遵循以下原則:從實際出發(fā)原則(也就是靈活性原則)、成本效益原則、重要性原則(也即優(yōu)先原則)、時效性原則、相互牽制原則、領(lǐng)導(dǎo)(業(yè)主)重視原則[4]。換句話說,制度設(shè)計就是要把握全局性、強(qiáng)調(diào)科學(xué)性、重視針對性、突出基礎(chǔ)性。只有在設(shè)計時切實遵循了這些原則,設(shè)計出來的內(nèi)控制度才能符合企業(yè)實際、才能具有順利實施的環(huán)境和機(jī)制。

        第二,抓好內(nèi)容。在中小企業(yè)內(nèi)控制度設(shè)計時,一定要具有“內(nèi)容為王”的意識。不切實際、粗糙糟糕的制度所帶來的負(fù)面影響比制度缺失的結(jié)果還要壞。好的內(nèi)控制度要求覆蓋全面、抓住關(guān)鍵、有序靈活,能有效服務(wù)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。以生產(chǎn)型中小企業(yè)為例,內(nèi)控制度至少涵蓋這么幾項:制度,如《采購管理制度》;流程圖,如《原材料入庫出庫流程圖》;規(guī)范性文本,如《入庫單》《出庫單》;部門和崗位職責(zé),如《采購部職責(zé)》《采購部經(jīng)理崗位職責(zé)》等。設(shè)計制度時一定要內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn),邏輯關(guān)系清晰嚴(yán)密,遣詞造句準(zhǔn)確通俗,具體規(guī)定有根有據(jù)。

        第三,注重程序。程序正義是結(jié)果正義的重要保障。企業(yè)內(nèi)部控制的最佳狀態(tài)是通過制度去管好人。從一定意義上說,需要企業(yè)所有成員都參與到內(nèi)控制度的設(shè)計中來,讓內(nèi)控制度的制定過程成為內(nèi)控制度的宣傳推廣普及的過程。在設(shè)計內(nèi)控制度時,切忌由幾個領(lǐng)導(dǎo)和高管關(guān)起門來拍腦袋制定,然后利用權(quán)力強(qiáng)行貫徹。一般來說,一套成熟的內(nèi)控制度的設(shè)計要經(jīng)過組織動員、任務(wù)分配、調(diào)查分析、起草初稿、部門討論、下發(fā)試用、執(zhí)行反饋和正式定稿八個環(huán)節(jié)。而決定內(nèi)控制度質(zhì)量的關(guān)鍵環(huán)節(jié)是調(diào)查研究、部門討論和執(zhí)行反饋三個耗時累人的環(huán)節(jié)。因此,中小企業(yè)設(shè)計內(nèi)控制度時,要保證做到程序完整、抓住關(guān)鍵、耐心細(xì)致。

        中小企業(yè)是我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展的主力軍之一,內(nèi)控制度是它們實現(xiàn)可持續(xù)健康發(fā)展的基礎(chǔ)性工程,應(yīng)給予高度重視。在設(shè)計內(nèi)控制度時,必須針對容易出現(xiàn)的問題,結(jié)合實際,明確原則,突出內(nèi)容,注重程序。只有思想重視,抓住關(guān)鍵,程序到位,才能設(shè)計出高質(zhì)量的中小企業(yè)內(nèi)控制度。

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        On Improvement of Internal Control Systems of Small and Medium-Sized Enterprises

        ZHOU Honghui1,2

        (1.Ping’an Electric Limited Company,Xiangtan Hunan 411100,China;2.School of Business and Administration,Hunan University,Changsha 410082,China)

        The small and medium-sized enterprises often lack those characteristics of integration,forecasting,systematization,pertinence and operability,guidance and flexibility,hierarchy and sequentiality during the process of designing the internal control system.Based on these,the internal control system is in low level which can not be able to make contribution to a healthy enterprise developing.Therefore,the small and medium-sized enterprises should closely combine the enterprises itself and outside situation as well as define principles,strengthen contents,weight programmes in the process of designing the internal control systems.

        small and medium-sized enterprises;internal control system;basis enhancing and foundation solidifying

        F276.3

        A

        1674-117X(2011)06-0079-04

        2011-10-25

        周紅輝(1976-),女,湖南湘鄉(xiāng)人,平安電氣股份有限公司會計師,湖南大學(xué)2009級MPAcc,主要從事中小企業(yè)財務(wù)管理研究。

        責(zé)任編輯:徐蓓

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