劉 偉，吳志敏，劉曉玲

（1.吉林省水文水資源局白城分局，吉林 白城 137000；2.吉林省畜牧業(yè)學(xué)校，吉林 白城 137000）

1 現(xiàn)狀

1）水文檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，各自開發(fā)的軟件不能互用，缺少一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)。由于信息不能互調(diào)，就不能及時(shí)利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，因而制約了檔案信息電子化的進(jìn)程。

2）在水文檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)上，形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。

3）標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。水文檔案信息管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了水文檔案信息工作電子化。

4）檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

5）檔案信息管理人員的素質(zhì)有待提高。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，管理人員要有較高的知識(shí)層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計(jì)算機(jī)操作。從水文系統(tǒng)檔案部門缺乏現(xiàn)代高技術(shù)人才，其中檔案、信息處理復(fù)合型人才就更奇缺，大部分檔案人員現(xiàn)代技術(shù)水平偏低。盡管引進(jìn)了現(xiàn)代化設(shè)備，仍不能充分發(fā)揮作用。

2 發(fā)展趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無紙化等事物的出現(xiàn)，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀文件為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在，這些檔案的利用方式與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異。這種變化預(yù)示著檔案工作者將面對(duì)更多的機(jī)讀形式以磁盤為載體的檔案。廣大信息檢索者關(guān)心的是信息的內(nèi)容，這些信息可能來自不同的機(jī)讀形式的檔案中，把這些檔案信息綜合系統(tǒng)地提供出來是檔案工作者義不容辭的責(zé)任。不失時(shí)機(jī)地提供有價(jià)值的檔案信息，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。由此看來，檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

3 水文檔案信息電子化的益處

1）可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。目前，大多數(shù)基層檔案館（室），對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用單一，開發(fā)功能簡(jiǎn)單，有的僅僅用于檔案著錄或文件打字貯存，利用的低效率造成人力、物力、財(cái)力和時(shí)間的極大浪費(fèi)，使現(xiàn)代化設(shè)備不能盡其用。

2）水文檔案信息電子化，可一次投入，多次產(chǎn)出，可改變信息加工工作受經(jīng)費(fèi)限制的局面。

3）水文檔案信息電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，既擴(kuò)大了社會(huì)影響，又拓寬了服務(wù)范圍，檔案部門的地位自然也就得到了提高。

4）做好歸檔電子文件的技術(shù)處理工作，實(shí)施電子文件管理戰(zhàn)略。也就是說，通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，即只能讀不能寫的不可更改的文件，從而識(shí)別和保護(hù)電子文件的原始結(jié)構(gòu)，保證電子文件的可靠性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮社會(huì)效用。

5）水文檔案信息電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。但檔案事業(yè)要注意這方面發(fā)展動(dòng)向，超前拿出對(duì)策，使檔案工作適應(yīng)這一客觀形勢(shì)的變化和要求。

4 實(shí)現(xiàn)水文檔案信息電子化需解決的問題

1）解決好水文檔案電子文件的保存問題。以化學(xué)磁性材料為載體的電子文件，從理論上講能夠長(zhǎng)期保存，因?yàn)樗男畔⒆x出是無接觸式的，不存在磨損。電子文件記錄在介質(zhì)層上的信息被密封在塑料保護(hù)層內(nèi)，不怕外界磁場(chǎng)的影響，不會(huì)直接受到空氣中的灰塵、水份及有害氣體的侵害。但是，由于電子文件形成的時(shí)間短，缺乏實(shí)際貯存的驗(yàn)證，所以，電子文件中原始信息的長(zhǎng)期保存問題是有待檔案工作者進(jìn)行深入研究和探討的重要課題。目前，對(duì)于長(zhǎng)久保存的電子文件，需要定期進(jìn)行復(fù)制，以防止信息損失。

2）要掌握先進(jìn)的數(shù)字化技術(shù)，選擇好建庫(kù)軟件，做好水文檔案的著錄和標(biāo)引工作，按照檔案數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，統(tǒng)一著錄項(xiàng)目，統(tǒng)一著錄格式，統(tǒng)一檢索語(yǔ)言，規(guī)范制作數(shù)據(jù)，規(guī)范檢索標(biāo)識(shí)，提高檔案數(shù)據(jù)檢索的準(zhǔn)確性和完整性，使利用者可以迅速準(zhǔn)確、多途徑、多角度地對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息進(jìn)行檢索。

3）要做好水文電子文件歸檔和管理工作，為信息資源開發(fā)奠定基礎(chǔ)。在收集歸檔中，要注意電子檔案的系統(tǒng)性、完整性、真實(shí)性和有效性。

4）要和歸檔人員密切配合，做到多渠道、全方位地收集各種水文電子文件材料。理順關(guān)系、分清各環(huán)節(jié)的職責(zé)范圍，并采取考核、檢查、監(jiān)控等措施防止電子文件分散在各個(gè)部門，杜絕“各自為政”的現(xiàn)象。