薛杰遠

淺議電算化條件下會計前臺記賬存在的問題及對策

薛杰遠

越來越多的單位實現(xiàn)了會計電算化，在會計電算化記帳過程中，經(jīng)常遇到一些問題，如何面對這些問題，怎么去解決，本文就此根據(jù)實踐工作中的經(jīng)驗，淺談一些看法，旨在提高會計電算化工作的質(zhì)量。

會計；電算化；記帳管理

會計電算化是集計算機學(xué)、信息學(xué)、管理學(xué)、會計學(xué)等學(xué)科知識為一體的一門綜合性的邊緣學(xué)科。我國的會計電算化工作，經(jīng)過10多年的發(fā)展，已經(jīng)取得了很好的成績。許多單位在具備條件后，實現(xiàn)了計算機替代手工記賬的飛躍。我單位在2004年開始實現(xiàn)會計電算化工作，經(jīng)過半年的人工與機器并行，徹底甩掉了手工賬，本人在會計前臺崗位工作多年，下面僅就我在實際工作中遇到過的一些問題，做試探討如下：

一、前臺記賬過程中存在的問題

（一）會計人員所掌握的計算機知識不夠

根據(jù)對本地一些單位的調(diào)查得知，目前各單位的會計人員知識層次較低，本科以上文憑所占比例較小，由于諸多因素所限，相當部分財會人員只經(jīng)過短期培訓(xùn)，盡管他們手工業(yè)務(wù)經(jīng)驗豐富，能滿足手工會計核算，但是會計電算化的應(yīng)用對會計人員提出了更高的要求。由于缺乏對網(wǎng)絡(luò)會計基本理論的深入了解，他們就不能靈活運用軟件滿足工作需要。而且當在財務(wù)軟件的使用以及保養(yǎng)和維護遇到問題時，只能找軟件的維護人員，而維護人員又基本上是計算機專業(yè)出身，對財務(wù)知識知之較少，也就是說，懂會計的不懂計算機，懂計算機的不懂會計，雙方不能很好地配合。作為前臺的記賬員在處理業(yè)務(wù)的過程中由于對財務(wù)軟件的應(yīng)用方法掌握的不夠透徹和熟練，對軟件的認識有局限性，出現(xiàn)了故障不能及時排除，導(dǎo)致系統(tǒng)不能正常運行是常有的現(xiàn)象，碰到一些原因機器死機或者有一點小障礙數(shù)據(jù)無法輸入或輸出時，往往會束手無策。如果多一點計算機方面的知識，很多問題都是可以自己解決的，這個問題已成為各單位在實行會計電算化過程中一大障礙。如果計算機專業(yè)知識很匱乏，是難以勝任用計算機處理會計業(yè)務(wù)工作的。

（二）會計人員過多重視賬務(wù)處理功能，忽視管理功能

傳統(tǒng)的會計人員，就是記賬、算賬，而作為現(xiàn)代條件下的新時代會計人員，如果還僅僅滿足于老形式，那么就與時代相脫節(jié)了。目前各個單位使用的會計軟件雖然不同，但功能差別不大，這些軟件大多屬于業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的范疇，只能完成事后記賬、算賬、報賬，以及提供初級管理功能，大多不具有事前預(yù)測、事中控制、事后分析決策等財務(wù)管理功能。而前臺會計人員也往往不重視會計分析。我校財務(wù)目前采用的軟件有工資核算、固定資產(chǎn)核算、學(xué)生收費等等系統(tǒng)，內(nèi)容功能較強，大大節(jié)省了人力和時間，解放了勞動力，可以說相對于過去，財務(wù)人員的工作強度降低了，但是長期以來形成的思維模式，仍然束縛著財務(wù)人員的大腦，我們的記賬人員仍將過多精力用于成本核算、報賬、記賬及簡單的操作上，很少去考慮財務(wù)指標分析體系以及資金供求預(yù)測等等，這樣計算機的功能大大降低，雖然核算功能提高了，但整個財務(wù)管理職能依然沒有改變，這樣的財務(wù)是很難為領(lǐng)導(dǎo)提供出具有參謀意義的報表分析的。

（三）記賬憑證的填制要求方面欠規(guī)范、明確

電算化賬務(wù)系統(tǒng)與手工賬務(wù)系統(tǒng)中的科目級次結(jié)構(gòu)設(shè)置基本一樣，但在使用方向上是不一樣的。在手工賬務(wù)系統(tǒng)中，會計人員記賬一般是以一級科目為核心，根據(jù)自己的經(jīng)濟業(yè)務(wù)特點，設(shè)置相應(yīng)的明細科目，憑證由于受規(guī)格限制一般只反映一、二級科目。在電算化賬務(wù)系統(tǒng)中，一般是設(shè)置最詳細的分類項目，作為電算系統(tǒng)的錄入主信息，前臺審核制單時直接進入最低一級的科目，因此記賬憑證的填制包括憑證編號、憑證摘要、憑證內(nèi)容等方面，與手工記賬時要求是不一樣的，前臺會計人員容易忽視這方面的差別，錄入憑證時如果填寫不規(guī)范，就會出現(xiàn)記賬憑證計算機記賬與明細科目不一致的情況。所以，如果在這里把關(guān)不嚴，造成原始憑證失真或是手續(xù)不完備，那么首先是前臺經(jīng)辦人員的責(zé)任，經(jīng)辦員要負責(zé)此筆業(yè)務(wù)的后續(xù)追查工作，一方面給工作造成麻煩，另一方面讓人對財務(wù)產(chǎn)生不好的印象。

（四）缺乏統(tǒng)一性和協(xié)調(diào)性，形成各自為戰(zhàn)的局面

前臺報賬員對原始單據(jù)進行真實性、合法性審查，并根據(jù)原始單據(jù)分類匯總，然后將數(shù)據(jù)輸入計算機并打印出來，同一類業(yè)務(wù)，不同的人做法不完全相同。由于缺乏統(tǒng)一的規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，往往各自為戰(zhàn)，閉門造車，信息交流不暢，使有限的人力、財力并沒有充分發(fā)揮作用，不可避免地有一定差別。一些單位通過電算化生成的會計信息資料不系統(tǒng)、不完整，口徑不一致，難以被單位領(lǐng)導(dǎo)和主管部門以及社會公眾有效利用。例如，我校下屬的附屬醫(yī)院，俗稱一附院，我們在處理附屬醫(yī)院有關(guān)業(yè)務(wù)時，由于前臺報賬員共3人，不可能每次都是同一人經(jīng)辦，即使是同一人經(jīng)辦，也未必每次就一致，所以在打印記賬憑證時，有的輸入附屬醫(yī)院，有的輸入一附院，這樣一來，在進行模糊查詢的時候，就遇到了無法確定關(guān)鍵詞的問題，無論你輸入一附院還是附屬醫(yī)院，都不可能全部顯示業(yè)務(wù)內(nèi)容。還有我們對個人借款這筆業(yè)務(wù)的處理，有時我們輸入XXX人借款，有時輸入XXX人個人借款，這也是同樣的道理，機器查詢無法正常統(tǒng)計，再費力氣去人工統(tǒng)計，真是事倍功半。

（五）關(guān)于會計差錯方面的處理

前臺經(jīng)辦員的任務(wù)就是要熟悉并認真執(zhí)行各項費用開支標準和開支范圍，熟練掌握會計科目及經(jīng)費收支體系。但是，會計人員也不是萬能的，不可能不犯一點錯誤，如果過賬前發(fā)現(xiàn)錄入錯誤并及時進行修改憑證是允許的，但在過賬之后，就不太可能逆結(jié)賬或?qū)浞萑〕鰜斫鉀Q了，只能填制更正憑證進行改錯。無論是賬簿錯誤還是憑證錯誤，或者賬證都有錯誤，都無法象手工會計那樣采用劃線更正法、補充登記法或赤字沖消法來更正，最好的辦法就是反記賬，如果有一張憑證輸入錯誤，只能另外做一張憑證沖回或改正。這樣，會使一些會計資料失真。例如：錯計入某個科目的借方，再在貸方?jīng)_回，則在打印試算平衡表時，借方和貸方都虛增了記錯的一筆?，F(xiàn)在的財務(wù)軟件幾乎都解決不了這一問題，這也是經(jīng)辦員最麻煩的事情，前臺記賬中常常出現(xiàn)。

二、針對前臺記賬中存在的問題提出以下對策

（一）培養(yǎng)復(fù)合型的會計人才，適應(yīng)會計電算化工作的要求

會計電算化要求財會人員不僅應(yīng)掌握扎實的會計知識和技能，還應(yīng)對計算機和財務(wù)管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識，才能根據(jù)本單位的自身特點，利用電算化會計的特點，為單位預(yù)測、決策和控制等管理工作服務(wù)。因此，在各單位更應(yīng)注意培養(yǎng)“會計——計算機——管理”型的復(fù)合型人才，以促進會計電算化的順利發(fā)展。會計軟件年年都在更新版本，甚至一年更新幾次，所以我們必須注重專業(yè)人才的素質(zhì)，加大對“復(fù)合型”會計電算化人才的培養(yǎng)力度，特別是對電算化管理人員的培訓(xùn)工作要經(jīng)常進行，并結(jié)合經(jīng)驗交流，使培訓(xùn)收到實效，不斷提高信息化會計從業(yè)人員的綜合素質(zhì)。

（二）完善辦理報銷手續(xù)、熟悉和掌握各項財務(wù)規(guī)章制度，嚴格遵守財經(jīng)紀律

前臺報賬員是財務(wù)的一個窗口，直接與來辦理業(yè)務(wù)人員打交道，代表財務(wù)的形象，同時也是把關(guān)審核的第一個關(guān)口，所以經(jīng)辦員責(zé)任重大。在辦理業(yè)務(wù)時要嚴格把關(guān)，對支出費用的辦理，要嚴格按照行政事業(yè)單位各項經(jīng)費支出標準執(zhí)行，節(jié)約使用各項資金，提高經(jīng)費使用效率，對專項資金做到?？顚Ｓ?，以保障本單位各項工作正常運轉(zhuǎn)。在報銷各類支出費用中須注意：該附的附件一定不可少，例如報銷會議費，須附會議通知；報銷接待費，須附接待標準和審批表；報銷大額裝修費，須附相關(guān)審批文件；購買?？匚锲芬匆?guī)定程序先報批后統(tǒng)一采購，屬于政府采購范圍的，須按政府采購程序辦理。照章辦事，堅持原則，減少不必要的麻煩。

（三）加強內(nèi)部溝通與協(xié)調(diào)

我們強調(diào)團隊精神，就是要注重內(nèi)部的溝通與協(xié)調(diào)，財務(wù)要根據(jù)自己的實際情況，制定符合本單位、本部門的規(guī)章制度，加強經(jīng)辦人與經(jīng)辦人之間、經(jīng)辦人與客戶之間、領(lǐng)導(dǎo)與同事之間的聯(lián)系，對經(jīng)常發(fā)生的，對有爭議的一些事項約定成俗，按統(tǒng)一的口徑標準執(zhí)行，像上述的一附院和附屬醫(yī)院，雖系同一部門，但叫法不一，在查詢時就是遇到困難，所以，溝通與協(xié)調(diào)這方面很重要。

（四）加強對往來賬編號的管理

會計科目設(shè)置應(yīng)滿足會計核算的要求，在國家制度規(guī)定范圍之內(nèi)，有的則可根據(jù)工作需要由單位自行規(guī)定。特別是往來賬項管理，作為財務(wù)賬的重要組成部分，目前編號管理存在不科學(xué)及混亂現(xiàn)象，通過我們實行電算化一年之后的經(jīng)驗，我們知道，編碼的意義非同一般，不是隨意亂編，信手拈來的，我單位剛開始實施電算化的時候也沒有在意這方面，認為就是一個代碼而已，結(jié)果在往來賬登記及查詢時遇到很多麻煩，出現(xiàn)重號或多筆業(yè)務(wù)區(qū)分不清的現(xiàn)象，因此在第二年的時候我們對它進行了科學(xué)的歸類編碼，比如，按日期或按字母順序等，效果非常好，只要一敲代碼，這筆賬立刻就出現(xiàn)了，所以初始化時一定要考慮到將來的需要，不要為了當初小小的偷懶，造成的后果是無法彌補。

當前，隨著計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的大規(guī)模應(yīng)用和發(fā)展，以及會計核算業(yè)務(wù)量的增大、業(yè)務(wù)種類的繁多，會計電算化系統(tǒng)出現(xiàn)許多新的特征，要求我們在日常的工作中必須善于動腦，不斷總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，使會計工作提高到新的高度，以適應(yīng)會計電算化迅速發(fā)展的需要。

《會計電算化指南》

（作者單位：南陽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校審計處）